at gå ind i Tas-branchen (telefonsvarertjeneste) har aldrig været mere overkommelig eller opnåelig, end den er i 2020. Behovet for outsourcing indgående opkald er en hurtigt voksende efterspørgsel efter virksomheder, der ekspanderer og ønsker at være omkostningseffektive og ressourcestærke med deres tid. Når du starter en TAS, er der dog et par ting at overveje, der enten kan hjælpe eller hindre din opstartsvirksomhed. En # 1 prioritet er at vælge den rigtige svartjeneste.
Hvad er en Telefonsvaretjeneste (TAS)?
en telefonsvarer fungerer som en virtuel receptionist for virksomheder, der har brug for at outsource deres indgående opkald. Før du bruger en TAS, virksomheder havde deres Ubesvarede opkald sendt til voicemail og ville returnere kundernes opkald senere, da de måtte have tendens til andre opgaver, der var mere tidsfølsomme. Mens med tas kan opkaldene sendes direkte til en live svartjeneste for at besvare opkald i realtid. Kundens behov kan imødekommes rettidigt, og virksomheden kan stadig fokusere på de andre opgaver, der er ved hånden.
svartjeneste hjemmefra eller fra et kontor: fordele og ulemper
en af de første beslutninger, du skal tage, er, om virksomheden vil arbejde fra et sted eller få alle til at arbejde eksternt. På grund af tjenestens art og teknologiske fremskridt kan telefonsvarertjenester med succes fungere fra et centraliseret sted som en kontorbygning eller kan decentraliseres, hvor en telefonsvareroperatør kan arbejde fra mange steder og ofte arbejde hjemmefra. Der er fordele og ulemper ved begge muligheder, så det er vigtigt at evaluere det praktiske, omkostningseffektivitet, og juridiske aspekter af begge, for at sikre, at din virksomheds opstart er velinformeret og veludstyret.
Sådan starter du en telefonsvarer hjemmefra
det er skræmmende for en opstartsvirksomhed at give medarbejderne mulighed for at arbejde eksternt, fordi der er en risiko for, at virksomheden muligvis ikke kan fungere som den ville, hvis alle var i en bygning. Selvom det er rigtigt, at lederen vil have mindre kontrol over den daglige dag og bliver nødt til at uddanne medarbejdere virtuelt, betyder det ikke nødvendigvis, at din virksomhedskvalitet mangler. Med den rigtige ledelse og en god forståelse af, hvordan virksomheden fungerer, kan dit startfirma med succes arbejde hjemmefra. En fordel for din virksomhed, der arbejder eksternt, er, at den vil have en stor pulje af kvalificerede medarbejdere at vælge imellem, da der ikke er nogen pendlingsbegrænsninger. Din virksomhed kan også være mere selektiv med hensyn til, hvem der er ansat, for eksempel kan du kun ansætte personer, der har erfaring i branchen. Dette ville eliminere behovet for omfattende træning over computeren.
hvis din virksomhed vil have positiv synergi, kan det at skabe et miljø, der lægger vægt på kommunikation og teamsamarbejde, hjælpe med at få virksomheden til at fungere som om alle er i samme bygning. Du bliver nødt til at gå med et skybaseret TAS-program for at kunne fungere med fjernagenter (nå mere om det nedenfor). Det TAS-system, du bruger, kan også give mulighed for at overvåge og coache medarbejderne, når de tager opkald, hvilket er en nyttig funktion til at arbejde tæt sammen med medarbejdere, der arbejder eksternt.
Sådan starter du en svartjeneste fra et kontor
drift fra et centraliseret sted har været den mest foretrukne metode til at drive en virksomhed, fordi det er bevist, at det at have medarbejderne et sted giver lederen mere kontrol over kvalitetssikring, deling af data og samarbejde mellem roller i virksomheden. I de fleste tilfælde er det også mere omkostningseffektivt at insource rollerne i virksomheden, fordi du ikke behøver at betale gebyrer, månedlige holdere eller provisioner for en tredjepart. En ulempe ved at arbejde på et centraliseret sted er, at de berettigede medarbejdere er mere begrænsede, end hvis virksomheden ansætter eksternt. Dette er muligvis ikke et problem, hvis du befinder dig i en storby, men hvis virksomheden er i et mere landdistrikt, kan det være udfordrende at finde passende medarbejdere. At have medarbejdere i arbejde kan dog gøre det lettere at træne og hjælpe dem med at besvare og svare på opkald. Beslutningen kommer ned til lederens præference og hvor meget kontrol de ønsker at have Dag-til-dag.
