i dag har enhver virksomhed brug for et telefonsystem til at forbinde med sine kunder. Ja, der er flere kanaler, der tjener det samme formål (live chat, sociale medier, e-mail osv.). Telefoner tegner sig dog stadig for 61% af alle supportinteraktioner.
et kontortelefonsystem kan gøre det lettere at oprette forbindelse til dine kunder, samtidig med at driftsomkostningerne reduceres, sikkerheden og produktiviteten forbedres. Og det handler ikke kun om at kommunikere med kunderne. Et kontor telefonsystem letter også Inter-team kommunikation, performance analyse og strategi gennemgang.
i de sidste par år har kontortelefonsystemer gennemgået en enorm transformation. Moderne kontortelefonsystemer som VoIP udnytter internettet til at foretage og modtage opkald, hvilket sænker omkostningerne med så meget som 75%, er meget skalerbare og er lette at vedligeholde.
så hvordan ved du, hvilket forretningskontortelefonsystem der er godt for din virksomhed? Hvad er fordelene ved hvert telefonsystem? I denne artikel vil vi diskutere netop det. Lad os komme i gang.
Hvad er et kontor telefonsystem?
et kontortelefonsystem er et netværk af udstyr eller programmelbaserede telefoner, der tillader komplekse telefonfunktioner i et forretningsmiljø ved hjælp af Internetprotokol og traditionelle telefonlinjer.
moderne kontortelefonsystemer giver dig mulighed for at oprette forbindelse til dine kunder over hele kloden til en nominel pris. Desuden kan du holde kontakten med dem døgnet rundt takket være mobilappen fra telefonsystemudbydere.
typer af Kontortelefonsystem
der er tre primære typer kontortelefonsystemer.
1) Ældre offentligt koblet telefonnetværk (PSTN)
også kendt som fastnet, PSTN har været i brug siden slutningen af 1800-tallet. det bruger underjordiske kobberledninger til at forbinde telefonopkald. Når du bruger PSTN, skal du installere telefonlinjer på tværs af dit kontor.
selvom de er meget udbredt globalt, er PSTN-systemer ikke en god pasform for virksomheder. Du skal have en separat linje for hver medarbejder. Og bortset fra de høje opkaldsomkostninger skal du bruge hundreder af dollars på vedligeholdelse hvert år.
2 ) Phone Systems
Pb (privat Filialudveksling) system er et privat telefonnetværk, der giver virksomheder mulighed for at drive et internt telefonsystem og bruge færre telefonlinjer. Det giver dig mulighed for at skifte opkald mellem brugere på lokale linjer, hvilket gør det muligt for alle dine medarbejdere at dele et bestemt antal eksterne telefonlinjer.
kontortelefonsystemerne er baseret på to komponenter – telefonsættet og PCB. Telefonsættet er sluttet til PC ‘ en for at fuldføre netværket. Derudover har kontortelefonsystemet nogle iboende funktioner såsom opkaldsoverførsel, opkaldshold, tilpassede hilsener osv.
PBH giver igen netværket mulighed for at kommunikere i grupper med konferenceopkald, foretage videoopkald, arbejde med fakser og printere uden at betjene dem manuelt.
3 ) VoIP-telefonsystem
VoIP (Voice Over Internet Protocol) er et kontortelefonsystem, der giver dig mulighed for at foretage og modtage forretningsopkald via Internettet. Det kræver ikke noget udstyr eller specielt udstyr for at muliggøre forretningskommunikation. Alt hvad du behøver er internettet og en enhed (smartphone, bærbar computer, desktop eller softphone).
der er en udtømmende liste over funktioner, der inkluderer opkaldsstyring, opkaldsovervågning, viderestilling af opkald, Tilpasset telefonsvarer, stemme til e-mail og mange sådanne funktioner, der gør det muligt for VoIP at omslutte en multifunktionsrolle.
en af de tilføjede funktioner i VoIP office-telefonsystemer er, at du kan vælge ethvert telefonnummer, du kan lide. Du kan også tage så mange numre som du har brug for uden at pådrage sig kapitaludgifter.
du kan optage opkald, overvåge dem i realtid og endda pram imellem, hvis du føler, at agenten ikke er i stand til at håndtere kunden effektivt.
