indstil datoen
vi foreslår at vælge dato, der falder i løbetid-dette kan altid forlænges senere. Glem ikke at kontrollere, om der vil være lignende konferencer i samme år for at undgå overlapning.
Vælg et tema
hvis du overvejer at arrangere en akademisk konference, har du sikkert allerede fået et rigtig godt emne i tankerne. Men hvis du ikke har, så prøv at vælge en, der sætter et nyt spin på et populært emne for at være mere sikker på at tiltrække talere, delegerede og deltagere. For snæver og ikke nok mennesker vil ønske at komme, for bred, og din konference vil ikke være fokuseret nok.
få hjælp fra din institution
hvis du er postgraduate eller medarbejder, skal du sørge for at fortælle dit universitet, hvad du laver! Tal med det administrative personale i din afdeling og universitetets begivenhedsteam, hvis der er en. De er bundet til at have masser af råd og vil sandsynligvis være villige til at hjælpe dig med at organisere ting.
få professionel hjælp
hvis du ikke er tilknyttet et bestemt universitet, foreslår vi at få professionel hjælp til at organisere den praktiske side af tingene. Så kan du fokusere på den akademiske side af tingene. Uanset om det er et internt dedikeret begivenhedsteam som det, vi har i Senathuset eller en konferenceplanlægger, deres vejledning hjælper konferenceplanlægningen med at gå glat.
Indstil dit budget
- budgetter kan virke ret skræmmende, hvis du ikke har håndteret en før. Her er nogle bedste fremgangsmåder til styring af dit budget til konferencen:
- ved, hvordan du skal betale for alt, og hvor overskuddet vil gå– vil du bruge din afdelingskonto, har du brug for en særlig kode?
- aldrig gætte omkostninger, altid beregne din udgift med up-to-date citater.
- Antag altid det værst tænkelige scenario, når det kommer til både udgifter og indtægter (det lyder pessimistisk, men det vil gøre for glad budgettering.)
- ved, hvad du skal betale for på forhånd, og hvad du skal betale for efter konferencen.
- sigter mod at tjene penge, da dette kan bruges til at finansiere en anden begivenhed.
- sørg for registreringsgebyrer og enhver finansiering dækker dine udgifter plus en beredskab.
- sørg for, at registreringsgebyret afspejler, hvad der tilbydes på dagen (især til akademiske konferencer, der er mere end en dag).
Sådan finder du finansiering til akademiske konferencer
ekstra finansiering er altid en god ting. Her er nogle steder, vi foreslår, at du kigger:
- Afdelingsfinansieringsorganer
- fagforeninger
- postgraduate færdighedsudviklingsstipendier
- Forlag
- Higher Education Academy
- relevante virksomheder og organisationer
- kommercielle virksomheder
- lokale virksomheder med forbindelser til din disciplin
tip: Glem ikke at oprette en konference-e-mail-adresse
keynote speakers eller call for papers?
når det kommer til opgaven med at få folk til at tale på din konference, har du to hovedmuligheder. Du kan invitere store navne eller personer fra din egen institution til at præsentere. Sidstnævnte er en god mulighed, hvis du gerne vil have kontrol over programmet fra starten, og hvis du vil foreslå de emner, som dine højttalere dækker. Imidlertid, inviterede højttalere kan være dyre, og de har ofte meget travle tidsplaner. Indsendelse af et opkald til papirer er en anden måde at finde højttalere på, og det fungerer også som markedsføring til din konference. Selvfølgelig har denne mulighed også ulemper, da du ikke kan kontrollere, hvem der foreslår et papir.
hvis du sender et opkald til papirer, foreslår vi dig altid:
- brug falske deadlines.
- Angiv den type præsentation, du accepterer, og antallet af ord.
- Angiv, om du kun søger indlæg fra en bestemt disciplin.
- Fremhæv tydeligt dine kontaktoplysninger og detaljer om, hvordan du indsender papirer.
når det kommer til at vælge dine papirer/højttalere, skal du altid sørge for at:
- Bekræft dine accept, inden du sender afvisninger.
- vælg en hovedtaler, hvis arbejde vil appellere til størstedelen af dit publikum.
