føler du dig frustreret over komplicerede processer, der føles besværlige, manuelle og langsomme? Vil du fremskynde dit investeringsafkast fra digitale initiativer?
kortlægning af forretningsprocesser er et vigtigt første skridt i din virksomheds digitale transformationsmål.
jeg har set forandringsinitiativer, der involverer digital transformation, lykkes og mislykkes. Lad os tale om, hvorfor proceskortlægning er et vigtigt skridt for at undgå fiasko, hvordan det påvirker budgetter, og hvordan du begynder at opbygge dit første proceskort.
i USA har vi et ordsprog, “hvis det ikke er brudt, skal du ikke rette det.”Sandheden er, at du sandsynligvis har mange processer i din organisation, der ikke bogstaveligt talt er brudt, men er helt ineffektive og holder din virksomhed tilbage fra højere indtægter, overskud, kundetilfredshed og medarbejderlykke.
Hvad er kortlægning af forretningsprocesser? Hvorfor er det vigtigt?
kortlægning af forretningsprocesser indebærer at gøre dine team-eller organisationsarbejdsgange visuelle for at strømline en samlet proces og dramatisk reducere cyklustider eller fjerne mindre effektivitet og overflødige trin.
de mest almindelige eksempler på kortlægning af forretningsprocesser er rutediagrammer eller arbejdsgangsdiagrammer, med alt inkluderet, fra input og output til godkendelsespunkter og betingede beslutninger, til dokumenter, der introduceres eller ændres, til påmindelser om interessenter og mere.
(findes på
det detaljeringsniveau, du lægger i et proceskort, afhænger af mængden af ineffektivitet og omkostninger, du vil tage ud.
en af grundene til, at det er vigtigt at kortlægge dine processer, før du selv implementerer hurtige ændringer, der er indlysende for dig, er, at selve processen med at skitsere din arbejdsgang bringer flere interessenter sammen. Når du bringer andre teammedlemmer ind i proceskortlægningen, er det mere sandsynligt, at du sikrer, at hvert trin er dækket, alle omkostninger er fanget, og enhver beslutning er også skitseret. Alle er om bord.
en anden grund til, at proceskortlægning er vigtig, er, at det gør det muligt at identificere alle omkostningerne i din nuværende tilstand, så du kan identificere omkostningerne forbundet med at komme til din ønskede tilstand.
hvordan proceskortlægning påvirker budgetter
der kan være hårde omkostninger forbundet med at udføre arbejde, som du gør det i øjeblikket — for eksempel arbejdsomkostninger, udskrivningsomkostninger eller forsendelsesomkostninger — og der er altid bløde omkostninger forbundet — for eksempel tid brugt på at udføre individuelle opgaver, tid brugt på at genindtaste data fra udført arbejde, tid brugt på at evaluere data og træffe beslutninger med mere. Endelig er der mulighedsomkostninger — for eksempel evnen (eller manglen på evne) til at træffe beslutninger i realtid, mens man venter på, at afsluttet arbejde rapporteres.
Enterprise resource planning (ErP) kan hjælpe med at identificere hårde omkostninger i Produktions-og produktionsmiljøer. Bløde omkostninger er dog sværere at identificere på denne måde, og alligevel er de en afgørende del af at påvirke budgetdollar, der skal afsættes til digitale transformationsinitiativer, hvor processer vil blive dramatisk strømlinet.
Forestil dig at dele med en afdelingsleder eller administrerende sponsor, at du har identificeret hvert trin i en proces, og de aktuelle omkostninger ved at udføre hele processen en gang koster USD 17.000. Og lad os sige, at processen udføres 100 gange hvert år. Denne proces koster organisationen USD 1.700.000 årligt.
forestil dig nu at kunne præsentere en alternativ tilgang, der kan koste 80.000 USD at implementere, men vil fjerne 4.000 USD fra denne proces hver gang den udføres. Det er en investering på 80.000 USD for at spare 400.000 USD eller et afkast på 5 gange.
Sådan påvirker proceskortlægningen budgetter.
Sådan opbygges dit første proceskort
- Identificer en specifik arbejdsgang, der er manuel, måske papirbaseret eller involverer adskillige trin før færdiggørelse (for eksempel omfattende arbejde eller dokumenter, der skal gennemgås og/eller godkendes). Giv denne proces et simpelt navn.
- med dit team, brainstorm hvert trin i processen involveret:
- hvad initierer processen? Hvem er involveret i processen? Hvem træffer en beslutning? Hvem gennemgår arbejde for kvalitet? Hvem indtaster data fra arbejdet? Hvem markerer arbejdet som komplet? Hvem arkiverer eller rører dokumenter relateret til arbejdet?
- Medtag værditilvækst og ikke-værditilvækst trin, der kræver tid og/eller en beslutning.
- Placer hvert trin i korrekt rækkefølge.
- Fremhæv “breakpoints” eller flaskehalse i processen:
- trin, hvor processen er sat på pause, fordi andre venter på, at processen rapporteres som komplet, eller et dokument er afsluttet.
- trin, hvor processen er stoppet på grund af en person, der har brug for at gennemgå kvaliteten af det udførte arbejde.
- trin, hvor duplikatarbejde opstår — data indtastes igen, dokumenter scannes igen.
- Beregn omkostningerne ved hvert trin i hårde omkostninger eller bløde/lønomkostninger.
- projekt de årlige omkostninger baseret på hyppigheden af processen i løbet af et regnskabsår.
proceskortlægning er et vigtigt første skridt i digital transformationsindsats. Det kræver ikke dyre programmer eller forpligter dig til at revidere en proces, men det kan give afgørende økonomisk indsigt. Du bliver nødt til at få team engagement, sikre budget dollars, udøvende sponsorering, og for at opfylde dine mål for at omdanne manuelle processer til digitale for en mere strømlinet, effektiv forretning.
