hvis din lille virksomhed er indarbejdet, bør du holde en corporate minut bog. Mange virksomhedsejere er imidlertid ikke klar over, hvad en corporate minut bog er, eller hvad det skal indeholde.
Hvad er en corporate minute bog?
en corporate minute book er et bindemiddel fyldt med din virksomheds dokumenter og optegnelser. Som sådan fungerer det som den primære registrering af dit selskabs aktiviteter.
din virksomheds minutbog skal indeholde din virksomheds:
- vedtægter
- Mødereferat
- beslutninger af direktører og officerer
- meddelelser og registreringer indgivet til registret
- Direktørregister
- Officerregister
- Aktionærregister
- aktiecertifikater
- aktieoverførsler og andre dokumenter, der er relevante for selskabets transaktioner
hvis du har en aktionæraftale, skal du også medtage dette.
mens din virksomheds minutbog er tilgængelig for dig at henvise til efter behov, er den også underlagt statslig gennemgang.
hvorfor holde en corporate minut bog?
lovgivning
BC Business Corporations Act kræver, at du fører de ovennævnte virksomhedsregistre, blandt andre. Hvis du ikke vedligeholder disse optegnelser og har dem tilgængelige til visning, kan du blive dømt for en lovovertrædelse i henhold til loven og bøde op til $5.000.
investeringsanmodninger
din virksomheds minutbog beviser, at din virksomhed er gyldig og korrekt struktureret. Det giver også en oversigt over alle nuværende og tidligere aktionærer og den overvejelse, der blev givet for deres aktier. I betragtning af dette bør det ikke komme som nogen overraskelse, at de fleste investorer ønsker at gennemgå en corporate minutbog, før de lægger penge i en virksomhed.
banklån
din virksomhedsstruktur vil også være vigtig for bankerne, hvis du leder efter et erhvervslån. De vil specifikt undersøge dine artikler eller aktionæraftale for at bekræfte, hvilken af selskabets direktører og officerer der har lov til at låne penge.
salg af din virksomhed
salg af en virksomhed er en kompleks proces, og købere forventer at gennemgå din virksomheds poster. Under due diligence-processen af køberen, bliver du nødt til at vise transaktionerne i selskabet fra inkorporeringsstedet til salgsstedet. Den bedste måde at give disse oplysninger er gennem din corporate minut bog.
Regeringsanmeldelse
der er en række regeringsorganer, der også kan anmode om adgang til din virksomheds minutbog. For eksempel kan Canada Revenue Agency muligvis gennemgå ejerskabsfordelingen i din virksomhed eller listen over direktører, der er ansvarlige for at betale virksomhedens skatter. Alle regeringsanmodninger om adgang til din virksomheds minutbog skal accepteres.
overførsel af ejerskab
overførsel af ejerskab til en anden aktionær kan ikke gennemføres uden din virksomheds minutbog, da du bliver nødt til at demonstrere, at du har ejerskab af aktierne for at overføre dem.
nogle virksomhedsejere mener, at de kan vente, indtil de har brug for en corporate minutbog for at oprette en. Mens det er muligt for nogle mennesker at trække dette ud, er det dyrt og tidskrævende at gøre det. Der er også altid risiko for ikke at kunne få de nødvendige materialer i tide, hvilket fører til potentielt katastrofale konsekvenser for din virksomhed. Derfor foreslår vi at holde din virksomheds minutbog opdateret fra starten.
har du svært ved at oprette eller vedligeholde din virksomheds minutbog? En lille virksomhed advokat kan hjælpe dig. Kom i kontakt med os i dag for at bestille en aftale med en af vores ekspert Small business advokater.