Ein schlechtes Cashflow-Management gehört zu den Hauptgründen, warum kleine Unternehmen scheitern.
Das alte Sprichwort „cash is king“ gilt heute mehr denn je. Es ist das Lebenselixier eines jeden Unternehmens und eines der wichtigsten Dinge, die KMU beachten müssen.
In diesem Artikel listen wir 12 Cashflow-Management-Strategien auf, die Sie als Teil Ihres Finanzplans verwenden können.
Viele Kleinunternehmer machen den Fehler, sich nur auf Gewinne und Verkäufe zu konzentrieren, ohne viel über ihr Betriebskapital nachzudenken.
Ohne das eintreffende Bargeld zeichnen diese Zahlen jedoch nicht immer ein genaues Bild der Finanzlage Ihres Unternehmens. Es ist durchaus möglich, dass ein profitables Unternehmen aufgrund der einfachen Tatsache, dass mehr Geld ausgeht als hereinkommt, zu kämpfen hat.
Ohne ein gutes Betriebskapital werden kleine Unternehmen Schwierigkeiten haben, neue Wachstumschancen zu nutzen.
Eine gute Cashflow-Management-Strategie ist für Ihren Geschäftserfolg unerlässlich.
Wenn Ihnen Bargeld fehlt, können Ihre Finanzen außer Kontrolle geraten und Sie haben großartige Verkaufszahlen, aber einen Stapel unbezahlter Rechnungen und Gläubiger, die an Ihre Tür klopfen.
Warum Sie eine Cashflow-Management-Strategie benötigen
Der Schlüssel zu einem effektiven Cash-Management liegt darin, einige der wichtigsten Begriffe vollständig zu verstehen. Cashflow ist im Wesentlichen die Bewegung von Geldern in und aus Ihrem Unternehmen.
Es gibt zwei Arten von Cashflows – positiv und negativ. Positiver Cashflow ist, wenn das Geld, das aus Vertriebs- oder Finanzierungstätigkeiten in Ihr Unternehmen fließt, größer ist als der Betrag, der Ihr Unternehmen in Form von Ausgaben, Gehältern und Verbindlichkeiten verlässt.
Negativer Cashflow ist das Gegenteil. Es ist, wenn die Ausgaben größer sind als Ihr eingehendes Geld. Das Problem dabei ist, dass Sie kein Geld mehr haben, um Personal zu bezahlen, Vorräte zu kaufen, Investitionen zu tätigen und so weiter.
Viele Unternehmen rutschen aus, wenn sie nur auf Gewinne schauen. Gewinne und Cashflow sind zwei verschiedene Dinge, wenn Sie also nur Gewinn- und Verlustrechnungen betrachten, fehlen Ihnen wichtige Informationen.
Die Rechnungsstellung eines Kunden wird auf Ihre Verkäufe angerechnet, aber bis Sie dieses Bargeld erhalten (was Monate dauern kann), hat dieser Verkauf Ihren Cashflow noch nicht beeinflusst.
Da Zahlungsverzug ein großes Problem für Unternehmen darstellt, haben viele Unternehmen Schwierigkeiten, über Wasser zu bleiben, da sie einfach nicht über die Liquidität verfügen, um fortzufahren.
Der Ausfall von Carillion im Jahr 2018 war beispielsweise auf Cashflow-Probleme zurückzuführen. Sie hielten nur £ 29m in bar und schuldeten Banken mehr als £ 1.3bn.
Deshalb ist es so wichtig, eine Cashflow-Management-Strategie zu haben, um Ihr Geld zu kontrollieren.
Führen Sie eine regelmäßige Cashflow-Analyse durch
Der erste Schritt zur Verwaltung Ihres Cashflows ist die Durchführung einer regelmäßigen Cashflow-Analyse. Es ist wichtig zu wissen, wo Ihr Unternehmen in Bezug auf den Cashflow steht, also zielen Sie darauf ab, dies in regelmäßigen Abständen während des ganzen Jahres zu tun. Dies kann jeden Monat oder jedes Quartal oder so oft sein, wie Sie möchten.
