et møde organiseret på den bedste måde er en fantastisk måde at få rigtigt arbejde udført på. Jeg følger denne regel i min ledelsespraksis, når jeg vil planlægge og spore mine projekter på en effektiv måde. Jeg ved med sikkerhed, at projektmøder (ledelsesmøder) spiller en vigtig rolle i udviklingen af teamkommunikation, ledelse og teamarbejde. Jeg bekræfter også, at projektmøder lader organisere formelle diskussioner og værksteder, der er udpeget til at generere de bedste gruppebeslutninger og løsninger.
så jeg besluttede at skrive denne artikel, der giver projektmødedefinitionen, forklarer, hvad kick-off-mødet betyder, og beskriver, hvordan man skriver en dagsorden for et typisk møde. Jeg tror, at mit arbejde vil være nyttigt for dig, især hvis du udvikler din karriere som projektleder. Da projektledelsesmøder er nødvendige, og der gennemføres regelmæssige begivenheder i hele projektgennemførelsens livscyklus, antager jeg, at det vil være meget vigtigt for dig at forstå definitionen og vide, hvordan du planlægger dagsordener og arrangerer kick-off-mødet. Så læs artiklen og lad dine kommentarer og forslag. På forhånd tak!
Mødedefinition
projektmøder henviser til en effektiv metode til at distribuere information og kommunikere med teamet og interessenter. Der er mange slags og typer projektmøder, og nogle gange er det svært at give en omfattende projektmødedefinition, der kan dække alle aspekter af begivenheden. I denne artikel præsenterer vi en fælles definition af projektmøder.
et projektmøde er en regelmæssig begivenhed, der involverer alle, der deler eller er interesseret i projektet, i at kommunikere med andre deltagere og interessenter ved at diskutere spørgsmål, fremsætte forslag, godkende eller afvise tilbud med det formål at generere gruppebeslutninger, der bidrager til hurtigere projektlevering i henhold til de planlagte mål og forventede resultater.
her er flere slags projektmøde:
- regelmæssige teammøder er de hyppigste møder, der kan organiseres og gennemføres mange gange i løbet af projektgennemførelsesprocessen. Regelmæssige (daglige, ugentlige, månedlige) møder er planlagt og specificeret i kommunikationsstyringsplanen.
- Change Control møder arrangeres af et change control board og er beregnet til at gennemgå ændringsanmodninger. Bestyrelsen træffer beslutninger om godkendelse af alle de ændringer, der er sket, og kommunikation med interessenter til information og opfølgningsaktioner.
- Statusanmeldelsesmøder arrangeres regelmæssigt for at udveksle og analysere oplysninger om projektets aktuelle fremskridt og dets præstationer. Under et sådant møde distribuerer projektlederen præstationsrapporter blandt deltagerne for at give teamet og interessenterne mulighed for at få synlighed i aktuelle præstationsniveauer og opgavefremskridt. Statusanmeldelsesmøder er også kendt som præstationsanmeldelser.
Kick-off møde
et projekt Kick-off møde er en planlægning begivenhed (typisk organiseret og gennemført i form af et værksted) afholdes i starten af projektet (eller dens specifikke fase) for at sikre, at alle involverede i at levere projektet klart forstår de mål, procedurer og planer.
kick-off-mødet betragtes ofte som den formelle start på teambuilding-processen, når projektlederen med hjælp fra teamledere præsenterer aktiviteter til teambuilding og træning. Hvis mødet er organiseret i begyndelsen af et projekts fase, fungerer det normalt som en måde at tilpasse holdets forståelse af projektmålene med faktiske planer og procedurer.
en typisk dagsorden for projektets kick-off-møde indeholder følgende punkter:
- etablere ledelsesrammen, herunder nøglefaser, mål, interessenter, succeskriterier, forretningsbehov, leverancer mv.
- gennemgå og opdater (hvis nødvendigt) business case.
- lav ledelsesstrukturen, herunder ledelsesansvar og roller, rapporteringsprocedurer, kontroller, ledelsesdokumentation mv.
