15 Tipps zur Präsentation vor einem Vorstand

Eine der Fragen, die mir am häufigsten gestellt werden, wenn Leute hören, dass ich in Unternehmensvorständen sitze, betrifft nicht die Vergütungspakete für Führungskräfte. Stattdessen wollen sie wissen, wie man einem Vorstand präsentiert, damit seine Mitglieder Ja sagen.

Die Frage erinnert immer an eine Präsentation, die schief gelaufen ist. Vor einigen Jahren, ein ziemlich dandified Kerl aus dem Inneren eines Unternehmens gab eine Präsentation zu einem Vorstand saß ich auf. Er war manchmal abfällig, machte mehrere Off-Color-Witze, zwinkerte Vorstandsmitgliedern zu und machte seine politischen Neigungen mit Nebenbemerkungen über die damalige Regierung deutlich. Als er die Antworten auf die von uns gestellten Fragen nicht kannte, versuchte er, sie als irrelevant abzutun. Als der Vorsitzende die Präsentation schließlich beendete, sahen wir uns ungläubig an. Wir waren nicht nur unsicher über den Vorschlag, sondern auch unsicher über die Person, die den Vorschlag gebracht hat. Ich denke, Sie können erraten, wie wir abgestimmt haben.

Lass das nicht du sein.

Menschen präsentieren sich aus vielen Gründen in Unternehmensvorständen — sie könnten eine neue Richtung für das Unternehmen vorschlagen, ein komplexes rechtliches Problem erklären, das schnell entschieden werden muss, oder einfach nur ein Update zu einem laufenden Projekt geben. Aber Boards kommen in allen Formen und Größen, seien es Schulbehörden, Nachbarschaftswacht Boards, Wohnung Boards, Non-Profit-Boards oder Mitarbeiterausschüsse.

Unabhängig vom Kontext sind die Grundsätze für die Präsentation vor den Entscheidungsgremien dieselben, und es ist entscheidend, dass sie richtig sind. Es ist nicht so schwierig, wie es sich anhört, solange Sie einige Richtlinien beachten. Hier sind neun Do’s und sechs Don’ts, um effektiv zu sein:

Board Presentations Do’s:

• Wissen, was Sie zu Fuß in. Vorstandssitzungen sind oft vollgepackt mit einer langen Tagesordnung. In den letzten Monaten war ich in Meetings, die bis zu 8 Stunden dauerten und bis zu 20 Themen abdeckten. Ihr Thema ist etwas Besonderes für Sie, aber Sie haben eine begrenzte Zeit, um wichtige Informationen zu vermitteln.

• Mach deine Hausaufgaben. Wer ist im Vorstand? Was ist ihr Hintergrund? Es hilft, in der Lage zu sein, die Präsentation bei Bedarf anzupassen, sodass Sie ihnen weder Dinge erzählen, die sie bereits wissen, noch Wissen annehmen, das sie möglicherweise nicht haben.

• Senden Sie Dokumente in viel Zeit. Ich versuche sicherzustellen, dass die Vorstandsmitglieder ihre Papiere mindestens eine Woche im Voraus erhalten. Wenn es eine Frist gibt, treffen Sie sie mit mehreren Tagen, falls es Feedback gibt, bevor es an den Vorstand geht. Bitte „überraschen“ Sie uns nicht, wie in „Ich habe die Papiere nicht im Voraus zur Verfügung gestellt, weil ich Sie in Atem halten wollte“. Dies ist kein Roman von Agatha Christie, sondern eine Vorstandssitzung. Geben Sie uns die Werkzeuge, die wir brauchen, um eine Entscheidung zu treffen.

• Wissen Sie im Voraus, wie viel Zeit Sie haben. Gehen Sie nicht über Ihre Zuteilung. Wenn der Stuhl fühlt, dass mehr Zeit gerechtfertigt ist, wird er oder sie es verlängern. Lassen Sie genügend Zeit für Fragen.

• Fragen Sie, wie der Vorstand die Informationen präsentieren möchte. Fragen Sie zum Beispiel den Vorsitzenden: „Soll ich das Ganze präsentieren oder die Höhepunkte erreichen?“. Ein anderer Ansatz: Schlagen Sie vor, dass Sie „die Papiere wie bereits gelesen nehmen“. Das heißt, Sie gehen davon aus, dass jeder die von Ihnen gesendeten Dokumente im Voraus überprüft hat, und Sie werden nur die wichtigsten Punkte ansprechen und vermeiden, jedes Detail zu wiederholen.

• Sei vorbereitet. Seien Sie professionell. Seien Sie prägnant. Die Vorstandsmitglieder beurteilen den Inhalt Ihrer Präsentation, aber auch das Vertrauen, mit dem Sie sie halten.

• Bleib ruhig und beantworte die gestellte Frage. Wenn Sie die Antwort nicht kennen, werden Sie nicht nervös, defensiv oder versuchen Sie es zu fälschen. Versprechen Sie stattdessen, die Antwort so schnell wie möglich zu erhalten. Dann folgen Sie schnell durch. Auch, und das ist wirklich wichtig, lassen Sie sich nicht abwerfen, wenn Sie viele schwierige Fragen bekommen. Wenn wir nicht der Meinung wären, dass Ihr Vorschlag einen Wert hat, würden wir uns nicht um Fragen kümmern, wir würden einfach nein sagen. Vorstandsmitglieder stellen Fragen anders — einige mäandern, andere kommen direkt darauf zu sprechen. Egal welchen Stil, bleiben Sie ausgeglichen und antworten Sie klar und prägnant. Geben Sie auch keine Einstellung zu Fragen, die Sie für „dumm“ oder offensichtlich halten — wir machen unseren Job. Oft stammen die interessantesten oder wichtigsten Informationen aus scheinbar simplen Fragen.

