Intercompany accounting, hvordan fungerer det?

Intercompany accounting er et komplekst felt for alle involverede virksomheder. Men hvad indebærer det præcist? Hvad er de forskellige trin, der skal følges, og de standarder, der skal overholdes? Hvordan kan disse processer optimeres?

Intercompany accounting defineres som alle finansielle og kommercielle transaktioner, der udføres og registreres mellem de forskellige enheder i en enkelt gruppe eller et selskab, samt “eliminering” af disse strømme ved regnskabsårets afslutning.

Intercompany accounting er relevant for alle virksomheder med eksterne organer eller datterselskaber i udlandet. I de fleste jurisdiktioner er udarbejdelse af konsoliderede regnskaber for intercompany strømme et krav for virksomheder af en vis størrelse. Dette indebærer gennemgang af transaktioner, der både er gensidige (intercompany-transaktioner eller “intercos”, som de traditionelt er kendt) og ikke-gensidige.

denne artikel omhandler de forskellige faser, der er involveret i intern regnskab, fra regnskabskonsolidering og de typer transaktioner, der sædvanligvis behandles, til de forskellige uoverensstemmelser, der kan opstå ved afstemning af konti.

hvad er regnskabskonsolidering?

inden for en koncern eller et selskab har de forskellige involverede virksomheder og datterselskaber en tendens til at udveksle varer og tjenester med hinanden. Disse strømme betegnes almindeligvis som koncerninterne transaktioner. I forbindelse med intern regnskab defineres konsolidering som den mekanisme, hvormed en gruppe annullerer de transaktioner, der er foretaget mellem dens forskellige enheder. Formålet er at kombinere moderselskabets og dets datterselskabers regnskaber, så der kan fremlægges en nøjagtig balance og resultatopgørelse, der afspejler koncernens finansielle situation som helhed.

jo større gruppen er, jo mere kompleks bliver dens regnskabskonsolideringsproces. Uoverensstemmelser opstår især i perioden med kontoafstemning

årsagerne til disse regnskabsmæssige uoverensstemmelser er blandt andre:

• stadig kortere lukketider, som kan variere fra datterselskab til datterselskab.
• behovet for at identificere ikke-gensidige transaktioner mellem moderselskabet og dets datterselskaber, en undertiden kedelig proces.
• datterselskaber beliggende i udlandet registrerer deres transaktioner i deres lokale valuta, hvilket kan komplicere afstemningsprocessen.

i lyset af disse hindringer er CFO ‘ er, kasserer og andre regnskabsfolk nødt til at finde løsninger for at forenkle og strømline konsolideringsindsatsen. Konkret kan det betyde en standardisering af regnskabsprocedurerne på tværs af koncernens eller koncernens forskellige datterselskaber og en digital transformation af koncernens finansielle og regnskabsmæssige funktioner.

men hvilke former for intercompany transaktioner er bekymrede? Hvad er den bedste procedure at følge for at sikre en jævn og effektiv regnskabskonsolidering?

hvilke transaktioner er involveret i regnskabskonsolidering?

der er to typer af koncerninterne transaktioner:

• gensidige transaktioner (intercompany transaktioner eller intercos)
  der findes et tilsvarende beløb på konti for et andet selskab i koncernen.
• ikke-gensidige transaktioner
  et tilsvarende beløb kan ikke identificeres på konti for et andet selskab i gruppen, men transaktionen skal stadig fjernes.

følgende er de hyppigst observerede transaktioner inden for gruppen:

afskaffelsen af gensidige transaktioner (eller interco ‘ er) er teoretisk ligetil, da det beløb, der er identificeret som et tilgodehavende på et selskabs konti inden for koncernen, behandles som en gæld på en anden virksomheds konti. Den konsoliderede resultatopgørelse ændres ikke efter elimineringsprocessen.

afskaffelsen af ikke-gensidige transaktioner er tydelig, fordi et tilsvarende beløb ikke kan identificeres i regnskaberne for et andet selskab i koncernen. Den konsoliderede resultatopgørelse ændres derfor efter elimineringsprocessen.

men hvordan man identificerer de involverede transaktioner? Hvor begynder konsolideringsprocessen? Hvilke metoder kan bruges til at sikre, at kontoudtog er pålidelige?

Hvad er de forskellige trin involveret i konsolidering?

Regnskabskonsolidering begynder med kortlægningen ud af et “konsolideringsomfang”. Dette refererer til de enheder i en gruppe, der skal medtages, når koncernens koncernregnskab fastlægges. Dets rækkevidde bestemmes af moderselskabets kontrol over dets datterselskaber. Når anvendelsesområdet er defineret, skal der derefter udarbejdes en fortegnelse over de gensidige transaktioner, der skal fjernes, og endelig skal regnskaberne afstemmes for at fastslå rigtigheden og overholdelsen af alle de foretagne transaktioner.

kortlægning af konsolideringsomfanget

medtagelsen af datterselskaber i konsolideringsomfanget afhænger af det kontrolniveau, moderselskabet har over den eksterne enhed. Hvis det opretholder mere end 50% af stemmerettighederne i et selskab, er dette selskabs optagelse i konsolideringsomfanget et must. Dette skyldes, at sådanne stemmerettigheder tillægger moderselskabet det overordnede ansvar for datterselskabets finansielle og operationelle politikker.

