en projektprofessionel i dag lever i en stadig mere virtuel verden, hvilket resulterer i behovet for at lede virtuelle projekter. Dynamikken i et fjernteam kræver, at projektledere kommunikerer forskelligt med deres teams. I denne artikel introducerer vi den aktuelle situation og deler bedste praksis og praktiske strategier. Disse vil hjælpe en projektleder med at bygge bro over Kultur -, tids-og sprogbarrierer og hjælpe med at eliminere afstanden på tværs af virtuelle teams, begge hold i en organisation, og dem, der inkluderer freelancere og partnere fra forskellige organisationer.
nøgleord: virtuelle teams, virtuel ledelse
introduktion
virtuelle projektteam er dem, hvor mindst et medlem af teamet er fjernt fra de andre. På grund af en kombination af globalisering, outsourcing, brugen af de mest talentfulde mennesker, uanset hvor de er baseret, fleksibelt arbejde og mere, er virtuelle projekter stigende. Dagens projektleder skal kunne levere projekter virtuelt, og dette papir har til formål at hjælpe dem med at gøre det.
undersøgelsen
først overvejer vi resultaterne af Dr. Penny Pullans undersøgelse af fagfolk fra hele verden og får en dybere indsigt i, hvad der gør virtuelt arbejde til en udfordring for mange i dag. På baggrund af resultaterne præsenterer vi derefter vores kombinerede forslag til bedste praksis og praktiske strategier, som dagens projektleder kan anvende for at få deres virtuelle projekter til at fungere.
så lad os dykke ind. Penny kørte en virtuel ledelse med 205 projektfagfolk i juli 2015 (Pullan, 2015) og fik svar på sine første spørgsmål om dette emne. Hun åbnede derefter en undersøgelse, der stillede mere detaljerede spørgsmål, der løb fra juli 2015 til februar 2016 med 168 deltagere. Disse kom fra 24 lande, overvejende Det Forenede Kongerige med 66%, hvor Penny er baseret. Andre repræsenterede lande omfattede USA (10%) efterfulgt af Belgien, Italien, Tyskland, Australien, Sverige og Finland, omkring 2%. Størstedelen af deltagerne arbejder for multinationale virksomheder (60%), mange for store organisationer med mere end 250 ansatte (46%), selvom der også var folk, der svarede, Der var fra mikrovirksomheder med ti eller færre ansatte (18%). Lidt over halvdelen var medlemmer af virtuelle teams og knap halvdelen førte virtuelt arbejde.
deltagerne blev bedt om at markere alle de udfordringer ved virtuelt arbejde, som de fandt anvendt på deres situation, og at kommentere, hvad de personligt fandt vanskelige, når de arbejdede virtuelt. “Engagerende fjerndeltagere” stod ud som den største udfordring, krydset af 76% af undersøgelsesdeltagerne.
næste på listen som udfordringer var en gruppe Kommentarer, alle bedømt på samme måde:
- gå glip af dynamik og nuancer af samtale (58%)
- arbejde på tværs af tidsområder (56%)
- arbejde på tværs af forskellige kulturer (56%)
- opbygning af tillid (55%)
disse er centrale spørgsmål for projektledere, især når der beskæftiger sig med minut detaljer af projekter.
