hvis du inkorporerer din virksomhed, er du sandsynligvis stødt på udtrykket minutbog. Men hvad er en minutbog, og hvorfor har du brug for en? Vi er her for at besvare eventuelle spørgsmål, du måtte have om minutbøger og inkorporeringsdokumenter.
indhold
Hvad er en inkorporering?
når du inkorporerer din virksomhed, bliver den en separat juridisk enhed, der har lignende rettigheder som en person med hensyn til ansvar og beskyttelse af aktiver. Du skal beslutte, om du vil indarbejde føderalt eller provinsielt, afhængigt af hvor du har til hensigt at drive din virksomhed. Derefter skal vedtægterne skrives op, og aktionærerne i selskabet hedder. Når din virksomhed er indarbejdet, vil begrænset ansvar være i kraft, hvilket betyder, at selskabets aktiver vil være helt adskilt fra ejere og investorer.
hvad er fordelene ved at starte et selskab?
i modsætning til en enkeltmandsvirksomhed eller partnerskabsstruktur er den største fordel ved at inkorporere din virksomhed, at den bliver adskilt fra dig som individ. Dette vil betyde, at ejeren(e) af virksomheden ikke kan holdes juridisk ansvarlig for nogen af de gæld, som din virksomhed måtte pådrage sig i løbet af virksomheden. Men hvis du har stillet personlige garantier for at modtage finansiering til din virksomhed, kan dine personlige aktiver beslaglægges, hvis du ikke er i stand til at betale din gæld tilbage. Begrænset ansvar kan give virksomheder mulighed for at foretage mere risikable forretningsbevægelser, fordi aktionærerne er beskyttet.
en anden fordel ved at inkorporere din virksomhed er, at det gør det lettere at overføre ejerskab, end hvis du har en enkeltmandsvirksomhed eller partnerskab. Et inkorporeret selskab vil også have en lavere skattesats og mere lempelige skattebegrænsninger.
Hvad er en minutbog?
en corporate minutbog er i det væsentlige en samling af alle vigtige virksomhedsregistre, herunder vedtægterne, som selskabets aktionærer og kreditorer kan få adgang til. En minutbog kan være et fysisk bindemiddel, der indeholder alle de krævede dokumenter, eller dit selskab kan vælge at beholde deres corporate minute book online for nem deling.
hvad indeholder en corporate minute book?
et selskab er forpligtet til at føre poster, der skal ses af aktionærer og kreditorer efter anmodning. De krævede dokumenter omfatter:
- Ændringsartikler
- Vedtægter og ændringer
- enstemmige aktionæraftaler
- mødereferater og aktionærbeslutninger
- meddelelser indgivet
- et aktieregister med aktionærnavne og-adresser og Nærmere oplysninger om de aktier, der besiddes
- et værdipapirregister
det lyder meget, men når du inkorporerer din virksomhed med egenr, leverer vi alle de virksomhedsdannelsesdokumenter, du har brug for. Disse omfatter:
- første Direktørresolution
- Direktørsamtykke(er)
- første Aktionærresolution
- meddelelse(er) om udstedelse
- Aktieabonnement
- Værdipapirregister
- Direktørregister
- officerer registrer
- aktionærer hovedbog
- vedtægter
hvis du har brug for svar på spørgsmål om de specifikke dokumenter, som ejer giver, kan du ringe, e-maile eller bruge vores online chat-funktion for at komme i kontakt.
hvad er fordelene ved at holde en minutbog?
hvis du holder en opdateret corporate minute-bog, kan du holde styr på alle dine vigtige virksomhedsdokumenter på et sted. Dette vil også gøre det nemt for dig at give dine poster til aktionærer, kreditorer eller potentielle købere, hvis du vælger at sælge dit selskab.
Sådan holder du din minutbog opdateret
ikke kun kræves virksomheder provinsielt og føderalt for at føre visse poster, men de er også forpligtet ved lov til at holde dem ajour. Når en virksomhed er indarbejdet, uanset hvor stor eller lille den er, skal der afholdes et årligt aktionærmøde og dokumenteres i corporate minute book. Manglende afholdelse af et årligt møde eller overholdelse af love om virksomhedsoptegnelse kan resultere i konsekvenser, herunder statslige sanktioner, skattespørgsmål og forstyrrelse af selskabets daglige forretning.
