flytning kontorer? Her er din ultimative tjekliste

ligesom en familie kan vokse ud af et hjem, kan virksomheder vokse ud af et kontor. Med forskning, der tyder på, at virksomheder flytter i gennemsnit hvert syvende år, uanset om det er for forretningsvækst, virksomhedsflytning eller blot en ændring af scenen, kan flyttekontorer have en massiv indvirkning på dine medarbejdere.

i kølvandet på en global pandemi søger mange virksomheder at ændre deres fysiske arbejdsmiljø for at opfylde de nødvendige sociale distanceringsregler.

uanset dine organisatoriske forhold, når din virksomhed udvikler sig og udvides, vil der til sidst komme et tidspunkt, hvor dit nuværende kontor ikke er nok til at understøtte alt det Personale og den teknologi, du har brug for. Når det sker, vil du finde dig selv overfor et komplekst, men nødvendigt onde: forandring. Mens forandring kan være en værdifuld ting i erhvervslivet, er det også noget, som mange medarbejdere og virksomhedsledere har problemer med at styre.

vi har sammensat vores ultimative kontorflytningsguide for at hjælpe dig med at køre dit kontorflyt glat, afbøde de negative virkninger af ændringer og placere dit træk som en positiv, spændende udvikling for din virksomhed og dit personale.

trin-for-trin Office Move checkliste

vores nyttige trin-for-trin checkliste hjælper dig med at planlægge og forberede din store office move og undersøge, hvordan du:

trin 1. Overvej dine office move-behov

før du forpligter dig til det store træk, er det vigtigt at vurdere din virksomheds behov. Der er mange grunde til at flytte kontorplacering, men at identificere årsagerne til at flytte tidligt i processen kan hjælpe dig med at danne en mere strategisk, nøje overvejet kontorflytningsproces.

flytning af kontorplacering kan øge dine medarbejderes moral, forbedre produktiviteten og åbne din virksomhed for en ny talentpulje. Der er flere grunde til at flytte kontorplacering, men mange virksomheder flytter af følgende mulige årsager:

• forretningsvækst

efterhånden som din virksomhed vokser, er det vigtigt at planlægge udvidelser med hensyn til dit fysiske miljø. Flytning kan hjælpe dig med at tilpasse dit kontordesign på en måde, der passer til dine teams på et praktisk niveau, men også passer til din organisatoriske etos og værdier. Uanset om du ønsker at introducere flere arbejdsstationer, mere åbent Samarbejdsområde eller give mere tilgængelighed til mødelokaler, er valg af et nyt kontorlokale, der passer til dit teams behov på lang sigt, en vigtig overvejelse for moderne virksomheder, der leder efter det perfekte kontor til vækst.

• tiltrækning af kunder

dit kontor fungerer som et ‘butiksvindue’ for dit brand, så det skal fortælle dine kunder, hvad du står for som organisation. At have et kontorsted, som du føler dig stolt af, og behagelig at invitere dine kunder til, er vigtigt. Det rum, du bebor som en virksomhed, kan efterlade en varig indvirkning på dem, der arbejder med dig at vælge et kontorlokale på et misundelsesværdigt sted, kan hjælpe med at give din virksomhed mere tyngdekraft og i nogle tilfælde endda hjælpe dig med at tiltrække nye forretninger.

• forbedring af produktiviteten

vælg en kontorplacering med dine medarbejderes produktivitet i tankerne. Personalets trivsel er nøglen til produktivitet og moral, så sørg for at overveje balance mellem arbejde og privatliv og sundhed og velvære som en vigtig drivkraft for valg af et nyt kontorsted. Har det et motionscenter i nærheden? Er der masser af grønne områder i nærheden? Er der steder i nærheden, hvor medarbejderne kan købe frokost eller snacks? Selv mindre overvejelser som naturligt lys og åbent plandesign kan have en enorm indflydelse på dit medarbejders moral og produktivitet. At flytte et forretningskontor og flytte til et mere moderne miljø kan forbedre forbindelsen, og kan motivere teams og udvikle dit medarbejderengagement.

