det er 2021, og lad os se det i øjnene: det virtuelle datarum (VDR) er her for at blive. Siden deres introduktion i rummet har virtuelle datarum været et vigtigt redskab til at strømline kommunikationen i de forskellige faser af en aftale, især når det kommer til due diligence i slutningen af en aftale. Og med nutidens teknologi kan vi sige, at fysiske datarum hører fortiden til.
her er hvad du behøver at vide om virtuelle datarum til deling af dine fortrolige oplysninger, følsomme dokumenter, finansielle oplysninger, M & a transaktionsfiler, rettighedsadministrationsdokumenter, intellektuel ejendomsret og andre følsomme oplysninger eller digitale aktiver i et sikkert datarum.
tilstanden for det virtuelle datarum (VDR) i 2021
virtuelle datarumudbydere som Intralinks og Merrill Datasite har længe været betragtet som standarden, når det kommer til at optimere dealproduktivitet og hastighed.
som vi alle ved, bruges VDR ‘ er primært til at lette begge sider af en aftale gennem due diligence, som det sidste trin i en aftale. Due diligence er et kritisk skridt på tværs af forskellige brancher og brugssager. Uanset om det er et spørgsmål om at gennemføre m&a-tilbud, kommercielle ejendomsaftaler, fundraising-tilbud eller stort set enhver anden form for aftale.
den frygtede due diligence-proces dominerer ofte diskussioner omkring værdien af virtuelle datarum. Virkeligheden, imidlertid, er, at virtuelle datarum kan være et værdifuldt værktøj til hvert trin i aftaleprocessen-fra efterforskning til due diligence. (Mere om det lidt!)
en vindende tilgang til VDRs
efterhånden som afhængigheden af det virtuelle datarum øges, forbliver dokumentsikkerhed med rette den primære overvejelse, når du vælger en VDR. Det er svært at forestille sig et effektivt virtuelt datarum, der ikke mindst tilbyder adgangskodebeskyttelse eller grundlæggende dokumentkryptering. Uden adgangskodebeskyttelse er uautoriseret deling af dine dokumenter bare et spørgsmål om tid.
den vindende strategi, når det kommer til optimering af virtuelle datarum, er at parre sikker dokumentdeling med handlingsmæssig dokumentanalyse. Denne parring giver dig mulighed for at bevare kontrollen over de dokumenter, der betyder noget for dig, samtidig med at du prioriterer opsøgende til og opfølgning med kundeemner, der er mere engagerede.
lad os se på et eksempel på, hvordan dette ser ud i den virkelige verden. Sig Jessica har netop startet processen med at sælge et firma. Hun er nødt til at udsigten, mødes med, og udvikle relationer med potentielle købere. Brug af et virtuelt datarum med sofistikerede dokumentsikkerhed og dokumentanalyseløsninger kan fremskynde og optimere hvert trin I m&a-processen ved at give Jessica et portræt af, hvem der er interesseret i m&en aftale, og hvor interesserede de er, og måske endda fremhæve specifikke områder af interesse eller bekymring.
Intralinks & Merrill: Bag ældre virtuelle datarum
ældre (eller traditionelle datarum) udbydere som Intralinks og Merrill Datasite tilbyder virtuelle datarum, der sikrer dokumenter og (til en vis grad) sporer brugerengagement og ydeevne.
lad os starte med en gennemgang af dokumentet sikkerhedsforanstaltninger Intralinks giver. Intralinks annoncerer ” sikker filsynkronisering og-deling, samarbejdsrum, store virtuelle datarum og strukturerede arbejdsgange.”Gennem Intralinks kan du give adgang til krypterede materialer uden behov for it-involvering gennem adgangskodebeskyttelse.
gennem deres Insights Dashboard tilbyder Intralinks indsigt i dokument popularitet og makroniveau brugeraktivitet. Ved hjælp af Intralinks ‘ Insights Dashboard kan du bestemme:
- hvilke brugere har interageret med hvilket indhold
- samlet aktivitetsniveau for brugere og grupper
- mest populære dokumenter på både bruger-og gruppeniveau
Merrill Datasite data room-løsningen tager en lignende tilgang til VDR-sikkerhed og analyse. Det vil sige, Merrill Datasite giver ” rollebaserede sikkerhedsadgangskontroller med realtid og fremtidig iscenesættelse af tilladelser.”I det væsentlige koger denne funktionalitet ned til realtids, rollebaseret dokumenthåndtering.
på siden document analytics giver Merrill Datasite dig mulighed for at spore engagement på makroniveau efter dokument, bruger, rolle og & en aktivitet. Du kan derefter eksportere data og spore disse fund over tid.
hvilke ældre virtuelle datarum bliver forkert ved sikring af dokumenter
dokumentsikkerhedsgruber
selv med adgangskodebeskyttelse og dynamisk vandmærkning overlader du alle forretningsmaterialer i dit virtuelle datarum til hver seer. Når du deler dokumenter med traditionelle datarum, håber du effektivt på det bedste. Hvis du kun stoler på adgangskodebeskyttelse, er det lige så nemt at dele dit virtuelle datarum som at dele adgangskoden.
af denne grund er seerverifikation et must for virtuelle datarum i 2021. Virtuelle datarum, der tilbyder seerbekræftelse, giver dig mulighed for at kræve, at seerne ikke kun indtaster deres e-mail for at få adgang til din VDR, men Klik også på et link i en bekræftelses-e-mail for at bekræfte deres identitet. Dette kan dramatisk reducere spredningen af high-stakes materialer i virtuelle datarum.
når det kommer til at få en generel, usofistikeret fornemmelse for udsigten interesse, legacy virtuelle datarum kan være tilstrækkeligt. Intralinks og Merrill Datasite tilbyder kun generelle blikke på dokumentanalyser på tværs af roller og segmenter. Disse dokumentanalyser begynder og slutter på VDR-niveau; de viser dig, hvilket dokument eller dokumenter domineret udsigten engagement tid.