Eine einfache Möglichkeit, dies zu tun, ist die Verwendung von Online-Buchhaltungssoftware. Buchhaltungssoftware macht es einfach, Ihre Konten abzustimmen und eine Kapitalflussrechnung zu erstellen. Der Vorteil der Verwendung einer Kapitalflussrechnung besteht darin, dass Sie Cashflow-Probleme identifizieren oder diese Informationen verwenden können, um ein Cash-Budget für die Zukunft zu erstellen.
Das Tolle an vielen Buchhaltungsprogrammen ist, dass sie Transaktionen automatisch auflisten, wenn sie mit Ihrem Geschäftsbankkonto verbunden sind. So können Sie mit stets aktuellen Informationen arbeiten. Mit aktuellen Transaktionen können Sie sich jederzeit ein klares Bild von Ihrem Cashflow machen.
Ausgaben reduzieren
Wenn Sie in Ihrer Cashflow-Analyse feststellen, dass Ihre Ausgaben höher sind als Ihre Einnahmen, ist es möglicherweise an der Zeit, Kürzungen vorzunehmen. Das Reduzieren unnötiger Ausgaben hilft, die Waage etwas auszugleichen.
Kürzungen sind im Geschäftsleben nie einfach. Der erste Schritt besteht darin, alle Ihre Geschäftsausgaben zu identifizieren und nach Priorität zu ordnen. Sie können feststellen, dass es Dinge gibt, die Sie einfach nicht reduzieren können, aber Sie können Dinge sehen, die geschnitten werden können.
Andere Dinge auf Ihrer Ausgabenliste benötigen möglicherweise einfach einen anderen Ansatz oder eine billigere Alternative. Wenn Sie beispielsweise viel für Druckkosten ausgeben, kann es eine Möglichkeit sein, Ihr Büro papierfrei zu machen, um eine einfache Reduzierung vorzunehmen. Andere drastischere Maßnahmen könnten den Umzug in ein billigeres Büro oder sogar eine Remote-basierte Firma sein.
Eine weitere kurzfristige Alternative ist die Finanzierung von Bestellungen, wenn Sie nur ein paar zusätzliche Tage zur Zahlung benötigen. Sie können dies entweder direkt mit Ihren Lieferanten tun, wenn möglich, oder eine Kreditlinie verwenden.
Verspätete Zahlungen mit einem Anreiz angehen
Eine der besten Strategien, mit denen Sie Ihren Cashflow verbessern und Ihre Forderungen reduzieren können, ist ein starker Prozess, um verspätete Zahlungen zu verfolgen. Verspätete Zahlungen sind ein Problem, mit dem die meisten kleinen Unternehmen irgendwann konfrontiert sein werden, aber es gibt einige Möglichkeiten, wie Sie versuchen können, diese zu reduzieren.
Eine Taktik besteht darin, einen Vorfälligkeitsentschädigungsbonus zu haben, der den Kunden einen Anreiz bietet, frühzeitig zu zahlen, anstatt bis zur letzten Minute zu warten.
Alternativ enthalten einige Unternehmen eine Gebühr für verspätete Zahlungen als Abschreckung gegen verspätete Zahlungen. Die Verwendung einer oder beider dieser Taktiken kann dazu beitragen, Ihren Cashflow viel überschaubarer zu halten und Ihre Zeit für die Bezahlung zu verkürzen.
Kunden das Bezahlen erleichtern
Neben Anreizen und Abschreckungsmaßnahmen besteht eine weitere Strategie zur schnellen Verbesserung Ihres Cashflows darin, dem Kunden das Bezahlen zu erleichtern. Idealerweise möchten Sie, dass ein Kunde Sie so schnell und einfach wie möglich bezahlen kann.
Mit einer Menge Buchhaltungssoftware können Sie Rechnungen erstellen, auf denen die Schaltflächen ‚Jetzt bezahlen‘ angezeigt werden. Dies ist eine Ein-Klick-Methode für Kunden, um direkt über die Rechnung zu bezahlen, was jedem Zeit spart und Ihr Unternehmen mehr Forderungen aufnimmt, als Sie möchten.
Eine weitere Möglichkeit, Zahlungen zu vereinfachen, besteht darin, Zahlungspläne anzubieten. Kunden sind möglicherweise eher geneigt, schnelle Zahlungen zu leisten, wenn es einen überschaubareren Zahlungsplan gibt, den sie verwenden können. Wenn Sie dies tun, werden Sie wahrscheinlich eine kleine Zinsgebühr erheben wollen.
