Hvad er et papirløst kontor?
det papirløse kontor er en paraplybetegnelse for forretningspraksis, der forbedrer arbejdspladsen ved at reducere afhængigheden af papir.
mens det papirløse kontor kunne bruges til at beskrive en arbejdsplads, hvor papirprocesser er blevet fuldstændigt elimineret, bruges det mere almindeligt til at beskrive metoder, hvormed virksomheder kan reducere omkostninger og øge effektiviteten ved at foretage overgangen fra traditionelle papirprocesser til digitale processer, der styres via computerprogrammer eller tjenester. Disse scenarier er ofte afhængige af enterprise content management (ECM) eller samarbejdsprogrammer til at dele, redigere eller på anden måde administrere virksomhedsdokumenter, der tidligere var papirbaserede.
fordele ved en papirløs kontortilgang
i praksis tager virksomheder typisk en trinvis tilgang til at opnå et papirløst kontor med fokus på at fjerne papir fra en bestemt arbejdsgang eller forretningsproces. For eksempel kan en virksomhed digitalisere dokumentanmeldelser og godkendelser.
i dette tilfælde reducerer oprettelse af en post digitalt og fuldførelse af hele arbejdsgangen i et digitalt format papir-og udskrivningsudgifter, eliminerer behovet for at scanne dokumentet i digital form og sparer tid og kræfter-og potentielt de tilknyttede omkostninger-ved transport af de fysiske dokumenter til personer, der er involveret i arbejdsgangen. Reducerede omkostninger til bortskaffelse af papir samt de firkantede optagelser, der kræves til opbevaring af poster, er også almindelige fordele ved den papirløse tilgang.
et andet vigtigt aspekt af et papirløst kontor er at revidere papirprocesser og udnytte digitale muligheder til at automatisere eller på anden måde forbedre effektiviteten af samarbejde, arbejdsgange og andre forretningsprocesser. Ved at revidere processer finder virksomheder ofte, at de kan fjerne trin i den nye digitaliserede proces, hvilket eliminerer spildt tid og unødvendige trin. I en godkendelsesproces for rejseudgifter kan en virksomhed finde ud af, at nogle mennesker ikke behøver at godkende udgiften og kan tages ud af arbejdsprocessen.
papirløse processer kan også udvides uden for virksomheden, men behovet for at udskrive/underskrive/scanne dokumenter er en almindelig vejspærring der. E-signaturteknologi kan eliminere behovet for en fysisk signatur og hjælpe med at konvertere traditionelle papirprocesser, såsom kontraktunderskrivelse, til digitale processer.
udfordringer ved et papirløst kontor
et papirløst kontor kan også give nogle udfordringer. Digitalisering kræver et centralt lager, der letter lagring og samarbejde-typisk et ECM-system eller en tjeneste. Lancering af et papirløst initiativ kræver, at medarbejderne genovervejer, hvordan de arbejder, sammen med muligvis vedtagelse af ny teknologi. For at få den maksimale fordel kan ledelsen også vurdere, om eksisterende processer skal revideres for at drage fuld fordel af digitale muligheder.
VPN-teknologi har været en almindelig vejspærring til centralisering. Medarbejdere har ofte omgået digitalisering, fordi det kræver at logge på en VPN for at få adgang til centraliserede dokumenter.
et papirløst kontor beskrives undertiden som en hellig gral type mål, idet det repræsenterer et ideal, som fagfolk inden for informationsstyring stræber efter, men i de fleste tilfælde er det ikke praktisk eller endda ønskeligt at fjerne alle papirprocesser.