Kom godt i gang med ISO Management Systems standarder

standarder er alle omkring os, bag kulisserne. De roligt sikre vores sikkerhed, komfort og bekvemmelighed i alle aspekter af vores private og professionelle liv. For de uindviede kan standarder kun mærkes ved deres fravær, når tingene går galt.
hvis du læser denne vejledning, vil du sandsynligvis være opmærksom på ledelsessystemstandarder eller allerede bruge dem til at styre organisatoriske præstationer. Standarder skal være din pålidelige og uundværlige henvisning til planlægning, implementering og optimering af dine styringssystemer.
formålet med denne vejledning er dobbelt: for det første at give et udgangspunkt for dem, der ikke kender standarder, og for det andet at give genopfriskning til dem, der bruger standarder til at udnytte den maksimale værdi fra dem.
det giver en induktion til fornemmelsen og strømmen af dokumentet, forståelse af de generiske krav, der gælder for rækken af standarder og specifikke overskrift begreber for centrale ledelsessystemer discipliner. De omfatter ISO 9001:2015 kvalitetsstyringssystemer og ISO 14001: 2015 miljøledelsessystemer.

hvad er standarder?

ISO har offentliggjort over 19.000 internationale standarder og definerer en standard som et dokument, der indeholder krav, specifikationer, retningslinjer eller egenskaber, der kan bruges konsekvent for at sikre, at materialer, produkter, processer og tjenester er egnede til deres formål.
det første bemærkelsesværdige punkt er, at en standard er et dokument, der skal forstås og implementeres. Lignende i koncept til motorvejskoden – det er dokumenteret, praktiseret og testet for at sikre, at chauffører opfylder minimum accepteret kompetence for offentlig sikkerhed.
der er mange typer af standard, men vi vil fokusere på ledelsessystemer standarder, hvoraf der er to hovedtyper:

• generiske standarder. Gælder for enhver form for organisation ved at adressere ledelsesdiscipliner såsom kvalitet, miljø, energi eller informationssikkerhed. Disse standarder er blandt de mest udbredte ledelsessystemer globalt.

• branchespecifikke standarder. Designet til at imødekomme de specifikke behov på vertikale markeder. For eksempel bruger standarden AS 9100 ISO 9001 som et fundament og tilføjer specifikke krav til luftfarts-og rumfartsforsyningskæden.

ISO management systems standarder giver rammer for planlægning, implementering og optimering af ledelsessystemer til forskellige ledelsesdiscipliner eller risikoområder. De er ikke stærkt præskriptive og giver en god grad af fleksibilitet for forskellige typer organisationer til at implementere et styringssystem, der fungerer for dem i deres specifikke sammenhæng.

fælles struktur og koncepter

ISO-styringssystemstandarder følger nu ISO-dokument bilag SL, der beskriver ledelsessystemernes struktur og kernekoncepter på højt niveau. Flere standarder følger nu denne struktur, herunder ISO 9001: 2015, ISO 14001:2015 og ISO 27001:2013. Den kommende sundheds-og sikkerhedsstandard ISO 45001 vil følge trop.
denne betydelige udvikling gør det muligt at integrere forskellige styringssystemer med større effektivitet og effektivitet. Den fælles struktur omskrives på indholdssiderne og afsnittene i standarderne som følger:

1. Anvendelsesområde. Dette angiver det tilsigtede resultat og grænserne for standarden. Ikke at forveksle med omfanget af organisationsstyringssystemet eller omfanget af certificering, der henviser til omfanget af organisationsstruktur og aktiviteter, som en standard er implementeret til.

2. Normative Referencer. Standarder kan også henvise til relaterede standarder og vejledningsdokumenter og disse specificeret i de Normative referencer. Nogle standarder, såsom ISO 14001:2015 har ingen normative referencer og indeholder alle de oplysninger, der er nødvendige for gennemførelsen.

3. Begreber og definitioner. Standarder leveres med deres eget tekniske sprog for at sikre nøjagtig implementering. Afsnit 3 definerer alle de udtryk og definitioner, der kræves.

