Event management er en proces. Kræver brug af business management og færdigheder. At forestille sig, planlægge og gennemføre sociale og forretningsmæssige begivenheder. Det indebærer visualisering af koncepter, planlægning, budgettering, organisering og produktion af begivenheder. En perfekt og kraftfuld blanding af kreative og tekniske færdigheder. Oprettelse og levering af en fokuseret begivenhed for en målgruppe.
feltet event management er så stort, at det ikke har en lærebog definition. Nu Kan du ikke definere det uden at vide, hvad ‘begivenhed’ og ‘ledelse’ betyder.
Hvad er en begivenhed?
alt hvad der sker, især noget af betydning. Det kan være en planlagt offentlig eller social lejlighed. En begivenhed kan være en bryllupsfest, kontorfest, modeudstilling, konference, produktlancering, sportsbegivenhed, rockkoncert, udstilling, seminar og meget mere…
Hvad er ledelse?
ifølge Henri Fayol, “at styre er at forudsige og planlægge, organisere, kommandere, koordinere og kontrollere.”Forenkling af det yderligere, ledelse er den måde, noget håndteres på. Eller ved hjælp af nødvendige færdigheder til at nå de ønskede mål og målsætninger.
Event Manager – Jack of all Trades
Find et sted, Vælg et godt tema, book et DJ/band, organiser god mad og send invitationer. Mange mener, at det er let at designe og producere begivenheder. Gør du?
oprettelse af en vellykket begivenhed kræver meget hårdt arbejde, færdigheder og oplevelser. En event manager kræver den rigtige blanding af de tre for at være god.
en leder planlægger, organiserer og udfører forskellige typer og størrelser af arrangementer. Enkelt sagt er det jobbet at arbejde med budgetter, tidsplaner og forskellige leverandører. Derefter skaber den perfekte begivenhed for klienten.
en event manger ‘ s job kan være svært, men i praksis er det det mest spændende og givende job på planeten.
færdighed kræves for at blive en Event Manager
styring og produktion af en begivenhed effektivt kræver en betydelig vifte af færdigheder. En event manager skal besidde disse færdigheder sæt:
- være i stand til at multi-task
- stor kommunikation og mennesker dygtighed
- ekstraordinær organisatorisk færdighed
- besidder kreativitet
- højt niveau af opmærksomhed på detaljer
- gode forhandlings -, Salgs – og marketingfærdigheder
- evne til at arbejde under pres og stramme deadlines
- vær street-smart til at løse problemer hurtigt
- budgetbevidsthed
begivenheder-oplevelsesmæssige af natur
en begivenhed kan være en offentlig forsamling eller en social sammenkomst. Begivenhedens formål kan være fest, uddannelse, markedsføring eller genforeninger …
begivenheder er så varierede og ubegrænsede. Næsten hver begivenhed adskiller sig fra en anden. En event manager vil næsten aldrig opleve det samme med hver begivenhed. Fordi hver klients behov adskiller sig fra en anden. En event manager sikrer begivenheden kører problemfrit i henhold til kundens brief.
typer af begivenheder
begivenheder kategoriseres almindeligvis som følger
Festivalbegivenheder
begivenheder oprettet for at fejre en festival er mest almindelige. Alle religiøse festivaler falder ind under denne kategori. Festivaler som Shivaratri, Dussehra, Makar Sankranti, Divali, Jul, Holi, Eid, nytår fejres i al herlighed…
Berømtheder kaster ofte udstillingsstopende fester for at fejre festivaler. De inviterer deres familier og venner til at deltage i festlighederne med dem. Kunder engagerer ofte begivenhedsledere til at arrangere storslåede fester upåklageligt.
særlige begivenheder
særlige lejligheder spiller altid en væsentlig rolle i vores liv. Det være sig genforeninger, fødselsdage, jubilæer eller bryllupper, vi vil fejre dem med storhed.
