som ejer af en lille virksomhed er sporing af din beholdning og bestilling af forsyninger og salgbare varer muligvis ikke din yndlingsopgave, men det er bestemt vigtigt for din virksomheds succes. Indkøbsordrer er afgørende for en velforvaltet købsproces, selvom mange forretningsfolk og kvinder ikke forstår, hvad de rent faktisk er, eller hvordan man bruger dem til økonomisk succes.
i denne artikel dækker vi:
-
hvad en indkøbsordre er
-
hvad du skal medtage i en indkøbsordre
-
forskellen mellem en indkøbsordre og en faktura
Hvad er en indkøbsordre
en indkøbsordre (PO) er et juridisk bindende dokument oprettet af en køber og præsenteret for en sælger. Ligesom din “vogn” på et e-handelssted er en indkøbsordre i det væsentlige en liste over, hvad du vil købe. Den indeholder ordredetaljerne, herunder mængde og typer af produkter, som køberen har brug for, samt betalingsbetingelser og leveringsoplysninger.
forskellen mellem en indkøbsrekvisition og en indkøbsordre er, at sidstnævnte fungerer som en kontrakt mellem køber og sælger. Ved at afgive en ordre forpligter køberen sig til at købe varer eller tjenester til det aftalte beløb. Fordi ordren er fyldt, før køberen modtager deres regning, giver en indkøbsordre sælgeren forsikring mod manglende betaling.
Hvordan fungerer en indkøbsordre?
indkøbsordrer bruges normalt af små virksomheder, der bestiller varer i store mængder. For eksempel kan en dyrebutik muligvis købe flere typer hundemad fra en leverandør og bestille mange poser af hver type mad. Her er indkøbsordreprocessen, som ejeren af dyrebutikken ville bruge til at få de varer, de har brug for:
-
butiksejeren opretter en indkøbsordre, der beskriver nøjagtigt, hvad de har brug for fra leverandøren.
-
hvis leverandøren har lageret til at udfylde ordren, accepterer de indkøbsordren, opfylder den og leverer varerne på den aftalte forfaldsdato.
-
leverandøren sender derefter en regning eller salgsfaktura for de købte varer.
-
køberen betaler for varen, og salget behandles gennem sælgers POS-system.
købere kan også oprette specielle ordrer til især store forsendelser eller tilbagevendende køb. En stående indkøbsordre giver en køber mulighed for at købe de samme produkter mange gange ved hjælp af det samme PO-nummer.
en blanket indkøbsordre er en aftale mellem begge parter for flere leverancer over en bestemt periode, til en fast pris. Tæppeordrer bruges typisk mellem virksomheder med et stærkt forhold og kommer undertiden med rabatter eller andre incitamenter.
forskellen mellem en indkøbsordre og en faktura
da indkøbsordrer og fakturaer begge er juridisk bindende dokumenter, der udveksles mellem sælgere og købere, er det ikke overraskende, at de ofte blandes sammen. De to er også forbundet, fordi en indkøbsordre ofte bruges til at oprette en faktura, som reference for de købte varer og deres priser. Imidlertid bruges hvert dokument på et andet tidspunkt i købsprocessen og bruges ofte også af forskellige mennesker.
her er et par forskelle mellem indkøbsordrer og fakturaer:
Indkøbsordre
-
oprettet af køberen
-
oprettet før køb
-
Udlæg nødvendige varer
-
inkluderer foreslåede betalingsoplysninger
faktura
-
oprettet af sælgeren
-
oprettet efter køb
-
bekræfter varer leveret
-
kræver betaling på en bestemt dato
Hvornår skal du bruge en indkøbsordre vs. en faktura
en indkøbsordre bruges af en køber til at afgive en ordre og udstedes før levering.
en faktura udstedes af en sælger ved hjælp af faktureringsprogrammer, efter at en ordre er leveret. Det definerer det beløb, køberen skylder for de købte varer, og den dato, hvor køberen skal betale.
start fakturering gratis
Sådan oprettes en indkøbsordre
virksomhedsejere kan finde Onlineprogrammer, der kan hjælpe med at oprette indkøbsordrer, men du kan også bruge et enkelt ord eller et enkelt dokument til at oprette dine egne ordreformularer i stedet.
her er hvad du skal medtage:
-
Udstedelsesdato
-
nødvendige produkter og mængden af hvert produkt
-
produktdetaljer inklusive SKU-numre, modelnumre og mærkenavne
-
pris for hvert produkt pr. enhed
-
leveringsdato
-
PO-nummer
-
virksomhedsoplysninger, herunder forsendelses-og faktureringsadresse, firmanavn og kontaktoplysninger
-
betalingsbetingelser, såsom” betalt ved levering ” eller specifikke betalingsdatoindstillinger
Hvad gør en Købsordre Ligne?
indkøbsordrer ligner også meget fakturaer-øverst har du kontaktoplysninger og detaljer for hvert firma plus PO-nummer og dato. Nedenfor er disse oplysninger generelt en tabel med produkter, mængder, detaljer og priser i separate kolonner. Nederst i indkøbsordren placerer du det samlede ordrebeløb, den samlede pris og eventuelle andre ordre-eller betalingsbetingelser sammen med en autoriseret underskrift.
fordele ved at bruge indkøbsordrer
for køberen er indkøbsordrer nyttige til sporing af lager og købshistorik. Plus, køberen kan bestille varer på forhånd uden at skulle betale med det samme. Tilsvarende for sælgeren hjælper indkøbsordrer med at spore lager, tilbagevendende ordrer og mere. Bedst af alt forpligter Denne dokumentation køberen til at betale, når ordren er opfyldt, hvilket giver sælgeren ro i sindet og retssikkerhed.
nød denne artikel? Se flere tips og vejledninger til din virksomhed:
-
en introduktion til sociale medier for ejere af små virksomheder
-
9 bedste Forretningsanalyseværktøjer til sporing af ydeevne
-
beregning af risikoen for fuldtids selvstændig erhvervsvirksomhed