Ein robustes und effizientes Geschäftskommunikationssystem ist eine Voraussetzung für den Erfolg eines Unternehmens, und es gibt viele Unternehmen, die diese Lektion auf die harte Tour lernen. Ja, es gibt viele Unternehmen, die aufgrund ihrer schlechten Geschäftskommunikationsprozesse sehr gelitten haben. Sie mussten ihre Kunden verlieren, was sich sogar auf ihr Endergebnis auswirkte. Wenn Sie also auch keine ähnlichen Konsequenzen haben möchten, müssen Sie unbedingt eine gründliche Analyse Ihrer Kommunikationsverfahren durchführen. Da unten sind einige der Metriken ein Kommunikationssystem zu analysieren, einige außerhalb technische Überlegungen:
- Struktur – Die Struktur Ihrer Geschäftskommunikation spielt eine sehr wichtige Rolle. Es gibt viele Kommunikationssysteme, die eigenständige Systeme wie die PBX-Telefonanlagen sind. Diese alten Systeme haben eine sehr komplexe Struktur und sind anfällig für eine Vielzahl von Problemen. Ein gutes Kommunikationssystem sollte weniger komplex sein und sich leicht in andere Systeme integrieren lassen. Eine modulare Struktur ist besser, da dies zur einfachen Erkennung und Wartung von Problemen beitragen würde.
- Klarheit – Sie müssen überprüfen, ob die Voicemails sowie die Anrufe, die Sie empfangen oder tätigen, klar sind oder nicht. Klarheit ist das erste, was ein Kommunikationssystem gut und effizient macht. Wenn Ihre Kunden nicht in der Lage sind zu hören, was Sie sagen, klar, dann ist es verpflichtet, eine Kommunikationslücke zu sein, die später Probleme schaffen würde. Manchmal legen die Leute einfach auf, nur weil sie nicht hören können, was die Person auf der anderen Seite sagt. Stellen Sie sich vor, dies geschieht, während Ihre Mitarbeiter Verkaufsgespräche führen. Der Wettbewerb auf dem Markt ist wirklich hoch und Ihre Kunden können leicht von Ihren Mitbewerbern gewonnen werden.
- Konsistenz – Sie müssen überprüfen, wie konsistent Ihr System in den letzten Monaten oder Jahren war. Ein gutes Kommunikationssystem sollte eine konsistente Leistung bieten. Es kann Fehler geben, aber die Häufigkeit von Fehlern sollte sehr, sehr gering sein. Als Erweiterung können Sie auch überprüfen, wie oft Ihr System ausfällt. Die so genannte mittlere Zeit zwischen Ausfällen sollte extrem hoch sein.
- Medium – Die Art des Mediums, das Ihr Geschäftskommunikationssystem zur Übertragung der Signale verwendet, ist sehr wichtig. Wenn das verwendete Medium ineffizient ist, kommt es zwangsläufig zu einer Kommunikationslücke sowie zu Geschäftsverlusten. Zum Beispiel, wenn Ihr altes PBX-System die Anrufe nicht dringend an Ihr Remote-Büro weiterleiten kann, wird das System nicht verwendet. Verzögerungen können im Geschäft fatal sein, und wenn sie durch ein ineffizientes System verursacht werden, tut es noch mehr weh.
- Relevanz – Sie sollten entscheiden, ob Ihr Business Communication System nach 5 Jahren relevant sein wird oder nicht. Relevanz ist sehr wichtig, wenn Sie viel Geld in den Aufbau Ihrer Kommunikationsinfrastruktur investieren. Es ist wichtig, dass der Relevanzfaktor zuerst berücksichtigt wird, wenn Sie sich entscheiden, ein neues Kommunikationssystem zu wechseln oder zu installieren.
Unified Communication Architecture ist die neueste Technologie, die Ihre Geschäftskommunikation revolutionieren kann. Es ist ein System, das alle Ihre Kommunikationstools auf einer einzigen Plattform integrieren kann. VoIP und viele andere neue Technologien können integriert werden, um ein robustes Kommunikationssystem aufzubauen. Es wäre nicht nur für die nächsten 5 Jahre relevant, sondern würde auch dazu beitragen, eine Vielzahl von Kommunikationsproblemen zu bewältigen. Die Klarheit und Konsistenz, die UC bietet, ist unübertroffen. UC verwendet ein Medium, das vom Internet, Glasfaser und anderen neuesten Übertragungsgeräten unterstützt wird. Dies hilft ihm, qualitativ hochwertige Signale über große Entfernungen bereitzustellen. UC kann mit dem vorhandenen Computernetzwerk verbunden werden und nutzt das Internet ausgiebig.