Hvad er lønsystemer?

Hvad er lønningslisten?

lønningsliste er den proces, hvormed arbejdsgivere betaler en medarbejder for det arbejde, de har gennemført. Enhver virksomhed med medarbejdere skal have etableret en lønstyringsproces. En effektiv og effektiv lønningsproces sikrer, at medarbejderne betales nøjagtigt og konsekvent og giver HR chancen for at fokusere på andre aspekter af deres job.

lønningslisten synes enkel i sin kerne, men bliver kompliceret på grund af de forskellige fradrag, der kommer i spil. Arbejdsgivere skal grundigt forstå, hvordan man laver lønningsliste, hvordan man tilbageholder skatter fra hver lønseddel, og hvordan man sørger for, at skatter betales til det korrekte regeringsorgan. Arbejdsgivere kan også være ansvarlige for fradrag og betaling af præmier for forsikring og deponering af midler på pensionskonti eller til udvalgte velgørenhedsorganisationer.

lønadministration opgaver kan skabe en enorm byrde og uønsket stress for ejere af små virksomheder og kan være overvældende for store virksomheder. En forpasset frist eller forkert indgivelse af skatter kan resultere i bøder eller fængselstid. For at undgå disse problemer bør alle små, mellemstore og store virksomheder bruge lønprogrammer.

Hvad Gør Lønprogrammer?

a payroll management system er et program designet til at organisere alle opgaver af medarbejder betaling og skat arkivering. Disse opgaver inkluderer at holde styr på timer, beregning af lønninger, sporing af deltagelse, kildeskat og fradrag, udskrivning og levering af checks, udfyldelse af direkte indskud, betaling af præmier til forsikringsselskaber og/eller betaling af arbejdsskat til regeringen. Dette program kan købes via en HR-leverandør eller inkluderes i en HR-programpakke som et modul i et omfattende system.

lønprogram kræver, at arbejdsgivere indtaster medarbejderløn information og timer — men ikke meget ud over det. Derefter bruger programmet oplysningerne til automatisk at beregne og fradrage tilbageholdelser. De fleste lønprogrammer opdateres automatisk, når en skattelov ændres og minder arbejdsgivere om, hvornår de skal indgive forskellige skatteformularer.

Hvorfor Skal Små Virksomheder Erhverve Lønbehandlingsprogram?

løn er noget, der skal gøres nøjagtigt og regelmæssigt, så det giver mening for virksomheder at investere i et system, der automatiserer disse processer. Lønprogrammer kan afbøde fejl, forbedre compliance og spare tid. Med stadig mere brugervenlige muligheder hjælper lønprogrammer virksomheder overalt med at bevare kontrollen over lønprocesser, samtidig med at de giver større fleksibilitet end med outsourcet lønningsliste.

lønprogrammer er nemme at bruge og overkommelige og kan afbøde fejl i lønprocessen og reducere de timer, der bruges til at beregne medarbejdertimer, lønninger og skattefradrag, især for små virksomheder. Ejere af små virksomheder kan købe et overkommeligt system på deres lokale computer eller via en skytjeneste ved hjælp af en pay-as-you-go-model. De kan også opretholde mere kontrol over lønprocessen med dette program, som giver dem mulighed for at kompilere rapporter i deres eget tempo og foretage ændringer hurtigt, hvis behovet opstår.

hvordan man laver løn

når HR-afdelinger vælger at udføre løn manuelt, bruger det meget af deres tid. Selvom det er omkostningseffektivt, kræver det, at medarbejderne lærer lønnings-og skatterelaterede love og giver meget plads til fejl. Der er også en lang læringskurve for dette arbejde.

hvis du laver løn manuelt, vil HR-medarbejdere bruge betydelig tid på at spore oplysninger om lønsats og tilbageholdelse af oplysninger, medarbejderdata og mere. Når de først har fået disse data, kan de beregne lønninger ved at multiplicere medarbejdertidskort med lønsats, inklusive overarbejde eller optjente tip. Endelig vil de fratrække skattefradrag og distribuere checks og direkte indskud til medarbejderne.

med lønstyringsprogrammet håndterer din virksomhed stadig sine egne lønprocesser, men de tidskrævende aspekter automatiseres. Lønprogram er lidt dyrere end at lave løn manuelt, men de brugte penge vil være værd at reducere risikoen for fejl og tid sparet i mandetimer.

alt hvad du skal gøre er at købe et lønprogram efter eget valg, indtaste forretnings-og medarbejderoplysninger, give medarbejderne mulighed for at spore deres tid ved hjælp af Onlineprogrammer og lade systemet køre lønningslisten automatisk og distribuere deres løn.

