det er en tid med hidtil uset forandring inden for den juridiske industri, og som svar, mange advokater gør store karriere ændringer. Fra erfarne advokater, der forgrener sig uafhængigt til nye advokater, der kommer ind i erhvervet midt i en pandemi – stigende antal juridiske fagfolk åbner deres egen praksis. Men midt i disse usikre tider er fysisk kontorlokaler muligvis ikke den bedste mulighed. Udført korrekt kan et virtuelt kontorarrangement være lige så effektivt, samtidig med at det giver et ekstra lag af forsigtighed.
dette indlæg vil undersøge nødvendighederne ved at starte og oprette et virtuelt advokatfirma. Fra de administrative overvejelser til sikring af nødvendige ressourcer, fortsæt med at læse for 8 tip til at starte din egen virtuelle praksis.
Tip # 1 Lav en forretningsplan
enhver vellykket indsats har brug for en handlingsplan, og dit nye virtuelle advokatkontor er ingen undtagelse. Uanset om du åbner en helt ny praksis eller skifter fra et fysisk kontor, skal du tage dig tid til at skrive en detaljeret forretningsplan, der leder dig gennem hele processen og proaktivt adresserer udfordringer. Din plan skal indeholde forskellige komponenter, såsom:
- et sammendrag, der indeholder din missionserklæring, en generel firmabeskrivelse og økonomiske oplysninger.
- en markedsanalyse, der tager hensyn til udbud og efterspørgsel efter dine juridiske tjenester inden for din praksis og geografiske område(er).
- et organisationsdiagram, der fastlægger virksomhedens struktur, inklusive hver af positionerne inden for praksis.
- en servicebeskrivelse af din virksomheds praksisområder, herunder timepriser og gebyrplaner.
- en markedsføringsplan, der beskriver, hvad der vil blive gjort for at markedsføre virksomheden, tiltrække potentielle kunder og sikre nye forhold.
- et afsnit om finansielle fremskrivninger, der viser virksomhedens økonomiske mål samt indtjenings-og omkostningsfremskrivninger.
Tip #2 Opret et arbejdsområde
du har muligvis ikke et kontor med mursten og mørtel, men du har stadig brug for en fysisk placering for at udføre dine professionelle opgaver hver dag. Bestem, hvor du vil finde dit arbejdsområde. Har du et dedikeret kontor i dit hjem, eller vil du multi-purpose et andet område af huset? Uanset hvad der er tilfældet, skal du tænke over, hvad du har brug for for at gøre dette arbejdsområde produktivt. Nogle af disse overvejelser inkluderer:
- dit skrivebord og din stol
- belysning
- lagerplads til kontorartikler
- privatliv og klientfortrolighed
- internetadgang
- dine omgivelser til virtuelle møder
Tip #3 etablere dine processer
effektiv og effektiv strømning inden for et advokatkontor er afgørende for succes. Uden de rigtige processer på plads, faste medlemmer kan spilde betydelige timer på at forsøge at genopfinde hjulet og finde ud af administrative opgaver. Endnu mere udfordrende er det faktum, at inden for et virtuelt miljø, faste medlemmer er ikke inden for det samme rum til let at dele ideer og information. Af denne grund er det ekstremt vigtigt at have klart definerede administrative processer på plads lige fra starten af dit nye firma.
tænk over, hvordan du og dine medarbejdere vil håndtere situationer som:
- potentielle kundekonsultationer
- nye klientindtag
- maildistribution
- dokumentlagring
- intern kommunikation
- ekstern kommunikation
- tidsregistrering
- Klientfakturering
når du har taget disse vigtige beslutninger, skal du reducere dem til skrivning ved at oprette faste manualer og driftsstandarder.
Tip # 4 fremme en forenet virksomhedskultur
med faste medlemmer, der arbejder fra forskellige steder, kan det være svært at etablere en samlet virksomhedskultur. Når man arbejder hjemmefra, oplever nogle medarbejdere følelser af isolation og depression. Arbejd mod disse risici ved at skabe aktiviteter og praksis, der fremmer en samlet Kultur og inkluderer alle faste medlemmer. Virtuelle begivenheder som holdkonkurrencer, frokostchats og bogklubber kan fremme sammenhængende og positive virtuelle arbejdsmiljøer.