den næste gruppering inkluderet:
- overvågning arbejde udført (47%)
- forskellig forståelse af det samme udtryk eller ord (44%)
- opdage og håndtere konflikter (42%)
- jeg får ikke meget tid med fjerntliggende mennesker, og derfor kender jeg dem ikke så godt som lokale teammedlemmer (42%)
- arbejde på tværs af forskellige sprog (41%)
- brug af teknologi (41%)
undersøgelsen spurgte derefter, hvad der var de ting, der fik virtuelle teams til at arbejde sammen mere produktivt. Svarene var fri form, og det mest populære svar var langt at mødes ansigt til ansigt, enten en gang i starten af projektet, en gang om året, eller mere regelmæssigt. Andre almindelige forslag inkluderet:
- regelmæssig, klar kommunikation uden lange huller imellem
- klare roller og ansvar
- brugen af mødedagsordener
- at være klar over, hvordan teamet vil arbejde sammen i møder, og samlet
- delt vision, resultater og følelse af formål
- en åben teamkultur, hvor hver person lyttede til en til og i stand til at bede om hjælp fra de andre
- tid til at lære hinanden at kende og opbygge rapport og tillid
- forstå hvert teammedlems perspektiver og hvordan de foretrækker at arbejde
- teknologi skal være let at bruge og op til udfordringen
- brugen af video over lyd alene
- udbredt brug af skærmdelingsteknologi
- brugen af et fælles lager, som alle nemt kan få adgang til
interessant, mens nogle mennesker foretrak at bruge telefonen, foretrak andre at bruge instant messenger. Måske var disse mennesker fra forskellige generationer? Bortset fra på dette punkt var feedbacken meget konsistent.
strategier for succes
som vi har set, er succesrige teams dem, hvor medlemmerne er engagerede, og de samarbejder og stoler på hinanden og arbejder effektivt sammen for at nå deres teams vision og resultater. Virtuelle teams giver organisationer mulighed for at bruge de bedste mennesker med de nødvendige færdigheder og talenter, uanset hvor de måtte være placeret i verden. Mange virtuelle teams inkluderer ansatte i outsourcede partnerfirmaer og freelancere (EFIP, 2013) (FUED, 2014). At opbygge tillid og udvikle samarbejde eksternt og på tværs af grænser for kultur, sprog, organisation, tidsområder og generationer kan dog være en ganske udfordring!
sikkert, vores 21.århundredes teknologi kan hjælpe. e-mail, instant messenger, telefon-og videokonferencer, evnen til at dele skærme med hinanden og samarbejdsprogrammer, der understøtter kommunikation og leverer informationsarkiver, er virkelig nyttige. Imidlertid, selv med al denne teknologi, kommunikation er hård sammenlignet med et effektivt ansigt til ansigt-team, der kan indhente hinanden ved at gå over til hinandens skriveborde. Alt for ofte er feedback fra kolleger langsom, og kommunikation er vanskelig. Uden øjeblikkelig feedback af kropssprog er det mere sandsynligt, at folk fejlagtigt fortolker information, hvilket kan føre til misforståelser i et virtuelt miljø.
lad os undersøge nogle bedste fremgangsmåder, der hjælper projektledere med at blive effektive virtuelle ledere.
Kør effektive virtuelle møder fra starten
virtuelle teammøder er kernen i store virtuelle teams, og dårlige møder påvirker virkelig produktiviteten. I undersøgelsen var den største udfordring for projektledere at engagere eksterne deltagere. Regelmæssig kontakt mellem eksterne kolleger hjælper dem med at føle sig som en del af teamet, men effektive, engagerende møder har brug for mere.
klare arbejdsmetoder aftalt i starten af mødet vil hjælpe alle til at vide, hvordan man arbejder effektivt sammen. Disse inkluderer typisk at angive dit navn, når du bidrager, og sørge for, at folk dæmper, hvis de er i et støjende miljø, så alle, der deltager, kan høre godt.
en anden nyttig strategi for virtuelle møder er at afstemme folk. Afstemning betyder at bede deltagerne om deres kommentarer. Penny gør dette et par gange i hendes en times konferenceopkald, ofte omkring tyve minutter og fyrre minutter inde i opkaldet. Det hjælper virkelig med at informere dine egne deltagere i starten af dit virtuelle møde, at du vil gøre dette, da folk er langt mindre tilbøjelige til mentalt at tjekke ud og gøre andre ting.