Automatische Zahlungserinnerungen einrichten
Manchmal wird die Zahlung einfach vergessen. Wenn Ihre Kunden selbst Unternehmen sind, werden sie wahrscheinlich mit Hunderten anderer Dinge beschäftigt sein und eine lange Liste von Personen haben, die sie bezahlen müssen.
Um zu vermeiden, dass Ihre Rechnung in einer Masse von E-Mails verloren geht, können Sie mit den meisten Buchhaltungsprogrammen automatisierte Zahlungserinnerungen einrichten.
Dies sendet eine automatisierte E-Mail in einem Intervall Ihrer Wahl, um den Kunden an eine überfällige Rechnung zu erinnern. Dies ist ein einfacher Schritt, der dazu beitragen kann, verspätete Zahlungen zu reduzieren und Ihre Forderungen in Angriff zu nehmen.
Eine großartige Strategie besteht auch darin, die Bonität eines neuen Kunden zu überprüfen, der eine große Bestellung aufgibt. Wenn sie schlechte Kredite haben, haben sie möglicherweise auch ein schlechtes Barguthaben, sodass Sie möglicherweise nicht bezahlt werden oder ihre große Bestellung erfüllen können.
Fordern Sie eine Änderung der Zahlungsbedingungen an
Wenn Sie festgestellt haben, dass Kunden ständig zu spät bezahlen, sollten Sie Ihre Zahlungsbedingungen offiziell überprüfen. Der Einsatz von Anreizen, Abschreckungsmitteln und automatisierten Zahlungserinnerungen reicht den meisten Menschen in der Regel aus. Wenn jedoch keine dieser Taktiken funktioniert hat, möchten Sie möglicherweise die Zahlungsbedingungen mit einem bestimmten Kunden offiziell ändern.
Sie können beispielsweise zu einem Vorauszahlungs- oder Pfandsystem wechseln, bevor Sie mit der Arbeit beginnen. Sie können auch verlangen, dass für laufende Zahlungen eine Lastschrift eingerichtet wird.
Es ist wichtig zu verstehen, dass ein schlechtes Rechnungsmanagement ein Loch in Ihre Barreserven graben kann, wenn Sie nicht aufpassen. Wenn Sie Ihren Kunden beispielsweise 60 Tage Zahlungsfrist anbieten, Ihre Lieferanten Sie jedoch um 30 Tage bitten, besteht eine Cashflow-Lücke.
Es dauert doppelt so lange, bis Sie bezahlt werden, bevor Sie Ihre Rechnungen bezahlen können.
Rechnungsfinanzierung und Rechnungsfactoring verwenden
Eine weitere Möglichkeit, wie Unternehmen ihren Cashflow verwalten, ist die Rechnungsfinanzierung. Die Rechnungsfinanzierung ist eine Methode zur Aufrechterhaltung eines guten Cashflows, indem ein Vorschuss für unbezahlte Rechnungen erzielt wird. Ein Kreditgeber zahlt Ihnen im Wesentlichen die fällige Rechnung, und wenn die Rechnung vom Kunden bezahlt wird, zahlen Sie dem Kreditgeber etwas mehr zurück.
Obwohl zusätzliche Kosten nicht ideal sind, kann die Rechnungsfinanzierung eine dringend benötigte Hilfe sein, um sicherzustellen, dass Ihr Cashflow nicht beeinträchtigt wird.
Andererseits verkaufen Sie beim Rechnungsfactoring Ihre Forderungen direkt an ein Factoring-Unternehmen für einen niedrigeren Betrag als die vollständige Rechnung.
Das Unternehmen, das die Forderungen erwirbt, übernimmt die volle Verantwortung für den künftigen Einzug der Zahlungen. Mit dieser Methode erhalten Sie jedoch wahrscheinlich weniger als mit der Finanzierung, daher ist es am besten, Ihre Optionen im Voraus zu erkunden.
Gewinnmargen erhöhen
Die Bekämpfung verspäteter und fehlender Zahlungen ist zwar ein großer Teil des Cashflow-Managements, aber nicht der einzige Bereich, den es zu betrachten gilt.
