“indkøb til betaling” eller P2P er den fulde cyklus af handlinger og begivenheder, som en virksomhed engagerer sig i, når de kræver varer eller tjenester fra en ekstern leverandør. Denne cyklus beskriver de trin, som en virksomhed skal tage for at skaffe varerne og betale den passende overførsel til leverandøren, minus eventuelle rabatter og justeringer.
selvom det er simpelt i teorien, er den moderne P2P-cyklus for virksomheder på virksomhedsniveau en meget kompleks virksomhed med mange bevægelige dele. Efterhånden som virksomheder vokser og opererer i større skala, P2P og relaterede kreditorprocesser skal overgå fra enkle papirbaserede arbejdsgange til spredt indsats, der ofte kræver automatisering og computerhjælpemidler.
lad os undersøge de grundlæggende trin i en moderne P2P-cyklus, deres ineffektivitet, og hvordan moderne, AI-bemyndigede programmelløsninger kan integreres med førende ERP-platforme for succes og besparelser.
i denne hurtige vejledning undersøger vi svar på følgende spørgsmål:
- de 5 store Procure-to-Pay-procestrin
- Procure-to-Pay-løsninger
- Hvad er P2P-processen i SAP, når du bruger ReadSoft-Integration?
- omstilling af indkøb til betaling med avancerede Programmelløsninger
de 5 vigtigste Procure-to-Pay-procestrin
i en typisk procure-to-pay-cyklus er der fem faser for en virksomhed at nå en afsluttet transaktion. I store virksomheder forekommer forskellige dele af denne cyklus ofte hele dagen, hver dag. For multinationale virksomheder er indkøbscyklussen en kilde til en betydelig mængde information og omfattende ansvar.
Sådan fungerer det.
indkøbsrekvisition
på dette stadium identificerer virksomheden et behov for en del, et færdigt produkt, en tjeneste eller noget andet, som det måtte kræve fra en ekstern leverandør. Den afdeling, der har kravet, definerer behovet og sætter SPECIFIKATIONER. Indkøbsafdelingen tager derefter disse specifikationer og identificerer en leverandør eller vælger en foretrukken leverandør baseret på tidligere ordrer og erfaringer.
Indkøbsordre
med en leverandør identificeret skal købere bestemme den passende pris og sikre, at den stemmer overens med deres afdelings købekraft. Forhandlinger med nye leverandører kan tage tid, medmindre din virksomhed allerede har en etableret kontrakt med klare vilkår. På dette tidspunkt opretter afdelingen en indkøbsordre (PO) for de krævede varer, registrerer PO som en unik post i sine bøger og overfører ordren til sælgeren til opfyldelse.
ordrebekræftelse
sælgeren modtager indkøbsordren og sender en bekræftelse på modtagelsen, ofte med en bekræftelse på, at deres lagerniveauer er passende til opfyldelse. Sælgeren rådgiver virksomheden om forventede ekspeditionstider og forsendelsesdatoer. Denne vigtige information er afgørende for effektiv forsyningskæde-og logistikplanlægning, men at fange den og gøre den tilgængelig og nyttig kan være en udfordring med begrænset teknologi.
leveringsmeddelelse
derefter ankommer de købte varer, og din virksomhed skal sende en bekræftelse på levering til sælgeren. Et kritisk skridt på dette tidspunkt er at kontrollere forsendelsen mod indkøbsordren for at sikre, at alt er ankommet i god stand. Det er vigtigt at bemærke undtagelser, såsom beskadigede eller manglende varer, for at undgå at betale for varer, der ikke er modtaget. Din virksomhed kommunikerer alle disse oplysninger tilbage til sælgeren.
fakturabetaling
med de oplysninger, du har angivet, anvender sælgeren de nødvendige fradrag og sender derefter en faktura til din virksomhed. Det mest kritiske trin i P2P finder sted her: trevejskampen, der afstemmer den originale PO, leveringskvitteringen og fakturaen for at sikre, at alle oplysninger er korrekte.
traditionelt er det en tidskrævende proces. Sporing af fejl kan forårsage potentielt dyre forsinkelser. Yderligere forsinkelser opstår ofte, når kampen er afsluttet, men du har brug for tilladelse til betaling. Først når alle disse elementer er på plads, kan din virksomhed overføre betaling, indtaste de endelige økonomiske oplysninger i hovedbøgerne og lukke transaktionen.
Procure-to-Pay-løsninger
med så mange bevægelige dele og så meget information at forene løbende, kræver virksomheder avancerede løsninger til håndtering af processer, der involverer kreditorer og P2P-cyklus. Disse løsninger kommer ofte i en ERP-platform, såsom SAP og specifikke moduler inden for SAP, kombineret med yderligere programmer designet til at reducere fejlfrekvenser og mindske friktion.
i SAP er disse processer ofte en “procure to order” – arbejdsgang.
