saldoen på en virksomheds tilgodehavende hovedbog, herunder alderen gæld og dage sales outstanding (DSO), kan give indsigt i ineffektivitet i O2C-processen, som kan adresseres for at forbedre pengestrømmen.
disse ineffektiviteter har tendens til at komme fra manuelle processer, disse påvirker accounts receivable (AR) – teamets evne til at håndtere oprettelse af fakturaer, præsentation og distribution. Som et resultat vil en ineffektiv O2C-proces have en negativ indvirkning på betalingsfrister, hvilket potentielt øger DSO og hæmmer pengestrømmen.
den gode nyhed er, at der er løsninger. Ved at automatisere hele debitorprocessen, fra kreditstyring til Fakturering og betalingsafstemning, kan virksomheder optimere hvert trin i O2C-processen for forbedret pengestrøm ved at bringe penge hurtigere ind i din organisation.
Hvad er ordre-til-kontanter, og hvor passer dette ind i kontantcyklussen?
bestillingsprocessen omfatter alle trin fra, hvornår en kundeordre er placeret, indtil virksomheden er betalt (kontant). Disse trin omfatter ordrestyring og ordreudførelse, igennem til kreditstyring, derefter fakturering og i sidste ende betaling indsamling.
O2C har en implicit forbindelse til levering af varer og ordreopfyldelse, hvilket driver et behov for gode supply chain management processer til at være på plads.
fordele ved at optimere ordre-til-kontant-processen
den største hindring for kundefordringsproduktivitet er det faktum, at AR-processer ofte er for komplekse med for mange forskellige finansielle systemer, for lidt standardisering og for mange manuelle trin. Disse processer forværres ofte af afbrydelser som følge af problemer, der kræver hurtig opløsning.
som enhver virksomhedsleder ved, er fri pengestrøm den vigtigste måling til at bestemme deres virksomheds sundhed. AR-afdelingen har en unik indflydelsesrig rolle i at lette pengestrømmen. Ved at forkorte tiden fra køb til ordre og faktura levering, samt forenkle betalingsprocessen, pengestrømme lettere. Derfor er vurdering og justering af O2C-processen det mest oplagte sted at tackle pengestrømsudfordringer.
ud over pengestrømsforbedringer inkluderer de største fordele ved at optimere ordre-til-kontant-processen følgende:
- indtægtsgenerering en strømlinet købs-og opfyldelsesproces, hurtig, nøjagtig fakturering og nem betaling forbedrer kundetilfredsheden og tilskynder til gentagne køb såvel som kundeadvokat. Disse faktorer kan have en positiv indvirkning på salgsvæksten.
- kundeoplevelse større kunderelationer kan vindes eller tabes på baggrund af oplevelsen af ordreudførelse, fakturering og betalinger. Et pålideligt O2C-system til styring af fakturering og opfyldelse, ud over tvister og kreditindsamling, fremmer nøjagtighed og aktualitet, bidrager til forbedret kundeoplevelse.
- omkostningsbesparelser større interne kontroller gennem en automatiseret O2C-proces reducerer eller eliminerer fejl betydeligt og gør det lettere at understøtte rabatter på tidlig betaling. Med forbedring af forretningsprocesser kan enhver virksomhed nedbringe omkostninger, hvilket resulterer i lavere driftsomkostninger og understøtter operationel gearing.
skridt taget i ordren til Kontantprocesser
1. Ordrestyring
alt starter med en ordre. En kunde afgiver en ordre via e-handel, direkte salgsordreprocesser eller andre midler. Når ordren er placeret, kontrolleres lagerbeholdningen af ordrebehandlingssystemet for at bekræfte, at varerne kan sendes. Når verificeret, en levering tidsramme er udstedt. Kundens kreditfacilitet vil blive kontrolleret for at afgøre, om ordren blev accepteret på eksisterende kreditvilkår. Ordren registreres derefter i salgsbogen, og varerne sendes. Endelig udløses automatisk genbestilling via ERP-systemet i forsyningskæden for at sikre, at lagerbeholdningen genopfyldes til fremtidig salg.
2. Kreditstyring
langt størstedelen af B2B-salget foretages på kredit, hvilket giver tid til, at en faktura genereres, sendes og betales uden at bremse opfyldelsen af hver ordre. Men kredit skal tildeles baseret på en vurdering af hver købers betalingsevne. Omhyggeligt at bestemme kredit på dette tidlige stadium forhindrer betalingsrisici, når fakturaer forfalder.
3. Kundefaktureringssystem
kunder faktureres for hver ordre for at anmode om betaling inden for en bestemt tidsramme for de varer, de har købt. De bedste kundefaktureringssystemer genererer og leverer automatisk fakturaer til kunderne, når de køber. Faktureringsautomatisering skal dog tage højde for et stort antal nuancer og variabler, herunder fakturaformat, leveringsmekanisme og medier, modtager, godkendelsesproces, tilknyttet dokumentation og mange andre faktorer.