- mind delegerede om den tid, der er afsat til deres papir før konferencen.
vær ikke frustreret, hvis nogen falder ud eller anmoder om en ændring af dagen for deres papir – disse ting sker. Har altid en reserveliste for at imødekomme dette.
udarbejdelse af et program
du skal udarbejde programmet til din konference sammen med valg af indhold. Undervurder ikke, hvor lang tid udarbejdelsen af denne proces vil tage; det er trods alt en vanskelig opgave!
de vigtigste praktiske ting at overveje er:
- formatet: hvor mange slots har du? Vil du have en enkelt streng af højttalere eller parallelle sessioner? Der er fordele og ulemper ved begge, parallelle sessioner giver mulighed for flere højttalere, men kan være frustrerende for delegerede, hvis de mangler nøglesessioner.
- sørg for, at konferencen er godt tempo, men stadig har masser af forfriskningspauser og chancer for delegerede til at socialisere.
- hvis du har panelsessioner, skal du sørge for at afklare sessionsformatet og reglerne for timing med dine valgte panelstole.
- Hvem skal være formand? At gøre dagens sidste taler til konferencen er en fantastisk måde at sikre, at dagen løber til tider.
glem ikke at tage dine delegaters rejsearrangementer og rejsetider i betragtning, når du planlægger sessioner.
før du afslutter programmet, skal du sørge for at køre igennem det fra dine deltageres perspektiv. Kvalitetspapirer og en god hovedtaler er skelettet på din konference, men sørg for, at du har opbygget masser af muligheder for dine deltagere til at netværke, udveksle ideer og hygge sig omkring de intellektuelle ting.
valg af et akademisk konferencested
valg af et godt sted til din konference er en anden vigtig del af planlægningsprocessen. Her er de vigtigste ting at overveje:
- Beliggenhed: Vælg et sted, der er let og bekvemt for folk at rejse til.
- transportforbindelser: sørg for at vælge et sted tæt på offentlige transportforbindelser.
- faciliteter: Sørg for, at lokalet har opdateret AV-teknologi og trådløst internet. Et internt teknisk supportteam er også en massiv hjælp.
- størrelse: husk, hvor mange mennesker du har brug for at rumme, når du vælger dit sted; et overfyldt eller halvt tomt rum er ikke ideelt.
- Catering: et sted med in-house catering betyder en mindre ting at organisere trods alt.
- indkvartering: hvis din konference varer mere end en dag, skal du sørge for, at der er masser af indkvartering i nærheden.
andre vigtige ting at overveje…
sikkerhed – har du brug for at ansætte nogen sikkerhed til dit arrangement?
indkvartering
hvis din konference skal vare mere end en dag, skal du overveje, om du har brug for at organisere indkvartering for nogen af deltagerne. Hvis du ikke betaler for deres indkvartering, skal du sørge for at give en liste over foreslåede hoteller og B&Bs i forskellige prisklasser.
Catering
glem ikke særlige kostbehov, når du organiserer mad. Vi anbefaler altid at prøve menuen for at sikre kvalitet.
prissætning og billettering
når det kommer til prisfastsættelse, vil du dække dine omkostninger, men pas på at opkræve for meget for billetter.
hvis du planlægger at sælge billetter til din konference online, skal du her tage nogle vigtige overvejelser i betragtning, når du vælger en online billetplatform:
sørg for, at det er…
- let at bruge – ideelt set skal deltagere være i stand til at registrere og købe billetter på samme side
- tilpasses – så du kan oprette en brugerdefineret side til din konference (du skal også have en brugerdefineret URL)
- mobilvenlig – da folk lige så sandsynligt registrerer sig via mobil som på et skrivebord
sørg for, at det er…
- god kundesupport
- gode rapporteringsværktøjer og datafangst – så du nemt kan holde styr på, hvor mange registreringer/billetter der er solgt
- flere prisindstillinger – fantastisk til at indstille forskellige prisniveauer og tilbyde forskellige billettyper
Husk, at du vil gøre at sige ja så hurtigt og nemt som muligt, så inkluder kun vigtige felter i din registreringsproces. Det er god praksis at give delegerede en frist, inden for hvilken de kan trække sig ud af konferencen og modtage en refusion.