4. Organisationens kontekst. Kontekst vedrører de interne og eksterne faktorer, der skaber risici og muligheder for en organisation. Værktøjer som PESTEL analyse, McKinsey 7s model og SV kan hjælpe med at definere kontekst. Disse værktøjer bliver mere relevante for ledelsessystemer, da strategisk ledelse kræves af standarderne.

5. Lederskab. Standarder for ledelsessystemer lægger vægt på lederskab, ikke kun ledelse, og kravene fra ledere og beslutningstagere er specificeret i dette afsnit.

6. Planlægge. Hver standard har krav til at definere de handlinger, der kræves for at nå mål, udnytte muligheder og styre risiko.

7. Støtte. Organisationens ledere skal stille de nødvendige ressourcer til rådighed til etablering, vedligeholdelse og løbende forbedring af styringssystemet.

8. Operation. Dette afsnit går ind i operationel implementering af systemet med krav til etablering, implementering og styring af processer. Afhængigt af standardens art kan dette indeholde mange eller få krav. I tilfælde af ISO 9001: 2015 er hovedparten af dens krav i dette afsnit.

9. præstationsvurdering. Defineret i hver standard som behovet for at overvåge, måle, analysere og evaluere ydeevne. Kravene til intern revision og ledelsesgennemgang findes her.

10. Forbedring. Ved hjælp af resultaterne af præstationsevaluering skal der træffes foranstaltninger for at opnå løbende forbedringer. Dette er et eksplicit krav til ledelsessystemstandarder.

det er bemærkelsesværdigt, at hver standard bruger Plan-Do-Check-Act (PDCA) – modellen som et grundlæggende princip og proces til løbende forbedring af styringssystemet. Bilag SL-strukturen skitseret ovenfor justeres direkte til stadierne i PDCA-modellen som følger:

Plan = kontekst > Ledelse > planlægning > Support

Do = Operation

Check = præstationsevaluering

Act = forbedring

anatomien i en ISO-styringssystemstandard

det er værd at gøre sig bekendt med strukturen i den dokumenterede standard, du har valgt at arbejde med. Det bliver en uundværlig reference, og det vil være uvurderligt at vide, hvor man skal lede efter specifikke oplysninger.
de strukturelle elementer i standarderne er:

• Titel-side. Angiver det nøjagtige navn og nummer på den givne standard. Dette er vigtigt, da ledelsessystemstandarder ofte er en del af en relateret serie. For eksempel er ISO 9000 ikke den samme standard som ISO 9001. Førstnævnte beskriver grundlæggende og ordforråd for kvalitetsstyringssystemer. Sidstnævnte specificerer krav til et kvalitetsstyringssystem og henviser til ISO 9000 i sine normative referencer.

• indhold. Indholdssiderne viser alle sektioner i standarden inklusive kravene. Det er en nyttig hurtig reference til at identificere klausuler, underklausuler og underklausuler.

• forord. Forklarer, hvilket ISO-udvalg der er ansvarlig for udviklingen af standarden. Oplysningerne er til reference og har ingen praktiske konsekvenser for gennemførelsen af styringssystemet.

• Indledning. Angiver baggrunden og hovedmålene for standarden, undertiden benævnt ‘ånden’ i standarden.

• krav. Afsnit en til ti beskriver de specifikke krav i standarden. Afsnit 1-3 angiver generelt mandatet for standarden og er ikke reviderede krav. Afsnit 4-10 specificerer krav til styringssystemet som forklaret i den fælles struktur ovenfor.

• bilag. Giv yderligere vejledning og afklaring af, hvad der forventes med hensyn til overholdelse af de angivne krav.

• bibliografi. Henviser til relaterede standarder, som også kan defineres i Afsnit 2 Normative referencer.

• indeks af vilkår. Indeholder et alfabetisk register af udtryk, krydshenvist til Afsnit 3 udtryk og definitioner.

oversættelse af sproget for standarder

ud over udtrykkene og definitionerne bruger ISO-standarder følgende to udtryk, som ikke bør bruges synonymt.