Document analytics faldgruber
hvad disse virtuelle datarum ikke giver dig, er en forståelse af, hvor kundeemner brugte deres tid i dine dokumenter. Ældre virtuelle datarum tilbyder data, der holder op med at fortælle historien, når udsigterne klikker på et dokument. Du kan ikke rigtig finde ud af, hvad der driver udsigten interesse, ligegyldigt hvilke aktiver og materialer der udfører, og som ikke er. du skal vide, hvad der styrer deres opmærksomhed inden for det dæk, forslag, kontrakt eller andet aktiv.
disse virtuelle datarum undlader også at identificere nøgleaktører, som du måske ikke engang kender til. Sporing af de links, der er videresendt til nogen, som du endnu ikke har forlovet dig med, kan give værdifuld indsigt. Specifikt kan du forstå, hvad der er i dine kontaktpersoners(og endda andre virksomhedsinteressenters) domæner. Ved hjælp af disse indsigter kan du perfekt skræddersy hver samtale, du har til hver interessent.
hvor premier document security møder avanceret dokumentanalyse
Ældre virtuelle datarum som Intralinks og Merrill Datasite holder op med at fortælle historien om din dokumentanalyse, lige når historien bliver god. Så hvordan kan du bruge Docsends virtuelle datarum til at indsamle Handlingsrettede, indsigtsfulde dokumentanalyser uden at ofre dokumentbeskyttelse?
lad os først gennemgå de virtuelle datarumsikkerhedstilbud, der ledsager Docsends avancerede Plan. Specifikt giver den avancerede Plan dig mulighed for at opbygge lette aftalerum til at opbevare alle dokumenter, der vedrører en aftale. Med Docsends avancerede Plan kan du:
- Krypter dokumenter med avanceret adgangskodebeskyttelse. (Klik her for at lære at sende og spore en sikker PDF.)
- aktiver visning hvidliste og seer verifikation for at tilføje et ekstra lag af sikkerhed til dine links.
- vandmærke nemt et helt dokument eller alle dokumenter i et mellemrum.
- Aktiver eller deaktiver evnen til at hente filer.
- Tildel differentierede administratorroller for at administrere internt samarbejde og tilladelser på en sikker måde.
- gør det obligatorisk for nogen at underskrive en NDA, før de ser et fortroligt dokument.
dit virtuelle datarum og DocSend
Hvordan kan du opnå dette for dig og din virksomhed? Første ting er først, du vil gerne komme i gang med DocSend-dine første to uger er helt gratis! Derefter vil du blot oprette et mellemrum og tilføje mapper og indhold.
når du har organiseret alle de filer, du har til hensigt at sende, kan du vandmærke dine dokumenter og oprette links med hvidliste og seerverifikation for at holde dine delte dokumenter endnu sikrere end dem, der deles gennem ældre virtuelle datarum.
sporing af engagement med dit virtuelle datarum
nu hvor dine dokumenter er deleklare, kan du dele dem og spore engagement på et dokument for dokument (og endda side for side!) niveau.
hvor lang tid brugte hver seer på at se dokumenterne i dit DocSend sikre datarum? Hvor i dit rum (og inden for hvert vist dokument) fokuserede de deres tid? Til hvem videresendte de rummet? DocSend giver dig mulighed for nemt at besvare disse og mange flere spørgsmål. Alt hvad du skal gøre er at konsultere fanerne “nylig aktivitet”, “ydeevne” og “udnyttelse” i et givet dokument.
Hvad kan du gøre med disse nyfundne indsigter? Himlen er grænsen. Måske beslutter du at prioritere din opfølgning med kundeemner, der engagerer sig i dit indhold, men ikke formelt reagerer. Måske beslutter du at forfine dine fortrolige dokumenter og forretningsmaterialer baseret på de dokumentmålinger, der betyder noget for dig og dit team. (Derefter kan du uploade dine reviderede aktiver og sammenligne engagement ved hjælp af Docsends versionsstyringsfunktion.)
men du vælger at anvende disse data til din dealmaking tilgang, DocSend dokument indsigt giver dig et værdifuldt kig på engagement i de mest sårbare punkter i en aftale.
optimering af dit virtuelle datarum i skala
når du har bygget din første VDR i Docsends secure data room-løsning, kan du nemt kopiere den, så du ikke behøver at oprette hvert datarum manuelt. Dette giver dig mulighed for at personalisere, sikre og spore engagement i skala. (Faktisk, når du uploader en ny version af et dokument i et givet rum, vil det automatisk anvende det på alle rum!)
i slutningen af dagen har du brug for et virtuelt datarum, der ikke kun er sikkert, men også aktivt arbejder for at give dig en stadig mere raffineret forståelse af dine kundeemner eller kunder, og hvad de holder af.