Tips om salg af billetter – særlige tilbud og rabatter
at tilbyde særlige tilbud (især til gruppereservationer) og en tidsfølsom rabat på tidlige fugle er en fantastisk måde at sikre ensartet billetsalg på.
sådan promoverer du din akademiske konference
du har arbejdet hårdt med at organisere din akademiske konference indtil dette tidspunkt; nu vil du sikre dig, at hårdt arbejde lønner sig ved at få bums på pladser. Det er vigtigt at begynde at promovere din konference tidligt. Dit program behøver ikke at blive afsluttet, før du begynder at få ordet ud.
beskeder:
din besked skal være klar, overbevisende og fordel drevet. Inkluder altid emnet, sted og tid samt angivelse af, hvem konferencen er til.
billeder
billeder sender en stærkere besked om din begivenhed end nogen kloge ord nogensinde kunne. Så sørg for at vælge dem med omhu!
opfordring til handling
sørg for, at en opfordring til handling er indlysende og fremtrædende på alt marketingmateriale.
sådan promoverer du din konference online
der er masser af metoder både online og offline, du kan bruge til at promovere din akademiske konference. Avenues of promotion falder i tre hovedkategorier: ejede medier, optjente medier og betalte medier. Brug af en blanding af alle tre er den bedste måde at virkelig råbe om din begivenhed til dine jævnaldrende.
ejede medier (kanaler, som du direkte ejer eller kontrollerer)
det er en god ide at udnytte alle kanaler, du ejer (såsom en hjemmeside, blog eller mailingliste) til at promovere din konference, fordi du ikke har brug for tilladelse, og det er gratis.
Earned media
Earned media er enhver gratis kampagne, der hostes på en tredjeparts side. Fremme af din akademiske konference gennem optjente medier giver dig potentialet til at markedsføre til et meget bredere publikum end din direkte indflydelsescirkel.
optjente mediekanaler at overveje inkluderer:
sociale medier
det er vigtigt at være autentisk, engagerende og gennemsigtig, hvis du vil tjene folks opmærksomhed på sociale medier. Vælg det sociale sted, som størstedelen af dit publikum bruger, for at fokusere din indsats på snarere end at starte flere sociale sider til din begivenhed. Dette er vigtigt af to grunde: en, det tilskynder til mere interaktion et sted og to, at køre en social mediekonto er meget tidskrævende. Hvis du er villig til at sætte tid i, dette er en virkelig givende måde at fremme din akademiske konference. Vores 28 regler for markedsføring af din begivenhed på kvidre (Tilføj hyperlink) er et godt sted at starte for mere rådgivning.
bloggere og influencere
hvis du har et godt forhold til bloggere eller influencere inden for din branche, kan de måske hjælpe dig med at promovere dit arrangement. Kontakt ikke Bloggere For første gang med det ene formål at få dem til at promovere din begivenhed. En meget pænere måde at opbygge et forhold på kan være noget som at invitere dem gratis sammen.
betalte medier
betalte medier måske mindre budgetvenlige, men det er en meget mere tidseffektiv måde at promovere din begivenhed på. Betalte mediekanaler at overveje inkluderer:
- PPC-annoncering – du kan oprette tekstannoncer med pay-per-click ved hjælp af søgemaskiner Søg som Google og Bing for at målrette mod personer, der søger efter akademiske konferencer eller udtryk relateret til dit studieområde.
- Display – du kan også oprette visuelle annoncer, der vises på tværs af Googles netværk til hjemmesider. Du kan filtrere den slags sider, som Google viser dine annoncer på, baseret på en række faktorer for at sikre, at du når ud til de rigtige personer.
- sponsorerede indlæg (på sociale medier og andre hjemmesider)
- annoncering i akademiske tidsskrifter
andre salgsfremmende værktøjer
glem ikke at oprette plakater til din akademiske konference for at sprede budskabet omkring din institution.
at få store navne til at deltage
hvis du vil tiltrække førsteklasses lærde til din konference, skal du sørge for at begynde at promovere det i god tid. Det er også vigtigt, at du har et stærkt program såvel som at gøre fordelene ved at deltage i din akademiske konference virkelig klar i al din markedsføring.
Sådan køres en akademisk konference
det vigtigste råd, vi kan give dig om at køre en akademisk konference, er: prøv ikke at gøre alt selv. Prøv at få hjælp fra din Institutions begivenhedsteam, eller organiser et team af frivillige. Du vil være meget travlt i løbet af konferencen, så prøv at delegere opgaver som at køre registreringsskranken og forberede konferencepakker.
sørg for, at du ikke har glemt at organisere:
- Registreringspakker
- Navneskilte
- rigelig te og kaffe
på dagen:
- ankom tidligt
- gør dig bekendt med bygningen
- Kontroller, at du har nok stole
- Kontroller, at du har nok te og kaffe.
- Kontroller, at dit program er kompatibelt med spillestederne
- Medbring back-ups til al teknologi (USB-sticks, ekstra stik, kabler osv.)
- Præsenter dig selv for ethvert internt personale
- Hold styr på tiden
- Træk vejret, slap af og nyd indsatsen fra dit hårde arbejde.