• “skal” angiver et krav, der skal opfyldes for at overholde standarden. Interne og eksterne revisorer vurderer overensstemmelse, hvor klausulerne angiver”skal”.

• “skal” angiver en anbefaling. Dette er i overensstemmelse med bedste praksis, og selvom det ikke er obligatorisk, kan det give muligheder for forbedringer, hvilket er et krav.

disse vilkår angiver, hvad du skal gøre for at overholde, og hvad der anbefales god praksis.

hvor skal man begynde med implementering

når det er besluttet at bruge standarder til at implementere et styringssystem, kan du følge PDCA-modellen gennem hele projektstyringsprocessen.
uanset hvilken metode du vælger, vil følgende tips få dig i gang:

• få en kopi af standarden. Køb det fra ISO her

• Læs det mindst to gange. Læs standarden flere gange for at blive orienteret med dens struktur, definitioner og overskriftskrav.

• lav noter. Læs standarden mere detaljeret, ved hjælp af din foretrukne metode til at lave noter inden detaljeret planlægning – Identificer nøgleaktioner, potentielle teammedlemmer, kritiske ressourcer, projektsponsorer, etc.

• lav en gap-analyse. Lav en tørløbsrevision, inden implementeringen påbegyndes. Gennemgå kravene fra punkt 4-10 for at identificere betydelige huller og sandsynlige udfordringer. Dette vil hjælpe med at fokusere din indsats.

• Byg dit team. Implementering kan være svært uden støtte; overvej at blive uddannet eller ansætte en konsulent – ingen af dem er vigtige, men kan hjælpe afhængigt af dit budget, ressourcer og tidsramme for implementering.

der er mange flere praktiske tips til implementering af et styringssystem, som vi vil behandle i fremtidige artikler.

kernekrav til specifikke standarder

ud over den generiske struktur og koncepter, der leveres af bilag SL, har hver ledelsessystemstandard sine egne krav til styring af specifikke discipliner og risici.
her vil vi kort gennemgå overskriftskoncepterne for følgende standarder:

• ISO 9001: 2015-kvalitetsstyringssystemer

• ISO 14001:2015-miljøledelsessystemer

forståelse af begreberne og principperne nedenfor er et udgangspunkt for at få mest muligt ud af de specifikke krav i hver standard.

ISO 9001:2015 kvalitetsstyringssystemer

det ultimative formål med ISO 9001 er at hjælpe organisationer til konsekvent at opfylde kundernes behov og forbedre deres samlede ydeevne bliver mere effektiv og mere effektiv.
de grundlæggende principper omfatter:

• 7 ledelsesprincipper-ISO 9001:2015 understøttes af syv ledelsesprincipper, der gælder for enhver organisations gode drift. Disse er beskrevet fuldt ud i ISO 9000:2015

  • kunde fokus. Det primære fokus for kvalitetsstyring er at imødekomme kundernes krav og stræbe efter at overgå kundernes forventninger.

  • Ledelse. Ledere på alle niveauer etablerer enhed af formål og retning og skaber forhold, hvor folk er involveret i at nå organisationens kvalitetsmål.

  • Engagement af mennesker. Kompetente, bemyndigede og engagerede mennesker på alle niveauer i hele organisationen er afgørende for at forbedre organisationens evne til at skabe og levere værdi.

  • proces tilgang. Konsekvente og forudsigelige resultater opnås mere effektivt, når aktiviteter forstås og styres som indbyrdes forbundne processer, der fungerer som et sammenhængende system.

  • forbedring. Succesfulde organisationer har et løbende fokus på forbedring.

  • evidensbaseret beslutningstagning. Beslutninger baseret på analyse og evaluering af data og information er mere tilbøjelige til at give de ønskede resultater.

  • forholdet ledelse. For vedvarende succes styrer organisationer deres forhold til interesserede parter, såsom leverandører, medarbejdere og regulatorer.

