Hvad er Kontorlayout? Mål, principper, typer

Hvad er Kontorlayout?

Kontorlayout kan defineres som arrangementet af udstyr inden for den tilgængelige gulvplads. Office layout beskæftiger sig med design og opsætning af et kontor. Det tager højde for alt tilbehør og udstyr, der er nødvendigt på et kontor.

detaljerne i kontorarbejdet afhænger af den involverede virksomhed og de udførte aktiviteter. Funktioner på et kontor som mennesker, rum, udstyr, møbler og miljø skal passe godt sammen for at arbejderne kan føle sig sunde og komfortable og være i stand til at arbejde effektivt og produktivt.

mål for Kontorlayout

som tidligere nævnt er hovedformålet med kontorlayout at sikre Økonomi og effektivitet i kontorarbejde. De mere specifikke mål for kontorlayout er:

• at give maksimal mulighed for tilsyn.
• for at sikre maksimal udnyttelse af rummet.
• at give tilstrækkelig privatliv og sikkerhed til personer med fortroligt arbejde.
• at give tilstrækkelig plads til bevægelse af mænd og brug af maskiner.
• for at tillade jævn strøm af arbejde.
• for at holde driftsomkostningerne på et minimum.

visse principper for layout kan følges for at nå disse mål. Afdelingens tendens til at sprede sig for at udfylde ledig plads, selv på bekostning af ulejligheden, skal forhindres. Der bør også tages behørigt hensyn til arbejdspladsens ordnede udseende, da det hjælper med at opnå bedre medarbejdermoral.

principper for Kontorlayout

følgende principper for kontorlayout er udviklet til vejledning af kontorchef, der designer kontorlayoutet:

1. princippet om tværfagligt forhold
2. princippet om arbejdsstrøm
3. princippet om maksimal udnyttelse
4. princippet om fleksibilitet
5. princippet om servicefaciliteter
6. princippet om godt miljø
7. princippet om mindst omkostninger

princippet om interafdelingsforhold

aktiviteter udført i nogle af kontorets afdelinger er tæt indbyrdes forbundne. Disse afdelinger skal placeres ved siden af hinanden. Generalkontoret bør være centralt placeret, så fælles tjenester kan leveres bekvemt til forskellige afdelinger.

skillevægge og lydisolerede vægge skal opstilles for at adskille afdelinger ved hjælp af støjende maskiner som duplikationer, skrivemaskiner osv.

offentlige transaktioner, der kan indebære at deltage i henvendelser kvitteringer og betalinger af kontanter, modtagelse af mails mv. skal være tæt på indgangen til kontoret. De berørte personer og afdelinger bør placeres i overensstemmelse hermed.

princip for arbejdsstrøm

før du udarbejder layoutplanen, er det nødvendigt at studere arbejdsstrømmen på kontoret. De systemer og procedurer, der er fastlagt for forskellige operationer, skal også undersøges nøje. Om layoutet skal være et lineært arrangement eller V-formet afhænger af arbejdsstrømmen. Arbejdsstrømmen skal så vidt muligt være kontinuerlig, glat, lige og uden baglæns bevægelse.

princippet om maksimal udnyttelse

ledig plads skal udnyttes fuldt ud. Der skal være tilstrækkelig plads til hvert enkelt personale. Omkring 30 kvm. der kræves fodplads for hver enkelt kontorist i en afdeling. Udstyr og arkivskabe skal placeres på en sådan måde, at personalet kan være i stand til at nærme sig dem uden tab af tid eller besvær.

princippet om fleksibilitet

kontorlayout bør være så planlagt, at tilføjelser til personale og udstyr, der er nødvendige for at klare øget arbejdsmængde i fremtiden, kan være mulige med ringe justering.

princippet om servicefaciliteter

under planlægning af kontorlayout bør der tages passende hensyn til servicefaciliteter for medarbejdere som telefon, kantine, vaskerum, elevatorer, drikkevand osv. Disse faciliteter er afgørende for effektiviteten af arbejdet og bidrager til medarbejdernes komfort og trivsel.

princippet om tilsyn

med et stort antal kontoransatte på arbejdspladsen skal layoutet være udformet således, at det letter effektivt tilsyn og kontrol.

princippet om godt miljø

korrekt belysning og ventilation spiller en vigtig rolle i kontorets funktion. Indretning og ydre fremtoning bidrager til mental stabilitet og moral.