• Seien Sie klar und präzise über das Ergebnis. Wenn am Ende Ihrer Präsentation eine Entscheidung getroffen werden muss, stellen Sie sicher, dass die Optionen sehr klar sind. Es schadet nie, die Optionen im Voraus anzugeben, sie zu erklären und dann die Optionen erneut zu präsentieren.

• Ende mit Gnade. Wenn es Zeit für dich ist zu gehen, sag Danke und geh. Bleib nicht stehen.

Verbot von Brettspielen:

• Sie können warten – beschweren Sie sich nicht. Besprechungen können je nach Tagesordnung verspätet ablaufen. Wenn es sich um ein Treffen hinter verschlossenen Türen handelt, werden Sie draußen warten müssen. Wenn nicht, werden Sie da sein, um andere Leute zu beobachten, die präsentieren, oder Debatten über andere Tagesordnungspunkte zu hören. Murren Sie unter keinen Umständen darüber, da dies die Sicht des Raums auf Ihre Präsentation beeinträchtigt, bevor sie überhaupt beginnt. Ein fröhliches „Kein Problem“ geht weit.

• Langweilen Sie uns nicht. Ich habe kürzlich einen Bericht durchgesehen, der im Wesentlichen jedem im Raum etwas erzählte, was wir alle bereits wussten. Der Moderator verlor schnell unsere Aufmerksamkeit. Schlimmer noch, wir hatten alle mental ausgecheckt, als er zum „Fragen“ gekommen war.

• Keine Lobby. Ihre Präsentation ist keine Gelegenheit, zu anderen Themen Stellung zu beziehen. Wenn Sie dort sind, um über die Modernisierung der IT-Infrastruktur zu sprechen, ist es weder für Sie noch für uns hilfreich, ein „Während ich hier bin, möchte ich einen Stellplatz für bessere Parkmöglichkeiten schaffen“ einzuwerfen.

• Verwenden Sie keinen Jargon. Wir sind nicht unbedingt Experten auf Ihrem Gebiet. Verwenden Sie eine klare Sprache, die alle am Tisch verstehen. Erklären Sie beim ersten Mal, was Sie mit ESG, Grok und API meinen, sonst klingt es nur wie eine Reihe unsinniger Buchstaben und Wörter. Versuchen Sie, übertriebene Aussagen zu vermeiden – ein „kompletter Umschwung“ sollte besser ziemlich groß sein. Auch trendgetriebene Wörter, die die Leute dazu bringen, die Augen zu verdrehen. „Thinkfluencer“ kommt mir in den Sinn.

• Wir sind nicht alle gleich – lüften Sie nicht Ihre Voreingenommenheit und politischen Neigungen. Mit etwas Glück ist die Gruppe um den Tisch vielfältig, mit unterschiedlichen Meinungen. Off-Color-Witze und politische Kommentare haben keinen Platz in Ihrer Präsentation und könnten genau die Menschen beleidigen, die Sie zu überzeugen versuchen.

• Gehen Sie nicht über die Spitze mit Glocken und Trillerpfeifen. Es besteht keine Notwendigkeit, Blumen oder ein unterhaltsames Video zu verteilen, es sei denn, es steht in direktem Zusammenhang mit dem Thema. Nützlich: „Hier ist ein Beispiel dessen, worüber wir sprechen.“ Seltsam: „Hier ist eine Blume für alle lieben Menschen.“ Und ja, ich war in einer Besprechung, in der jemand einmal Blumen an „all the lovely Lady Board Members“ verteilte.

Klar, prägnant und auf den Punkt gebracht

Betrachten Sie Ihre Präsentation als Memo, nicht als Roman. Vorstandsmitglieder leben von Fakten, die klar und prägnant dargestellt werden. Selbst wenn Sie Ihre Präsentation verlassen, ohne die erhoffte Antwort Ja zu erhalten, werden Sie zumindest die Leute am Tisch mit einem guten Eindruck von Ihnen zurücklassen. Und das wird ein langer Weg sein, wenn Sie mit einem überarbeiteten Vorschlag an den Vorstand zurückkehren.

Probieren Sie es aus und lassen Sie mich wissen, ob es geholfen hat, und wenn Sie jemanden kennen, der sich darauf vorbereitet, eine Präsentation zu halten, schneiden Sie diese aus und senden Sie sie an ihn. Die Chancen stehen gut, dass sie nicht nur dankbar sein werden, sondern auch die Vorstandsmitglieder, die die Präsentation hören.

Veröffentlicht in Zusammenarbeit mit LinkedIn. Dieser Beitrag erschien auch in der BBC Capital Spalte, Über Bord mit Lucy Marcus.

Autor: Lucy P. Marcus, Gründerin und CEO von Marcus Venture Consulting, Ltd. ist Professor für Leadership und Governance an der IE Business School, Non-Executive Board Director von Atlantia SpA, Non-Executive Chair des Mobius Life Sciences Fund und Non-Executive Director von BioCity.

Bild: Studenten der Warschauer Wirtschaftsschule nehmen an einer Präsentation an der Warschauer Börse am 15.September 2008 teil. REUTERS/Peter Andrews