Bemærk: VoIP giver de maksimale fordele i forhold til PSTN og PBH telefonsystemer.
Hvad Gør VoIP Office Telefonsystem Bedre End Andre Office Telefonsystemer?
1 – omkostningseffektiv
som diskuteret ovenfor bruger VoIP et enkelt tale-og datanetværk til at levere taletjenester og eliminerer kredsløbskoblede netværk for at reducere omkostningerne. Som et resultat bliver det også mere overkommeligt at foretage langdistanceopkald, når du bruger en VoIP-udbyder.
uanset om du leder efter et lille kontortelefonsystem eller en virksomhedsklasse, er der en løsning til dig i dit budget.
2 – viderestilling af opkald
VoIP office-telefonsystemer giver dig mulighed for at videresende opkald til ethvert nummer. Det kan være dine kollegers udvidelse, dit personlige nummer eller et andet nummer efter eget valg. Den, der ringer op, ser dog kun det nummer, de har ringet op, og får ikke engang besked om, at opkaldet videresendes.
3 – Call analytics
sporing af nøglekaldemålinger som opkaldsvarighed, antallet af indgående opkald, udgående opkald, kundetilfredshedsniveauer og mere giver dig mulighed for bedre at forstå din agents ydeevne og finde forbedringsmuligheder. Call analytics giver dig en dybdegående forståelse af dine operationer, så du kan forbedre dine tjenester over tid.
4 – Voicemail
Voicemails giver kunderne mulighed for at efterlade en besked, når du ikke er tilgængelig til at vælge opkald. Førende VoIP Kontor telefonsystemer som CallHippo sende voicemails direkte til din e-mail, så du kan lytte til dine kunder, når du vil. Dette giver dig igen mulighed for at løse deres bekymringer og komme tilbage til dem, så snart du er tilgængelig.
5 – VoIP integreres let med andre forretningssystemer
integration af dit VoIP-system med andre forretningsværktøjer giver dig mulighed for at automatisere kedelige processer og udstyre dine agenter med alle de nødvendige oplysninger, de har brug for for at udføre deres job effektivt.
6 – bedre kundeengagement
dagens marked er meget kundecentreret i sin tilgang, og hvis du ikke åbner flere kommunikationskanaler for klienter, vil de bevæge sig mod dine forretningsrivaler. At have et separat andet telefonnummer til din organisation er den bedste måde at skubbe kundeinteraktion på, da det giver dem mulighed for at nå supportpersonale og repræsentanter når som helst på dagen.
så hvis din virksomhed ønsker at hoppe op til toppen af kundetilfredshedsrangeringsdiagrammer, skal du vælge en pålidelig tjenesteudbyder for at få det bedste VoIP-kontortelefonsystem tidligst!
7 – professionelt billede
Kontortelefonnumre er en vigtig platform for at give din organisation et professionelt image og forbedre virksomhedens omdømme positivt. Du kan optage tilpassede hilsen beskeder til opkaldere. Det er også muligt at afspille musik eller stemmemeddelelser til kunder, mens de venter på at blive overværet af supportteammedlemmer.
automatiserede voice response-systemer eliminerer behovet for døgnet rundt receptionister og gør kundekommunikation mere smidig, fleksibel og lydhør. Som et resultat ændrer forretningstelefonnumre den måde, kunderne opfatter din organisation på, og skaber et robust virksomheds omdømme for din virksomhed.
8 – øget mobilitet
mobilitet er navnet på spillet i denne nuværende digitale æra, og VoIP-kontortelefonsystemer er det hurtigste medium til at forbedre kundernes tilgængelighed ved at fremme forretningskommunikation på farten! Kontortelefonnumre, der er drevet med VoIP-teknologi, er et nyttigt værktøj for virksomheder, der har fjernarbejdere og opererer fra flere steder over hele kloden.
virtuelle telefonnumre gør det også muligt for teammedlemmer at forblive forbundet med eksterne partnere og ledere uanset geografisk placering – alt hvad der kræves er en højhastighedsinternetforbindelse, så medarbejderne kan være tilgængelige.
