dette er den første blog i vores serie, der forklarer, hvordan man udnytter Service-og Ændringsstyring til overholdelse ved at fange alle de oplysninger, der er nødvendige for at behandle ændringsgodkendelser og etablere kontrollerbare poster. I denne artikel forklarer vi, hvorfor overholdelse af forretningsprocesser er en vigtig del af grundlaget for at opbygge en succesrig organisation. Vores anden artikel forklarer, hvordan overholdelse af lovgivningen på tværs af brancher giver vigtig vejledning til organisationer, når de stræber efter at nå deres forretningsmål. I vores tredje og sidste artikel (udstationering den 29.juni 2021) forklarer vi, hvordan revision for overholdelse ikke kun bruges til at evaluere, om din virksomhed følger eksterne regler, men også afgøre, om den følger sine egne interne procedurer og politikker.
hvis du ikke har et Service-og Ændringsstyringssystem, der kan håndtere compliance-arbejdsgange, er der en række faktorer, du bør overveje, før du beslutter dig for at købe en. Hjælp Net Security talte med flere branchefolk for at få deres indsigt i emnet, og Senior Vice President, Michael Hechler, vejede ind med nogle værdifulde anbefalinger. Der er mange leverandører, der tilbyder løsninger, der kan håndtere overholdelse af forretningsprocesser. Det er vigtigt at huske, at du bygger et langsigtet partnerskab, så du skal føle dig godt tilpas med produktet ud over at finde et firma, som du kan stole på. “Når du vælger en ITSM-løsning, skal du altid starte med dine nuværende forretningskrav.”For at læse hele samtalen, besøg Hvordan vælger jeg en ITSM-løsning til min virksomhed?
Hvad er en forretningsproces?
ligesom ‘compliance’ kan betyde mange ting for forskellige mennesker, har forretningsprocesser også brug for en klar definition og forståelse. Med henblik på denne artikel er en forretningsproces en række trin, der udføres af en gruppe interessenter for at nå et specifikt mål. Hvert trin i en forretningsproces angiver en opgave, der er tildelt en deltager. Hver opgave er en grundlæggende byggesten for flere relaterede ideer såsom forretningsprocesstyring, procesautomatisering og mere. Organisationer af enhver størrelse drager fordel af klart definerede processer, men fordelene ved at have gode forretningsprocesser er mest synlige i skalerbare organisationer. Processer danner grundlaget for de fleste virksomheder og hjælper med at strømline individuelle aktiviteter og sikre, at ressourcer udnyttes med optimal effektivitet.
succesfulde virksomheder fokuserer deres aktiviteter på at nå klart definerede og målbare mål. For at nå disse mål indføres processer og procedurer for at sikre, at kvalitetsprodukter og-tjenester er tilgængelige til tiden og imødekommer kundernes forventninger. Veldesignede procesplaner kan hjælpe din virksomhed:
- udvikle kvalitetsprodukter og-tjenester
- Fremstil ensartede og effektive resultater
- reducer time to market
- Opfyld kundernes behov og forbedre tilfredsheden
- Forbliv i overensstemmelse med lovkrav
hvorfor modstår folk at følge nye processer?
har du nogensinde følt dig helt sikker på, at du skabte “den perfekte” forretningsproces—kun for at blive skuffet over resultaterne? Du brugte den nyeste teknologi til at automatisere dine arbejdsgange og udviklede mængder dokumentation til at beskrive hvert trin i omhyggelige detaljer. Hvad skete der, da du forsøgte at gennemføre denne proces? Virkede det? Måske er et bedre spørgsmål, fulgte alle i din afdeling eller din organisation processen, som du havde til hensigt, at den skulle følges? Hvis dit svar på sidstnævnte spørgsmål er “nej”, har de relevante interessenter ikke overholdt kravene i din forretningsproces—af en række forskellige årsager.
manglende overholdelse kan være skuffende og frustrerende for ledere, især hvis der blev kastet meget tid og penge på et projekt, der er specielt designet til at implementere nye procedurer. Her er nogle af grundene til, at du kan få pushback på din nye proces:
- Væsener af vane-mennesker er væsener af vane og kan generelt ikke lide forandring. Hvis dine medarbejdere har udført deres job på en bestemt måde i lang tid, indpakket de sig sandsynligvis i mange lag af arbejdsrelaterede vaner, der er vanskelige at bryde.
