Jeg vil ikke lyve for dig: denne artikel var svært at skrive, fordi det er sådan et tørt emne. Men alligevel mener jeg, at du skal være opmærksom på den rolle antagelser har i projekter. Og at forstå deres indflydelse vil hjælpe dig med at undgå nogle almindelige projektrisici.
så lad os se på, hvilke projektantagelser der er, og hvorfor de fortjener din opmærksomhed.
hvad er projektantagelser?
projektantagelser er visse ting, vi anser for at være sande, som påvirker den måde, vi planlægger eller styrer et projekt på (Se PMI-definition). Vi anser disse faktorer for at være sande for at give os et grundlag for planlægning. Hvis vi ikke kunne være sikre på noget, kunne vi ikke forudsige varigheden og omkostningerne ved vores projekt.
antagelser kan vedrøre forskellige områder, herunder vores egen rolle og ansvar, vores klients ansvar, lovbestemmelser, klientens behov samt fremtidige begivenheder, som vi forventer at finde sted.
helvede, dette var en masse abstrakt babbling.
lad os gøre tingene klare med et par praktiske eksempler:
praktiske eksempler på projektantagelser
du forstår bedst begrebet antagelser ved disse eksempler:
- forudsætninger om færdigheder: du diskuterer et IT-systemudskiftningsprojekt med en potentiel kunde. Klientens CIO fortæller dig, at de har et “meget erfarent” IT-team, der har udført “hundreder af migrationer”. Du er derfor enig med kunden i, at de selv skal udføre datamigreringen. Kunden er glad for, at de kan spare omkostninger.
- planlægningsantagelser: dine projektteammedlemmer er også involveret i et andet projekt. Derfor har du planlagt nøgleaktiviteter (f.eks. forretningsrejser), så de ikke kolliderer med det andet projekt. For din planlægning og ressourceallokering antager du, at det andet projekt følger dets oprindelige tidsplan.
- omkostningsantagelser: for et byggeprojekt køber du 5 tons cement i Maj, og du vil købe den samme mængde igen i Oktober. Du antager, at cementprisen vil forblive stabil i de næste måneder.
- antagelser om det juridiske miljø: for at gøre din klient til et attraktivt tilbud planlægger du at ansætte udenlandske vikarer fra Indien til at arbejde på klientens kontor i et par måneder. I henhold til gældende arbejds-og indvandringslove er dette muligt. Du antager, at de juridiske regler forbliver de samme i løbet af dette 24-måneders projekt, og dette afspejles i din projektplan og budget, der er baseret på de lavere lønomkostninger.
hvorfor projektantagelser tikker tidsbomber
når du gennemgår eksemplerne, har du sandsynligvis bemærket problemet med antagelser: hvis de viser sig at være forkerte, eller hvis miljøet ændrer sig, kan dit projekt komme i alvorlige problemer.
Tag ovenstående eksempel på ansættelse af udenlandske arbejdstagere:
- du antog ,at (billigere) eksternt personale vil udføre arbejdet. Derfor er dine omkostningsoverslag meget lavere end i et scenario, der involverer husarbejdere. Hvis regeringen nu beslutter at forbyde udenlandske vikarer, har du et stort problem.
- du bliver nødt til at levere til kunden, men du bliver nødt til at bruge (dyrere) hjemmepersonale, der gør 3-5 gange mere end arbejdere fra Indien. I sidste ende vil du tabe på projektet. Hvis du er et stort firma, vil det ikke skade dig meget. Men hvis du er en lille entreprenør, kan selv et sådant projekt afslutte din virksomhed.
eksploderende omkostninger er kun en af konsekvenserne af at basere arbejde på ugyldige antagelser. I andre tilfælde kan projektets omfang eksplodere (det er det, der kaldes scope creep), eller projektet kan løbe ind i en alvorlig forsinkelse.
Læs mine tip til, hvordan du kan undgå projektforsinkelser
Spot antagelser, før de skaber problemer
afhentning fra denne artikel: vær opmærksom på antagelser og de problemer, de kan forårsage i projekter. Udfordre altid antagelser fra andre, og vær bevidst om de antagelser, du gør dig selv (dette er endnu sværere). Det kræver en vis færdighed og praksis at bemærke, når folk antager antagelser, men at bede om bevis for en ide eller erklæring er altid et godt udgangspunkt for at afdække potentielle antagelser.
endelig vil jeg pege på en teknik, der er nyttig til at identificere antagelser. Det er at oprette en antagelsesliste sammen med dit projektteam — dybest set en brainstorming-session med de involverede mennesker.