kalendere er nyttige værktøjer til at holde styr på kommende møder, deadlines og milepæle. De kan hjælpe dig med at visualisere din tidsplan og minde dig om vigtige begivenheder, såsom ferie og ferietid.
det er ikke underligt, at folk ofte har en række kalenderværktøjer at vælge imellem, herunder alt fra en papirkalender på deres kontorvæg til et kalenderstyringsværktøj, såsom Calendly.
problemet er, at folk for ofte administrerer flere kalendere på en gang. Når disse kalendere ikke er integreret med dit arbejde og synkroniseret med hinanden, kan dette føre til masseforvirring, hovedpine og ubesvarede deadlines.
hvorfor du skal bruge en projektstyringsprogramkalender
hvis du allerede administrerer og opdaterer en eller flere kalendere, betragter du muligvis ikke kalenderfunktionalitet som en vigtig funktion i projektstyringsprogrammet. En projektstyringsløsning, der indeholder kalendere, giver dog flere fordele, som andre Kalenderindstillinger ikke gør.
for eksempel er traditionelle kalendere gode til at planlægge din dag, men forfærdelige til planlægning, visualisering og deling af projektarbejde.
mens din onlinekalender muligvis minder dig om en kommende deadline, er den ikke designet til at fortælle dig, hvilke opgaver der kræves for at overholde deadline, hvem der arbejder på dem, og hvad deres aktuelle status for færdiggørelse er. Du bliver nødt til at gå uden for dette program (eller sende en e-mail-anmodning) for at finde de kritiske oplysninger.
projektstyringsprogramkalendere besvarer disse underliggende spørgsmål ved at linke direkte til projektets fremskridt og information.
her er syv funktioner, som projektstyringskalendere tilbyder, som traditionelle ikke gør:
- gør det muligt at spore og planlægge kritisk arbejde manuelt
- spor Automatisk specifikt arbejde for projekter, teams eller mapper
- farvekode efter status, kanal, målgruppe og mere
- Tillad dig at lagkalendere for at få det store billede på tværs af flere projekter eller mapper
- lad dig se kalendere efter måned, kvartal og/eller år
- gør det muligt at åbne projektopgaver direkte fra kalenderen
- gør det nemt at dele kalenderopdateringer i realtid med andre interessenter
Tillad dig at få vist planlagte opgaver, der indeholder alle relaterede oplysninger, filer og samtaler. Denne funktionalitet giver dig mulighed for nemt at hoppe fra kalenderen lige ind i arbejdet uden at navigere gennem andre værktøjer eller applikationer.
plus, at have en delbar projektstyringskalender giver dig mulighed for at se opgaver og projektplaner for flere teams og projekter i hele virksomheden. Denne synlighed hjælper dig med at identificere potentielle konflikter og koordinere arbejde på tværs af enkeltpersoner og teams.
kalendere til projektstyring giver dig mulighed for hurtigt at dele opdaterede oplysninger med interne og eksterne interessenter. Denne funktionalitet betyder, at ledere og kunder nemt kan få adgang til et fugleperspektiv af din projektplan og kommende nøgledatoer, alt sammen i et simpelt, visuelt format.
Sådan fungerer projektledelseskalendere
i modsætning til traditionelle kalendere forbinder projektledelseskalendere direkte til underliggende projekter og opgaver i dit program. Dette betyder, at kalenderen automatisk opdateres, når opgaver og tidsplaner ændres.
Plus, disse kalendere tilbyder to-vejs synkronisering. Dette betyder, at hvis du har brug for at forsinke eller omlægge en opgave, kan du foretage ændringen til højre i din kalendervisning. Alt hvad du skal gøre er at trække og slippe opgaven over til den nye dato. Ikke alene vil det Opdatere opgaven, men det vil også automatisk justere alle afhængige opgaver.
enhver opgave eller projektændringer afspejles øjeblikkeligt i både din projektplan og kalender i realtid, hvilket betyder, at du aldrig behøver at bekymre dig om modstridende data, og hele dit team kan operere med en enkelt sandhedskilde.
en anden måde, hvorpå projektstyringsprogramkalendere giver dig mulighed for at opretholde en sandhedskilde, er ved at støtte oprettelsen af individuelle kalendere uden at duplikere data. For eksempel kan du oprette separate kalendere til alle mulige forskellige visninger, såsom:
- forskellige projekter, teams eller afdelinger
- Separate projektfaser
- arbejde efter målgruppe
- arbejde efter kanal
- forskellige status for arbejdsgang
hver kalender trækker stadig fra den samme datakilde, så enhver ændring i projektet vil stadig blive reflekteret med det samme i alle kalendere.
denne funktion giver dig mulighed for at forenkle kalendervisninger, så mængden af data ikke bliver overvældende, og intet går glip af. Plus, du kan trække de separate kalendere sammen for at se det store billede.
klassiske vs. smarte kalendere
der er to typer projektstyringsprogramkalendere:
- klassiske kalendere
- smarte kalendere
klassiske kalendere oprettes manuelt af dig eller dit team. De tilbyder en fleksibel løsning, der giver dig mulighed for kun at vise de opgaver, du har valgt individuelt.
klassiske kalendere er nyttige, hvis du har mange opgaver fordelt på flere projekter, og du kun ønsker at overvåge de vigtigste eller højt prioriterede. På samme måde kan teammedlemmer vælge at oprette deres egen klassiske kalender, så de kun kan administrere et snævert udvalg af opgaver, såsom deres egne opgaver og dem, der går direkte forud for deres.
smarte kalendere opretter automatisk kalendervisninger, der viser alle opgaver i et bestemt projekt eller en bestemt mappe. Du kan også bruge filtre til at oprette smarte kalendere, der kun opfylder bestemte kriterier — for eksempel, hvis et teammedlem kun ønsker at se deres tildelte opgaver.
smarte kalendere er nyttige, hvis de opgaver, du ønsker at overvåge, alle er inden for samme projekt eller mappe, og hvis du nemt kan filtrere efter de opgaver, du ønsker at spore. Den største fordel ved smarte kalendere er, at de kan oprettes med kun et par klik og kan opdateres, når projektet ændres.
hvis der f.eks. tilføjes en ny opgave til dit projekt, kan en smart kalender trække den ind i din skærm (forudsat at den opfylder filterkriterierne.) Mens du med en manuel kalender skal tilføje den nye opgave manuelt til din kalender. Dette øger risikoen for, at nye opgaver overses.
Kalenderintegrationer
mens en projektstyringskalender tilbyder en masse ekstra funktionalitet og fordele, kan du stadig ønske at bruge dit nuværende kalenderværktøj, især hvis du også sporer ikke-projektrelaterede begivenheder, møder og deadlines.
derfor er det vigtigt at vælge projektstyringsprogrammer, der kan integreres med populære kalenderapps som Google Kalender, Outlook og Apple kalender. Denne integration giver dig mulighed for at vedligeholde din egen kalender uden at skulle administrere og opdatere to separate værktøjer.
husk, at traditionelle kalendere ikke er designet til at håndtere alle de detaljer, en projektstyringsprogramkalender kan tilbyde. Du skal kigge efter en løsning, der giver dig mulighed for at vælge, hvilket detaljeringsniveau der offentliggøres i din traditionelle kalender. I din onlinekalender kan du f.eks. kun ønske at se opgavens forfaldsdatoer, eller du vil måske ekskludere underopgaver.