- tvivler på den nye proces—hvis dine medarbejdere allerede tror, at de gør et godt stykke arbejde, undrer de sig måske over, hvorfor du vil have dem til at ændre sig. Vil din nye procedure bremse dem? Er målet med din proces at fjerne job eller erstatte visse arbejdstagere?
- frygt for mere ansvar—medarbejdere kan føle, at de ikke har tid og/eller færdigheder, der er nødvendige for at påtage sig mere ansvar.
- ikke forstå den nye proces—dine medarbejdere forstår muligvis ikke, hvad deres rolle vil være i din nye proces. Komplekse processer skal muligvis implementeres ved hjælp af små, trinvise ændringer for at få accept.
- kan ikke se virkningen på kunder—medarbejdere, der ikke interagerer med kunder, forstår muligvis ikke, hvordan din nye proces vil påvirke din virksomheds produkter, tjenester og kundetilfredshed.
- den nye proces er ineffektiv—det kan være svært for dig at acceptere, men medarbejderne kan “arbejde rundt” din nye proces, fordi den er brudt. Vigtige trin mangler muligvis, eller du har muligvis ikke de rigtige personer tildelt de rigtige opgaver.
- mangel på ledelsesstøtte—medarbejdere kan føle sig forladte, hvis den øverste ledelse ikke fuldt ud støtter din nye proces, eller hvis ledelsen ikke er villig til at vente længe nok på, at fordelene realiseres.
- konflikter med andre opgaver—medarbejdere kan være nødt til at afvige fra din nye proces for at fuldføre Særlige anmodninger, eller ressourcer kan trækkes væk fra din proces for at arbejde på andre opgaver.
selvom der er mange grunde til, at medarbejdere kan være tilbageholdende med at vedtage en ny proces, er det første skridt i at lede din organisation til korrekt at forberede, udstyre og støtte sine medarbejdere til succesfuldt at vedtage ændringer og skabe positive resultater.
Hvordan Kan Du Forbedre Procesoverholdelse?
moderne organisationer kræver en Forandringsledelsesløsning optimeret til at understøtte den dramatiske stigning og kompleksitet af forandring. Gennem avanceret automatisering og arbejdsgange er ChangeGear designet til at strømline hele change management og compliance processer, der gør det muligt for organisationer at opfylde revisions-og compliance krav.
et nøgleelement i vellykket forandringsledelse er at forstå, at ingen ændring nogensinde sker isoleret. På den ene eller anden måde påvirker forandring hele din organisation og alle mennesker inden for den. Med et godt Forandringsledelsessystem kan du opfordre alle til at tilpasse sig og omfavne din nye måde at arbejde på. Succesfuld forandringsledelse bygger på fem vigtige trin:
Trin 1—Forstå ændringen
for at kunne fremme fordelene ved din ændring skal du selv forstå disse fordele. Spørg dig selv, hvorfor du mener, at denne proces skal ændres. Hvad er dine mål? Hvordan vil din virksomhed drage fordel af ændringen? Hvordan vil din forandring påvirke medarbejderne positivt? Hvordan vil det påvirke den måde, folk arbejder på og opfatter deres job? Hvad skal folk gøre for at fuldføre ændringen? Det kan også være vigtigt at tænke over, hvad der vil ske, hvis din ændring ikke implementeres. For at ændre arbejdet skal der være tilstrækkelig utilfredshed med den gamle måde at gøre tingene på. Men folk er også nødt til at føle sig sikre på, at den nye tilgang vil være bedre end den gamle, og at der er en klar vej for migration.
Trin 2—Planlæg ændringen
effektiv ændring sker ikke bare tilfældigt—den skal konstrueres, så den passer til din organisation. Den måde, hvorpå forandring styres, varierer fra organisation til organisation. Nogle virksomheder har meget stive ændringsmetoder, mens andre er mere åbne og fleksible i deres tilgang. Ledere skal forstå begrundelsen bag deres nuværende miljø, før de forsøger at foretage væsentlige ændringer.
du skal overveje sponsorering, involvering, buy-in og indflydelse på ændringen. Undersøgelser har vist, at en stor medvirkende faktor for et vellykket forandringsledelsesprojekt er, hvor synlig sponsoren er blandt de andre interessenter. Du skal sørge for, at sponsoren er effektiv og er aktivt engageret i hele processen.
utilstrækkelig planlægning og forsømmelse af en ændrings indvirkning på personale kan resultere i mistet produktivitet, frakoblede medarbejdere, høj omsætning og modstand. Disse negative konsekvenser og risici har også økonomiske konsekvenser. Det kan tage længere tid for medarbejderne at begynde at bruge dit nye system, længere tid at mestre trinnene i processen samt længere tid for din virksomhed at se et godt investeringsafkast (ROI).