Sæt farten ned for at fremskynde
mens det er fristende at køre fremad, giver langsommere projektledere tid til at forstå, hvad der er nødvendigt, hvad der får hvert teammedlem til at krydse, hvordan tingene fungerer, og hvad der kan hjælpe teamet med at fungere problemfrit. Det er virkelig nyttigt at tage tid på forhånd for at opbygge et teamcharter som en gruppe og blive enige om, hvordan holdet vil fungere sammen og derved undgå mange faldgruber forude. En fælles vision og mål med fælles mål og et stærkt formål vil hjælpe teammedlemmer med at finde deres plads og arbejde sammen med deres virtuelle kolleger.
ved at bremse op foran som dette i et virtuelt miljø har teamlederen lagt grundlaget for, at teamet i sidste ende kan gå videre til mere effektiv og hurtig projektlevering.
Kommuniker for at engagere dit TEAM
projektledere er allerede bekendt med brugen af kommunikationsplaner for interessenter på deres projekter. Det giver mening at tage så meget omhu i planlægningen kommunikation inden for deres virtuelle teams. Baseret på de individuelle behov og præferencer for hvert teammedlem, denne plan bør også overveje, hvordan teammedlemmer interagerer i løbet af projektet. Det bør også omfatte teknologi, både til virtuelle møder og samarbejdsværktøjer til deling af information og lagring af dokumenter. Sørg for, at teknologien opfylder teamets krav og er nem at bruge. Nyttige muligheder inkluderer muligheden for at lave optagelser, så folk kan indhente, hvis de går glip af møder. Husk at få input fra dit team og opdatere din plan, når dit projekt udvikler sig.
i dit virtuelle arbejde hjælper det med at bruge flere strategier til at engagere folk. Brug historier, visuals og billeder af teammedlemmers ansigter til at hjælpe folk med at forblive engagerede.
Opbyg individuelle forbindelser med dit TEAM
en del af din kommunikation med dit team vil omfatte en-til-en interaktion med medlemmer af teamet. Tag dig tid til at lytte til folks bekymringer og hjælpe dem med at overvinde problemer, de står over for. Dette vil hjælpe folk med at engagere sig i dit projekt og prioritere det blandt de mange opgaver, de skal udføre. Det hjælper med at opbygge tillid, begge veje! Nogle gange kan et personligt præg som et håndskrevet kort til at sige “tak” være meget magtfuldt til at få folk til at føle sig værdsat og en del af dit team.
brug VIDEO
en vigtig udfordring for folk i Pennys undersøgelse var “glip af dynamik og nuancer af samtale.”En måde at engagere folk på og få så meget af kropssproget og nuancerne i samtalen, som du kan, er at bruge ansigt til ansigt-møder, når det er muligt. Disse behøver ikke at være colocated, men kan opnås gennem video. Dette hjælper folk med at se, hvad du mener, og hjælper dig med at hente så meget af kommunikationen, som du kan.
Hold dine øjne og ører åbne for konflikt
konflikt synes at være mere sandsynligt i virtuelle hold end colocated teams, ofte på grund af en bredere multikulturel blanding og geografisk adskillelse (Lui et al., 2008) (Mortensen & Hinds, 2001). I colocated teams er det lettere at se en konflikt opstå og snakke med de involverede personer for at løse problemerne. I et fjernteam, medmindre projektlederen er opmærksom på konflikter, vil det sandsynligvis vokse ubemærket og forårsage problemer! Selvom det kan være fristende at ignorere konflikt og lade som om det ikke sker, har virtuel konflikt brug for hurtig opmærksomhed, uden hvilken den vil vokse ude af kontrol.
ved, hvad du vil, når du rekrutterer virtuelle teammedlemmer både inden for og uden for din ORGANISATION
virtuelle projektledere kan muligvis rekruttere teammedlemmer fra hele verden og bringe outsidere såvel som interne ressourcer ind. For at kunne vælge den rigtige person til rollen skal projektledere eller deres HR-kolleger have en god forståelse af den viden, erfaring og personlige egenskaber, der er nødvendige for deres team, samt de specifikke færdigheder, der er nødvendige. Hold øje med folk, der vil være i stand til at kommunikere godt på tværs af kulturer og vil være fleksible til at arbejde på tværs af tidsområder, hvis du har brug for dette. Det kan være en god ide at have nogle reserver til rådighed for at dække de risici, der ligger foran.
