for at opdatere din hukommelse evaluerer en BPR aktuelle processer og identificerer måder at gøre dem mere effektive, hvilket betyder mindre spildt indsats og mere tid brugt på værdifuldt arbejde. En BPR skal udfyldes grundigt, så det er bedst at ansætte en ekspert til at udføre størstedelen af arbejdet for dig. En konsulent vil ‘skygge’ hver forretningsproces og stille spørgsmål til det involverede personale. Dette vil gøre det muligt for dem at:
-
Giv et overblik over hele organisationen
-
identificere mangler og ineffektivitet f. eks. dobbelt-håndtering af data, dublerede processer
-
Identificer potentielle områder til strømlining af processer eller automatisering
-
Undersøg hvilke processer der ikke kræves eller ikke producerer, hvad de skal
BPR succes kommer ikke let. Det kræver alles engagement, og for at det skal ske, skal topledelsen være engageret, medarbejderne skal føle sig bemyndiget, og der skal være strategisk retning og et slutmål.
så her er hvordan man gennemfører en forretningsprocesanmeldelse i fire trin:
1. Identificer og Kortlæg dine nuværende processer.
start med at definere forretningsprocessen ‘som den er’. Dette betyder alle afsnittene i en typisk forretningsproces, såsom:
- liste over roller
- liste over Trin
- handoff points
- undtagelser
målet her er at forstå nøjagtigt, hvordan forretningsprocessen fungerer i dag, kinks og alt.
på dette stadium skal de personer, der er involveret i processen, afhøres. Spørg dem ved at stille spørgsmål, såsom:
- Hvorfor blev det skridt taget?
- har du brug for andres godkendelse til at tage det skridt eller træffe den beslutning?
- er der nogen undtagelser fra reglen?
det er ikke godt nok, at de bare beskriver det – de skal vise dig, hvordan de gør det. Du skal også opfordre disse medarbejdere til at forklare eventuelle problemer med den eksisterende proces.
overvej følgende spørgsmål:
- hvad i processen er brudt?
- hvilke trin i processen skaber vejspærringer?
- hvilket trin kræver mest tid at gennemføre?
- hvilket trin forårsager de fleste forsinkelser?
- er der nogen trin, der får omkostninger/ressourcer til at gå op?
- er der nogen trin, der får kvaliteten til at gå ned?
det hjælper også med at udarbejde en visuel repræsentation af forretningsprocessen fra start til slut og dens interaktion med mennesker, afdelinger og programmer. Dette gør det lettere at analysere og identificere potentielle huller og overbelastningspunkter.
2. Analyser dem ved at tale med interessenter (glem ikke dine kunder).
når du har kortlagt processerne, skal du arrangere en række møder med personalet for at brainstorme, hvorfor problemerne eksisterer, og hvordan du løser dem. At tale med kunder vil også give dig stor indsigt i, hvor du går galt.
fra resultaterne opretter du en rapport, som skal bestå af et proceskort, hvor hver proces er bundet tilbage til en detaljeret diskussion, der består af:
- trinene i processen
- problemer relateret til trin
- typen af problem
- virkningen af problemet
- systemkravene
3. Kortlæg din nye plan og mål.
nu kommer forbedringsplanen – i det væsentlige en handlingsplan for at sætte de ønskede processer på plads.
her skal du sætte realistiske og målbare mål, der stemmer overens med dine overordnede forretningsmål.
Inkluder de vigtigste handlinger, der skal tages for at komme til, hvor du vil være, hvordan de vil blive opnået, og eventuelle økonomiske og ressourcemæssige konsekvenser.
4. Find ud af, hvordan teknologien passer ind i din nye plan.
teknologi er den sidste del i alt dette – BPR skal køre teknologi, ikke omvendt.
dette afhænger helt af din situation, men eksempler på teknologier, der skaber mere effektive processer, er:
- Customer relationship management (CRM)
- et fildelings-og projektstyringssystem som Microsoft Office
høste fordelene:
en detaljeret BPR vil reducere risiciene, hjælpe med at styre budgettet og producere en vellykket implementering af nye systemer.
det har også den ekstra bonus at reducere siloer i din organisation.
en uafhængig og objektiv visning hjælper naturligvis, så det er din bedste chance at ansætte en konsulent til at styre anmeldelsen.
typisk vil dette være en IT-partner, der har erfaring på dette område, som vil tilbyde anbefalinger, rådgive om den teknologi, der passer bedst til din virksomheds behov, og hjælpe dig med at implementere ændringerne.
hvis du laver dit hjemmearbejde, kan du virkelig ikke gå galt!