Skriv en forretningsplan for din telefonsvarer
når du skriver en forretningsplan for din virksomhed, skal du søge hjælp fra en advokat og en revisor i branchen til at vejlede beslutningstagning for juridisk beskyttelse og skattestrategi. En advokat og revisor vil være i stand til at bestemme, hvilken forretningsenhed der er bedst for dig. Eksempel:
- LLC (forretningsstruktur, hvor ejere ikke er personligt ansvarlige for virksomheders gæld eller forpligtelser)
- enkeltmandsvirksomhed (forretningsstruktur, der kun har en ejer, der betaler personlig indkomstskat af overskud optjent fra virksomheden)
- partnerskab (forretningsstruktur, hvor partnere deler forpligtelser og overskud ligeligt)
- S-corp (juridisk enhed, der vælger at overføre selskabsindkomst, tab, fradrag og kreditter til deres aktionærer til føderale skatteformål)
- C-corp (juridisk enhed, der er adskilt fra dens ejere)
for denne type virksomhed ville det være klogt at vælge mellem LLC, S-corp eller C-corp, fordi disse enheder beskytter personlige aktiver mod forretningsansvar. Når enheden er besluttet, vil din revisor være i stand til at oprette grundlaget for regnskab, lønningsliste og journalføring.
din advokat og revisor vil være i stand til at arbejde sammen for at sikre din virksomheds juridiske sikkerhed, men for ekstra foranstaltning anbefales en fejl-og undladelsesforsikring stærkt. Denne forsikring beskytter mod, at nogen sagsøger virksomheden baseret på fejl i besvarelsen af telefonen, tager en besked eller giver information til en opkalder. Det vil også beskytte din virksomhed i tilfælde af, at en medarbejder ikke når en klient med en presserende besked, hvilket resulterer i tab af forretning for klienten. Hvis din virksomhed ønsker fejl og undladelsesforsikring, skal du finde et firma, der har tilbudt politikken til andre svartjenester, så virksomheden har en ide om, hvad din virksomheds specifikke behov er.
et grundlæggende budget skal dannes med estimater af indkomst, som du vil undershoot, og estimater af udgifterne, som du vil overskride. Tag også hensyn til dine investorer og eventuelle lånte penge i budgettet. Når du estimerer for breakeven-punktet, skal du give mere end nok tid til at nå dette mål, fordi det har tendens til at være meget senere, end mange virksomheder planlægger. Med en forretningsplan, der undervurderer indkomst, overskrider udgifter og sætter breakeven-dagen langt ind i fremtiden, har virksomheden en bedre ide om de mulige tab indtil den tid. Når virksomheden begynder at ekspandere, og du modtager flere kunder, skal forretningsplanen opdateres for at give mening med, hvor virksomhedens vækst er.
svar på alle juridiske krav, når du starter en svartjeneste
både en advokat og en revisor vil være nødvendige aktiver for at reagere på alle juridiske krav. Det er bedst at sikre, at revisor og advokat enten bor i regionen eller har arbejdet tæt i det område, du vælger at finde din virksomhed, fordi der sandsynligvis er juridiske krav, der er specifikke for placeringen. Det kan tage tid at få de krævede tilladelser og licenser, da planer skal forelægges byrådet, statsafdelinger, og føderale afdelinger til godkendelse eller revision. Nogle grundlæggende tilladelser og licens, som enhver opstartsvirksomhed i Amerika skal opnå, er:
- sundhedstilladelser
- miljøtilladelser
- generel erhvervslicens
- føderalt/statsskatteidentifikationsnummer
- Omsætningsafgiftstilladelse
hvis din virksomhed vælger at tillade medarbejdere at arbejde hjemmefra, er det muligt, at din stat/by stadig vil kræve standardtilladelser for din virksomhed, og at de fleste af de vil kræve hjem besættelse tilladelse. For at sikre, at din virksomhed opfylder alle krav og lovbestemmelser, skal du kontrollere Small Business Administration ‘ s hjemmeside.
grundlæggende udstyr for at starte en telefonsvarer
det udstyr, du har brug for til at køre en telefonsvarer, afhænger i vid udstrækning af din programleverandør og den ønskede installationstype. Før den seneste moderne cloud-baserede program til rådighed nu, virksomheder bruges til at have en separat linje for hver klient. Dette var super svært at styre, udmattende og dyrt. I denne dag og alder, der er skybaserede muligheder, hvor du ikke længere er forpligtet til at eje dyrt udstyr på stedet eller telefonlinjer internt for at betjene din telefonsvarer.
det nødvendige udstyr til brug af en cloud-baseret platform:
- god internetforbindelse
- en computer til hver medarbejder, der er tilsluttet modemet eller routeren
- USB-eller Bluetooth-headset til hver operatør (agent)
vi går ikke i detaljer om andet standard forretningsudstyr, du muligvis har brug for, hvis du kører din TAS fra et kontor, såsom skriveborde, stole osv., men du vil også tænke gennem disse varer afhængigt af din specifikke opsætning.
