Indholdsfortegnelse
enkel og effektiv formatering er et kraftfuldt værktøj i din forfatters værktøjskasse. Det kan hjælpe med at omdanne en langvarig, overflødig og kedelig (gisp!) forretningsdokument til en kortfattet og visuelt tiltalende præsentation. Lær hvordan du gør det korrekt og se dine skrivefærdigheder dramatisk forbedre.
hvorfor behovet for at formatere
din opgave er at uddanne og informere dine læsere eller publikum. Og du skal gøre det på en måde, der giver en optimal læseoplevelse. Brug derfor formatering til at gøre teksten læselig, informativ og interessant (men aldrig distraherende), så læseren hurtigt og nemt kan fordøje Informationen.
Formateringsteknikker
der er et par grundlæggende formateringsteknikker, som du kan bruge universelt i forretningsskrivning. De omfatter:
- kugler og nummerlister
- infografik
- underpositioner
- skrifttyper
lad os grave lidt dybere ned i, hvordan du bruger hver af disse effektivt.
kugler og tal
lad os være ærlige: Folk læser ikke som de plejede. De kryber ved synet af lange afsnit og begynder at rive op bare ved at tænke på at skulle læse gennem en 16-siders manual. Så som forfatteren af teksten, vær venlig over for din læser ved at blødgøre slaget ved at bruge kugler og nummererede lister.
Pare ned din skriftligt til blot det væsentlige ved hjælp af punkttegn eller nummererede lister. Dette er, hvad din læser ønsker—klar retning, der kommer lige til det punkt. Her er et eksempel på, hvordan et langt afsnit blev opgraderet til første klasse ved hjælp af kun en sætning og et par punkter:
det er nemt at deltage i et Forståelsesmøde. Sådan gør du:
- Åbn forstørrelsesglas på din telefon eller bærbare computer.
- Klik på “Deltag i et møde.”
- Indtast det møde-ID og den adgangskode, du har fået oplyst.
- Vælg at forbinde lyd/video og klik på “Deltag.”
hvis du foretrækker udseendet på en nummereret liste, skal du bare bytte kuglerne ud. Uanset hvad du vælger, er nøglen at holde listen enkel og fokuseret.
brug infografik
infografik omfatter billeder, diagrammer og tekst, der visuelt kommunikerer information. De fanger din opmærksomhed, lærer hovedpunkter og er lette at huske. De kan demonstrere tidslinjer, øge brandbevidstheden, fremme begivenheder, fremhæve resultater i rapporter og så meget mere. Du kan få skabeloner gratis, købe brugerdefinerede designs eller oprette dine egne.
underpositioner
underpositioner opdeler effektivt lange afsnit. De kan introducere et nyt emne eller besvare et spørgsmål. En underposition i slutningen af artiklen kan fremhæve konklusionen.
underoverskrifter kræver deres egen formatering. Du kan vælge at få dem til at skille sig ud ved at bruge en større skrifttype eller en anden skrifttypestil. Eller bare gør det modigt.
selvfølgelig, når din skrivning skal præsenteres online, skal du huske at bruge overskrifter korrekt (H1, H2, H3 osv.) for at forbedre SEO. De giver også dine læsere mulighed for hurtigt at rulle gennem teksten for at finde det, de leder efter.
brug underoverskrifter til at fange læserens opmærksomhed. Start med et verbum eller et spørgsmål, hold det kort og kraftfuldt, eller brug som en køreplan til at skitsere indholdet. Her er et par eksempler:
- Sådan bruger du Hurtigbøger som en Pro
- ansættelse af en konsulent
- hvorfor du ikke har råd til at gå glip af dette Seminar
- indpakning af det hele
- Endelige tanker
Vælg de rigtige skrifttyper
valg de rigtige skrifttyper til et forretningsdokument skal være baseret på let læsbarhed. Hvis læseren distraheres af skrifttyper, der er travle, svære at læse, tåbelige eller blot dekorative, mister du dit publikum. (Og måske din troværdighed).) De vil være mere fokuserede på, hvordan ordene ser ud, end på det budskab, du prøver at formidle.
vælg derfor skrifttyper, der er enkle, professionelle og sammenhængende (til formål at bruge en eller to skrifttypestile pr.dokument). To grundlæggende skrifttyper, der bruges i erhvervslivet, er serif og sans serif. Generelt accepterede skrifttyper til erhvervslivet inkluderer nye tider Roman, Cambria, Georgien, Arialog Calibri.
lad os sammenfatte
når du har skrevet kopien til dit forretningsdokument, skal du se det igen for at se, hvor du kan bruge følgende formateringsteknikker:
- gør hovedpunkter skiller sig ud med kugler eller tal.
- brug infografik til at forbedre undervisningen.
- Opdel tekst med underoverskrifter, og brug overskrifter til at forbedre SEO.
- Vælg skrifttyper, der er enkle og passende til forretningsskrivning.
når det gøres rigtigt, kan formatering give liv til dine forretningsdokumenter eller præsentationer. Lær at bruge de rigtige teknikker, og din skrivning vil fortsætte med at forbedre.