Trin 3-Brug vedligeholdelsesvinduer, Blackout-perioder og skift vinduer
et vedligeholdelsesvindue er en planlagt Tidsramme, hvor aktiver eller tjenester (konfigurationselement (CI) for ITIL-kompatible organisationer) har tilladelse til at blive ændret. Da ændringer kan indebære nedetid, kan disse vinduer bruges til at minimere forstyrrelser i kritiske forretningsprocesser. Generelt skal planlagte ændringer ske i et vedligeholdelsesvindue.
en Blackout-periode er en planlagt Tidsramme, hvor der kan være reduceret support, såsom en ferie, virksomhedsbegivenhed, kontraktlig forpligtelse med en klient eller kritisk forretningstid som regnskabsårets afslutning. Planlagte ændringer bør ikke forekomme i aftalte blackout-perioder. Blackout-perioder angiver tidspunkter, hvor normal ændringsaktivitet ikke skal planlægges, men de forhindrer ikke en ændring i at forekomme. Normalt er der undtagelser for nødsituationer, men de skal være sjældne og kræve godkendelse på udøvende niveau inden implementering.
et Ændringsvindue angiver normalt, at specifikke aktiver eller tjenester må afbrydes for ændringsrelateret aktivitet. Nogle virksomheder definerer for eksempel specifikke tidsblokke (dvs.hver onsdag fra 2:00 am – 4:00 AM ET) I aftale med forbrugerne af tjenesten og relaterede kunder eller afdelinger. Skift vinduer hjælper dig med at planlægge ændringer for at minimere indvirkningen på kritiske forretningsprocesser.
Trin 4—Kommuniker ændringen
Kommuniker tidligt og ofte gennem hele ændringsprocessen. Sørg for, at medarbejdere eller kunder fuldt ud forstår, hvad virkningen vil være, hvor længe, og hvad deres rolle kan være, når implementeringen er afsluttet. Kommunikation kan være en make-or-break komponent i forandringsledelse. Den ændring, du vil implementere, skal være klar og relevant, så folk forstår, hvad du vil have dem til at gøre, og hvorfor de har brug for det. Hvis medarbejderne får at vide, hvad ændringen er uden at høre, hvorfor det gøres, vil de være tilbøjelige til at modstå og ikke gøre noget.
Trin 5—Implementer ændringen
ledere spiller en vigtig rolle i implementeringen af ændringsprocessen. For at være effektive skal ledere forstå ændringen, og hvordan den påvirker deres team. Med det rigtige niveau af engagement bliver ledere udvidelser af change-teamet, hjælper med accept, forstår virkningen og rejser potentielle bekymringer for at forbedre sandsynligheden for succes. Derudover skal ledere lette feedback mellem projektteamet og medarbejderne på tværs af organisationen. Når man ved, at individuelle medarbejdere eller tætte grupper af medarbejdere håndterer ændringer på forskellige måder, bør ledere coache dem gennem ændringsprocessen og styrke værdien af ændringerne, efter at de er foretaget.
der er mange forskellige strategier, du kan bruge til at sætte din ændring i bevægelse. Hvis du vil skabe en følelse af uopsættelighed for at opbygge momentum og opmuntre folk til at komme bag din ide, skal du være opmærksom på visse ting undervejs:
- sørg for, at alle involverede i ændringen forstår, hvad der skal ske, og hvad det betyder for dem.
- enig om succeskriterier for din ændring, og sørg for, at de regelmæssigt måles og rapporteres om.
- Identificer de vigtigste interessenter, der vil være involveret i din ændring, og definer deres involveringsniveau.
- Identificer eventuelle træningsbehov, der skal udføres før, under og efter implementering af din ændring.
- Udpeg “forandringsagenter”, som er klar, villige og i stand til at hjælpe med at sætte din nye proces på plads og fungere som en rollemodel for andre at følge.
- Find måder at ændre folks vaner på, så den nye proces bliver den nye norm.
- sørg for, at alle understøttes under hele ændringsprocessen.
i næste uge forklarer vi, hvordan overholdelse af lovgivningen på tværs af brancher giver vigtig vejledning til organisationer, når de stræber efter at nå deres forretningsmål.