af alle de processer, finansteamet dækker, fortjener månedens slutlukningsproces især din opmærksomhed. Hvis du arbejder i en regnskabsafdeling, ved du, at årsregnskaber helt sikkert betyder noget, men lige så vigtigt er en konsekvent, opdateret rekord, så ingen fakturaer, kvitteringer eller anden vigtig dokumentation bliver efterladt.
Regnskabsteams skal gennemgå den månedlige afslutningsproces, udvikle en tjekliste over opgaver for at sikre, at det går glat og korrekt, følge bedste praksis og bruge de tilgængelige programværktøjer. Denne vejledning er beregnet til at hjælpe dig med at starte denne rejse.
Hvad er månedens afslutning Luk?
virksomheder bekymrer sig om at indgive deres årsregnskaber til tiden, fordi det hjælper med at opretholde en sund pengestrøm, lette finansiel planlægning, hjælpe med at træffe strategiske forretningsbeslutninger og måle fremskridt mod langsigtede mål.
i slutningen af hver måned sørger virksomheder ofte for, at deres bøger er lukket, så posterne er sat i sten. Denne opgave, kendt som månedens afslutningsproces, resulterer i:
- et pålideligt og nøjagtigt regnskabssystem
- mere informerede forretningsbeslutninger
- stærkere synlighed i din virksomheds økonomiske sundhed
- lettere finansiel revision
- forenklet skat arkivering
du kan være sikker ved udgangen af hver måned, at alle transaktioner er fuldt ud sket enten før eller efter lukningen, og at din saldo ved udgangen af måneden er nøjagtig og opdateret. Et fuldt udfyldt sæt finansielle oplysninger fra den foregående måned kan også bruges som grundlag for næste måneds forretningsbeslutninger, da en lukkeperiode fremhæver områder, hvor du kan forbedre.
med andre ord foretager du en komplet gennemgang af finansiel aktivitet og præstation for hele den måned og har tillid til, at rekorden for den måned sandsynligvis ikke vil ændre sig i fremtiden. De nøjagtige oplysninger, du “lukker” her, inkluderer:
- balancer, der kræver certificering og en forsikring om ingen uoverensstemmelser.
- Intercompany trade og alle de transaktioner, du foretager med andre virksomheder.
- tilbagevendende journalposter skal valideres, godkendes og bogføres.
- en komplet tjekliste, som vi vil tale om senere.
andre relevante dokumenter omfatter ikke-indtastede fakturaer, bank-eller kreditkortopgørelser, realkreditindgange og forsikringsregninger. Dataindsamling er helt klart en stor del af processen, og nogle af de oplysninger, der skal indsamles, inkluderer:
- samlede indtægter bankkonti
- regnskaber og balancer
- anlægsaktiver og lagerbeholdninger
- bankkontooplysninger
- indtægter og udgifter
- Småkassefonde
- finansdata
den nøjagtige tilgang til den månedlige lukningsproces varierer afhængigt af forretningstypen og dens specifikke regnskabsmetode. Og nogle virksomheder praktiserer den årlige version kendt som årets afslutning.
månedens afslutningsproces, der skal gennemgås, er handlingen med at justere poster for at rette konti for den lukkede periode. Det er alternativt kendt som ” record to report.”
Månedens trin Afslut Luk proces
den finansielle lukning behøver ikke at være hovedpine for regnskabsteamet. At følge det rigtige sæt trin, når man beskæftiger sig med økonomiske poster i slutningen af hver måned, vil resultere i en positiv indvirkning på organisationen som helhed.
indsamle oplysninger
lukning af bøgerne er en dataintensiv opgave. Start med at indsamle forskellige datapunkter vedrørende den pågældende regnskabsperiode:
- Beholdningstælling
- resultatopgørelse konti
- påløbne udgifter
- hovedbog
har altid en oversigt over daglige operationelle transaktioner, ideelt set det øjeblik, de foretages i stedet for at vente til slutningen af måneden.