Hvad er “indkøb til ordre”?
se tilbage til trinnene indkøbsrekvisition, indkøbsordre og ordrebekræftelse. Inden for en ERP-platform, som dem, der er oprettet af SAP, kan en virksomhed bruge en programmelløsning designet til at automatisere denne tidlige fase af købsprocessen. Afdelinger kan rejse deres anmodninger, og systemet kan liste egnede leverandører og oprette en standardiseret PO med et begrænset antal menneskelige berøringer.
sådanne automatiserede systemer reducerer både sandsynligheden for fejl og øger tilgængeligheden af information, der er kritisk for forretningsanalyse. Ved at bruge SAP som en del af din P2P-processtrøm kan du integrere elektronisk med leverandørsystemer og automatisere en stor del af indkøbene fuldt ud. Brug af SAP P2P-processen sikrer effektiv datafangst og giver din virksomhed mulighed for at udføre analytiske operationer for at identificere muligheder for besparelser og forbedringer.
lad os undersøge disse trin.
Hvad er P2P-processen i SAP, når du bruger ReadSoft Integration?
kraften og alsidigheden af SAP til styring af elementer i P2P-cyklussen er uovertruffen, men de rigtige værktøjer kan udvide platformens grundlæggende funktionalitet ind i det 21.århundrede. Avancerede programmer, der er bygget på maskinlæring og kunstig intelligens, kan omdanne delvist papirbaserede arbejdsgange til fuldt digitale strømme, der giver klare og ensartede resultater.
ReadSoft bruger kognitiv fangstteknologi til intelligent at klassificere dokumenter og udtrække information, såsom PO-numre, elementtyper, mængder og mere. Det samme program kan også kvantificere oplysninger fra fakturaer og med SAP strømline trevejs matchningsprocessen.
med værktøjer som Process Director kan virksomheder automatisere indkøb, betaling og onboarding af nye leverandører, samtidig med at det er nemt at rette fejl tidligt—før de kan skabe problemer.
SAP-arbejdsgangen er mere avanceret end den grundlæggende P2P-cyklus og tager de grundlæggende faser og segmenterer dem i vigtige øjeblikke til dataindsamling og kommunikation.
bestemmelse af krav
afdelingen, der stammer fra en købsanmodning, gør en klar bestemmelse af dens krav baseret på kommende projekter, eksisterende lager og andre faktorer. ERP-data hjælper disse afdelinger med at foretage smarte vurderinger for at undgå unødvendige rekvisitioner.
bestemmelse af leverandør/forsyningskilde
dit team skal bestemme, hvor de skal finde egnede leverandører eller leverandører til de nødvendige varer, hvis der ikke findes nogen eksisterende optegnelser over egnede leverandører.
leverandørvalg
SAP hjælper dit team med at vælge mellem de tilgængelige leverandører, der er defineret i dit system. Med integration af Process Director er disse trin straks tilgængelige i et velkendt system med brugervenlige grænseflader.
Indkøbsordrebehandling
indkøbsafdelingen opretter eller udsteder en indkøbsordre. Denne proces kan ske helt elektronisk, hvilket holder PO-processen papirløs. Du kan også scanne papirkopier indkøbsordrer ind i systemet. Readsofts intelligente algoritmer klassificerer automatisk dokumentet, arkiverer det til det relevante system og logger oplysningerne i din ERP.
Indkøbsordreovervågning
overvågning af POs involverer overvågning af væsentlige begivenheder relateret til en ordre, såsom ændringer i mængder, manglende lager fra en leverandør eller oplysninger om opfyldelse. Effektiv overvågning og fakturatilpasning med POs kan reducere flaskehalse og sikre, at alle følger de samme regler for købsgodkendelse. En lettere godkendelsesarbejdsproces betyder mere omkostningseffektivt arbejde.
varekvittering
efter modtagelse af varerne kan du bruge ReadSoft og andre AP-automatiseringsværktøjer af Kofaks til at fange alle de oplysninger, der er relateret til leveringen. Gennem dit indkøb til betaling-system kan du elektronisk sende en kvitteringsmeddelelse til sælgeren.
Fakturaverifikation
når sælgeren sender en faktura til din virksomhed, kan ReadSoft automatisk kategorisere den og udtrække de nødvendige oplysninger. Med Process Director eller dine egne SAP-værktøjer aktiverer du automatisk PO-matchning. Sammen forenkler disse værktøjer dramatisk matchningsprocessen. Med ekstra hastighed og en stor reduktion i menneskelige fejl kan din virksomhed nemt udnytte besparelser fra tidlige betalingsrabatter og undgå hovedpine som dobbeltbetalinger.
transformation af Procure til betaling med avancerede Programmelløsninger
ved omhyggeligt at strukturere dine indkøb til betalings-og PO-processer kan din virksomhed spare penge, forbedre resultaterne og strømline indsatser, der traditionelt har været en vigtig kilde til flaskehalse og hovedpine. Med effektiv AP-automatisering kan du nemt etablere din afdeling som en pålidelig bidragyder til virksomhedens succes.
hvis du vil vide mere om at integrere ReadSoft og accounts payable automation i en ERP som SAP, skal du anmode om et tilbud, der er bygget til din virksomhed i dag.