• tiltrækning af talent

ud over potentielt at tiltrække nye virksomheder kan din kontorflytning potentielt hjælpe dig med at tiltrække en bedre pulje af talent, der hjælper dig med at forme de fremtidige ledere i din organisation. Hvis din virksomhed kontor er svært at komme til, i et uønsket område eller en særlig landlige placering, kan det være vanskeligere for store kandidater til at forestille sig deres fremtid som en del af din organisation. Som din virksomheds ansigt skal din kontorplacering vælges som et tilgængeligt knudepunkt for den næste generation af din talentfulde arbejdsstyrke, der hjælper dig med at tiltrække de rigtige mennesker til at spille en rolle i din fremtid.

trin 2. Planlæg din office move

en velorganiseret office move-plan er afgørende i enhver transformationsstrategi – uanset om du flytter til et nyt telefonsystem eller skifter til et andet office.

sørg for at følge disse tip til oprettelse af en kontorflytningsplan:

• Opret en tidsplan for din kontorflytning med deadlines for, hvornår ny teknologi og systemer skal etableres.
• Analyser din nye placering og sørg for, at du forstår dens IT-muligheder, faciliteter og værktøjer.
• Planlæg dit kontor og tænk over de ændringer, du muligvis skal foretage i arbejdsstationer, IT-infrastruktur og inventar.
• overvej, hvordan din office move vil påvirke eventuelle eksisterende projekter, du har i bevægelse.

trin 3: identificering af omkostninger og planlægning af dit budget

flytning af kontorer kan være dyrt og kan også være en stor omvæltning med hensyn til dine omkostninger påløbet af enhver nedetid. Det er vigtigt at identificere alle de mulige omkostninger til din kontorflytning, inden du fastsætter et budget. På denne måde kan din kontorflytningsprojektleder fastslå, hvilket niveau af budgettet der kan være rimeligt og gennemførligt.

for at begynde at undersøge omkostninger og skjulte udgifter, du måtte støde på, har vi sammensat en liste over typiske flytteudgifter til overvejelse.

• leje (inklusive leje anmeldelser og moms)
• indskud og forfaldsgebyrer
• gebyrer for kontraktbrud
• administrations-/agenturgebyrer
• sikkerhed
• Flyttefirma/flytteleverandører
• opbevaringsgebyrer
• forsikring
• servicegebyrer
• renoverings – /interiørdesigngebyrer
• hjælpeprogrammer
• tilslutnings-og kommunikationsudbydergebyrer
• omdirigering af indlæg

Hent tjeklisten til flytning af kontorudgifter som en praktisk startskabelon til at samle din nøgle kontor flytte omkostninger.

trin 4: Oprettelse af en projekt opgave tjekliste

når du beslutter at ændre office, skal du have en plan på plads, så du ikke går glip af nogen væsentlige detaljer i din flytning proces.

hvis det ikke håndteres effektivt, kan en office-flytning forårsage en række problemer og kan skade din bundlinje betydeligt. Med fokus på at bevare den største produktivitet og reducere forstyrrelser for dine medarbejdere og kunder, at træde tilbage tidligt for at strategisere og planlægge din store forretningsmanøvre omhyggeligt kan forhindre personalets frustrationer, mistede fakturaer, og beskadigede kundeforhold.

når du har oprettet et budget og forventet omkostningerne til fjernelse af kontoret, skal du sammensætte en omfattende projektcheckliste med klare mål og målsætninger, som let kan følges af dit projektteam og personale. Inkluder målbare mål med hensyn til tidsplaner og minimering af nedetid, og inkluder dette i din omfattende og gennemførlige opgavetjekliste.

Husk at sikre, at du kan forberede alt på forhånd og gøre flytningen på dagen med minimal nedetid og minimal forstyrrelse for dine medarbejdere, er en vigtig overvejelse, når projektstyring af dit forestående kontorflyt.

Do ‘s and don’ ts at medtage i din tjekliste:

Do:

udnævne din office move manager

du skal udpege en person, der kan lede dit kontorflytningsprojekt. Mens du har brug for buy-in fra hele dit team, og din manager har brug for folk til at delegere til, har dit office move brug for en go-to-person, der kan være ansvarlig for budgettering, planlægning og svar på eventuelle forespørgsler vedrørende dit office move.

Giv masser af tid til planlægningsprocessen

planlægningsprocessen for dit kontorflytning skal virkelig starte omkring 3-6 måneder før din deadline for kontorflytning. Sørg for at give dig selv nok tid til at budgettere, undersøge, delegere opgaver og sikre, at al din logistik er mulig i den tidsplan.

fastlæg dine prioriteter (men ikke kun inden for seniorledelsesteamet)

sørg for, at du ved, hvad du leder efter med dit kontorflyt. Du vil måske fokusere på blot at reducere dine lejeomkostninger, mens dine medarbejdere muligvis har brug for bedre parkering eller et sikrere miljø, når de forlader sent om aftenen. Gennemførelse af en undersøgelse med dine medarbejdere kan hjælpe dig med at føle flere medarbejdere engageret og involveret i projektet, så sørg for at tage deres behov i betragtning, når du samler dine prioriteter.

skitsere dine budgetkriterier

når du har en generel ide om, hvad alt skal koste, bør det være lettere at fastslå, hvad dit samlede budget skal være. Husk altid at overvurdere dit budget, så du har lidt manøvrerum, hvis tingene tilføjer lidt mere, end du forventede.