Sådan vælger du Lønstyringsprogram til dine forretningsbehov

det er vigtigt at vælge et lønsystem, der passer bedst til din virksomhed, og der er flere faktorer, du skal huske på, når du beslutter dig.

1. din virksomheds budget: Først skal du analysere størrelsen på din virksomhed og beslutte, hvor meget du er villig til at bruge på lønbehandling. At kende dit budget og størrelsesklassificeringen af din virksomhed vil indsnævre listen over leverandører af lønprogrammer. Små virksomheder, der ikke forventer hurtig vækst, kan ønske at investere i billigere lønprogrammer, der udfører grundlæggende lønfunktioner.
2. Vendor omdømme og kapaciteter: næste, sammenligne tilbud af levedygtige leverandører og læse anmeldelser fra nogle af deres nuværende kunder. Store eller hurtigt voksende virksomheder kan ønske at investere i lønsystemer, der er integreret med andre aspekter af planlægning og human resources management. Overvej, hvor mange medarbejdere lønprogrammet kan håndtere og faktor i potentiel vækst. Hvis det er tilgængeligt, kan du anmode om demoer og se selv, hvor let programmet er at arbejde med, og hvor godt det passer til din virksomhed. Sørg for, at programmet er lavet af et velkendt mærke og ikke et nyt eller ustabilt firma.
3. sikkerhedsfunktioner: når du vælger et lønsystem, skal du kigge efter sikkerhed. At have adgangskodebeskyttede programmer beskytter din virksomhed mod manipulation af oplysninger og potentielle brud på datasikkerheden. Ideelt set bør systemet have gode sikkerhedsanmeldelser og vurderinger. Leverandørrepræsentanter skal også være i stand til at besvare eventuelle spørgsmål, du har om sikkerhed.
4. programmel fleksibilitet og kompatibilitet: næste at overveje er, om programmet viser sig at være kompatibel og fleksibel. Det er vigtigt at have lønprogrammer, der fungerer godt sammen med dine andre forretningssystemer og vil vokse med din virksomhed. Se efter integrationsfunktioner, og sørg for, at systemet matcher ethvert HR-eller finansielt program, du bruger i øjeblikket. Alternativt kan du overveje at få et system, der håndterer lønningsliste og andre funktioner, du vil automatisere.
5. rapport og historik synlighed: endelig vil du have et lønbehandlingssystem, der giver dig mulighed for at bevare kontrol og se rapporter og historiske oplysninger. Mens lønbehandlingsprogrammer er mindre modtagelige for fejl end manuelle systemer, er der stadig potentiale for funktionsfejl og fejl. Det kan være nyttigt at kunne gennemgå oplysningerne og foretage rettelser manuelt til tider.

fordele ved Lønbehandlingsprogram

investering i lønprogrammer kan spare arbejdskraft dollars, eliminere fejl og undgå overholdelsesproblemer. Processer kan afsluttes på en brøkdel af tiden, hvilket frigør medarbejderne til aktiviteter, der er mere befordrende for at generere indtægter. Lønprogram gør det også lettere for en virksomhed at tilpasse sig og påtage sig flere medarbejdere, når den vokser.

skift fra tredjeparts outsourcing til lønprogrammer sparer også penge, eliminerer potentialet for fejlkommunikation vedrørende løn og minimerer antallet af involverede leverandører. Hvis en lønløsning er en del af et omfattende HR-system, vil processerne blive strømlinet, og det kan være lettere at krydshenvise oplysninger til beslutningsformål.

forbedrer overholdelse

beregning af selskabsskatter og arkiveringsrapporter kan være forvirrende, og manglende frister for dette arbejde kan få store bøder og sanktioner. Payroll programmer giver oplysninger og påmindelser om compliance behov. Programmet opdateres løbende, så virksomheder altid har de mest aktuelle oplysninger om ændringer i skattelovgivningen og andre regler. Nogle programmer kan indstilles til automatisk at generere rapporter og filskatter, så ledere og arbejdsgivere skal blot indsende en godkendelse, før de færdiggøres.

