medarbejder Offboarding: Hvad er Offboarding (Definition) med Offboarding tjekliste

medarbejder offboarding er formel separationsproces, som din virksomhed kan bruge til at henvende sig til medarbejdere, der forlader virksomheden gennem fratræden, fyringer, opsigelse eller pensionering. Det involverer en række trin til at overføre medarbejderkendskab og jobansvar, deaktivere adgangskoder og adgangsrettigheder, aflevere udstyr og indsamle feedback gennem en udgangssamtale.

Offboarding for medarbejdere involverer gendannelse af virksomhedsejet udstyr såsom computere, ID-badges og telefoner. Det indebærer også at forhindre problemer med computersikkerhed ved at deaktivere adgangskoder og begrænse netværksadgang til virksomhedssystemer for at forhindre tyveri eller misbrug af data. Medarbejder offboarding sikrer også rettidig og præcis behandling af den endelige løn.

for en komplet liste over Trin tjek offboarding tjekliste nedenfor.

hvad er offboarding fordel for din virksomhed?

når en medarbejder forlader, sætter det din virksomhed i fare på flere måder. Efter en formel medarbejder offboarding tjekliste sikrer, at din virksomhed rent kan afslutte forholdet til en spændende medarbejder.

forbedret sikkerhed

korrekt offboarding hjælper med at sikre sikkerhed ved at forhindre uautoriseret adgang til vigtige oplysninger og data. Ved at begrænse adgangen til virksomhedens hjemmesider, interne dokumenter og tredjepartsprogrammer sikrer du, at fortrolige virksomhedsoplysninger forbliver fortrolige. Offboarding forhindrer også tyveri eller misbrug af firmaudstedt udstyr.

dette kan være særligt vigtigt, hvis en medarbejder afskediges eller opsiges. Forestil dig den potentielle indvirkning på din virksomheds indtægter, hvis en fyret sælger henter en komplet liste over deres udsigter og derefter tager et nyt job med en konkurrent.

det forhindrer også situationer, hvor en utilfreds medarbejder kan forhindre kolleger i at få adgang til kritiske programmer eller netværksadgang – som når en netværksingeniør for byen San Francisco nægtede at vende sine netværksadgangskoder og låste sine kolleger ud af byens netværk. I så fald blev ingeniøren tvunget til at betale 1,5 millioner dollars i restitution, hvoraf størstedelen var at kompensere sin arbejdsgiver for deres bestræbelser på at gendanne netværksadgang.

at have en formel offboarding-proces hjælper med at forhindre situationer som denne i at ske.

institutionel videnoverførsel

når en medarbejder forlader, går mange års erfaring og institutionel viden ofte ud af døren med dem. Denne “hjerneflugt” kan have betydelig indflydelse på den daglige drift. Dette gælder især for længe fastansatte medarbejdere med år (eller endda årtier) af tribal viden om din virksomhed, der ikke er fanget i skriftlig form.

det er afgørende, at din virksomhed har formelle procedurer til at dokumentere og overføre viden til resterende medarbejdere for at minimere forstyrrelser forårsaget af medarbejderomsætning. Formel dokumentation giver din virksomhed mulighed for at fortsætte med at køre så glat som muligt, når en medarbejder afslutter, og kan hjælpe med at fremskynde ombordstigning af en erstatningsarbejder til den rolle.

ærlig, konstruktiv feedback

korrekte udgangssamtaler er også en vigtig del af offboarding, især for medarbejdere, der forlader frivilligt. At få ærlig feedback i en afslutningssamtale kan hjælpe dig med bedre at forstå både de positive og de udfordringer, din virksomhed står overfor, så du løbende kan forsøge at forbedre medarbejdertilfredsheden og reducere yderligere omsætning.

Afslut samtaler kan også afsløre problemer, som virksomhedsejere og HR-teams måske ikke er opmærksomme på. Mens nuværende medarbejdere kan være forsigtige med at diskutere ting som dårlige ledere, problematiske kolleger eller mangler i forretningsstrategien, har en medarbejder, der forlader virksomheden, ikke længere et incitament til at holde disse oplysninger for sig selv.

afslutningssamtalen giver dig også en chance for bedre at forstå positive aspekter ved at arbejde for din virksomhed. At vide, hvad der er vigtigt for medarbejderne — og hvilken indsats der fungerer — hjælper dig med at validere løbende initiativer, så du kan fortsætte med at forbedre din virksomheds kultur.

prøv at nærme dig udgangssamtaler med rolige, åbne spørgsmål designet til at få ærlig feedback-selv for medarbejdere, der syntes alt for negative eller måske forlader under tvivlsomme omstændigheder. At tage feedback alvorligt kan hjælpe med at forbedre din virksomheds kultur og kan også hjælpe med at holde døren åben for medarbejdere af høj kvalitet til at vende tilbage til din virksomhed i fremtiden.

det er vigtigt, at du tydeligt kommunikerer nyheder om en medarbejders afgang. Dette kan forhindre falsk sladder i at sprede sig, hvilket kan påvirke moralen hos dine resterende medarbejdere, og hjælper med at fremme en åbenhedskultur, der fører til forbedret medarbejdertilfredshed.

nøjagtig lønningsliste og papirarbejde

du skal også færdiggøre lønningslisten og fuldføre andre udgangspapirer. Det er vigtigt at få et formelt opsigelsesbrev, og du skal sørge for at opdatere dit lønsystem i overensstemmelse hermed. I nogle tilfælde ender arbejdsgivere, der undlader at gøre dette, ubevidst med at betale medarbejdere ved en fejl, såsom tilfældet med den medarbejder, der indsamlede over $250.000 efter at være opsagt.

afslutningssamtalen skal involvere en hurtig diskussion om timingen og størrelsen af medarbejderens sidste lønseddel. Du bør også gennemgå fortsættelsen af fordele, herunder COBRA eller anden dækning, der strækker sig forbi datoen for opsigelsen.

