Die meisten Hotels nutzen jetzt den Express-Checkout-Service, mit dem Kunden aus ihren Zimmern auschecken und die Schlüssel zurückgeben können, ohne tatsächlich auf die endgültige Rechnung warten zu müssen. Es ist eine große Bequemlichkeit für Hotelgäste zu jeder Zeit, aber vor allem, wenn sie unter Zeitdruck stehen, was bei vielen von uns oft der Fall ist.
Wenn Sie den Service in Ihrem Hotel nicht nutzen, sollten Sie damit beginnen — es kommt Ihren Gästen zugute, auch wenn es Ihren Mitarbeitern die Arbeit erleichtert. In diesem Beitrag werde ich genau überprüfen, wie das Express Checkout-Programm Ihren Gästen zugute kommt, welche Kartennetzwerke daran teilnehmen und welche Verfahren Sie befolgen müssen, um sicherzustellen, dass Sie es richtig machen. Lass uns anfangen.
Warum sollten Sie an Express Checkout teilnehmen?
Wenn Sie Ihren Gästen einen Express-Checkout-Service anbieten, können sie ihre Schlüssel zurückgeben und gehen, ohne auf die Rechnungsstellung warten zu müssen. Die Vorteile liegen auf der Hand und hier sind einige davon:
- Express Checkout spart Ihren Gästen Zeit bei langen Warteschlangen an der Rezeption, da Sie nicht auf den Checkout warten müssen.
- Wenn ein Gast es eilig hat, einen Zug oder ein Taxi zu nehmen, helfen Sie ihm, eine stressige Verspätung zu vermeiden.
- Wenn an der Rezeption niemand verfügbar ist, können Ihre Gäste einfach ihre Schlüssel abgeben und gehen.
Aber die Vorteile gehen in beide Richtungen. Die Verwendung von Express Checkout in Ihrem Hotel bedeutet auch, dass Ihre Mitarbeiter die Rechnungen Ihrer Gäste zur günstigsten Tageszeit begleichen können, nicht wenn sie eine Menge Leute vor sich haben, die alle darauf warten, ein- oder auszuchecken.
Welche Karten können mit Express Checkout verwendet werden?
Ihre Mitarbeiter müssen geschult sein, um zu wissen, welche Kartennetzwerke Express Checkout unterstützen und welche nicht. Derzeit ist das Express Checkout Hotel-Programm nur mit den folgenden Kartensystemen verfügbar:
- Visum.
- MasterCard.
- American Express.
- Entdecken.
- Imbiss.
Express Checkout ist mit den folgenden Kartennetzwerken nicht verfügbar:
- Maestro Inland.
- Maestro International.
- Visa Electron.
- Allein.
Wie Sie sehen, unterstützen alle vier großen US-Kartenmarken das Express Checkout-Programm. Beachten Sie, dass jedes Netzwerk einen anderen Namen für das Programm haben kann. Zum Beispiel bezeichnet Visa es als „Priority Check-Out Service“, aber es ist das Gleiche.
Verwendung von Express Checkout
Express Checkout ermöglicht teilnehmenden Hotels, die Rechnung nach dem Auschecken des Gastes abzuschließen. Die folgenden Verfahren sollten befolgt werden:
- Fragen Sie Ihren Gast beim Check-in, ob er den Express-Checkout-Service nutzen möchte, oder fügen Sie das Express-Checkout-Autorisierungsformular in das „Willkommenspaket“ Ihres Gastes ein.“ Nicht jeder wird der Verwendung des Express-Checkouts zustimmen, da er zuerst die Rechnung prüfen möchte.
- Bitten Sie jeden Kunden, der sich bereit erklärt, den Service zu nutzen, das Express-Checkout-Autorisierungsformular auszufüllen und zu unterschreiben, das den Namen, die Adresse und die Telefonnummer Ihres Hotels enthalten und Platz für den Namen, die Adresse, die Zimmernummer, die Unterschrift und die Kontonummer des Kunden bieten sollte, die optional aufgedruckt werden können.
- Erklären Sie Ihrem Kunden und geben Sie es im Autorisierungsformular an, dass die endgültige Rechnung seinem Kartenkonto belastet wird, ohne dass eine Unterschrift des Karteninhabers an der Kasse erforderlich ist.
- Fordern Sie eine Vorautorisierungsgenehmigung für den erwarteten Rechnungsbetrag an. Wenn Ihre Autorisierungsanfrage abgelehnt wird, fragen Sie Ihren Kunden nach einer alternativen Zahlungsmethode.
- Sobald Sie eine Autorisierungsgenehmigung erhalten haben, drucken Sie ein Verkaufsticket mit der Kartenkontonummer Ihres Kunden aus und befolgen Sie die regulären Autorisierungsverfahren. Notieren Sie sich die Wörter „Express Checkout“ auf dem Ticket (oder „Priority Check-Out“ für Visa — erkundigen Sie sich bei Ihrem Verarbeiter nach dem richtigen Wortlaut) und erklären Sie erneut, dass der Rechnungsbetrag nach dem Auschecken des Kunden von der Karte abgebucht wird.
- Wenn Ihr Kunde abreist, müssen Sie den endgültigen Rechnungsbetrag berechnen und ein Verkaufsticket ausfüllen, indem Sie die Wörter „Signatur in Datei — Express Checkout“ (oder „Priority Check-Out“ für Visa, wenden Sie sich an Ihren Verarbeiter) in das Feld „Kundensignatur“ eingeben.
- Wenn die Endabrechnung den vorautorisierten Betrag um mehr als 15 Prozent übersteigt, fordern Sie eine Autorisierungsgenehmigung für den zusätzlichen Betrag an.
- Hinterlegen Sie das Verkaufsticket wie gewohnt.
- Senden Sie Ihrem Kunden spätestens drei Werktage nach dem Auschecken eine Kopie der Rechnung, des Verkaufstickets und des Express-Checkout-Autorisierungsformulars per Post oder E-Mail.
- Bewahren Sie Kopien der Rechnung, des Verkaufstickets und des Autorisierungsformulars mindestens 18 Monate lang auf, um sie im Streitfall zu verwenden.
Das war’s – folgen Sie einfach diesem Verfahren für alle Ihre Express-Checkout-Transaktionen und es geht Ihnen gut.
The Takeaway
Express Checkout ist ein unglaublich verbraucherfreundliches Programm, das Sie nutzen sollten, um den Aufenthalt Ihrer Gäste in Ihrem Hotel so angenehm wie möglich zu gestalten. Tatsächlich bietet der Service auch den Hotelmitarbeitern Komfort, da sie den besten Zeitpunkt für den Abschluss einer Rechnung auswählen können. Befolgen Sie einfach die oben genannten Schritt-für-Schritt-Verfahren und Sie werden sicher sein, dass Sie es jedes Mal richtig machen.
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