Skills Gap Analysis – en komplet Guide

i en tid, hvor virksomheder oplever et hurtigt voksende behov for at re-og opkvalificere deres medarbejdere, bliver skills gap-analysen et stadig mere relevant værktøj. Men hvor begynder du? I denne artikel, vi vil forklare, hvad en skills gap-analyse er, hvorfor det kan være et nyttigt værktøj, og vi vil dele en tre-trins tilgang til at gennemføre en skills gap-analyse.

indhold
Hvad er en skills gap analyse?
hvorfor er en skills gap analyse nyttig?
Hvordan laver man en skills gap-analyse
en kvantitativ tilgang til at gennemføre en skills gap-analyse
på en endelig note
ofte stillede spørgsmål

hvad er en skills gap-analyse? En definition

en analyse af færdighedsgab er et værktøj, der bruges til at vurdere forskellen (eller kløften) mellem den faktiske tilstand og en fremtidig måltilstand. Organisationer bruger det til at identificere de færdigheder, som en individuel medarbejder har brug for, men ikke nødvendigvis har endnu til at udføre deres job eller til at udføre visse opgaver effektivt (Antonucci, Ovidio, 2012).

for HR er skills gap-analysen en måde at finde ud af, hvilke færdigheder og viden der mangler blandt medarbejderne i organisationen. Når de har disse oplysninger, HR kan løse færdighedsgabet i organisationen. Dette kan gøres gennem opkvalificering, omskoling, l&d investeringsbeslutninger, successionsplanlægning og så videre. Vi vil diskutere de forskellige muligheder senere i denne artikel.

hvis du hellere vil se en video om, hvordan du udfører en skills gap-analyse, skal du tjekke vores Læringsbid nedenfor:

Hvorfor er en skills gap analyse nyttig?

i sin rapport om fremtiden for job 2018 siger Verdensøkonomiske Forum, at i 2022 skal ikke mindre end 54% af alle arbejdstagere opdatere eller erstatte deres kompetencer. Dette er resultatet af den hurtige teknologiske udvikling og en stigende digitalisering, der påvirker både vores personlige og professionelle liv.

for organisationer på tværs af alle brancher betyder det, at visse job forsvinder på grund af automatisering, mens andre vil ændre sig med hensyn til deres kerneopgaver og ansvar. Det er her job redesign bliver relevant; omlægningen af disse opgaver og ansvar for at tilpasse dem til den skiftende virkelighed i arbejdet.

før du kommer til redesign af job, er det dog vigtigt at vide, hvilke færdigheder og viden der i øjeblikket mangler i din arbejdsstyrke, og hvilke af disse færdigheder der er afgørende for din organisations præstationer.

dette bringer mig til grundene til, at det er nyttigt at udføre en færdighedsgabanalyse:

brug 1: Det giver dig indsigt i hele din arbejdsstyrke

du vil være i stand til at identificere, hvilke medarbejdere der har mest viden om bestemte aspekter af virksomheden såvel som medarbejdere med (vigtige) færdighedshuller.

som sådan vil du være i stand til bedre at målrette (træning) ressourcer på de færdigheder, der kræver mest opmærksomhed. Dette vil igen føre til en optimal ressourceudnyttelse med hensyn til at forbedre holdets samlede præstation.

Brug 2: Det øger individuel læring og udvikling

individuelle medarbejdere vil kunne finde ud af, hvilke forbedringer de skal gøre for at erhverve eller forbedre de færdigheder og kompetencer, der er nødvendige for at udføre så godt som muligt i deres (fremtidige) rolle. Til sidst vil dette også have en positiv indvirkning på dine medarbejderes produktivitet.

brug 3: Det hjælper dig med din strategiske arbejdsstyrkeplanlægning

strategisk arbejdsstyrkeplanlægning handler blandt andet om at sikre, at du har det rigtige antal mennesker med de rigtige færdigheder på det rigtige sted. Det er lidt svært at begynde at planlægge for fremtiden, men hvis du ikke ved præcis, hvor du står lige nu fra et færdighedsperspektiv…

Brug 4: Det kan forbedre din rekrutteringsindsats

dette går hånd i hånd med det foregående afsnit. Det er meget lettere at rekruttere gode mennesker, hvis du kan identificere kandidater, hvis færdigheder bedre matcher dem, der er nødvendige for at fungere effektivt i en bestemt rolle.