-
fødselsdagsfester
Borte er dagene med en simpel husfest. For at holde med skiftende tider, fødselsdage er gået større end livet. En event manager ansætter børnevenlige spillesteder, hoppende slotte med god mad og drikke og underholdning som marionet eller magiske viser at holde børnene opslugt… indarbejde et tema som ‘frosne’ eller ‘Gurli gris’ i alt fra invitationer til bestik til dekorationer og give væk gaver…
-
bryllup
fra forlovelsen, haldi ceremoni, mehendi funktion til sangeet og brylluppet. Indiske bryllupper indebærer forskellige ceremonier og ritualer. Event manager har mange ting at planlægge og udføre på grund af forskellige ceremonier.
-
jubilæer
fra at skabe den mest romantiske dag for parret til at organisere den største fest nogensinde. Jubilæer spiller en vigtig rolle i folks liv. Hvilken bedre måde at tilbringe den vigtige dag ved at engagere en event manager til at skabe en perfekt dag for dig!
-
genforeninger
det være sig skole eller college genforeninger … en event manager vil sørge for at skabe en sjov dag. Fra at finde det perfekte sted til at organisere sjove spil, underholdning, cateringfirmaer og sørge for at fange hvert dyrebart øjeblik med en fotograf…
underholdning, kunst og kulturelle begivenheder
har du nogensinde været på et modeudstilling og set Berømtheder gå rampen? Eller, følte du elektriciteten bølge gennem dig, da du stod blandt tusinder på en rockkoncert? Tænkte du ikke “Jens”???
al denne elektrificerende energi, der blev skabt ved disse begivenheder, var et Begivenhedsadministrationsfirmas hårde arbejde. Der er en hel masse begivenheder, der falder ind under denne kategori. Fra de mange prisceremonier såsom Filmfare-priser eller IIFA-priser, modeudstillinger, klassiske danseforestillinger, vejudstillinger, musikkoncerter, til kunstudstillinger, kunståbninger og endda kunstværksteder…
underholdningsbegivenheder er velkendte for deres evne til at tiltrække et stort publikum. Større publikum betyder generelt bedre budgetter. Men der er risici involveret, når billetsalget ikke når forventede mål!
møde og udstillinger
en stor og konkurrencedygtig kategori selv. Mange konventioner tiltrækker tusinder af mennesker. Nogle møder kan kun have en håndfuld mennesker, men de kunne være virkelig højt profilerede deltagere.
fra en stor gruppe mennesker, der deltager i “Forbedre dine forældrefærdigheder” konference, til 1000 ‘erne af mennesker, der deltager i en’ ejendomsudstilling’, til et sjovt Børnekarneval, til endda at arrangere en tale på Infosys… der er meget for en event manager under denne kategori.
Marketing og salgsfremmende begivenheder
kommercielle begivenheder kommer med høje budgetter og høje profiler. Fra lanceringen af en berømthedsparfume, en ny vaskevæske eller den nyeste Volvo. Formålet med salgsfremmende begivenheder er at differentiere produktet fra sine konkurrenter. Sørg for, at den nye produktlancering er mindeværdig. Mediegiganter inviteres normalt til disse begivenheder. Hvis det lykkes, ville det gøre en stor karriere for en event manager.
sportsbegivenheder
fra De Olympiske Lege, Samveldet, til badminton turneringer eller vores helt egen dille efter IPL (Indian Premier League) alle disse klassificerer under sportsbegivenheder…
sportsbegivenheder, der gennemføres i hver by, by, stat og land, tiltrækker internationale sportsmænd og-kvinder på højeste niveau. En event manager organiserer Logistik, catering … en dag med sight-seeing på off-dage, fremvisning af skønhed og traditioner i landet, er en anden stor mulighed.
en event manager skal også have et medicinsk team på standby for eventuelle nødsituationer. Planlægning og produktion af en fantastisk ærefrygtindgydende åbnings-og afslutningsceremoni er en anden bedrift.