Kombiner dele af regnskab
regnskabssystemer er ikke homogene enheder; de kommer normalt i moduler, der dækker specifikke formål, såsom en kreditor og en debitorafdeling. En del af lukningsprocessen er at forene alle disse komponenter sammen.
sørg for, at saldoen på kreditorerne f.eks. er i overensstemmelse med finansbogen. Til dette formål skal du organisere kvitteringerne og skrive alle dine køb ned. Krydstjek dine poster under dette trin for at sikre dig, at alt er betalt.
for tilgodehavender poster, Se på alle kilder til indtægter fra lån til faktura betalinger. Er en kunde ikke færdig med en betaling endnu, eller har du glemt at sende en faktura? Få disse poster sorteret inden udgangen af måneden.
Afstem konti
afstemning af alle dine konti er et hovedtrin i lukningen. Krydstjek dine kontoudtog med dine kvitteringer, bankformularer og andre eksterne poster. Konti, der har brug for denne behandling, er:
- kontanter, kontrol og opsparing
- forudbetalte konti
- andre balancekonti
- små kontanter
Afstem dine kontantkonti først, hvilket er lettere at behandle, da uoverensstemmelser og fejl er tydelige, når du beskæftiger dig med kontanter. Dette trin gør dig også opmærksom på, hvor mange kontanter du har til rådighed som virksomhed.
derfra skal du gå videre til afstemning af balancekonti. Glem ikke at gennemgå indtægts-og udgiftskontiene for at sikre, at alle poster er nøjagtigt afspejlet.
overvej lager og anlægsaktiver
ikke alt af værdi i organisationen kan indstilles til et kontant beløb. Anlægsaktiver—som kan omfatte udstyr, ejendom og køretøjer-tilføjer langsigtet værdi til din virksomhed. Husk, at de kan afskrives i værdi over tid.
i en lignende vene skal du udføre en beholdningstælling hver måned som en del af afslutningen. Har du brug for at genopfylde lager. Hvis ja, hvor meget? Er nogen genstande letfordærvelige eller har brug for udskiftning?
skriv op årsregnskab
når hovedbogen er opdateret, er det næste trin at udarbejde årsregnskabet, hvilket kan gøres enten med kompilerede data i et regneark eller automatiseringsværktøjer. Emner, der er omfattet af disse dokumenter, er typisk en oversigt over hovedbogen, resultatopgørelser og balancer.
den blotte handling at gå over dit årsregnskab kan give dig intel i hvad du køber, og om du får en ordentlig afkast af din investering. De er også en indikator for overforbrug og andre budgetmæssige spørgsmål.
organisering af udsagnene er lige så vigtigt, så du ikke krypterer for at finde dem i de sidste par dage i måneden. De fleste former for regnskabsprogrammer har funktioner indbygget til dette formål.
endelig gennemgang
al relateret dokumentation sendes til øverste ledelse til gennemgang. Den person, der gennemgår de afsluttende dokumenter, er ikke direkte bundet til lukningsprocessen indtil dette tidspunkt og har en chance for at se på alt med friske øjne.
månedens afslutning slutter, når den foregående måned er sat i sten, og der ikke registreres nye transaktioner på den.
Hvad har du lært i løbet af denne proces, og hvad kan du ansøge om at gøre næste måned lettere? Når du får en ny start i næste måned, skal du dedikere dig til at opbygge en finansiel kalender for at holde trit med bøgerne. Skriv deadlines for:
- indsamling af alle transaktioner
- modtagelse og registrering af nye rapporter
- udstationering af alle indtægter og udgifter
- en generel tidslinje til justering af hovedbogen
Kommuniker dine planer til andre teammedlemmer, der er involveret i månedens afslutningsproces for at få alle om bord. Du kan justere kalenderen, når tiden går, så den passer til din tidsplan.
månedens afslutning Luk tjekliste
efter at have læst denne liste over trin, kan Lukning af finansielle poster virke lidt skræmmende. Den finansielle regnskabsmæssige rolle går ud over blot transaktioner, der dækker indkomst kontanter, banklån, opsparingskonti, månedlige udgifter og andre væsentlige dele, der påvirker hele organisationen.