Die Steigerung von Margen und Umsatz sollte idealerweise das Ziel eines wachsenden Unternehmens sein, um einen guten Cashflow aufrechtzuerhalten. Die Vermeidung eines Bargeldmangels ist für das Wachstum ebenso wichtig wie für die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens.
Eine tragfähige Strategie, um kontinuierlich an steigenden Margen zu arbeiten, kann dazu beitragen, langfristig einen stetigen Cashflow zu schaffen.
Um den Umsatz zu steigern, sollten Sie sich das Marketing ansehen. Um die Gewinnmargen zu erhöhen, möchten Sie möglicherweise die Kosten senken und gleichzeitig den Umsatz steigern.
Verwenden einer Geschäftskreditkarte
Eine weitere Strategie zur effektiveren Verwaltung des Cashflows besteht darin, eine Geschäftskreditkarte als Cashflow-Puffer zu verwenden. Wenn Sie eine Kreditkarte verwenden, um Ausgaben zu bezahlen, graben Sie nicht sofort in Ihre Barreserven.
Dasselbe gilt für Ihre Kreditorenbuchhaltung. Wenn möglich, verzögern Sie Ihre Zahlung bis zum tatsächlichen Fälligkeitsdatum und nicht vorher.
Dies gibt Ihnen mehr Kontrolle darüber, wann Sie Ihre Ausgaben bezahlen, sodass Sie Zahlungen verzögern können, bis Sie selbst bezahlt werden.
Erstellen Sie eine Barreserve für Notfälle
Es ist eine gute Praxis, einen Notfallfonds von ein paar Monaten im Wert von Ausgaben sowohl als Einzelperson als auch als Unternehmen zu halten, weil man nie weiß, wann die Dinge eine Wendung nehmen können. Bei einem guten Cashflow-Management für kleine Unternehmen geht es auch darum, auf unvorhergesehene Ereignisse vorbereitet zu sein.
Die COVID-19-Krise ist ein Paradebeispiel dafür.
Obwohl es schwierig sein kann, zu einer Barreserve beizutragen, versuchen Sie, sich daran zu gewöhnen, zu einem Zeitpunkt, zu dem Geld eingeht, ein wenig zu sparen. Im Laufe der Zeit sollten Sie eine Barreserve anstreben, die einige Monate der Ausgaben decken kann.
Cashflow-Prognose
Cashflow-Prognose ist die Praxis, eine Schätzung der zukünftigen Finanzlage des Unternehmens zu erhalten. Dies basiert auf dem erwarteten Umsatz des Unternehmens, um sicherzustellen, dass Ihr Unternehmen über alle erforderlichen Mittel verfügt, um den Betrieb fortzusetzen. Auf diese Weise können Sie planen, wie viel Sie erwarten zu machen und zu erwarten, zu verbringen.
Die Cashflow-Prognose kann durch Betrachtung von Gewinn und Verlust, Umsatz und Aufwendungen erfolgen, um zukünftige Umsätze und Cashflows vorherzusagen. Dieser Artikel von Startups.co.uk geht näher darauf ein, wie man eine Prognose zusammenstellt.
Sie können dies entweder selbst mit Tabellenkalkulationen oder Software wie Float tun oder einen Fachmann beauftragen, eine Prognose für Sie zu erstellen. Die Verwendung von Software wie Float bietet den Vorteil der Integration in Buchhaltungssoftware wie Xero, Quickbooks und FreeAgent, mit der Sie Zeit sparen können, wenn Sie mehrere Kassenbudgets für Ihre Szenarien erstellen.
Einen Buchhalter einstellen
Eine der besten Cashflow-Management-Strategien für kleine Unternehmen ist die Einstellung eines professionellen Buchhalters. Ein Buchhalter kann Ihnen helfen, Ihren Cashflow zu analysieren und Wege zu finden, um schneller bezahlt zu werden oder Ausgaben zu reduzieren. Ein Buchhalter wird auch sicherstellen, dass alle Ihre steuerlichen Verpflichtungen erfüllt werden und dass Sie so steuereffizient wie möglich bleiben.
Wenn Sie die oben aufgeführten Cashflow-Management-Strategien befolgen und proaktiv Hilfe erhalten, haben Sie mehr Chancen, einen positiven Cashflow zu erzielen und mehr Geld anzusammeln, als Sie ausgeben.
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