velgørenhedsbegivenheder
fra sportslindring, til maraton, til bloddonationslejre eller endda et lækkert bagesalg. Velgørenhedsbegivenheder bliver virkelig almindelige i alle større byer i hele Indien. Der er mange store virksomheder, der gennemfører velgørenhedsarrangementer i Indien i disse dage. Det tager normalt flere måneder at arrangere en enorm velgørenhedsbegivenhed.
hvis det er en formel begivenhed, så inviterer vigtige forretningsmænd, iværksættere eller endda berømtheder en forskel… men hvis uformel er planen, at have masser af underholdning, beslutte et godt tema og skabe et program omkring det vil hjælpe. Hvis arrangøren kan reb i en populær personlighed som æresgæst, en enorm valgdeltagelse ville følge.
varierede begivenheder
der er bare nogle begivenheder, der trodser kategorisering. Blomster, frugter, hunde… alle giver fokus for en begivenhed i verden. Begivenheder som Blomsterudstillingen i Ooty eller All India Championship-hundeudstillingen i Bengaluru er almindelige eksempler.
Hvad involverer Event Management?
Event management er den hurtigst voksende industri i Indien. Hurtigt voksende spring og grænser hvert år. De typer af begivenheder er vigtige for enhver snart-til-være event manager. Endnu, det er vigtigt at forstå, hvad der går ind i planlægningen og udførelsen af en begivenhed.
uanset om du bare organiserer en vens bryllup eller producerer en multinational produktlancering. Der er visse væsentlige opgaver;
-
klare mål
at forstå kundens mål er meget vigtigt. Hvad er formålet med arrangementet? Hvilken erfaring ønsker vi, at folk skal have? Planlægning af enhver begivenhed er umulig uden klare mål.
-
administration af budgetter
at have et effektivt budget kommer ud for at forstå kundens mål. At levere en stor begivenhed er let, når du har alle midlerne uden spørgsmål. Men at producere en fantastisk begivenhed med et begrænset budget staver ‘stor ledelse’.
-
fastlæggelse af tidslinjer
sørg for, at din klient og du er enige om en tidslinje. At bestemme, hvad der skal ske, og hvornår det skal ske. De fleste begivenheder involverer tidsstyring, planlægning og koordinering. Sørg for, at alle lejede leverandører udfører de samme metoder.
-
Vælg et sted
at vælge et sted kan virke som det enkleste job. Men det er vigtigt at vælge det rigtige sted, der passer til din begivenhed som en handske. Dette indebærer forskning, omkostningsforhandling, opbygning af et forhold og færdiggørelse af den bedste.
-
Sourcing og administration af leverandører
hver begivenhed involverer en række leverandører. Arrangøren samler forskellige leverandører såsom cateringfirmaer, indretningsspecialister, underholdning… kontakte sælgerne, kortliste, forhandle omkostninger og færdiggøre kontrakter. Fra Da af, effektivt at styre alle leverandører. At sikre, at de opfylder deres roller til tiden, med kvalitetsprodukter og inden for budgettet er afgørende for begivenhedens succes.
-
Marketing og kommunikation
i dag involverer dette forskellige kanaler fra direkte mailere, til sociale medier og digital markedsføring. Afhængigt af begivenheden udfører ledere markedsføring og kommunikation i overensstemmelse hermed.
-
håndtering af risici
begivenheder er komplekse. At have mange elementer i en begivenhed betyder flere muligheder for fiasko. At forstå, hvad risikoen kan være, er afgørende. At tænke på, hvilke risici der kan opstå, hvordan man minimerer dem og udvikler en beredskabsplan er en vigtig opgave for enhver begivenhed.