• Plan-Do-Check-Act model-som forklaret ovenfor i, PDCA-modellen er grundlaget for løbende forbedring.

• risikobaseret tænkning. Dette eksplicitte koncept henviser til en underbevidst eller dynamisk proces, der tager højde for risici og muligheder fra interne og eksterne kilder. Det kræver ikke formel risikovurdering; dette koncept ligner pendlingschauffører og fodgængere, der udfører underbevidst risikovurdering i realtid for at undgå ulykker.

ISO 14001: 2015 miljøledelsessystemer

ISO 14001 specificerer kravene til et miljøledelsessystem — men ikke de specifikke miljøpræstationskriterier, som organisationen skal definere.
hovedformålet er at skabe en ramme, der hjælper organisationer:

• forbedre miljøpræstationen. Ved at beskytte miljøet gennem forebyggelse, afbødning og tilbageførsel af negative virkninger.

• opfylde overholdelsesforpligtelser. Obligatoriske og frivillige krav. (f.eks. juridiske og andre krav, herunder relevante behov og forventninger fra interesserede parter).

• nå miljømål. Fastsættelse af KPI ‘ er vedrørende risikostyring og forbedret miljøpræstation.

hovedprincipperne for at nå disse mål er:

• kontekst. Evaluering af organisatorisk kontekst sigter mod at give en forståelse på højt niveau af de centrale spørgsmål, der positivt eller negativt påvirker forvaltningen af miljøansvar. Disse kommer fra tre hovedkilder:

  • miljøforhold (relateret til miljøaspekter) – klima, luftkvalitet, vandkvalitet, arealanvendelse, forurening, naturressourcer, biodiversitet osv.

  • ekstern-juridisk / regulatorisk, økonomisk, teknologi, social/kulturel, konkurrence, drivere/tendenser, interesserede parter mv.

  • intern-strategisk retning, kapaciteter, overholdelsesstatus, kultur, standarder, operationelle systemer, kontraktforhold osv.

• interesserede parter. For at identificere potentielle overholdelsesforpligtelser skal organisationen evaluere udvalget af interessenter, der kan være eller opfatter sig selv som påvirket af organisationens miljøaspekter, for eksempel:

  • aktionærer, bestyrelsesmedlemmer og ansatte

  • kunder, leverandører og entreprenører

  • regulatorer, samfund og pressionsgrupper

• livscyklusperspektiv. Evaluering af miljøaspekter bør tage hensyn til opstrøms-og nedstrømsspørgsmål, fra erhvervelse af råmaterialer til endelig bortskaffelse. Dette sikrer en holistisk evaluering en forståelse af forholdet mellem aspekter som et sammenkoblet system, men kræver ikke en detaljeret livscyklusanalyse.

oversigt: Kom godt i gang

nøglen til at komme i gang med ISO management systems standarder er relativt ligetil: få standarden og studere de centrale begreber, terminologi og overskrift krav. Gør dette, før du planlægger implementering for at sikre, at dine planer går i den rigtige retning; det sparer tid og fokuserer dine ressourcer.
i fremtidige artikler vil vi behandle de praktiske gennemførelser mere detaljeret. Vi vil se nærmere på specifikke krav til Centrale ledelsessystemstandarder og de fælles aktiviteter, der kræves, såsom evaluering af kontekst, ledelsesgennemgang og intern revision. Vi vil også overveje, hvordan man integrerer styringssystemer for at maksimere effektiviteten og opnå synergi.
For mere information om at komme i gang med standarder:

• Start i begyndelsen-læs beskrivelserne af ISO-styringsstandarder.

• Byg dine færdigheder-se vores management systems implementering og revision uddannelse.

• Planlæg dit budget-få et hurtigt tilbud på certificering af ledelsessystemer.

• Find en konsulent – hvis du har brug for hjælp, Søg i vores associerede Konsulentregister.

• Integrer for at optimere – find ud af mere om at integrere dine systemer.

hvis du har nogle råd om at komme i gang med standarder, vil vi meget gerne høre fra dig.