Als Geschäftsinhaber gibt es eine Menge Dinge zu beachten, wenn Sie Ihr Unternehmen führen. Gehaltsabrechnung, Einstellung, Buchhaltung … die Liste geht weiter und weiter. Und diese Liste enthält die Überwachung aller Ihrer Geschäftsunterlagen. Also, was sind die wichtigsten Geschäftsunterlagen zu verfolgen?
Zu verfolgende Geschäftsunterlagen
Der IRS verlangt, dass Sie eine Reihe von Datensätzen für eine bestimmte Zeit aufbewahren (z. B. Steuerunterlagen). Aber welche Arten von Aufzeichnungen sollten Sie im Auge behalten, auch wenn Sie sie nicht aufbewahren müssen? Es gibt sechs Geschäftsdatensätze zu überwachen:
- Buchhaltungsunterlagen
- Kontoauszüge
- Geschäftskredite
- Rechtsdokumente
- Genehmigungen und Lizenzen
- Versicherungsdokumente
Buchhaltungsunterlagen
Sie dokumentieren alle Transaktionen Ihres Unternehmens in Ihren Buchhaltungsunterlagen. Die notwendigen Buchhaltungsunterlagen für Unternehmen enthalten alle Informationen über Ihr Einkommen, Eigenkapital und Ausgaben. Aus Ihren Finanzbuchhaltungsunterlagen können Sie die Daten zu Abschlüssen zusammenstellen und Kennzahlen für kleine Unternehmen berechnen.
Sie müssen Ihre Buchhaltungsunterlagen verfolgen, um:
- Sehen Sie die finanzielle Gesundheit Ihres Unternehmens
- Messen Sie die Rentabilität Ihres Unternehmens im Zeitverlauf
- Analysieren Sie Muster, um bessere finanzielle Entscheidungen zu treffen
- Stellen Sie fest, ob Sie über genügend Kapital verfügen, um Ihre Ausgaben zu decken
- Verstehen Sie, ob Ihr aktuelles Budget erfolgreich ist
Überwachen Sie Ihre Finanzunterlagen in regelmäßigen Abständen (z. B. monatlich oder vierteljährlich). Und stellen Sie sicher, dass Sie alle Ausgaben und Einnahmequellen verfolgen. Ohne alle Buchhaltungsdaten sind Ihre Aufzeichnungen unvollständig und geben ungenaue Informationen. Bewahren Sie alle Quittungen und Kopien von Rechnungen auf, um Ihre Unterlagen zu sichern.
Die Bundesregierung verlangt von Ihnen, Finanzdokumente aufzubewahren, aus denen Ihre Einnahmen und Ausgaben hervorgehen. Verwenden Sie Ihre Buchhaltungsunterlagen, um Ihre Einkommensteuererklärungen einzureichen.
Nachdem Sie Ihre Steuererklärung eingereicht haben, bewahren Sie Ihre Steuerunterlagen auf. Warum? Weil der IRS verlangt, dass Sie diese Aufzeichnungen für eine bestimmte Zeit aufbewahren. Wenn Sie keine Steuererklärung einreichen, müssen Sie die Steuerunterlagen auf unbestimmte Zeit aufbewahren. Erkundigen Sie sich bei Ihrem Buchhalter, Staat oder dem IRS, um zu bestätigen, wie lange Sie einzelne Aufzeichnungen aufbewahren müssen.
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Kontoauszüge
In Ihren Kontoauszügen sind alle Ihre Konten bei der Bank aufgeführt. Die Konten können Ihre Scheck-, Spar-, Investitions- und Kreditkartendaten enthalten. Und Sie können Ihre Bankkonten mit den Buchhaltungsunterlagen abgleichen, die Sie verfolgen müssen.
Vergleichen Sie Ihre Kontoauszüge mit Ihren Finanzunterlagen und überprüfen Sie sie auf mögliche Fehler. Wenn Ihre Kontoauszüge nicht mit Ihren Buchhaltungsunterlagen übereinstimmen, liegt möglicherweise ein Fehler in Ihren Büchern vor.
Kontoauszüge helfen Ihnen auch, den Fortschritt Ihres Unternehmens zu verfolgen. Und Sie verwenden Ihre Kontoauszüge, um Ihre Steuern einzureichen.
Geschäftskredite
Haben Sie ein Geschäftskredit? Wenn ja, ist die Verfolgung Ihres Darlehens von entscheidender Bedeutung. Sie möchten Dinge verfolgen wie:
- Betrag des ursprünglichen Darlehens
- Datum der Darlehensgenehmigung
- Auszahlungsdatum
- Voraussichtliches Auszahlungsdatum
- Fälligkeitsdatum der Darlehenszahlung
- Zinsänderungen (falls zutreffend)
Bewahren Sie alle Dokumente für das Darlehen an einem Ort auf, an dem Sie problemlos darauf zugreifen können. Wenn Sie sich entscheiden, das Darlehen früher zurückzuzahlen oder eine Verlängerung zu benötigen, legen Sie dem Kreditgeber die Unterlagen vor.
