Fakturaverifikationsproces, og hvordan man forbedrer det
leverandører bruger fakturaer til at indsamle betalinger for produkter og tjenester, de har leveret til deres kunder i henhold til betingelserne i en kontrakt, indkøbsordre eller ordreformular. Selvom kontraktvilkår angiver andet, kan fakturaer have forskellige vilkår eller Yderligere vilkår sammenlignet med de gældende dokumenter. De Yderligere vilkår og betingelser omfatter ofte fejl og udeladelser forventet (E&OE) udsagn i et forsøg på at undskylde mindre forglemmelser er fejl og for at reducere deres juridiske ansvar for potentielt ufuldstændige eller forkerte oplysninger.
fakturaer for IT-produkter og-tjenester har ofte en højere fejlrate sammenlignet med ikke-IT-produkter og-tjenester. Dette gælder især for programmelrelaterede fakturaer til licensering, opgradering, vedligeholdelse og support. Flere undersøgelser viser, at op til 75% af programfakturaerne er forkerte, hvor gennemsnittet falder mellem 50 og 60%. Når det er sagt, er ikke alle fejlene væsentlige for omkostninger og risiko. Der er dog en sammenhæng mellem kontrakter med forhandlede vilkår og fakturafejl. Jo mere forhandlede vilkår der er på plads, jo større er sandsynligheden for, at fakturaen er forkert.
andre årsager til højere fejlfrekvenser inkluderer:
- sælgeren eller produktet er erhvervet af en anden leverandør, der bruger en anden forretningsmodel og faktureringssystem (såsom SAP)
- globale forskelle såsom skatter og valuta
- leverandørens faktureringssystem er ufleksibelt og eller forældet. Systemerne er ikke i stand til at imødekomme ikke-standardmæssige eller aktuelle vilkår, uanset om de er blevet forhandlet eller gælder under sælgers nuværende forretningsmodel
- fakturaen er baseret på det forkerte styrende dokument, såsom den forkerte ordreformular eller forkert tidsplan
- fakturaen mangler oplysninger såsom produkttitler, mængder, start-og slutdatoer osv.
- ændringer i en sælgers forretningsmodel og/eller terminologi
Fakturabekræftelse kontrollerer, at du har fået det, du har betalt for det, før du foretager betalingen til sælgeren. Flere faktorer påvirker det niveau, hvor en faktura verificeres, herunder prioriteringen og organisationen sætter på at sikre, at fakturaer gengives korrekt, appetitten for risiko og tilgængeligheden af værktøjer og definerede processer.
Fakturaafstemning
mange virksomheder har automatiseret fakturabetalingsprocessen, og dem, der normalt ikke har valgt at delegere beslutningen til regnskabspersonale. Problemet med denne tilgang er, at personalet ofte ikke er bekendt med de industrier og styrende dokumenter, som organisationen arbejder med. I begge tilfælde er beslutningen om at betale en faktura baseret på en trevejs matchningsproces, der sammenligner indkøbsordren med varekvitteringen og fakturaen. Uanset om sammenligningen er manuel eller automatiseret, kan den kun overveje indkøbsordrenummer og beløb uden hensyntagen til andre oplysninger, der kan være vigtige. Nogle gange kan systemer sammenligne dokumenter i en 2-vejs match eller en 4-vejs match. Nogle virksomheder begynder med en afstemningsproces, men vil ændre den, når en virksomhed vokser, eller når der opstår problemer med fakturering. Det er vigtigt at gennemgå din forsoningsproces ofte for at vurdere, hvor godt den fungerer.
stram dine vilkår
nogle virksomheder opretter betalingsbetingelser, der er specifikke for kunden. Dette kan være vidunderligt for små virksomheder med få kunder. Når en virksomhed vokser, bliver det en hindring. Stramning af dine vilkår på fakturadokumentet til et universelt udtryk vil mindske fejlene. Globale virksomheder kan have brug for forskellige vilkår baseret på det land, de arbejder med, men disse vilkår skal gælde for alle kunder i det pågældende land. Det gør automatisering lettere og sparer tid under oprettelsen af en faktura. Mange virksomheder vil sætte en standard sigt med nye kundekreds og derefter opdatere deres etablerede kundekreds.
revurder dine processer
identificering af problemområder er en vigtig faktor for at forbedre dine metoder. Der er nogle ting at overveje, når man revurderer:
- sender du papirfakturaer?
