annoncer:
arkiveringsfunktionen skal organiseres på en sådan måde, at den hjælper med korrekt vedligeholdelse af poster. Det er vigtigt at bemærke, at posterne skal stilles til rådighed, når det er nødvendigt. Kontorchefen skal beslutte, om arkiveringen skal centraliseres eller decentraliseres centraliseret arkivering, og decentraliseret arkivering har begge deres egne fordele og ulemper.
1. Centraliseret Arkiveringssystem:
det er et system, hvor alle poster, der vedrører de forskellige afdelinger af en bekymring, arkiveres et sted eller på centralkontoret. Med andre ord foretager individuelle afdelinger eller sektioner i en organisation ikke arkivering af poster.
annoncer:
fordele ved centraliseret arkiveringssystem
1. Det er sat under kontrol af specialister, og dette letter mere effektivitet.
2. Ledig plads bruges økonomisk.
3. Der vil være en effektiv kontrol over dem.
annoncer:
4. Der vil ikke være nogen overlapning af arkiveringsudstyr og arbejde (som i decentraliseret system), og som sådan er der økonomi i arkivering.
5. Der er ensartet standard til at arkivere papirerne og tage dem ud. Dette muliggør hurtig placering af dokumenter.
6. Mennesker, der gør det samme arbejde igen og igen bliver specialister i deres arbejde. Dette øger effektiviteten.
7. Papirer vil blive indgivet samme dag.
annoncer:
8. Placeringen af manglende filer eller papirer er let kendt (ved korrekt brug af indikator).
nedbrydning af centraliseret arkiveringssystem
1. Når en afdelingsleder har et presserende behov for et brev, vil det ikke nå ham i tide på grund af den lange procedure. Dette er en største ulempe.
2. Fejl kan krybe ind.
annoncer:
3. Meget tid forbruges, hvis arkiveringsafdelingen er placeret i fjerne rum.
4. Stive regler er der i at give og returnere filer. Reglerne bliver vigtigere end handlingerne.
5. Hemmeligholdelse kan ikke opretholdes.
2. Decentraliseret arkiveringssystem
reklamer:
under dette system udføres arkivering af forskellige afdelinger uafhængigt og ikke centralt et sted. Hver afdeling installerer separat udstyr og udpeger personale til at passe arkiveringsarbejdet. Dette system er også kendt som afdelingsregistreringssystem.
fordele ved decentraliseret arkiveringssystem
1. Egnede, enkle og nemme metoder kan vedtages i henhold til afdelingens bekvemmelighed.
2. Filerne er nemt og hurtigt tilgængelige.
3. Hurtig tilgængelighed af fil Letter mere effektivitet.
4. Hemmeligholdelse kan opretholdes.
5. Modtagelse degnen vil indgive breve uden fejl, fordi han har at gøre med et par bogstaver kun.
Demerits af decentraliseret arkiveringssystem
1. I en organisation, i forskellige afdelinger, vil forskellige metoder til arkivering blive fulgt. Som sådan vil intet standardsystem sejre.
2. Arkiveringskonsulenten har mange andre job; han kan ikke blive specialist i arkiveringssystem.
3. Inter-afdeling overførsel af kontorister vil ikke forstå arkiveringssystemet for andre afdelinger.
4. Hvis et dokument vedrører to eller flere afdelinger, vil der være vanskeligheder med at indgive dokumentet.
5. Arkivering vil ske ved hjælp af en kontorist, der har mange andre job at gøre sammen med arkiveringen. Som sådan kan han forlægge bogstaverne eller opbevare dem i andre registre eller lade dem være ubemærket.