Opret en realistisk tidslinje, og hold dig til den

Indstil en rimelig tidslinje, der klart beskriver deadlines og udnævner medlemmer af dit projektteam til specifikke opgaver. Prøv ikke at gå glip af deadlines; jo mere du formår at afkrydse tjeklisten tidligt, jo mindre stressende bliver din bevægende dag (og ugerne forud for den).

må ikke:

forsøg ikke at gøre flytningen selv

selvom det kan være fristende at spare omkostninger på et kontorfjernelsesfirma eller styre projektet alene alene, skal du sørge for at dele belastningen. Undervurder ikke, hvor omfattende et office move-projekt kan være. Sørg for at delegere og ansætte et troværdigt flyttefirma for at hjælpe dig med at gøre det tunge løft.

undervurder ikke dit budget

fortæl ikke dig selv, at du muligvis kan skære hjørner på de finere detaljer i dit kontorbevægelse. Det kan ikke benægtes, at det bliver dyrt. Accepter det og lad dig selv være lidt spillerum, så hvis tingene bliver dyrere, har du en buffer. Hvis de ikke gør det, skal du behandle dit team med lidt ekstra for at hjælpe alle med at fejre deres nye arbejdsmiljø.

Forlad ikke det hele til sidste øjeblik

Procrastinating med hensyn til din flytningsproces er ikke en god ide. Som man siger, at flytte hus er den mest stressende livsbegivenhed, vi er nødt til at overvinde. Flyttekontorer kommer bestemt heller ikke uden betydelig stress, men hvis du holder dig til dine tidsplaner og ikke propper i din logistik i slutningen, kan din flyttedag bare køre glattere, end du forventer.

ekskluder ikke dit personale eller dine kunder

deling af dine planer og lade dine medarbejdere vide, hvordan de kan bidrage, kan have en enorm indflydelse på din medarbejdermoral. At få dine medarbejdere om bord med office move er integreret i dit medarbejderengagement er meget vigtigt med hensyn til at få masse buy-in fra din arbejdsstyrke. På samme måde, kommunikere tidligt med dine kunder og lade dem vide om dit kontor flytte kunne bidrage til at styrke dine kunderelationer i det lange løb.

glem ikke de finere detaljer

sørg for at brainstorme med dit projektteam kan være nøglen til at sikre, at du har tænkt på alle de finere detaljer. For eksempel, lav en liste over de generelle forsyninger, du muligvis har brug for at skaffe, såsom følgende:

• opbevaringsbokse i forskellige størrelser
• emballagepapir og bobleplast
• a pakkebord / dedikeret pakkebord
• permanente markører og etiketter
• luftfyldt polstring

din ultimative kontorbevægelsescheckliste

trin et: læg fundamentet

• Udpeg din office move projektleder og projektteam
• gennemgå din nuværende lejekontrakt og etablere eventuelle omkostninger til tidlig pause
• Angiv dine kriterier og udfør nødvendige personaleundersøgelser
• forskningsomkostninger og indstil dit budget
• fastlæg din office move deadline
• Research office removal companies and kontorflytteforsikringsomkostninger
• begynd at søge online efter kontorlokaler, der passer til dine forretningsbehov
• dokument din plan og tidslinje
• shortlist, diskuter og vælg din nye Kontor og komplet nødvendigt papirarbejde

trin to: Kommuniker

• sørg for, at dine nuværende klientlister er opdaterede
• Kør en detaljeret revision af alt online og offline og Listeindhold, der kræver og opdateres til adressen
• Underret posthuset om din nye adresse
• Samarbejd med dine juridiske teams for at opdatere de nødvendige kontrakter med din den nye adresse
• opdater dine sociale medier og online-konti (herunder Google Business osv.) med den nye adresse
• gennemgå lister over partnere og interessenter for at informere om adresseændring (opdateringslister, hvor det er nødvendigt)
• Kør en revision af papirvarer og brandingmateriale for at opdatere adresser, hvor det er nødvendigt
• gennemgå og opdatere alle leveringsabonnementer
• Kommuniker dine planer til dit personale (lad dem vide, hvordan/hvis de kan blive involveret)
• Giv besked til den nuværende udlejer/bygningschef
• Indstil en dato i dagbogen for personale til at opdatere adressen i e-mail signaturer
• book dit valgte kontor flyttefirma
• begynd at koordinere din office move-Logistik med dit IT-team for at diskutere IT-systemer og udstyrsbehov
• Send adresseændringsmeddelelser til kunder, kunder, partnere, brancheorganer og mediepublikationer, som du er medlem eller abonnent på
• Informer dine internetudbydere om dit office move og diskuter internetforbindelsesbehov
• Informer din teleudbyder om dit office move og sørg for eventuelle nødvendige opdateringer til dit telefonnummer, telefonsystemer eller kabelbehov

