Wir vergessen oft, dass wir, wenn wir über Vereinfachung sprechen, über die Reduzierung von etwas sprechen. Echt?
Ja, siehe: Was ist der Unterschied zwischen einem Einzelzimmer und einem Doppelzimmer?
Das Doppelzimmer hat 2 Betten!
Im Merriam-Webster-Wörterbuch haben wir diese Definition:
Einfach: leicht verstanden oder durchgeführt.
Bei der Vereinfachung von Geschäftsprozessen besteht das Ziel daher darin, Aktivitäten und Aufgaben zu minimieren, effizient, effektiv und produktiv zu sein und dem Kunden einen Mehrwert zu bieten.
Das ist das Dilemma!
Weil es schwierig ist zu entscheiden, was unterdrückt werden kann, ohne den Prozess zu beeinflussen.
In diesem Zusammenhang können einige Techniken dazu beitragen, einige Aufgaben und Aktivitäten (die keinen Mehrwert bieten) zu unterdrücken.
Tatsächlich weisen diese Techniken zur Vereinfachung von Geschäftsprozessen auf Möglichkeiten hin, die Aufgaben und Aktivitäten zu reduzieren, bei denen das größte Risiko besteht, dass sie nicht korrekt ausgeführt werden.
Daher werden Aktivitäten und Aufgaben nicht unbedingt eliminiert (einige sind, wie gesagt: diejenigen, die keinen Mehrwert schaffen), sondern auf eine andere, durchsetzungsfähigere Weise ausgeführt.
Das Ergebnis ist eine Vereinfachung der Geschäftsprozesse, nicht unbedingt durch die drastische Verringerung der Anzahl der Aktivitäten, sondern durch die Reduzierung riskanter Aktivitäten aus dem Prozess, indem sie auf andere Weise ausgeführt werden.
Siehe auch: 3 Techniken zur Prozesszuordnung, -analyse und -verbesserung
Techniken zur Vereinfachung von Geschäftsprozessen, die Sie in Ihrem Unternehmen anwenden können
Diese fünf Ideen zur Vereinfachung von Geschäftsprozessen werden häufig in der Prozessmodellierung mit Hilfe von BPMN-Modellierungswerkzeugen verwendet.
Aber ein Blick auf eine Prozesslandkarte zeigt Ihnen nicht, wo Risiken oder direkter Kontakt zum Kunden bestehen (was immer Wow sein muss!).
Schauen Sie sich also an, wie Sie diese Möglichkeiten zur Verbesserung des Organisationsprozesses identifizieren können.
1- Interaktion zwischen Systemen
Wenn zwei Systeme oder Softwaresuiten miteinander interagieren, muss ein Datenaustausch stattfinden. Meistens geschieht dies manuell, vorbehaltlich Tippfehlern und sogar Aufschub.
Eine klassische Möglichkeit, das Risiko dieses Datenaustauschs zu reduzieren, besteht darin, eine Integrationsschnittstelle zwischen den beiden Systemen zu schaffen.
Ein Beispiel für die Verwendung dieser Geschäftsprozessvereinfachung tritt sehr häufig in Grafikdesignsoftware auf.
Es gibt verschiedene Programme auf dem Markt. Und die meisten von ihnen haben eine Funktion namens ‚Dateiexport‘.
Daher sprechen Softwaresuiten miteinander. Wenn der Designer eine Datei aus einem in einer anderen Software erstellten Image importieren muss, um sie in seinem System zu verwenden, muss er nur diesen Befehl verwenden, und es funktioniert ohne Probleme.
2- Prozessautomatisierung
Automatisierung ist die Steuerung von ‚menschlichen‘ und Systemaktivitäten.
Schauen Sie sich dieses Video über die Automatisierung von Geschäftsprozessen an:
https://www.youtube.com/watch?v=lpBf1roaGx0
3- Prozessstandardisierung
Eine der objektivsten Möglichkeiten, organisatorische Prozesse zu vereinfachen, besteht darin, wiederkehrende und identische Prozesse zu standardisieren.
Zum Beispiel: Stellen Sie sich eine Anwaltskanzlei vor.
Es gibt mehrere verschiedene Prozesse mit jeweils unterschiedlichen Aufgaben und Aktivitäten und ihren Besonderheiten, abhängig von der Instanz, der Ursache usw.
Aber in allen von ihnen wird es eine Zeit geben, in der Sie Signaturen sammeln und authentifizieren müssen. Wenn dieser Prozess standardisiert ist, können Sie die Aktivitäten des Unternehmens erheblich vereinfachen, indem Sie sie bei Bedarf einfach replizieren.
Weitere Informationen: Standardisierung von Geschäftsprozessen: Alles, was Sie wissen müssen.
4- Definieren von Geschäftsregeln
Der Hauptzweck einer Sammlung von Geschäftsregeln besteht darin, die Entscheidungsfindung zu erleichtern. Sie sollten einfach sein und den Prozessablauf ohne Verzögerung oder Unentschlossenheit umgehen.
Ein klassisches Beispiel ist die Definition von Bankkreditzuweisungen. Die Geschäftsregel ist einfach: Bis zu einem Betrag von X Tausend Dollar kann der Agenturleiter das Darlehen autonom gewähren. Jeder Betrag darüber, und sie müssen ihren Manager konsultieren.
5- Outsourcing
Outsourcing war in der Vergangenheit weit verbreitet und ist heute in einem anderen Kontext zurückgekehrt: Aufgrund der Kommunikations- und Integrationsmöglichkeiten unter Fachleuten unter Verwendung von Cloud-Computing-Technologien.
Zwei Beispiele für diese Vereinfachung von Geschäftsprozessen sind die Verbreitung von SaaS-Unternehmen (die eine Dienstleistung sehen, die zuvor im Unternehmen erbracht wurde) und die Anzahl der ausgelagerten Fachkräfte, die als Freiberufler in einem Homeoffice arbeiten.
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