jeg har altid elsket følelsen og funktionen af min daglige opgaveliste, fra den beroligende, men alligevel ridsende lyd fra min mekaniske blyant på papir til den spændende følelse, der kommer fra at krydse hvert afsluttet emne manuelt (altid i lys rød pen). Jeg er en kernesund lister og en total organisation og produktivitet møtrik. Jeg elsker også apps, sociale medier og veldesignede forretningsprogrammer og omfavner tekniske værktøjer til at få specifikke ting gjort på alle områder af mit liv. Men selv med alle de nyttige tech produkter derude, Jeg har altid haft problemer med at finde notering programmer, der effektivt ville erstatte min blyant, papir og rød pen. Hvert produkt, jeg prøvede, var normalt fuld af ekstra funktioner og funktioner, jeg ikke ønskede.
ting ændrede sig, da jeg hørte Aaron Mahnke og Dave Caolo anbefale OmniFocus under en episode af deres hjemmearbejde podcast. Tager deres informerede påtegninger til hjerte, besluttede jeg at (gisp!) sæt min manual to-do liste til side og give programmet en chance. Spol frem et par år, og OmniFocus er blevet et uundværligt dagligt værktøj til at organisere mine hjem-og forretningsopgaver. Den måde, OmniFocus fungerer på, gør det til en perfekt pasform til min freelance arbejdsgang og min livsstil. Her er hvordan, og hvorfor, det virker for mig.
jeg kan se opgaver efter kontekst.
fordi jeg arbejder hjemmefra og har en fleksibel tidsplan, kan jeg skifte tilstand tre eller fire gange hver dag, arbejde om morgenen, løbe ærinder om eftermiddagen og derefter vende tilbage til arbejdstilstand om aftenen. At kunne se kun de opgaver, jeg har brug for at fokusere på for hver facet af mit liv er yderst nyttigt for mig.
jeg har oprettet separate sammenhænge i OmniFocus for vores hjemmeliv (kaldet “hjem”) mit arbejdsliv (kaldet “Kontor”) og vores hunde (kaldet “George og Patty”), hvorunder jeg viser emner relateret til disse kategorier. Hvis jeg kun vil se opgaver relateret til vores hunde, såsom veterinæraftaler, medicinadministration, et bad en gang om måneden og andre planlagte påmindelser, skifter jeg simpelthen på “George og Patty”-konteksten. Hvis jeg kun vil se opgaver, der er relevante for mit hjemmeliv, såsom budgettering, shopping til fødselsdagsgaver, at få olien skiftet i bilen eller andre, skifter jeg på “hjemme” – konteksten. Når jeg arbejder, kan alt relateret til min virksomhed isoleres i kontekstvisningen “Kontor”.
at kunne isolere Lister efter sammenhænge hjælper mig med at holde fokus på de opgaver, der er ved hånden, uden at bekymre mig om, hvad der foregår på andre områder af mit liv. Jeg foretrækker at se daglige opgaver i Kontekstvisningen organiseret efter kontekst og forfaldsdato, med de forfaldne varer i dag vises automatisk øverst på listen.
jeg kan oprette mapper og projekter.
som freelance skribent arbejder jeg med flere klienter og jonglerer med flere projekter på en gang. Jeg bruger mapper og projekter muligheder for at holde styr på alt. Hver gang jeg erhverver en ny klient, opretter jeg straks en mappe til dem inde i OmniFocus. Så snart en klient tildeler mig en ny historie, opretter jeg et projekt med historienavnet og placerer det i den relevante klientmappe. Inden for historieprojektet, jeg viser alle de interne forfaldsdatoer, jeg har brug for at huske for hver historie, inklusive samtaledatoer, måldatoer for transkription og skrivning, datoen for det første udkast skyldes redaktøren og en påmindelse om at fakturere for historien, når den er afsluttet og godkendt af redaktøren. Inden for hver projektopgave kan jeg også skrive noter relateret til den opgave.
når hvert projekt er oprettet, dukker opgaver for hvert projekt automatisk op i min Prognosevisning hver dag efter forfaldsdato, hvilket sikrer, at jeg aldrig glemmer dem.
hvis jeg vil fokusere på et projekt til enhver tid, kan jeg se alle opgaverne for det pågældende projekt (og ingen andre) ved at vælge at skifte til Fokusindstillingen i listen over projekter.