Brug 5: Det skaber en konkurrencemæssig fordel

hvis du kombinerer alt det ovenstående, vil du være i stand til at skabe en konkurrencemæssig fordel og være foran din konkurrence. Du kender styrken og svaghederne i din arbejdsstyrke, du vil være i stand til at planlægge fremad med hensyn til læring og udvikling og rekruttering og dermed optimere din organisations præstationer.

Sådan udføres en skills gap-analyse

når det kommer til den faktiske gennemførelse af en skills gap-analyse, foreslår vi to færdighedsgap-analysemetoder, en kvalitativ metode og en kvantitativ metode.

den første tilgang er kvalitativ og løst baseret på organisationsudviklingsprocessen. Den anden er en metode foreslået af Antonucci og Ovidio og følger en kvantitativ tilgang. Vi gennemgår begge færdighedsgapanalysemetoder, startende med den kvalitative metode.

omfang og diagnostik

denne første fase handler om at afgrænse udfordringen. I tilfælde af en færdighedsgap-analyse betyder det at identificere de nødvendige færdigheder.

for at identificere de færdigheder, som organisationen har brug for nu – og i fremtiden – skal du først stille og besvare visse spørgsmål. For eksempel:

• Hvad er organisationens mission?
• Hvad er organisationens forretningsmål?
• hvilke kritiske færdigheder er nødvendige for at kunne udføre missionen og opfylde forretningsmålene?

kriteriet for at bestemme, om en færdighed er kritisk eller ikke-kritisk, er som følger. Hvis en medarbejder mangler en vis færdighed, men stadig udfører en opgave tilfredsstillende, er færdigheden ikke kritisk. Hvis en medarbejder på den anden side udfører en bestemt opgave, men med et utilfredsstillende resultat, er den manglende færdighed kritisk.

med hensyn til fremtidige færdigheder, der er nødvendige i din organisation og branche, skal du blandt andet vide:

• hvilke job i din organisation/branche vil sandsynligvis blive (delvist) automatiseret?
• hvilke færdigheder er i øjeblikket stigende i din branche?
• hvilken slags (ikke-eksisterende) job har din virksomhed brug for mere af?

dataindsamling og analyse

det andet trin er dataindsamling og analyse. Målet med denne fase er tredobbelt: at analysere, hvilke opgaver der udføres nu, at bedømme, hvor vigtige disse opgaver er, og at forhøre sig om de færdigheder, der kræves for at udføre arbejdet korrekt. I tilfælde af en analyse af færdighedsgab kan dataindsamlings-og analyseaktiviteter omfatte:

– udvikling af jobprofiler og identifikation af kritiske færdigheder, der er nødvendige for hver jobrolle

• gennemgå aktuelle positionsbeskrivelser for fremtidige behov
• overvej virkningen af kommende (lovgivningsmæssige) ændringer såvel som fremtidige arbejdstendenser på arbejdet
• Tag dig tid til at udvikle en liste over kompetencer, der tydeligst og nøjagtigt beskriver, hvad der er nødvendigt for at udføre arbejdet

– gennemførelse af en opgørelse over dine medarbejderes nuværende kompetencer

• stillingsbeskrivelser
• jobklassespecifikationer
• Performance evalueringer og medarbejdervurderinger
• samtaler/fokusgruppemøder med vejledere, ledere og medarbejdere

– identificering af dine medarbejderes kompetencer og færdighedsniveauer

• sæt information indsamlet fra kompetencevurderinger i en enkelt, søgbar database
• Database over alle medarbejdere og deres eksisterende kompetencer
• fodgængerovergang med identificerede nødvendige kritiske færdigheder for nu og fremtiden

HR-teknologi kan hjælpe dig med flere dele af dette. Især når din organisation kvalificerer sig som mellemstor eller stor størrelse, bliver det hurtigt umuligt manuelt at holde styr på hver medarbejder og deres kompetencer og færdighedsniveauer.

et talent management system, for eksempel, kan være den enkelt, søgbare database, der samler alle oplysninger fra dine medarbejderes præstationsevalueringer og kompetencevurderinger.

design af interventioner

denne fase handler om at skabe en intervention, der passer til organisationens behov. I vores tilfælde betyder det, at når du først har fundet ud af, hvor færdighedshullerne er i din organisation, kan du oprette en strategi, der bedst udfylder disse huller.