- tildeler du virksomhedskoder til hver af dine leverandører?
- hvilke tolerancegrænser er på plads?
- hvad er din mængde indkøbsordrer hver uge/måned/kvartal?
- hvad er din mængde fakturaer sendt ud hver uge/måned/kvartal?
- hvad er din mængde fakturaer modtaget hver uge/måned/kvartal?
- hvor ofte bruger du leverandørrabatter?
- hvem behandler materialestyring?
se nærmere på hver afdeling og deres involvering i de igangværende processer. Der kan være et sted, hvor tingene begynder at flaskehals. Få input fra disse afdelinger om deres forslag til at gøre tingene mere strømlinede. Overvej automatisering og elektronisk fakturering for at minimere fysiske papirstier. Brug af Miro til teamsamarbejde er afgørende for kommunikationssucces. Enterprise resource planning (ERP) viser dine processer i realtid og hjælper med at evaluere systemet.
Brandproblemleverandører
når du har sælgeren eller leverandørerne, der har en vane med ikke at betale til tiden, kan de ødelægge dine fakturaprocesser og pengestrømme. Dine vilkår skal indeholde et gebyr for forsinket betaling eller et procentgebyr på alle indgående fakturaer. Ændre placeringen af disse gebyrer og placere dem i nærheden af fakturabeløbet. Disse gebyrer skal genereres automatisk i programmerne som en linjepost. Tjek din fakturadato. Er det synligt, når man scanner oplysningerne? Problematiske leverandører skaber mere arbejde til lagerstyring og finansiering. Hvis sælgeren nægter at overholde betalingsaftalerne, er det tid til at kigge efter en ny leverandør.
dette omfatter også, hvordan en kreditor sporer deres egne fakturaer. Nogle leverandører har problematiske processer, hvor det er uklart, hvad du betaler for. Eller du foretager betalinger for en faktura, som de gælder for andre fakturaer. Når en leverandør gør disse typer af ting, det sinker processen på din ende. Det skal ændres for at gøre dine processer glattere og virksomhedens økonomiske billede klarere. Transaktionskoder og et dokumentnummer kan hjælpe med at bestemme, hvordan betalinger er blevet anvendt.
Benchmark sammenligninger
sammenligning af din virksomhed med andre på samme marked kan være en fordel for virksomheden. De vil give ideer til, hvordan man opretholder det, der fungerer, og løsninger på problemer. Det kan være en øjenåbnende oplevelse, der lærer meget. At vide, hvordan du står ved siden af dine konkurrenter, er en fordel. Hvis du klarer dig godt, kan det være en motivator til at forbedre salg og relationer. Omkostningerne kan være høje, men det er en investering i virksomheden. Mange virksomheder kan fortælle, at de har problemområder, men omkostningerne ved disse områder afsløres i en sammenligning. Det er værd at betale for en service, der vil hjælpe med at ændre processerne og spare virksomhedens penge.
gennemgå rabatprogrammer
når det kommer til kreditorer, er det dyrebart at drage fordel af enhver tilgængelig rabat til finansiel regnskab. Problemet er, når de er bagud med at betale disse fakturaer og miste rabatterne. En gennemgang af, hvad der finder sted for at forhindre, at disse fakturaer betales under rabatberettigelse, er et must.
en anden ting at overveje er at genforhandle vilkår med en leverandør, så du får en rabat eller en bedre rabat. Hvis en leverandør ikke er villig, er det en måde at forbedre processer og økonomi på at shoppe rundt efter en ny leverandør, der er villig til at tilbyde rabat.
tilbyder virksomheden rabatter til tidlig eller rettidig betaling? Det er noget at overveje at forbedre pengestrømmen og processerne for tilgodehavender. Det er også et attraktivt forhandlingsværktøj, når man erhverver ny kundekreds.
det er altid en god ide at evaluere din fakturaverifikationsproces mindst årligt for at sikre, at tingene er så effektive som muligt.