4. Tilgodehavender
når et salg er foretaget, og varerne er afsendt, starter processen med tilgodehavender. Dette omfatter fakturagenerering og levering, sporing og afstemning af betalinger mod hovedbogen.
kyndige kundefordringer teams vil automatisere afsendelse af betalingspåmindelser, eller erklæringer, før fakturaer forfalder. Det er kundefordringsteamets ansvar at undersøge og løse faktureringsfejl, genudstede fakturaer til det korrekte beløb, hvis der er opstået fejl.
5. Betalingsindsamling
processen for kundebetalinger skal gøres klar på købstidspunktet og i fakturaen (eller ledsagende dokumentation). Betalingsindsamling sker derefter enten gennem kunder, der foretager onlinebetalinger, bankoverførsler eller indsender betalinger i et andet format. Et indkøbsordrenummer er en typisk sporingsreference, der sikrer, at hver betaling er korrekt tilpasset den tilsvarende ordre. Udestående fakturaer jages direkte indtil et foruddefineret punkt, på hvilket tidspunkt de enten afskrives som dårlig gæld eller overføres til et tredjeparts inkassobureau.
6. Datastyring
på tværs af O2C-processen er god datastyring nøglen. Ordrestyringssystemet skal i realtid forbinde til lagerstyring via et enterprise resource planning (eller ERP) system. På denne måde kan organisationen arbejde på tværs af systemer for at bestemme lagerniveauer og opfylde ordrer eller udløse genbestillinger.
faktureringssystemet skal acceptere en udløser for at oprette en faktura, når ordrer er opfyldt, systemet trækker derefter data om ordren ind, kontrollerer kundens kreditgrænser og aftalte betalingsbetingelser, før du genererer og leverer en faktura til den korrekte kontaktperson.
betalingsindsamlingsprocessen skal derefter linke tilbage til købsbogen for at sikre, at betalinger afstemmes med den rigtige ordre. Hvert eneste trin kan og bør automatiseres for at forbedre effektiviteten og nøjagtigheden.
Optimer ordre-til-kontanter med automatisering
en omfattende tilgang til optimering af O2C-processen vil kombinere teknologi, rådgivende tjenester og finansielle tjenester. Mange organisationer udnytter teknologi, fordi den kan automatisere kundekreditbeslutning eller AR-og Treasury-processer inden for O2C-cyklussen. Automatisering reducerer eller eliminerer manuelle og papirbaserede processer. De ledsagende omkostningsbesparelser og fejlreduktion giver normalt et positivt investeringsafkast. Automatisering af O2C-processen giver et væld af fordele, herunder følgende:
tidsbesparelser: Faktura oprettelse og levering kan være meget manuelle processer, forbrugende værdifulde dygtige personale timer. Ved at automatisere udskrivning og postlevering, eller e-mail af fakturaer og levering af opfølgningskommunikation for at jage betalinger, AR-teamet kan fokusere på mere forretningsorienterede problemer. Automatisering kan endda tage output fra et ERP – system og forbinde dette direkte med købers konti, der skal betales fakturering portaler-uden om behovet for manuel re-key eller copy-paste fakturaer i disse.
Forbedret Likviditet: Automatisering sparer ikke kun procestid, det forhindrer flaskehalse i fakturalevering, betalingsbehandling og afstemning. Disse faktorer reducerer friktionen ved at bringe kontanter ind i virksomheden og derved forbedre pengestrømmen.
Forbedret nøjagtighed: automatisering har en positiv indvirkning på nøjagtigheden på tværs af hele O2C-processen. Når maskinsystemer taler med hinanden ved direkte dataoverførsel, er der ingen risiko for copy-paste eller andre menneskelige fejl.
Omkostningsreduktion: Tidsbesparelserne fra procesautomatisering samt reduktion i forespørgsler og helpdesk-opkald kan være så betydelige, at de ofte foretager investeringer i aspekter af O2C-automatisering, såsom AR-automatisering, betaler for sig selv inden for et par måneder.
forbedre kundeoplevelsen: kundeforhold drage fordel af de forbedringer automatisering bringe til proces konsistens, opfyldelse pålidelighed, brand perception og nem betaling.
få synlighed i realtid: Automatisering af ordre-til-kontant-processer betyder, at hvert trin håndteres digitalt, derfor let spores og præsenteres med et øjeblik via ledelsesinformationsdashboards eller andre metoder.
forenkle rapportering og revision: ved at automatisere O2C-processen er alle handlinger og data tilgængelige til gruppering og analyse som rapporter eller som revisionsspor med et tryk på en knap.