9 – Call Supervision
disse funktioner er meget nyttige, når du træner medarbejdere eller fører tilsyn med dem.
der er fire ledende måder, hvorpå systemet hel=
- overvågning: det giver dig mulighed for at lytte til en telefonsamtale. Ingen af parterne på opkaldet kan høre dig. Denne funktion er nyttig til at holde årvågenhed over opkaldskvaliteten.
- hvisken: ledere kan kræve nogle vejledning under håndtering af visse kunder. Denne funktion hjælper dig med at tale med organisationens interne medlemmer uden at lade kunden vide, hvem der taler, eller hvad personen taler.
- Barging: Denne funktion giver dig mulighed for at indtaste et løbende opkald, som lader begge parter høre dig. Dette svarer til konferenceopkald, men det kan indledes på ethvert tidspunkt. Antag for eksempel, at der foregår en samtale mellem en medarbejder og en klient; du kan overvåge og hoppe ind for at smide forslag, når du vil.
- optagelse: optagelse er også mulig ved et enkelt tryk på en knap. Denne optagelse kan gemmes som en lydfil og hentes senere til enhver uddannelse eller juridiske formål.
hvilke funktioner skal du kigge efter i et Kontortelefonsystem?
at vælge et kontortelefonsystem med alle de væsentlige funktioner, du har brug for, hjælper dig med at få mest muligt ud af din investering.
1-Overførsel af opkald
vil du overføre dit opkald, når du ikke kan nås eller har travlt? CallHippo tilbyder to typer af opkald overførsel funktioner: kold og varm.
en kold overførsel er, når du overfører opkaldet til kontakt uden at tale med den nye kontakt. Ved hjælp af denne indstilling kan den valgte forbindelse vælge at acceptere eller afvise anmodningen. Når opkaldet er modtaget, vil det blive droppet i din ende.
en varm overførsel er, når du taler til den nye kontakt, før opkaldet overføres. Du kan også deltage i og gøre det til et 3-vejs opkald.
2 – opkaldsoptagelse
der er kun et lille antal VoIP-telefonsystemer, der tilbyder opkaldsoptagelse. Lyden bliver gemt i skyen, og du kan hente oplysningerne til enhver tid, når det passer dig.
her er nogle store fordele ved opkald optagelse for din virksomhed:
- forbedre agent ydeevne: Ved at overvåge opkald, kan du give feedback til agenter på Do ‘s og Don’ ts af kundeservice ledelse og hjælpe dem med at forbedre over tid.
- Spor fremskridt og forbedring: Det er en god ide at sammenligne den måde, dit team taler til dine kunder nu med den måde, de plejede for nogen tid siden. Det giver dig en ide om, hvorvidt nogen forbedring opnås eller ej.
- omfang af R & D: Cloud-telefonsystemer som CallHippo giver dig mulighed for at dele dine opkaldsoptagelser i din organisation. Ved at dele opkaldene med din r & D afdeling, kan du få en bedre ide om, hvordan kunderne bruger dit produkt, hvilke problemer de står over for, og så videre. Sådanne oplysninger resulterer i forbedringer i dit produkt og dine tjenester.
- undgå unødvendige problemer: det sker ofte, at utilfredse kunder anlægger sag mod et firma, der derefter involverer advokatsuiter, og tingene bliver rodet. Således har et opkald rekord database giver dig gearing mod sådanne problemer og løser dem uden irritation af at involvere nogen advokater. Desuden opbevares en sådan opkaldsdatabase automatisk af et skybaseret telefonsystem og hjælper dig med at overholde tekniske, juridiske og serviceniveauretningslinjer.