- igangsæt planlægningsaktiviteter, herunder vigtige milepæle, opgavesekvens, prioritering, opgaveafhængigheder osv.
- start risikostyringsprocessen gennem løbende risikoanalyse.
- Byg holdet.
- Opret kvalitetsstyringsplanen, herunder kvalitetskontrol og sikkerhedsprocedurer.
Project Kick-Off Meeting Agenda (skabelon)
Tips til planlægning af statusmøder
hvis du tager rollen som projektleder, skal du være klar til at planlægge og afholde projektmøder regelmæssigt. Dette vil være en del af dine projektledelsesopgaver. Projektmøder hjælper dig med at sikre, at projektet skrider frem som planlagt, og at eventuelle problemer løses på den rigtige måde.
følgende projektmødeplanlægningstips er designet til at hjælpe dig med at forstå, hvordan du organiserer møderne, og hvilke væsentlige ting der kræves for at gøre din indsats mere effektiv. Her er tipene:
- Sæt mål. Dette tip til projektmøde forudsætter, at hvis du ikke angiver klare mødemål, er mødet dømt til at mislykkes, fordi det ikke giver resultater, og der genereres ingen løsning. Før du beslutter dig for at planlægge en mødedato, skal du sørge for, at du har angivet en række smarte mål. SMART betyder specifik, målbar, opnåelig, Relevant og rettidig.
- Skriv en Mødedagsorden. At udvikle og følge en dagsorden giver dig mulighed for at gøre statusmødet kortere, men alligevel mere effektivt. Du får flere chancer for at afslutte mødet med forventede resultater og rettidigt. Du skal udarbejde en dagsorden 2-3 dage før startdatoen og inkludere en liste over begivenheder, der er planlagt og prioriteret. Mødeplanlægningsprogram hjælper med at gøre det.
- Hold Dokumenter Organiseret. Det betyder, at du skal gøre mødedokumenterne så kortere som muligt. Når du bruger bunker med papir til at afholde mødet, vil du sandsynligvis mislykkes, fordi flere dokumenter kan motivere og vildlede dit team og forårsage rod. Derfor skal du prøve at opbevare 1 eller 2 ark papir for at opretholde mødet. Det anbefales også at bruge en skabelon til gennemgangsmøder, der indeholder generelle punkter på din dagsorden og beskriver, hvilke problemer der skal løses.
- inviter de rigtige mennesker. Medlemmer af dit team er naturligvis de største deltagere i dit projektledelsesmøde. Imidlertid, fra tid til anden kræver nogle møder nogen fra seniorerne. Efter dette projektmødeplanlægningstip skal du på forhånd vide, om den øverste ledelses deltagelse er påkrævet, og derefter sørge for, at enhver berørt person får besked om det kommende møde og de problemer, der skal løses. For nemheds skyld kan du bruge mødeplanlægningsprogrammet til at lave noter på din opgaveliste og dagsorden.
- Opret et passende og behageligt fysisk miljø. Bemærk, at dit projektmøde skal afholdes i et behageligt og godt ventileret rum, især hvis det er sommertid. Glem ikke at give dine deltagere iskoldt vand, te, kaffe eller/og nogle ikke-alkoholholdige drikkevarer, der får dine lyttere til at føle sig mere komfortable. Efter dette tip til mødeplanlægning, du skal tilføje poster til din opgaveliste og oprette en liste over alle de drikkevarer, der skal tilberedes på forhånd inden mødestart.
- Start og afslut mødet til tiden. Folk kan ikke lide, hvis en begivenhed går ud af tidsplanen, og sandsynligvis er der ikke noget mere frustrerende end sene møder. Dette projektmødetip siger, at du skal sørge for, at alle deltagere er opmærksomme på start-og sluttidspunktet. Det anbefales at sende (enten mundtlige eller skriftlige) meddelelser til deltagerne. Du kan også bruge dit mødeplanlægningsprogram til at indstille e-mail-påmindelser og sende elektroniske meddelelser.