husk at udvikle dine teammedlemmer
for vellykkede projekter er det fornuftigt at hjælpe dine teammedlemmer med at udvikle deres færdigheder til fremtiden såvel som til dit eget projekt. Kend deres nuværende færdigheder og deres potentiale og søge at hjælpe dem med at realisere og anvende deres talenter.
sammenfattende
i dette papir har du hørt synspunkterne fra et stort antal projektledere og vores ideer om praktiske strategier for dos og Don ‘ ts af virtuelle teams. Vi ønsker dig alt det bedste i fremtiden, som vil indeholde et stigende antal virtuelle teams. Vi håber, at du vil være i stand til at omsætte vores ideer til praksis for at hjælpe dig med at få de rigtige mennesker i dine virtuelle teams og arbejde effektivt sammen.
om forfatterne
Penny Pullan, ph.d., PMP, direktør for Making Projects arbejde Ltd, hjælper mennesker på tværs af brancher, der kæmper med vanskelige projekter (risikable, tvetydige krav, virtuelle teams og frakoblede interessenter). Pennys bog om virtuel ledelse kommer ud i år. Andre bøger fokuserer på at lette risiko, forretningsanalyse og lederskab. Hendes kongressessioner er udfordrende og sjove, og hun håber, at lidt af det kommer over for læserne af dette papir.
Evi Prokopi, MA, er certificeret arbejdspladsvurderer, har specialiseret sig i project human resource management for Fortune 100-virksomheder og arbejder som programledelseskonsulent for Palo Alto-netværk, projektledelsesdiplombedømmer for Paradigma-løsninger og projektledelsestræner for Lloyd ‘ s Register. Hun rejser meget og arbejder med mennesker fra næsten alle kontinenter, hvilket gør hende til en multikulturel ekspert.
OPRET FORBINDELSE TIL OS!
 |
Penny Pullan Evi Prokopi |
| |  @pennypullan |
| |
gør projekter arbejde |
| |
Penelope Pullan Evi Prokopi |
Det Europæiske Forum for uafhængige fagfolk (EFIP). (2013). Fremtidens arbejde: fremkomsten af Europas uafhængige fagfolk (Ipros). Hentet fra http://wp.efip.org/wp-content/uploads/2014/03/Future_Working_Full_Report.pdf
Freelancers Union & Elance-Desk. (2014). En national undersøgelse af den nye arbejdsstyrke og freelancing i Amerika. Hentet fra http://fu-web-storage-prod.s3.amazonaws.com/content/filer_public/c2/06/c2065a8a-7f00-46db-915a-2122965df7d9/fu_freelancinginamericareport_v3-rgb.pdf
Liu, Y., Luo, M., & vi, H. (2008). Virkningerne af kulturel mangfoldighed, konflikt og konflikthåndtering på præstationer i globale virtuelle teams. 4th IEEE International Conference on trådløs kommunikation, Netværk og mobil Computing, Dalian, Kina.
Mortensen, M., & Hinds, P. (2001). Konflikt og fælles identitet i geografisk distribuerede teams. International Journal of Conflict Management, 12 (3), 212-238.
Projektledelse Institut. (2013). En guide til projektledelsesorganet for viden (PMBOK Kristian guide) – femte udgave. Nyby plads, PA: forfatter.
Pullan, P. (2015). Ledende virtuelt projektarbejde. Hentet fra https://www.apm.org.uk/news/webinar-recording-penny-pullan-talks-through-leading-virtual-projects Princes Risborough, Bucks, England: Forening for Projektledelse.
Pullan, P (2016) virtuel ledelse: praktiske strategier for at få det bedste ud af virtuelt arbejde og virtuelle Teams. London: Kogan Side