3- Opkaldskonferencer
at drive forretning er ikke en tur i parken. Ofte skal du ansætte en eller flere personer fra dit team for at få dit arbejde gjort. I sådanne tilfælde har du brug for samlet kommunikation, der tilbyder opkaldskonferencer.
selv et lille kontortelefonsystem har en opkaldskonferencefunktion, der giver dig mulighed for at samle folk, selvom de ikke er på samme kontor. De kan tage opkald fra hvor som helst i verden, så længe de har kontorets telefonnummer. Desuden hjælper opkaldsoverførsel folk til
4 – Opkaldskø
hvis du har mere arbejde i hånden, end du kan klare, kan en opkaldskø gemme din bacon. Opkaldere behøver ikke at høre engagerende bip, mens de venter. I stedet vil de blive placeret i en linje. Du kan også lægge en automatisk besked, der fortæller dem om dine produkter, tjenester, rabatter og andre tilbud, så chancerne for at hænge opkald reduceres.
Opkaldskø reducerer nedslidningsforholdet, da det fortæller den, der ringer op, det nøjagtige tidspunkt for svaret og afskrækker dem fra at lægge på.
vi tilbyder opkald kø i bronce og over planer. For prissætning, tjek her.
5 – Opkaldsbrødning
Opkaldsadministratorer kan bruge opkaldsbrødning til at måle ydeevnen for opkaldsagenterne. Hvis de finder ud af, at en agent står over for ethvert problem, mens de snakker med kunden, kan de hjælpe dem og håndtere situationen. Når de ser, at en kunde ikke er i stand til at løse en forespørgsel, kan de gribe ind og redde deres hud. Derfor hjælper det med at nippe problemet i knoppen.
Barging er en forretningstelefonfunktion, hvor ledere kan lytte til live-opkald i realtid. Det hjælper dig med at forstå dine kunder og tilbyde værdi til dem på en bedre måde. CallHippo tilbyder call barging funktioner i sølv og over planer.
6 – IVR
det er umuligt altid at have en menneskelig receptionist til at besvare opkald. Udover, med teknologirevolutionen, virksomheder som dig ansætter auto ledsagere til at styre indgående opkald.
denne funktion hilser kunder på flere sprog og stiller spørgsmål som hvad de har brug for. Det leder dem også til at udføre en bestemt handling, der vil tage dem i den ønskede retning.
CallHippo tilbyder flersproget IVR til at hjælpe dig med at hjælpe dine kunder. Du kan vælge dit foretrukne sprog fra listen lige i din konto.
godt at have kontor telefon system funktioner:
- meddelelser (hilsner)
- Auto-attendant
- optaget lampe status
- viderestilling
- Opkaldsparkering
- opkaldsoptagelse
- Opkaldskonferencer
- direkte indadgående opkald (DID))
- hold musik
- intern/ekstern Opkaldsoverførsel
- instant messaging
- linjeudvidelser
- opkalds-id
- understøttelse af flere enheder
- realtidsanalyse
- overvågning af opkald i realtid
- gratisnumre
Hvem har brug for et kontortelefonsystem?
uanset hvilken branche du er i eller størrelsen på din virksomhed, har du brug for et telefonsystem til kontoret for at styre din virksomhed effektivt. Sådan kan et kontortelefonsystem spille en afgørende rolle i forskellige brancher:
IT-og Programmelvirksomheder
når vi er en IT-virksomhed, taler vi med personlig erfaring, når vi siger, at det at have et godt kontortelefonsystem kan spare op til 20% af din tid på kundeinteraktioner. Funktioner som IVR, velkommen og hold beskeder, og 24 * 7 opkald support giver dine kunder med en glat og dejlig oplevelse. Det giver en professionel fornemmelse til dit kundesupportteam og giver dem mulighed for at oprette forbindelse til kunder over hele verden.
skoler og universiteter
med skærme, der erstatter tavler, bliver uddannelsesindustrien mere teknisk kyndig til at levere uddannelse af høj kvalitet til studerende. Med brugen af kontortelefonsystemet tager uddannelsesindustrien endnu et skridt fremad på vejen for teknologisk udvikling. VoIP-telefonsystemet sigter mod at give bedre og mere omkostningseffektiv kommunikation i uddannelsesbranchen ved at tage telefonsystemet online. Det være sig forældre til en studerende, et familiemedlem til personalet eller en tredjepartsleverandør, der ønsker at gøre forretninger med din uddannelsesinstitution, svarer det skybaserede VoIP-telefonsystem til skoler og biblioteker fra CallHippo hver opkalder 24*7 i alle 365 dage af året.