potentielle færdighedshuller, du kan støde på, kan for eksempel være mangel på digitale færdigheder – som det fremgår af en rapport i Holland, der viste, at 50% af arbejdstagerne skal være ufaglærte i digitale færdigheder.

et andet eksempel er mangel på medarbejdere, der besidder bløde digitale færdigheder (såsom kundecentricitet og lidenskab for læring); ifølge en rapport fra Capgemini og LinkedIn oplever 59% af arbejdsgiverne dette.

og så er der selvfølgelig eksempler på industri-og jobspecifikke færdigheder, som virksomheder kan mangle. I deres 2018 skills gap-undersøgelse afslørede Deloitte og Manufacturing Institute for eksempel, at kompetencegabet i den amerikanske fremstillingsindustri kunne efterlade omkring 2,4 millioner stillinger ubesatte mellem 2018 og 2028.

den samme undersøgelse viste, at stillinger vedrørende dygtig produktion, digitalt talent og operationelle ledere især kan være svære at udfylde – op til tre gange så hårde.

skills gap analysis interventioner

afhængigt af de færdigheder, du mangler, og din nuværende arbejdsstyrkes evner, er der flere ‘interventioner’, du kan indføre:

• uddannelse og udvikling af eksisterende medarbejdere
• Job redesign
• rekruttering af mennesker med kritiske færdigheder
• en kombination af en eller flere af ovenstående

lad os gennemgå hver af disse muligheder en efter en.

uddannelse og udvikling af eksisterende medarbejdere

resultaterne af din færdighedsgapanalyse kan føre til udvikling af lærings-og udviklingsprogrammer, der vil reskill dine medarbejdere i de nyligt krævede eller manglende færdigheder.

Job redesign

spørgsmål om virksomhedens mission, forretningsmål og de færdigheder, der er nødvendige for at nå disse mål – nu og i fremtiden – kan føre til den konklusion, at opgaverne og ansvaret for visse job skal omarrangeres. Dette er, hvad vi kalder job redesign, og dette kan også resultere i omskoling af medarbejdere i nyligt krævede færdigheder.

rekruttering af mennesker med kritiske færdigheder

resultaterne af din færdighedsgapanalyse vil sandsynligvis ændre kriterierne baseret på, hvilke mennesker der også ansættes. Fordi selvom du er i stand til at reskill eller opkvalificere dine nuværende medarbejdere, bliver du på et tidspunkt nødt til at rekruttere nye mennesker (på grund af medarbejdere, der forlader, går på pension osv.).

at ansætte nogen med kritiske færdigheder direkte sparer dig tid på at træne dem i disse færdigheder. Det vil også hjælpe dem med at blive operationelle og produktive hurtigere. Hvis du ikke kan finde folk hurtigt nok, kan du udnytte den betingede arbejdsstyrke og ansætte en freelancer eller entreprenør til at hjælpe dig (midlertidigt) med at udfylde et færdighedsgab.

en kvantitativ tilgang til gennemførelse af en færdighedsgabanalyse

en anden metode til måling af færdighedsgab foreslås af Antonucci og Ovidio. Deres kvantitative tilgang måler kløften mellem hver kompetence for hvert undersøgt emne. Algoritmen, de designede, tager kun højde for den situation, hvor der blev fundet et såkaldt negativt hul. Det betyder, at medarbejderens kompetencer er lavere end de nødvendige.

afhængigt af om kløften er lille eller stor, kan virksomheder organisere selvuddannelsesaktiviteter, eller de bliver nødt til at henvende sig til et træningsprogram. En anden sondring, der skal gøres her, er, at mellem et færdighedsgab af ofte anvendte kompetencer og et kompetencegab, der sjældent bruges.

ligesom med den tidligere metode, vi beskrev, er udgangspunktet kortlægningen af de færdigheder, der er nødvendige for hver arbejdsprofil. Benchmarket for hver krævet kompetence kan bestemmes enten med en oppefra og ned (fra ledere til medarbejdere) eller en bottom-up (fra medarbejdere til ledere) proces.

fordele ved benchmarking på denne måde er:

• proceduren ændres ikke, hvis top-ned-eller bottom-up-tilgangen anvendes
• du får kvantitative skøn over færdighedsgabet under hensyntagen til vigtigheden og hyppigheden af brugen
• det muliggør en fleksibel, halvautomatisk proces til planlægning af kurser

dette resulterer i følgende færdighedsgabindikator:

i denne formel beregnes indikatoren G for spalten i J-TH-færdigheden. De andre variabler i formlen står for:

• N – angiver den nødvendige score, der er tildelt
• i-TH samtale for
• j-TH færdighed
• P – angiver den score, der tilskrives niveauet for den færdighed, som medarbejderen besidder
• F angiver hyppigheden af brugen af færdigheden af den samme medarbejder
• C – er en konstant til at skære effekten af lave eller negative huller (dvs. nul eller en)
• F angiver hyppigheden af brugen, der i virksomhedens ideelle benchmark repræsenterer den tærskel, over hvilken manglen på færdigheder repræsenterer et problem, der skal løses (under hensyntagen til uddannelsesomkostningerne).
• K tillader kun at tage hensyn til positive huller (når en bestemt, relativt ofte anvendt færdighed ikke er tilstrækkeligt besat)

nu rejser dette flere spørgsmål, begyndende med, hvordan indsamles de relevante data? Generelt kan dette gøres enten ved hjælp af papirbaserede vurderinger og understøttende samtaler eller ved hjælp af færdighedsstyringsprogrammer. Især når du foretager en færdighedsgabanalyse blandt et stort antal medarbejdere, bliver sidstnævnte den mere indlysende mulighed.

virksomheder som Skills Base, AG5 og Avilar leverer færdighedsstyringsprogrammer, der giver dig mulighed for nemt at identificere (fremtidige) kvalifikationskrav og registrere færdigheds-og interesseniveauerne for hele din arbejdsstyrke.

et andet spørgsmål, der kommer til at tænke på, er, hvilken type vurdering Du kan bruge til at få de nødvendige oplysninger? Oplysninger om for eksempel virksomhedens behov med hensyn til færdigheder, hyppigheden af brugen af visse færdigheder og lageret af færdigheder, der er specifikke for hver rolle, kan indsamles via selvvurderingsundersøgelser eller via 360-graders vurderinger. Sidstnævnte er evalueringer mellem kolleger og overordnede.

også her kan HR-teknologi hjælpe, forresten. Du kan bruge feedbackværktøjer som dem, der leveres af Impraise, 15five og Reflektive til at indsamle og analysere feedback fra og om dine medarbejdere.

et tredje spørgsmål ville være om bedømmelsen selv, hvordan fungerer scoringen? I eksemplet nævnt af Antonucci og Ovidio udtrykkes færdighedsvurderingerne på en skala fra 1 o 5, hvor 1 er den laveste og 5 er det højeste niveau. For hvert niveau giver hver samtale en score til det niveau af færdigheder, der faktisk besidder, og det færdighedsniveau, de anser for nødvendigt. Den samme scoringsmetode bruges til at indikere, hvor intenst en karm bruges i virksomheden.

når du har samlet alle relevante data, vil du være i stand til at undersøge afvigelserne mellem det niveau af færdigheder, som de enkelte medarbejdere besidder og er nødvendige, samt den hyppighed, hvormed de bruges i virksomheden. Dette giver dig derefter mulighed for at handle, hvilket resulterer i en eller flere af de færdighedsgabinterventioner, vi har beskrevet ovenfor.

endelig

i en tid, hvor virksomheder i stigende grad søger at forberede deres folk på fremtiden, er det vigtigt at vide, hvilke færdigheder og kompetencer din arbejdsstyrke i øjeblikket besidder. En skills gap-analyse kan være et godt værktøj at bruge til dette; når det udføres godt, giver det dig værdifuld indsigt i hele din arbejdsstyrke, kan hjælpe dig med strategisk planlægning af arbejdsstyrken og forbedre din rekrutteringsindsats. En effektiv skills gap analyse vil også gøre det muligt for dig at optimere dine Lærings-og udviklingsprogrammer til at reskill dine folk, hvor det er nødvendigt.

på Academy to Innovate HR (AIHR) hjælper vi HR – fagfolk med deres færdigheder-så de kan undgå at stå over for et eget kompetencegab. Som sådan kan enhver HR-professionel, der er forpligtet til livslang læring, udvide deres færdighedssæt med relevante og efterspurgte færdigheder.

ofte stillede spørgsmål