mange virksomheder vælger at få en advokat til at passe deres corporate minute book, hvilket sikrer, at alle dokumenter opdateres og i overensstemmelse med loven. Men hvis du vil beholde din egen minutbog, er der nogle enkle organiseringstips, der kan hjælpe dig. For at organisere din virksomheds minutbog og holde den opdateret, kan du adskille din minutbog i fire forskellige sektioner. Disse er:
- Inkorporeringscertifikat (og eventuelle efterfølgende ændringer)
- Vedtægter (og eventuelle efterfølgende ændringer)
- bestyrelse
- Referat fra et møde vedrørende grundlæggende virksomhedsdrift
- underskrevet referat af alle møder
- skriftlige samtykker, der godkender handlinger mellem bestyrelsesmøder
- aktionærer (og handlinger udført af det nødvendige flertal)
du kan også vælge at medtage en liste over officerer og direktører, skatteoplysninger og andre relevante virksomhedsregistre.
hvad har du mere brug for til din virksomhed?
ud over at holde din virksomheds minutbog opdateret, er der visse andre virksomhedsforpligtelser, som du bliver nødt til at overholde for at forblive i god status med regeringen, når du har inkorporeret din virksomhed.
udnævnelse af revisorer
på hvert årligt aktionærmøde skal der udpeges en revisor til at revidere din virksomheds økonomi. Dette hjælper med at opretholde pålideligheden af dine økonomiske dokumenter og beskytter og informerer aktionærerne om virksomhedens økonomiske status. Hvis dit selskab ikke distribuerer, kan aktionærerne stemme for ikke at udpege en revisor.
udarbejdelse af årsregnskaber
dit selskabs årsregnskab skal være i overensstemmelse med regnskabsprincipper i henhold til Chartered Professional Accountants of Canada (CPA).
delingsregnskab
årsregnskab skal gives til aktionærerne mindst 21 dage før selskabets årsmøde.
arkivering af et årligt afkast
så længe dit selskab er aktivt, skal du indgive et årligt afkast hos Corporations Canada. Dette er adskilt fra din virksomheds selvangivelser indgivet gennem Canada Revenue Agency. Din returnering skal underskrives af en person, der er godkendt af bestyrelsen med relevant viden om virksomheden. Dette afkast er nødvendigt for selskaber Canada for at sikre, at din corporation er i overensstemmelse med CBCA krav. Afkastet skal indsendes inden for 60 dage efter den dato, hvor selskabet blev oprettet. Denne dato vil blive opført på dit certifikat for inkorporering. Manglende arkivering af dit afkast til tiden vil resultere i, at dit selskab ikke er i stand til at få et overensstemmelsescertifikat.
* dette gælder kun for et føderalt selskab, så sørg for at kontrollere kravene til et provinsielt selskab afhængigt af hvor du befinder dig.
arkivering af en ændring af Registreret adresse
din kontoradresse skal holdes opdateret, da det er den officielle adresse for kommunikation, der skal sendes til dit selskab. Virksomheder Canada kræver, at du informerer dem inden for 15 dage efter en ændring af den registrerede kontoradresse. Du kan ændre din adresse inden for den oprindelige provins eller territorium online, men du bliver bedt om at indgive artikler i ændringen, hvis du vælger at flytte dit kontor til en anden provins eller territorium end den, der er angivet i dine Vedtægter.
* dette gælder kun for et føderalt selskab, så sørg for at kontrollere kravene til et provinsielt selskab afhængigt af hvor du befinder dig.
arkivering ændring i direktører
selskaber Canada kræver, at virksomheder informerer dem inden for 15 dage, når nye direktører vælges, eller enkeltpersoner ophører med at være direktører. Enhver ændring i adressen på dine direktører skal også indsendes til selskaber Canada inden for 15 dage. Denne adresse kan være bolig-eller forretningsadresse. Dine nuværende direktører (og deres kontaktoplysninger) bør også regelmæssigt være tilgængelige for folk, der overvejer at blive interessenter i dit selskab.
det er også værd at bemærke, at hvis antallet af direktører i dit selskab ændres, skal du ændre dine artikler (og betale arkiveringsgebyret) for at afspejle ændringen. Mindst 25% af dit selskabs direktører skal være bosiddende canadiere.
* dette gælder kun for et føderalt selskab, så sørg for at kontrollere kravene til et provinsielt selskab afhængigt af hvor du befinder dig.
ændring af artikler
alle ændringer i dine officielle vedtægter skal opbevares sammen med resten af din virksomheds minutbog. Disse ændringer kan omfatte:
- ændring i firmanavn
- ændring i placering af operationer
- ændring i antal direktører
- ændring i begrænsninger for aktieoverførsler
- ændring i begrænsninger for forretning selskabet kan gennemføre
- oprettelse eller fjernelse af aktieklasser
- ændring af klasser af aktier
- forøgelse eller nedsættelse af kapital (hvis det er angivet i vedtægter)
- ændring af andre bestemmelser i artiklerne
det kan virke lidt overvældende, når du først starter din nye virksomhed, men det kan være en før du er i stand til at få din minutbog i orden, jo lettere vil det være at opretholde det (og holde dit selskab i god stand) som tiden går.