programmel til at starte en telefonsvarertjeneste
at finde den rigtige telefonsvarertjenestetype er afgørende for din telefonsvarertjenestes succes. Traditionelt krævede besvarelsestjenester dyre udstyr på stedet og brugte standard telefonlinjer, og der er stadig mange virksomheder derude, der leverer disse forældede typer løsninger. Nogle andre er blevet hybrid on-premise / cloud / programmelbaserede løsninger. Virksomheder, der leverer disse tjenester, opkræver ofte $10.000 – $25.000 bare i startgebyrer og kan tage op til 6 måneder at ombord på din virksomhed. Ud over, de kan kræve, at du går ud og handler rundt for telefontjeneste, SMS-service, telefonnumre, og mere.
heldigvis er der en tendens mod fuldt skybaserede systemer, som f.eks. I dette tilfælde er alt, hvad der er nødvendigt, adgang til en hjemmeside sammen med et headset og god internetforbindelse.
her er en liste over vigtige ting at overveje, når shopping for en telefonsvarer udbyder:
- mulighed for hurtigt at hente klientoplysninger afhængigt af hvem der ringer
- intuitiv scripting og en brugervenlig grænseflade
- tilpasning til vigtige oplysninger for hver klient
- mulighed for hurtigt at overføre opkald
- omni-channel kommunikation med klienten (såsom stemme, tekst og e-mail)
- Management portal til opdatering af klientoplysninger
- rapportering for telefonopkald og tidsregistrering
- evne til hurtigt at skalere op og ned agenter
- hurtig implementering og opdateringer på farten
- fakturering og fakturering options
- All inclusive muligheder og ubegrænset opkald
EVS7S Rævesvareprogram opfylder hvert af disse elementer, og en gratis demo er tilgængelig på hjemmesiden.
Hvad kommer efter start af en Telefonsvaretjeneste
efter at virksomheden har købt det nødvendige udstyr, fået alle licenser og tilladelser, ansat/uddannet personalet og begynder at betjene klienter, skal virksomheden stræbe efter at opfylde breakeven-punktet. For at gøre dette skal virksomheden opretholde de nuværende kunder, samtidig med at man stræber efter konsekvent at få flere kunder. Fokus bliver derefter, hvordan man gør tjenesterne, marketing og Ledelse endnu mere effektive og effektive, når du skalerer op.
selvom den service, din virksomhed tilbyder, kan være tilstrækkelig til at modtage nye kunder, skal din virksomhed finde områder at forbedre for at bevare en konkurrencemæssig fordel. Derfor skal du undersøge og undersøge kundernes behov og levere dem regelmæssigt.
for at forbedre virksomhedens markedsføring skal du bruge dine online platforme til at uploade blogs, informative indlæg og opdateringer ofte for at bevare mere opmærksomhed på internettet. Find også et troværdigt søgemaskineoptimeringsfirma, der hjælper med at vokse dit brand, det vil være pengene værd i det lange løb, og din virksomhed vil drage stor fordel af markedsføringen gennem søgemaskinteknologi.
når du administrerer virksomheden, skal du konstant observere konkurrenter i branchen, lære af dem og gøre din service mere ønskelig end deres. Endelig skal du holde dig informeret om ændringerne i branchen for at være sikker på, at din virksomhed aldrig er bagud med programopdateringer eller nye tjenester, der tilbydes af andre virksomheder.
når breakeven-punktet er opnået, vil virksomheden være i stand til at betale alle lån og investorer tilbage. Derefter vil virksomheden udelukkende profitere og vokse, da det fortsætter processen med at opdatere og levere sin telefonsvaretjeneste.
fortsæt med at læse vores guide til, hvordan du starter et virtuelt callcenter, hvor du også kan finde nyttige tip.
Værker Citeret
Dehaan, Peter Lyle. Sådan starter du en Telefonsvaretjeneste. Coppell, Avancerede Ressourcer Til Callcenter, 24. Oktober 2020.
Ansøg om licenser og tilladelser. 2020. Ansøg Om Licenser Og Tilladelser. Tilgængelig på: < https://www.sba.gov/business-guide/launch-your-business/apply-licenses-permits>.
“S Selskaber | Internal Revenue Service”. Irs.Gov,2020, https://www.irs.gov/businesses/small-businesses-self-employed/s-corporations#:~:text=S%20corporations%20are%20corporations%20that, aktionærer % 20for%20føderale%20beskatning % 20formål. Adgang Til 24 Nov 2020.
Receptionshjem. 2020. Telefonsvarer / Receptionshjem. Tilgængelig på: < https://www.receptionhq.com/telephone-answering-service>.
Tvilling, Aleksandra. “Enkeltmandsvirksomhed: Hvad Du Skal Vide”. Investopedia, 2020, https://www.investopedia.com/terms/s/soleproprietorship.asp. Adgang Til 24 Nov 2020.