princippet om mindstepriser

Arrangement og omarrangering af kontorets indretning bør omfatte minimumsudgifter. Da godt layout sigter mod at udnytte den mest økonomiske og effektive udnyttelse af ledig plads, reduceres omkostningerne ved kontortjenester automatisk.

typer af Kontorlayout

der findes forskellige typer kontorlayout afhængigt af kontorets krav. Der er grundlæggende to typer Kontor, dvs.åbent kontor og privat kontor. Disse to typer layout kan yderligere opdeles i tre forskellige typer baseret på de nylige tendenser i kontorlayoutet, som diskuteres som følger:

1. åbent kontor
2. privat kontor

åbent kontor

et åbent kontor refererer til et stort rum, hvor alle afdelingernes medarbejdere og udstyr er anbragt under et enkelt tag uden skillevægge.

fordele ved open Office

• bedre pladsudnyttelse er mulig.
• det gør det muligt for folk at kommunikere med hinanden nemt på kontoret.
• uden skillevægge eller separate rum i en stor hal kan man få bedre belysning og ventilation.
• et kontors layout kan arrangeres og omarrangeres, så det passer til tidens krav.
• effektiv overvågning er mulig af færre vejledere, da der ikke er fysiske hindringer for observation af mennesker på arbejdspladsen.

ulemper ved Open Office

• arbejde vil blive påvirket af besøgende og bevægelse af personalet selv.
• der vil være intern støj fra samtale af personalet selv eller med de besøgende.
• infektion eller sygdomme kan sprede sig hurtigt.
• vækst og udvidelse af virksomheden og tilføjelse af personale kan resultere i overbelægning og overbelastning.

privat kontor

Private kontorer er små værelser besat af afdelinger. Hver afdeling vil blive placeret i hvert værelse. Sådanne værelser tildeles ved at overveje arten af det fortrolige spørgsmål, der skal behandles, eller for topembedsmænd osv.

fordele ved privat kontor

• der er en stigning i effektiviteten på grund af fraværet af støj.
• fortrolighed kan opretholdes, da større privatliv er muligt.
• det fremmer en personlig atmosfære.

ulemper ved privat kontor

• meget plads er spildt til partition.
• det er dyrere at bygge separate kontorer.
• rengøring af kontoret bliver et kedeligt job.

med hensyn til ovenstående kan vi have nogle variationer i den måde, kontorerne er organiseret på. Nogle af dem er angivet nedenfor.

• Anlagt Kontor: Et anlagt kontor er et åbent kontor, som arrangementet af lige linjer af skriveborde. Denne type struktur er velegnet til teknisk specialist, ledelsesinformationstjenester mv.
• bevægelige skillevægge: denne type struktur bruges i private kontorer. Bevægelige skillevægge af loft, delvis eller modhøjde bestående af metal -, træ -, glas-eller plastmaterialer bruges til at adskille kontorlokalet.
• modulære enheder: de optager mindre gulvplads; forbedre arbejdseffektiviteten ved at eliminere unødvendige bevægelser. Den mest populære type modulopbygget skrivebord er L-mønster skrivebordsenhed med en flad overflade.

fordele ved godt Kontorlayout

et layout designet efter nøje at observere ovenstående trin og med principperne og målene i betragtning, bør give følgende fordele:

• da layoutet er designet efter at have studeret arten af aktiviteter og rutediagrammer for hver afdeling, forventes effektiviteten af et individuelt medlem af kontorpersonalet at være høj. Dette skal igen forbedre kontorets samlede effektivitet.
• på grund af den forbedrede effektivitet bør omkostningerne ved kontoroperationer være lavere med en tilsvarende stigning i overskuddet.
• det er muligt at have optimal brug af maskiner og udstyr på kontoret. Layoutet giver fælles brug af maskiner og – udstyr, som reducerer kapitalinvesteringer.
• arbejdspladsens ordnede udseende er vigtigt for kontoransatte. Faktisk er kontorarbejdere lige så stolte af et imponerende kontor som virksomhedens ledere. En spændingsløs og forfriskende arbejdsplads øger medarbejdernes moral på et kontor.
• et veldesignet kontorlayout og de mennesker, der arbejder, forbedrer derefter organisationens velvilje. Besøgende og kunder føler sig stolte over at være forbundet med en sådan organisation.
• et godt kontorlayout gør tilsynet mere effektivt. Da arbejdsgangen tager den korteste rute, reduceres det faktiske tilsyn til * minimum. Effektiv overvågning med et minimum cost.is sikret.