Hvordan sørger du for, at du ikke har gået glip af noget? En forkert placeret faktura eller erklæring kan resultere i nysgerrige tab, som du ikke kan redegøre for. Følgende er en tjekliste, du skal gå over, hvis du finder dig selv ansvarlig for den månedlige lukningsproces.
- kontanter: Juster for eventuelle udestående checks eller indskud, indtil din afsluttende kontantsaldo svarer til, hvad kontoudtoget siger. Indbetal ikke-indbetalte midler fra den foregående måned.
- lager og anlægsaktiver: korrekt dokumentere afskrivningsværdi og forældet/udløbet lager.
- tilgodehavender og tilgodehavender: se efter ikke-anvendte kreditter eller forfaldne saldi for at afskrive.
- noter, der skal betales med banken: overvej afskrivningsplaner og korrekt dokumentere omkostningerne ved månedlig rente.
- interne konti: Gæld og tilgodehavender skal matche mellem begge virksomheder. Tjek også for forudbetalte udgifter.
- optjent ferie og løn: for medarbejdergodtgørelse.
- påløbne skatter: inklusive dem, der gælder for ejendom, salg og lønningsliste.
- udgifter: inklusive leverings-og vedligeholdelsesomkostninger.
denne tjekliste behøver ikke udfyldes i rækkefølge. Faktisk kan nogle opgaver delegeres til en anden afdeling. Identificering af opgaveafhængigheder vil uundgåeligt være et ekstra skridt for større organisationer.
bedste praksis
oven på en fastlagt plan og en tjekliste, lad os gennemgå nogle bedste fremgangsmåder for at gøre denne vigtige forretningsproces så glat som den kan være.
- ofre aldrig nøjagtighed for hastighed: det kan være tidskrævende at lukke bøgerne, men de data, du arbejder med, afspejler i dine fremtidige forretningsbeslutninger. Administrer dine forventninger i overensstemmelse hermed ved ikke at skynde arbejdet og ved et uheld udelade vigtige udsagn eller poster. En god tommelfingerregel er at planlægge at afslutte processen i 10 dage efter månedens afslutning.
- men husk at styre din tid godt: effektivitet betyder noget i regnskabsafdelingen. Hvis du har en slutdato, skal du dedikere dig til at møde den efter bedste evne. Diskuter med teammedlemmer om realistiske tidslinjer og kommuniker ordentligt for at undgå risikoen for forsinkelser.
- Lær langsomt af fejl: du lukker i slutningen af hver måned, så der er altid en anden chance for at forbedre tilbageslag set i den foregående måned. Nye revisorer har brug for lidt tid til at stifte bekendtskab med de relaterede værktøjer og programmer og bør drage fordel af alle tilgængelige træningsprogrammer.
- lav relationer med andre teams, selv dem, der ikke er i økonomi: hvis flere mennesker er opmærksomme på, hvad du laver, kan andre afdelinger hjælpe med at bidrage med nødvendige økonomiske data og forstå, hvor indsatsen går. Den øverste ledelse bør især have en ide om dine mål.
- Udnyt automatisering: teknologi har strømlinet regnskabsopgaver meget. Programmelværktøjer kan bruges til at indsamle data og køre beregninger hurtigt uden risiko for menneskelige fejl, blandt andre optimeringer.
vi vil tale mere om automatisering i regnskabsområdet og månedens afslutningsproces specifikt senere. Men uanset om du er en erfaren professionel eller en ny revisor, der påtager sig opgaven med at lukke bøgerne, vil det at have denne praksis i tankerne hjælpe dig med at ramme jorden.