Verfolgen Sie die Rückzahlungen von Geschäftskrediten in Ihren Büchern. Belasten Sie das Darlehenskonto, um die Haftung in Ihren Büchern zu verringern, und schreiben Sie dem Geldkonto die Zahlungen gut.
Das Ziel der Verfolgung Ihres Unternehmensdarlehens besteht darin, sicherzustellen, dass Sie keine Zahlungen verpassen und Risiken managen. Und Sie können Ihre Chancen auf Kredite in der Zukunft durch verantwortungsvolle Kreditrückzahlungspläne erhöhen. Nicht fehlende Zahlungen und die Auszahlung des gesamten Darlehens, wie im Darlehensvertrag beschrieben, erhöhen die Kreditwürdigkeit Ihres Unternehmens. Und eine höhere Business-Kredit-Score sagt Kreditgebern, dass Sie ein verantwortungsbewusster Kreditnehmer mit geringerem Risiko sind.
Rechtsdokumente
Die Rechtsdokumente Ihres Unternehmens hängen von Ihrer Geschäftsstruktur ab. Zum Beispiel müssen eingetragene Unternehmen (z. B. C Corporation) ihre Satzung beibehalten. Andere rechtliche Dokumente umfassen Partnerschaftsvereinbarungen für Partnerschaften oder einen DBA (auch bekannt als Doing Business as) für Einzelunternehmen.
Sie müssen alle rechtlichen Dokumente aufbewahren, die belegen, dass Sie Ihr Unternehmen besitzen. Bewahren Sie diese Dokumente an einem sicheren Ort auf, falls Sie einen Eigentumsnachweis vorlegen müssen.
Denken Sie daran, dass die Verfolgung Ihrer Rechtsdokumente anders ist als die Verfolgung von Finanzunterlagen. Sie müssen wissen, wo Sie Ihre Dokumente speichern, damit Sie sie jederzeit abrufen können.
Genehmigungen und Lizenzen
Staatliche und lokale Regierungen können verlangen, dass Sie verschiedene Genehmigungen oder Lizenzen einholen, um Ihr Unternehmen zu betreiben. Abhängig von der Branche Ihres Unternehmens müssen Sie möglicherweise branchenspezifische Genehmigungen oder Lizenzen beantragen und erhalten.
Beispielsweise müssen Unternehmen, die Lebensmittel oder Getränke verkaufen, möglicherweise eine Gesundheitsgenehmigung einholen, um diese Artikel verkaufen zu können. Und wenn Sie sich entscheiden, Alkohol in Ihrem Unternehmen zu verkaufen, müssen Sie eine Alkohollizenz beantragen.
Verfolgen Sie Ihre Genehmigungen und Lizenzen, da Sie diese möglicherweise regelmäßig erneuern müssen. Und halten Sie Ausschau nach sich ändernden Gesetzen für die Genehmigungen oder Lizenzen, die Ihr Unternehmen hat. Wenn sich ein Gesetz ändert, wo Sie posten müssen oder wie oft Sie eine Genehmigung oder Lizenz erneuern müssen, halten Sie sich umgehend daran, um Strafen oder Geldstrafen zu vermeiden.
Versicherungsdokumente
Es gibt verschiedene Arten von Versicherungspolicen, die Sie möglicherweise kaufen müssen, wenn Sie ein Unternehmen führen. Beispiele für die Arten von Versicherungen, die Sie kaufen können, sind:
- Betriebshaftpflichtversicherung
- Mieterversicherung
- Kfz-Versicherung
- Arbeitnehmerentschädigungsversicherung
- Betriebseinkommensversicherung
- Berufshaftpflichtversicherung
- Cyberversicherungspolicen
Um Ihre Versicherung in Anspruch nehmen zu können, müssen Sie jedoch einen Nachweis erbringen der Versicherung. Behalten Sie den Überblick, wo sich Ihre Versicherungspolicen befinden. Auf diese Weise können Sie Ihre Versicherungspolicennummer und andere identifizierende Informationen zur Hand haben, wenn Sie einen Anspruch geltend machen müssen.
Versicherungen können helfen, Ihr Unternehmen im Falle von:
- Naturkatastrophen (z. B. Überschwemmungen)
- Klagen
- Mitarbeiter, die während der Arbeit krank oder verletzt werden
- Datenschutzverletzungen
- Autounfälle
- Schäden an Ihrem Geschäftssitz (z. B. Brand))
Bewahren Sie Kopien Ihrer Versicherungspolicen an einem Ort auf, an dem sie nicht beschädigt werden können. Sie können beispielsweise Datensätze digital in der Cloud oder physisch in einer feuerfesten Lockbox speichern. Fragen Sie Ihren Versicherer auch, ob er ein digitales Konto zum Herunterladen oder Anzeigen Ihrer Versicherung online anstelle von Papierdokumenten anbietet.
Dieser Artikel wurde ab dem ursprünglichen Veröffentlichungsdatum vom 8. April 2016 aktualisiert.
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