Bonus: Alle mine projekter er organiseret under Office-konteksten, så jeg kan vælge at se dem, når jeg er klar til at arbejde og slå dem fra, når jeg koncentrerer mig om hjemmerelaterede opgaver.
jeg kan bruge Ventekonteksten.
OmniFocus venter kontekst er geni i sin enkelhed. For mig fungerer det som en måde at sætte løbende opgaver på baggrund, når bolden er i min klients bane. Hver gang jeg begynder en opgave, såsom at anmode om en kopi af en artikel til min portefølje eller sende en projektledelsestidslinje eller indholdsforslag til godkendelse, kan jeg parkere opgaven i ventende sammenhæng og gøre den “ude af syne, ude af sind”, mens jeg venter på et svar eller en løsning. Ved at sætte en opgave i ventende sammenhæng kan jeg holde styr på den uden at skulle aktivt tænke for meget over den og derved rydde rodet i min aktive opgaveliste og sætte mig i stand til kun at fokusere på handlinger, jeg kan kontrollere i øjeblikket. Hver gang jeg vil se, hvad der er på min venteliste, jeg skifter simpelthen til Ventekonteksten i min menulinje eller trækker Prognosevisning op, som viser alle de opgaver, der skyldes, i de næste par dage, inklusive dem, der er klassificeret som “venter.”
opgaver er farvekodede.
OmniFocus giver mig mulighed for at indstille start, forfald og udskyde datoer for alle opgaver. Alle varer, der forfalder på en given dag i den nærmeste fremtid, vises automatisk i Prognosevisningen. Alle varer, der snart forfalder, er farvekodede i guld, mens enhver forsinket vare straks skifter til rød, når forfaldsdatoen og klokkeslættet udløber.
alle mens opgaver, der forfalder i et par dage dukke op uden.
det er en øjeblikkelig, enkel, hurtig reference måde at prioritere både mine opgaver og min tid.
jeg kan indstille tilbagevendende opgaver.
jeg kan gøre ting, jeg gør hver uge, såsom udstationering på sociale medier, budgettering, blogging og historie pitching, til tilbagevendende opgaver med OmniFocus. Jeg vælger simpelthen indstillingen” Gentag hver ” i opgavemenuen og vælger dage og frekvens (hver dag, hver måned osv.) at jeg ønsker, at opgaven skal vises.
jeg kan synkronisere mine lister til alle mine enheder.
synkronisering på flere enheder betyder, at jeg kan liste hvor som helst, når som helst, så snart ideen rammer. Hvis jeg er i købmandsbutikens kasselinje, og en historieide eller blogemne dukker op i mit hoved, kan jeg optage det som en opgave i min OmniFocus-indbakke med OmniFocus til iPhone-appen. Næste gang jeg får adgang til OmniFocus på min iPad eller computer, vises den opgave, jeg oprettede, lige der på Indbakkeskærmen. Chancerne er, at hvis jeg er på farten, har jeg ikke tid til at kategorisere opgaven, konceptualisere den eller tildele en forfaldsdato. Intet problem! Opgaven kan sidde i min indbakke, indtil jeg er klar til at revidere og omorganisere den.
Skift til OmniFocus har virkelig gjort en forskel i mit daglige liv. Borte er post-it noter og små notesbøger og penne, der bruges til at udfylde hver skrivebordsskuffe, pung, handskerum og tæller i mit hjem. Med OmniFocus apps til iPhone og iPad kan jeg fange enhver ide og opgave uden at ty til flere forskellige lister og ked af at kombinere disse lister for hånd. Mit arbejdsbord er klart takket være eliminering af papirlister, og mit sind er klarere takket være OmniFocus evne til at huske, klassificere og kontekstualisere opgaver for mig.
jeg har fundet, at OmniFocus er den bedste måde at fremme en produktiv arbejdsdag på, samtidig med at hverdagen bevæger sig lige sammen.
Sabra Morris er en fuldtids freelance skribent om emner som home D Kurt og remodeling, velvære, familieliv, kæledyrspleje, miljøvenlig levevis, solteknologi, pensionering, mad og landbrugsudstyr. Hendes arbejde har optrådt i Virginia Living magasin, Northern Virginia magasin, Southern Living, Dog Fancy og hjem + Remodeling magasin, blandt andre. Hun blogger på en forfatters liv.
” Flere Arbejdsgange