udarbejdelse af en opgørelse over koncerninterne transaktioner

opgørelsen-anden fase af regnskabskonsolidering – består i at indsamle alle data om gensidige og ikke – gensidige koncerninterne transaktioner. Dette er det første skridt til at annullere dem. På dette tidspunkt er det også vigtigt at fastlægge væsentlighedstærsklen, under hvilken eventuelle rapporteringsfejl ikke kompromitterer pålideligheden af de tilsvarende årsregnskaber.

væsentlighedstærsklen styres af et sæt faglige standarder og en række bedste praksis. Selvom det kan variere fra industri til industri, tærsklerne, der generelt anses for at være væsentlige, er:

• mellem 1% og 3% for omsætning.
• mellem 1% og 5% for egenkapitalen.
• mellem 5% og 10% for nuværende nettoindkomst.

afstemning af regnskaberne

Regnskabskonsolidering kræver også færdiggørelse af en rapporteringspakke. Dette viser de forskellige transaktioner, der er foretaget af virksomheder i koncernen, hvilket gør det muligt at foretage en sammenlignende analyse og afstemme regnskaberne. Sidstnævnte henviser til en sammenligning mellem to gensidige konti eller en vurdering af ikke-gensidige strømme med det endelige mål at fastslå rigtigheden og overholdelsen af de identificerede beløb.

afstemning af interne strømme kan være trættende og tidskrævende. For at gøre det rigtigt skal regnskabspersonalet i hvert af koncernens forskellige datterselskaber arbejde tæt sammen med deres modparter i overensstemmelse med en række forudbestemte koncerndækkende processer. I forsoningsfasen er det vigtigt at etablere:

• præcise metoder til udveksling af relevante regnskabsdata.
• en streng tidsplan for udveksling af relevante regnskabsdata.
• klare procedurer for at identificere og løse eventuelle uoverensstemmelser.

Centraliseringsprocesser er enklere i mindre grupper og bliver uendeligt mere komplekse, når der er et højt niveau af koncerninterne transaktioner. Når det kommer til sidstnævnte, kræves streng ledelse i hvert datterselskab.

uden strenge samarbejdsprocedurer vil der dog sandsynligvis opstå regnskabsmæssige uoverensstemmelser. Så hvordan kan disse løses? Faktisk, hvordan kan de undgås helt, og hvordan kan regnskabsprocessen strømlines bedre?

hvorfor der opstår regnskabsmæssige uoverensstemmelser, og hvordan man afhjælper dem

for at løse interne regnskabsmæssige uoverensstemmelser skal afstemningsprocessen optimeres, valutaafdækningsløsninger skal overvejes, og der skal vedtages en mere samlet tilgang til ledelsen på koncernniveau.

de mest almindelige uoverensstemmelser i koncernregnskab skyldes ofte følgende faktorer:

• forskellige datoer for registrering af relevante regnskabsdata fra et datterselskab til det næste.
• forskellige lukkefrister.
• Intercompany-transaktioner i fremmed valuta med en valutakurs, der svinger mellem transaktionsdatoen og afstemningsdatoen.

nogle af måderne en gruppe kan eliminere de resulterende uoverensstemmelser inkluderer opsætning:

• top-ned regnskabsstyring, indførelse af strenge frister for kontoafstemningsprocessen på tværs af alle datterselskaber.
• intercompany-afstemningsmoduler som et supplement til det eksisterende konsolideringsprogram, der er i brug. Disse kan automatisere afstemningsprocessen på tværs af hele gruppen ved hjælp af en fælles database, der deles af alle datterselskaber.
• platforme eller tjenester, der gør det muligt at fastsætte en fast valutakurs pr.valuta, især nyttig for koncerninterne transaktioner denomineret i fremmed valuta.

Konsolideringsprogrammer er ekstremt udbredt i dag, men yderligere moduler, der automatiserer og centraliserer afstemning, er ikke så almindeligt anvendte på trods af deres åbenlyse fordele. Det samme kan siges om valutaafdækningsløsninger, såsom valutaterminskontrakter, som gør det muligt at fastsætte en fast valutakurs for en bestemt periode og derved lette afstemningen af konti denomineret i fremmed valuta.

i et så komplekst felt som intern regnskab er procesoptimering og digital transformation afgørende for at opfylde de lovgivningsmæssige krav, der stilles til virksomheder, samtidig med at deres driftseffektivitet forbedres.

Regnskabskonsolidering er en af de største udfordringer ved intercompany accounting. Selvom det ofte er komplekst, er det obligatorisk for grupper eller virksomheder af en bestemt størrelse, og det kræver opmærksomhed på detaljer og optimering, hvis det skal give et nøjagtigt billede af en koncerns økonomiske situation.

flere faser er involveret i konsolideringsprocessen, fra kortlægning af konsolideringsomfanget til udarbejdelse af en oversigt over koncerninterne transaktioner og afstemning af koncernens konti. Som med enhver lukkeperiode kan der opstå uoverensstemmelser, men der er digitale løsninger, der gør det lettere at behandle og håndtere dem.

i sidste ende afhænger de regnskabsprocesser, der anvendes af en gruppe, af en række faktorer, fra koncernens geografiske placering til antallet af involverede virksomheder. For koncerner med datterselskaber, hvis regnskabsvaluta adskiller sig fra konsolideringsvalutaen, er sikringsløsninger bestemt værd at undersøge, da de hjælper med at behandle koncerninterne transaktioner på en enklere måde og bidrager til optimering af pengestrømme i flere valutaer.