tredje fase: Forbered din logistik

• Gennemfør en revision af dine nuværende kontormøbler og identificer eventuelle nye møbler, du måtte have brug for
• Kortlæg dit nye kontordesign med en detaljeret grundplan og dimensioner
• Planlæg dit nye rum i henhold til kontorlokaler og skrivebordsblokke
• Identificer mødelokalerum og fællesrum i det nye kontorlayout
• Arranger for eventuelle eksterne kontormøbler, som du har brug for midlertidig opbevaring, hvor det er nødvendigt
• plan for papirvarer og udstyr til det nye kontor
• etablere eventuelle sikkerhedsbehov for det nye kontor
• Arranger/udnævn rengøringsservice (både til udtjekning af det gamle kontor og regelmæssig rengøring af det nye rum)
• tjek ud og book læssepladser eller dedikeret parkering til flyttedag
• færdiggør alt nyt kontraktpapir
• Diskuter og lav ordninger for nyt IT-udstyr til det nye kontorlokaler og mødelokaler
• Check-in med internet/telekommunikation og andre nødvendige udbydere for at sikre, at det nye stor dag kører problemfrit og uden overdreven nedetid

trin 5: Klargør dit kontorudstyr, når du flytter kontorer

hvad planlægger du at gøre med dit fysiske udstyr, når du flytter til et nyt kontor? Hvis du planlægger at flytte til cloud communications, eller du allerede har et hostet system, er alt hvad du skal gøre at transportere dine bordtelefoner og andre slutpunkter til din nye placering. Hvis du har et komplet forretningskommunikationssystem på plads, skal du muligvis overveje, om det er tid til at opgradere, eller om det er værd at tage det med dig.

husk at overveje disse ting, når du forbereder dit kontorudstyr inden dine flyttekontorer:

• lav en tjekliste over alle de IT-og telekommunikationsaktiver, du vil medbringe til dit nye kontor.
• Find ud af, om alle dine aktiver fungerer godt med IT-infrastrukturen på din nye placering.
• Beslut om det er tid til at opgradere forskellige dele af din kommunikationsstrategi ved at skifte til skyen.
• overvej eventuelle kommende IT/telekommunikation opkøb eller opgraderinger og afgøre, om de kan udføres på samme tid som flytningen.

trin 6: adresser dit telekommunikationssystem

som nævnt ovenfor er udstyret i dit telekommunikationssystem kun en komponent, der skal adresseres under dit kontorflytning. Du skal også tænke på forskellige andre dele af din forretningskommunikationsstrategi.

overvej denne telekommunikationssystem kontor flytte tjekliste:

• vurder, hvad du skal gøre ved stemmedataene i dit nye system. Vil du omfavne ny teknologi og cloud-løsninger?
• Bestem, hvor mange telefonlinjer du har brug for, og Underret din teleudbyder, hvis du vil blive hos dem.
• Beslut hvad du vil gøre med dine eksisterende telefonnumre. Hvis dine kunder allerede kender dem, kan det være værd at holde dem de samme.
• Udforsk eventuelle opgraderinger, der kan være tilgængelige som en del af dit træk. Gør yderligere båndbredde nye kommunikationsmuligheder tilgængelige?
• lav sikkerhedskopier af alle Tale-eller kommunikationsdata, som du tager med dig. Cloud storage sikrer, at du hurtigt kan komme op og køre igen på den anden side.

trin 7: Administrer din sikkerhed, når du flytter kontorer

endelig skal du huske ikke at overse de administrative detaljer under din kontorflytning. Nu er den perfekte mulighed for at overveje din netværkssikkerhed og sørge for, at alt er sikkert.

ting at huske, når du administrerer din netværkssikkerhed, før et kontor flytter:

• Opret en oversigt over alle dine aktiver og ressourcer og udvikle en plan for at beskytte dine oplysninger i transit.
• Opret en liste over medarbejdere og de netværksadgangsrettigheder, de skal have.
• detaljer og opdater dine sikkerhedspolitikker, hvis det er nødvendigt, før Office-flytningen.
• Vurder kontrakter med sikkerhedsleverandører og se på de sikkerhedsløsninger, der er tilgængelige fra din telekommunikationsudbyder.

flytning af kontorer kan være en kompliceret oplevelse i de bedste tider. Heldigvis kan du med Ringcentrals fleksible cloud-baserede kommunikationssystemer minimere stresset i din flytning og reducere forstyrrelser i din virksomhed.