beregner fradrag og nettoindkomst

når en medarbejders bruttoindkomst er fastlagt, beregner lønprogrammet automatisk fradrag som skatter, forsikring og pensionsopsparing. Fradragsbeløb trækkes automatisk, og en check trækkes eller direkte deponeres på en bestemt bankkonto. Nogle lønprogrammer kan også konfigureres til automatisk at tilføje refusion for kilometertal, rejseudgifter og andre medarbejderudgifter.

forbereder skatteformularer

lønprogram lindrer noget af stresset på skattetidspunktet ved automatisk at generere alle skatteformularer, der er nødvendige af medarbejdere, entreprenører og virksomheder. Almindelige skatteformularer, der kan genereres og udskrives eller sendes med et tryk på en knap, inkluderer V2 ‘er, V3’ er, 1099-MISC ‘er og 1099’ er.

beregning og arkivering af skatter er vanskelig i de bedste tider. Når du driver forretning og har medarbejdere i flere stater, alle med forskellige skattesatser, kan det hurtigt blive et HR-mareridt. Brug af en HRIS kan hjælpe din HR-afdeling med at holde øje med forskelle og ændringer i skattesatser, som kan variere efter postnummer eller stat.

holder optegnelser ubesværet

det kan være vanskeligt at føre poster med et manuelt system og kræver meget plads til filer og papirarbejde. Det er nemt at holde optegnelser med lønprogrammer og gemmer filer elektronisk. Gamle filer kan også tilgås eller slettes med et tryk på en knap, så opholder sig organiseret er enkel.

tillader medarbejder selvbetjening

selvom det ikke generelt er nødvendigt for mindre virksomheder, kan medarbejdernes selvbetjeningsmuligheder gøre livet lettere for personaleledere i større virksomheder. Selvbetjening giver medarbejderne adgang til personlige oplysninger om lønhistorik, fradrag, arbejdstimer, fordele, og anmodninger om fritid. De kan automatisk anmode om ændringer og gennemgå oplysninger i stedet for at skulle kontakte personaleafdelingen.

baseret i skyen

skybaseret program af alle slags bliver stadig mere almindeligt, og lønprogrammer er ingen undtagelse. Arbejdsgivere ser fordele ved at kunne få adgang til oplysninger fra fjerntliggende steder og betale for “program-as-a-service” på månedsbasis i henhold til deres behov i stedet for at komme med en stor sum for en komplet intern løsning.

Cloudprogrammer opdateres automatisk, når skatte-og overholdelseslove ændres, mens on-premise-programmer skal opdateres manuelt. Dette sparer tid på forskning og tekniske opdateringer og sikrer, at ledere og arbejdsgivere har adgang til nødvendige oplysninger.

eliminerer Lønfejl

håndtering af løn er en anden vigtig funktion i en HR — afdeling-og det er utaknemmeligt arbejde. Ingen lægger mærke til løn, medmindre noget er galt, og så er det stressende og tidskrævende at løse eventuelle fejl, der opstår. Selv uden fejl kan intern lønningsliste tage meget af HR ‘ s tid og indsats. Brug af en HRI ‘ er kan frigøre tid og lette stress ved at automatisere processen.

advarer personale om uoverensstemmelser

en HRIS advarer HR-personale, hvis der er uoverensstemmelser. Hvis nogen indtaster et forkert dollarbeløb eller antal timer, eller hvis noget er anderledes end tidligere lønsedler, kan systemet sende en advarsel. På denne måde kan eventuelle fejl fanges og rettes med det samme.

sikrer rettidige betalinger

HRIS-alarmer er ikke kun for fejl og uoverensstemmelser. At betale dine medarbejdere til tiden er afgørende for din virksomhed. En HRIS kan sende påmindelser, når det er tid til at gøre lønningslisten. Det kan også strømline og automatisere den direkte indbetalingsproces, hvilket gør rettidig lønning endnu lettere.

forhindrer Fejlklassifikationer

i organisationer med mange medarbejdere er det let for fejlklassifikationer at forekomme. Entreprenører kan indgå i systemet som medarbejdere og omvendt. Medarbejdere kan ansættes og indtastes i systemet, men ikke dukke op den første dag. Disse spøgelsesansatte, hvis de ikke blev fanget, kunne tegne en lønseddel uden nogensinde at arbejde en dag. Brug af en HRI ‘ er kan hjælpe med at fange og eliminere fejl og fejlklassifikationer som disse.