**mit event arrangører, se MIT nu for alle aktuelle oplysninger og ofte stillede spørgsmål findes nederst på siden event politikker.**
i begivenhedsplanlægning henviser protokol generelt til reglerne for adfærd og form, man skal følge, når man er vært for eller interagerer med embedsmænd eller andre organisatoriske ledere/repræsentanter; det kan også omfatte spørgsmål om kulturel etikette. (Se denne forklaring af en organisationsprotokol officer.) Formålet med protokollen i forbindelse med vores arbejde på MIT er at fremme en atmosfære af respekt og velkomst — en atmosfære, der giver folk mulighed for at fokusere på at gøre deres bedste arbejde.
protokollen gælder, når enkeltpersoner eller enheder interagerer, men spørgsmål har tendens til kun at opstå, når der er forskelle i officiel rang eller kultur eller funktion mellem dem (dvs.når folk ikke er sikre på reglerne). Mulige scenarier på campus omfatter (men er ikke begrænset til!)
- en gruppe studerende, der inviterer et fakultetsmedlem til at spise
- et søgeudvalg, der gennemfører en række afsluttende samtaledage med kandidater
- en fremtrædende ekspert, der besøger et foredrag + møder med kolleger
- et besøg på stedet af individuelle, virksomheds-eller regeringsstøtter
- et besøg af en embedsmand eller delegation
her er nogle spørgsmål, du kan stille, når du fornemmer, at der kan opstå protokolproblemer.
- Hvad er de involverede organisatoriske eller uformelle rækker?
- er det tilrådeligt at engagere andre Institutkolleger og DLC ‘ er, hvad enten det skyldes protokol eller aktuelle problemer? Hvem skal tage kontakt?
- er en formel invitation påkrævet? Hvem er den rette underskriver? Dette betyder ikke, at en papirkopi invitation er nødvendig — e-mail fra den rette person kan være fint. På den ene eller anden måde, det er nyttigt at medtage en logistisk eller programkontakt i en invitation, især hvis underskriveren er seniorleder.
- hvad er den rigtige form for adresse?
- hvem vil sende en tak efter arrangementet?
- Hvem er det rette valg til at hilse og eskortere en besøgende og til at udføre introduktioner? Disse mennesker er måske eller måske ikke de samme. Hvor finder hilsenen sted?
- anbefales en gave? Skal det præsenteres formelt eller måske ved afslutningen af et møde? Af hvem?
- hvis der er et taleprogram til dit arrangement, hvem åbner programmet / introducerer dine honoree(er) / sidder med dine gæster i publikum?
- er der andre reserverede eller tildelte siddepladser spørgsmål at overveje?
- hvad er behovene hos en delegation eller ledsagende personale — separat program og indkvartering, eller bliver de hos rektor?
- vil nogen opfølgning være påkrævet, bortset fra en tak? Hvem vil være ansvarlig, og hvem skal medtages i samtalen?
Institute Events er tilgængelig til at rådgive om nogen af disse problemer, herunder spørgsmål om, hvorvidt en anmodning, du har modtaget, skal gennemgås ud over DLC-niveauet. Andre ressourcer inkluderer kys, bue, eller ryste hænder af Terri Morrison; det amerikanske udenrigsministerium; Emily Post Institute; Ære & respekt af Robert Hickey; og de online adresseformer, der leveres af Protokolskolen. Du kan også ønske at konsultere GlobeSmart, den MIT-licenserede ressource, der giver detaljerede oplysninger om, hvordan man arbejder effektivt på tværs af kulturer.