offentlige institutioner
det er ikke let at køre et helt land. Hurtig og sikker kommunikation er nøglen til en funktionel regering. Et skybaseret kontortelefonsystem er one-stop-løsningen til alle kommunikationsproblemer, som regeringen står over for. CallHippo lover sikker og samarbejdende samlet kommunikation til lommevenlige priser. Lokale gratisnumre vil give større adgang til potentielle kunder og hjælpe dem med at udvide deres rækkevidde på deres respektive lokaliteter. CallHippo indeholder funktioner som Dynamic Number Insertion (DNI), som analyserer online trafik og angiver områder, der kræver mest opmærksomhed.
Healthcare Industry
et telefonsystem til medicinsk kontor er et VoIP-baseret system, som alle i sundhedssektoren bruger til at holde forbindelsen. Hele telefonsystemet uploades til skyen, hvorfra det kun er tilgængeligt af autoriseret personale. Det giver sundhedspersonale mulighed for at holde kontakten med deres medicinske teams og imødekomme patienternes behov. Det skybaserede kontortelefonsystem fra CallHippo tilbyder effektive kommunikationslinjer af høj kvalitet til sundhedsinstitutioner til rimelige og overkommelige priser.
restaurationsbranchen
i en branche, hvor kundeservice er rygraden, skal man bruge avanceret teknologi til at kommunikere med kunderne, lytte til deres forespørgsler eller klager og komme tilbage til dem med en løsning. Ved hjælp af VoIP-telefonsystemer kan personalet deltage i kundeopkald fra enhver del af hotellet eller restauranten. Hvis en medarbejder ikke er i nærheden, vil stemmeoptagelsen og IVR-funktionen være der for at tage sig af kunden i stedet.
viderestilling af opkald og intercom gør det muligt for hotellets personale at kommunikere effektivt på tværs af alle hjørner af hotellet. Dette gør det lettere for lederen at koordinere begivenheder, løse kundeklager og administrere hotellets personale og derved forbedre kundeservice og forbedre kundeoplevelsen.
ejendomsbranchen
når det kommer til ejendomsmæglere, uanset om de er freelancere eller arbejder for et etableret agentur, er fordelene ved et skybaseret kontortelefonsystem utallige. Bortset fra at give dem større fleksibilitet, det giver dem også døgnet rundt adgang til potentielle kunder over hele byen. Et sådant forretningskontor telefonsystem er bærbart, dvs.agenten kan bære det rundt, uanset hvor han går. Desuden kræver det ikke nogen fysisk telefonenhed eller endda et SIM-kort. Alt du behøver er enhver enhed med en internetforbindelse!
hos CallHippo er forretningskontortelefonsystemer til ejendomsbranchen meget overkommelige og funktionsrige. Ikke kun for virksomheder på virksomhedsniveau, CallHippo tilbyder også et kontortelefonsystem til små virksomheder. Vi tilbyder fleksibilitet til at vælge fra en bred vifte af funktioner og betale for de funktioner, du rent faktisk har brug for. Vi hos CallHippo, gør alt, hvad der er i vores magt for at sikre, at din ejendomsvirksomhed klatrer op ad stigen til vækst og forbedring!
Endelige tanker
uanset størrelsen på din organisation eller den branche, du er I, kan et kontortelefonsystem gøre forretningskommunikation lettere og mere effektiv. Det giver dig mulighed for at holde kontakten med vores kunder døgnet rundt (ved hjælp af auto-attendant).
funktioner som opkaldsanalyse, opkaldsoptagelse, opkaldsoverførsel og IVR giver dig mulighed for at give den bedst mulige kundeoplevelse og forbedre dit brand omdømme.
Leder du efter et kontor telefonsystem? Kontakt os for at lære, hvorfor CallHippo kunne være din bedste investering!