-
tænk bæredygtigt
når du planlægger og udfører en begivenhed, skal du tænke på, hvordan du kan gøre en forskel. Prøv at tage beslutninger i begivenhedsstyringsprocessen, der ville have en miljøpåvirkning.
fordele ved at bruge et Event Management firma
der er mange fordele ved at bruge et event management firma til at styre din begivenhed. En af dem er stressreduktion-det er hvad de fleste kunder fortæller os! Så her er vores fordele ved at bruge et event management selskab:
- sparer dig tid og penge
- giver dig kreative ideer, der fungerer for dig
- ekspertplanlægning og budgetstyring sikring af en vellykket begivenhed
- professionel levering på begivenhedsdagen
- styring af risici
Tips til vellykket begivenhedsstyring
planlægning af en begivenhed kan være stressende og lader ofte arrangører føle sig overvældede. Dette er få tip til at hjælpe med at mestre kunsten at administrere begivenheder;
- en tidlig Start
Begynd planlægningen så snart du kan. Realistisk, arrangørerne begynder at planlægge en stor begivenhed 4 til 6 måneder i forvejen. Mindre begivenheder har brug for mindst 1 måneds planlægning. At få et forspring hjælper begivenheden med at flyde glat.
- Vær fleksibel
ændring er tydelig. Så uanset om det er event tid, mødested eller tema, sikre, at du er fleksibel og kan opfylde de skiftende krav head-on.
- forhandle
på trods af hvad leverandører fortæller dig, er alt omsætningspapirer. Bestem dit budget for hver leverandør inden dit møde. Tilbyd at betale 5-10% lavere end dette tal. Din leverandør kan sætte en kamp, men i sidste ende vil de have din virksomhed.
- delegeret ansvar
Opdel begivenheden i forskellige sektioner. Tildel derefter et afsnit til hvert medlem i dit team. Når et medlem håndterer en division, vil han/hun være mere opmærksom og bemærke eventuelle små ændringer.
- Opret en Backup Plan
det er sjældent at se en begivenhed køre problemfrit uden problemer. Vurder det vigtigste i dit arrangement og lav en backup plan. På denne måde har du et alternativ, hvis behovet opstår.
- lav en øvelse
to uger før den faktiske begivenhedsdato skal du gennemgå hele begivenheden. Organiser et møde med dit team og gå gennem alt. Lige fra den indledende opsætning til opfølgningsprocessen. Mange gange opstår der komplikationer på dette møde. Det giver dig en chance for at rette dem før hånden.
- Fotografi alt
“et billede er tusind ord værd” er en meget almindelig sætning. Så udstationering positive billeder online er en glimrende måde at bevise succes for en begivenhed. Hvis du har budgettet, skal du ansætte en fotograf. Snap alt muligt, ligesom spillestedet, begivenhed branding, masser af deltagere har en stor tid…
- få Online
sociale medier er vejen til at markedsføre eller fremme din virksomhed. Opret en brugerdefineret hashtag til din begivenhed på kvidre og opfordre folk til at kvidre om det. Opret en Facebook-side og få folk til at følge dig.
- rettidig opfølgning
efter at have afsluttet en begivenhed, mange arrangører gerne tage en pause. Fortsæt med at følge op med deltagere via e-mail eller sociale medier, og vis begivenhedens succes for at få mere forretning.
en karriere i Event Management
området for event management er glamourøse og sjov. Der er aldrig et kedeligt øjeblik. Dette er en industri, der holder dig på tæerne! Det udvikler sig hurtigt og udvikler sig.
hvis du brænder for en karriere inden for event management, så frivilligt eller praktikant for at få en reel verdensoplevelse af, hvad der er involveret i begivenheder. Til at begynde med vil det hjælpe med at opbygge din portefølje og give dig uvurderlig oplevelse. At bringe dig troværdighed med potentielle arbejdsgivere. Det giver dig også mulighed for at se, om det er noget for dig at arbejde i begivenheder.
et bedre alternativ… du kan vælge at gøre et kursus i Event Management fra de mange ansete institutioner i Indien eller i udlandet. Fortsæt dette efter afslutningen af din 12.standard eller eksamen.
så vil du arbejde i det uimodståelige felt af Event Management???