Hvem er involveret i medarbejder offboarding?

for mange mellemstore virksomheder fungerer dit HR-team typisk som koordinator for offboarding af medarbejdere. Det er vigtigt, at offboarding-processen inkluderer IT-ledere, facilitetschefer og afdelingsledere.

for mindre virksomheder, der ikke har dedikerede HR-teams, kan processen administreres af virksomhedsejeren, kontorchefen eller medarbejderens vejleder. I disse tilfælde er det afgørende, at der findes en formel offboarding-tjekliste for at sikre, at trin ikke går glip af.

HR-programmer til små virksomheder kan hjælpe dig med at automatisere offboarding-processen for at undgå at gå glip af kritiske trin. HR-programmer kan også strømline andre tidskrævende HR-opgaver såsom medarbejderrekruttering, ansættelse, onboarding, lønningsliste og overholdelse af ansættelseslovgivningen.

medarbejder offboarding checkliste

Brug denne medarbejder offboarding checkliste til at hjælpe dig med at sikre, at din virksomhed ikke går glip af nogen kritiske offboarding trin:

• sikkerhed
  • har medarbejder tur i enhver virksomhedsejet ejendom
    • bærbare computere og Computertasker
    • mobiltelefoner
    • Medarbejder-id ‘ er og adgangsmærker
    • parkeringskort
    • firmakøretøjer
  • Begræns login-adgang
    • adgang til Netværk og computer login
    • e-mail, telefonkonference og instant messaging-konti
    • tredjepartsadgangskoder (adgang til kritiske virksomhedssystemer, Intranet, Salesforce, Marketo, hjemmeside CMS, Analytics osv.)
    • adgang til følsomme virksomhedsdokumenter
• lønningsliste og andet papirarbejde
  • Opdater lønsystem med opsigelsesdato
  • Diskuter medarbejderens sidste lønseddel, inklusive udbetaling for ubrugte feriedage eller medarbejders fratrædelsespakke
  • har medarbejderskilt opsigelsesbrev
  • Underskriv ikke-konkurrerende eller ikke-afsløringsformularer
  • Ydelsesdokumentation: fortsættelse af sundhedsydelser (COBRA), pensionsplan, arbejdsløshedsforsikring osv.
• videnoverførsel
  • prioriteret dokumentation af rutineopgaver med trinvise instruktioner, hvis det er nødvendigt
  • statusopdateringer om aktuelle og planlagte projekter
  • har eksisterende medarbejdertræner kolleger om, hvordan man udfører disse opgaver
  • aflever adgang til filer eller systemer
  • få en liste over kontakter i og uden for organisationen
• Afslut samtale
  • få feedback om, hvorfor medarbejderen forlader
  • spørg om områder virksomheden kan forbedre
  • Diskuter, om medarbejderen havde support og ressourcer, der er nødvendige for at udføre deres job
  • Bestem medarbejderens forhold til deres leder
  • spørg, hvad der kunne have været gjort for at få dem til at blive
  • prøv at holde døren åben for værdsatte arbejdere til at vende tilbage til virksomheden
• kommunikation
  • Send e-mail eller mundtligt underrette kolleger
  • Underret eksterne kontakter (såsom kunder, som medarbejderen arbejdede med, leverandører, de arbejdede med osv.)

nogle virksomheder og brancher har unikke behov, der kræver, at der tilføjes yderligere trin til deres offboarding-tjekliste ud over dem ovenfor. Vi anbefaler, at du opdaterer din tjekliste med disse elementer for at sikre en ensartet offboarding-proces på tværs af din virksomhed.

HR kan hjælpe dig med at automatisere mange af disse trin for at forenkle processen og sikre, at du følger offboarding bedste praksis.

hvis du finder ud af, at tid brugt på at styre HR-opgaver trækker dig væk fra andre kritiske områder i din virksomhed, kan du overveje at samarbejde med en HR-tjenesteudbyder, der kan hjælpe med at styre alle aspekter af HR, herunder løn, fordele, overholdelse, ansættelse, onboarding-processen og offboarding.

Resume

medarbejder offboarding (definition): en formel proces til at styre medarbejdere, der forlader din virksomhed.

brug af en offboarding-tjekliste kan hjælpe din virksomhed med at forbedre sikkerheden, adressere det nødvendige papirarbejde, minimere tab af institutionel viden og få feedback for at forbedre dit arbejdsmiljø.

hvis du leder efter mere information om, hvordan du reducerer risikoen for din virksomhed og forbedrer, hvordan du finder, ansætter, ombord og offboard-medarbejdere, kan du lære, hvordan partnerskab med en HR-tjenesteudbyder kan hjælpe.