Kontorophold

hver kontorchef er bekymret for at få kontorarbejde udført med den maksimale effektivitet og til minimale omkostninger. Dette ville kun være muligt, hvis han foretager et korrekt valg af medarbejdere, giver dem en ordentlig uddannelse og vejledning og placerer dem i passende job.

hvis kontorpersonalet imidlertid skal arbejde effektivt, skal det være ordentligt indkvarteret, have et godt arbejdsmiljø og være korrekt udstyret med passende indkvartering. Moderne udstyr og ordentlige arbejdsforhold er på ingen måde mindre vigtig faktor for at forbedre effektiviteten og reducere omkostningerne.

arbejdsstedet og dets omgivelser er vigtige faktorer, der i vid udstrækning påvirker medarbejdernes effektivitet. Da personalet skal forblive i lange timer på kontoret, og da det hovedsageligt udfører hjernearbejde og koncentrerer sig om de gentagne og monotone aktiviteter med udfyldning, indeksering, forsendelse, rapportering osv., det er ineffektivitet ville normalt være større i de kontorer, hvor indkvartering er tilstrækkelig, og miljøet og arbejdsvilkårene er rar.

principper for kontorindkvartering

mens du beslutter dig for kontorindkvartering, skal kontorchefen huske følgende principper

• kontoret skal være placeret på et passende sted, så det kan tjene hele organisationen på den bedst mulige måde.
• kontorlokaler skal være tilstrækkelige ud fra organisationens nuværende og fremtidige behov.
• der skal tages behørigt hensyn til de bekvemmeligheder og faciliteter, der er nødvendige for personalets komfort og trivsel, f.eks. vaskerum, toilet, vandkøler, kantine osv.
• servicefaciliteter som telefon, elevator, intern kommunikation osv.skal være tilgængelige på kontoret, mens andre som bank, transport, marked, posthus osv.

kontorets placering

når kontoret er oprettet, er det meget vanskeligt at flytte til et andet sted. Så før du starter kontoret korrekt placering bør vælges til kontoret, som pr kravene i de ansatte, besøgende og kunder.

kontorchefen skal overveje en lang række faktorer som markeder, arbejdskraftforsyning, lokale love, magt, skatter, tendenser inden for regional og lokal udvikling, transportfaciliteter og bedre infrastrukturfaciliteter osv. før du vælger en placering.

valg af placering afhænger også af omkostningsfaktoren. Den bedste placering er en, der giver den maksimale fordel til lavest mulige omkostninger.

mens du vælger placeringen, følgende aspekter bør tages i betragtning:

• bekvemmelighed for kunder: kontorets placering skal være tæt på de parter, som virksomheden har næsten daglig kontakt med.
• transport -, Post-og bankfaciliteter: kontoret skal være placeret på et sted, hvor der er gode transport -, Post-og bankfaciliteter.
• tilgængelighed af tilstrækkelig plads: det sted, der er valgt til placeringskontor, skal have tilstrækkelig indkvartering og fremtidig udvidelsesomfang.

valg af kontorplacering

da hovedformålet med et kontor er at lette forretningsførelsen, afhænger dets korrekte placering primært af, hvor det kan være mest fordelagtigt for virksomheden. Kontoret placering kan være enten i byerne sted eller i forstæder sted afhængigt af den service, de leverer.

dybest set er der fem faktorer, der påvirker valg af placering:

• nærhed til relateret Handel: Det er ønskeligt at have et kontor i nærheden af andre kontorer, der beskæftiger sig med samme handelslinje.
• nærhed til andre afdelinger: når alle funktioner i en virksomhed udføres på et sted, skal kontoret være placeret på samme sted, så det fungerer på en mere effektiv måde.
• nærhed til servicefaciliteter: kontoret skal være placeret i nærheden af sådanne servicefaciliteter som banker, stillinger og telegrafkontorer, jernbanestationer, markeder, handel eller børser osv.
• nærhed til transportfaciliteter: den lokalitet, hvor et kontor er beliggende, skal betjenes tilstrækkeligt af transporttjenester af enhver art.
• tilgængelighed af arbejdskraft: store kontorer, hvor der er behov for forskellige typer medarbejdere, bør overveje denne faktor.