faldgruber og udfordringer
denne regnskabsprocedure er ikke uden sine udfordringer. Et af de mest iøjnefaldende spørgsmål, der er velkendte for forretningsadministratorer, er ineffektiviteten ved at indsamle alle de nødvendige oplysninger.
problemet her er, at finansielle data kommer fra flere forskellige kilder, og når de er udvundet, skal revisorer rydde op og gøre det til et ensartet format. At skulle oprette flere regneark til dækning af arbejdskrævende datarensning bremser processen og øger administrationsomkostningerne.
en anden flaskehals koordinerer arbejdet blandt alle de afdelinger, der beskæftiger sig med finansielle data. Større virksomheder er især nødt til at håndtere komplekse indbyrdes afhængigheder, der er et rod at løsne i de sidste par dage af en måned. Hvordan sikrer du, at du ikke falder bagud eller mister styr på, hvor du er i tjeklisten?
dette tidskrævende arbejde fjerner forretningstid, der kan sættes i mere nyttige applikationer som risikostyring, administration af interne kontroller og præstationsanalyse.
find løsningen med automatiseringsværktøjer
regnskabsprogram i dag er mere end i stand til at fremskynde mange af de kedelige opgaver, der er forbundet med månedens afslutning, herunder indsamling af regnskabsdata, udarbejdelse af rapporter og sikring af, at alt er arkiveret og rapporteret inden slutdatoen. Fordelene ved at gå efter disse løsninger er mange.
mindre manuelt arbejde
eliminering af manuel dataindtastning er normalt det første salgsargument, regnskabsteams ser frem til, men fordelen her strækker sig ud over det.
nogle opgaver skal planlægges i henhold til en dato eller et klokkeslæt eller skal udløses af afhængigheder. Takket være automatisering er der ikke behov for konstant at overvåge hver opgave og underrette ansvarlige personer om de næste trin.
teknologi kan også bruges til at standardisere kontoafstemninger og automatisere oprettelse og behandling af de tusinder af journalposter, som virksomheder uundgåeligt arbejder med.
forbedret synlighed
se tjeklisten for månedens afslutning. Hvert element på listen udføres ofte gennem et separat regneark af isolerede personer, der er specifikke for deres afdelinger. Når de udføres på den traditionelle måde, er disse opgaver usynlige for den bredere finansfunktion, og det kan være svært at integrere arbejdet med den månedlige lukningsproces som helhed.
endnu større organisationer kæmper med fragmentering og koordinering af virksomhedsdækkende økonomisk arbejde, da de er spredt ud over flere geografiske placeringer. Frustrationen forværres yderligere af det store antal indbyrdes afhængigheder, der skal tages i betragtning.
målet med regnskabsprogram er at opbygge et samlet, digitalt miljø, hvor hvert team kan samarbejde mod færdiggørelsen af tjeklisten. Dashboards og meddelelser overvåger desuden fremskridtene i realtid og giver ledelsen en ide om, hvad de skal gøre næste gang. Dette synlighedsniveau sikrer, at alle er på samme side, og at problemer opdages, før de bliver betydelige problemer.
forenklet revision
programmel registrerer nemt lukkeaktiviteter, hvem der udførte dem, og hvad tid, hvilket resulterer i et praktisk revisionsspor. Regnskabsfolk er i stand til at kontrollere, at bedste praksis følges og kan spore ansvaret tilbage, når der begås fejl.
en mere raffineret tilgang til regnskab
store besvær i løbet af månedens afslutningsproces kan være en indikation af underliggende problemer med din virksomheds tilgang til regnskab. For eksempel, hvis et kreditorhold ikke bliver involveret i købsprocessen til tiden, bliver det nødt til at spille indhente i slutningen af måneden for at udstede alle de ubesvarede betalinger og dobbelttjekke efterslæbet med dokumenter og fakturaer.
Automatiseringsprogrammer giver disse teams bevidsthed om finansiel aktivitet i hele virksomheden og giver dem mulighed for at give input til købsbeslutninger tidligt.