Tip #5 tænk på dine kunder
du og dine faste medlemmer er ikke de eneste, der oplever din virksomhed på en ny eller anderledes måde. Dine kunder er også nødt til at beskæftige sig med situationer, der er langt fra deres forventninger om at arbejde med en advokat. Sørg for, at din virksomheds virtuelle karakter ikke mindsker klientoplevelsen eller din virksomheds evne til at give klienter fremragende juridiske tjenester. Overvej omstændigheder som:
- hvordan du vil holde klientmøder
- hvordan dokumenter vil blive sikkert leveret til klienter
- Hvordan vil du holde klienter opdateret konsekvent?
- hvilke tekniske ressourcer har du brug for for at imødekomme kundens behov i et virtuelt miljø?
Tip #6 Brug effektiv teknologi
teknologi er vigtig inden for ethvert advokatkontor, men det bliver afgørende for advokatfirmaer, der opererer virtuelt. Du har brug for værktøjer på plads, der kan tilgås og bruges af passende medlemmer af firmaet, når de arbejder fra forskellige steder. Nogle almindelige juridiske tekniske muligheder inkluderer:
- Øvelsesstyringsprogram
- Cloud-baseret dokumentlagring
- online forskningsværktøjer
- tidsregistreringsprogram
- Cloud-baseret juridisk faktureringsplatform
- Klientstyringsprogram
timesolv juridiske faktureringsprogrammer tilbyder en række funktioner, der hjælper advokatfirmaets ledere med at styre deres praksis, spore tid, oprette fakturaer og indsamle betalinger effektivt. Med sin skybaserede teknologi og adskillige integrationer hjælper TimeSolv virtuelle advokatfirmaer med at holde sig på sporet og rentable.
Tip #7 intern& ekstern kommunikation
hvis dit nye virtuelle advokatkontor vil omfatte et team af advokater og supportpersonale, har du brug for interne kommunikationsværktøjer, der giver alle medlemmer mulighed for at interagere med hinanden hurtigt og nemt hele dagen. Fremkomsten af virtuelle arbejdsmiljøer har indvarslet en række kommunikationsmuligheder, herunder chat-apps som Slack og samarbejdsværktøjer som Microsoft Meetings. Gøre lidt forskning for at finde den bedste løsning for din virksomhed.
det er også vigtigt at overveje, hvilke værktøjer du vil bruge til ekstern kommunikation med klienter og andre juridiske fagfolk. Med alle, der arbejder fra forskellige steder, kan brugen af forskellige hjem og mobiltelefoner få et advokatfirma til at virke uprofessionelt for potentielle og eksisterende kunder.
VoIP-teknologier giver advokatfirmaer mulighed for problemfrit at kommunikere med deres kunder og kolleger inden for et virtuelt miljø. Opkald dirigeres over internetprotokolnetværk. Derfor, uanset hvor firmamedlemmer indleder opkald, ser modtageren et ensartet telefonnummer til firmaet. Derudover, når klienter ringer ind i firmaet, de bruger et standardnummer, der kan dirigeres til faste medlemmer, uanset hvor de fysisk arbejder.
en klientportal kan også hjælpe med ekstern kommunikation ved at levere et værktøj til formidling af information og opdateringer til klienter på en sikker og virtuel måde. Med denne teknologi kan dine kunder uafhængigt logge ind på deres sikre konti for at se opdateringer, gennemgå fakturaer og betale deres juridiske regninger.
Tip #8 online betalingsmuligheder
et virtuelt advokatfirma har brug for værktøjer til at indsamle online betalinger. I en alder af social afstand foretrækker mange forbrugere onlinetransaktioner, fordi de ikke har rejse til et kontor eller sætter en check i posten. Uanset om du accepterer betalinger via din kundeportal eller inkluderer en betalingsknap på din hjemmeside, online betalingsmuligheder oversættes til hurtigere kompensation for din virksomhed og færre ressourcer brugt på at indsamle ubetalte fakturaer. Dit advokatfirma personale blot sender fakturaer elektronisk og klienter kan betale dem ved modtagelse.