Die Zeiten einer geschäftigen Büroetage mit Dutzenden von Mitarbeitern in formeller Kleidung sind lange vorbei. Traditionelle Arbeitsplatzmethoden wurden durch neuere, kostengünstigere Arbeitsmethoden wie ein virtuelles Büro ersetzt.
Ein virtuelles Büro bietet die Funktionen und Dienste eines regulären Büros, jedoch ohne physischen Standort. Es ist ideal für ein junges Unternehmen, da es Gemeinkosten spart. Dies macht virtuelle Büros für kleine Unternehmen oder Start-ups beliebt. Sie können Kosten in Bezug auf ein physisches Büro sparen, aber dennoch die Vorteile einer typischen Büroadresse nutzen. Also, was sind die anderen Vorteile?
Neben der Reduzierung der Kosten bietet Ihnen ein virtuelles Büro eine beispiellose Flexibilität. Mit einer Internetverbindung kann überall Ihr Büro sein!Lassen Sie uns herausfinden, warum Sie ein virtuelles Büro benötigen und was beim Erstellen eines virtuellen Büros erforderlich ist.
Warum brauchen Sie ein virtuelles Büro?
Aufgrund früher finanzieller Schwierigkeiten wollen neue Unternehmen ihre Kosten senken, wo immer sie können. Bürozahlungen machen den größten Aufwand aus und müssen zuerst gekürzt werden. Zum Beispiel kann ein Coworking Space in einem Geschäftszentrum wie New York City bis zu 500 US-Dollar pro Monat kosten.
Wenn Sie es vorziehen, einen Büroraum selbst einzurichten, ist die 3-30-300-Regel relevanter. Es gibt die tatsächlichen Kosten für den Betrieb eines Büroraums an. Für jeden 3 US-Dollar, der für Versorgungszahlungen ausgegeben wird, werden 30 US-Dollar für Mietkosten und weitere 300 US-Dollar für Lohnkosten pro Quadratfuß Arbeitsfläche pro Jahr ausgegeben.
Für ein Unternehmen, das in den ersten Tagen Schwierigkeiten hat, Fuß zu fassen, können diese Kosten Herausforderungen darstellen und das Wachstum behindern. Berücksichtigen Sie eine kürzlich durchgeführte Studie, dass private Büros 77% der Zeit unbesetzt bleiben. Mit einer solchen Verschwendung von Ressourcen wird der Fall für die Schaffung eines virtuellen Büros noch substantieller.
7 Schritte zum Erstellen eines virtuellen Büros
Nachdem wir nun wissen, warum wir ein virtuelles Büro benötigen, machen wir uns mit dem ‚Wie‘ vertraut. Hier sind ein paar Schritte:
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Haben Sie eine Strategie
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Stellen Sie die richtigen Leute ein
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Einrichten einer Büroadresse
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Einrichten eines Bürotelefons
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Holen Sie sich die notwendigen Werkzeuge
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Haben Sie einen virtuellen Assistenten
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Bleiben Sie mit Ihrem Team in Verbindung
Haben Sie eine Strategie
Eine solide Strategie erspart Ihnen später Schwierigkeiten. Notieren Sie sich beim Erstellen eines virtuellen Büros Ihre Aufgaben und stellen Sie sicher, dass Sie den gesamten Prozess geplant haben.Auch wenn Sie nicht in einem normalen Büro arbeiten, müssen Sie dennoch eine Strategie entwickeln.
Dies unterscheidet sich nicht allzu sehr von dem, was Sie normalerweise hätten, wenn Sie traditionell arbeiten würden. Die Geschäftsgrundlagen ändern sich nicht, ebenso wenig die Ziele.
Einige Bereiche, die einer Planung bedürfen, sind:
• Marktanalyse
• Wettbewerbsanalyse
• Wertversprechen
•Unternehmensstruktur
•Zielmarkt
• Marketingstrategie
• Finanzzuflüsse
Stellen Sie die richtigen Leute ein
Mit einem virtuellen Büro erweitert sich der Talentpool, aus dem Sie Ihr Team auswählen können, erheblich und wird vielleicht sogar global. Flexibilität bei der Arbeit ist etwas, wonach die meisten Mitarbeiter suchen, und es kann Talente dazu verleiten, für Sie zu arbeiten.
Richten Sie eine Büroadresse ein
Auch wenn Sie virtuell arbeiten, müssen Sie weiterhin E-Mails empfangen. Diese E-Mail kann offizielle Dokumente oder Kundenkorrespondenz sein. Darüber hinaus kann es regulatorische Hürden geben, für die Sie möglicherweise einen physischen Bürostandort und Kontaktdaten benötigen.
Abgesehen von der Bürokratie ist es für das öffentliche Image eines Unternehmens von Vorteil, eine professionelle Arbeitsadresse zu haben. Es gibt mehrere Dienstanbieter für eine virtuelle Adresse. Sie geben Ihnen eine physische Adresse, um Ihre Post und andere Dokumente zu erhalten. Wann immer sie für Sie bestimmte E-Mails erhalten, erhalten Sie eine Benachrichtigung oder eine Nachricht von der digitalen Poststelle.
Sie können dann eine weitere Vorgehensweise bezüglich des Pakets wählen. Sie können es geöffnet und gescannt und an Sie gesendet, oder gehalten, oder zerstört. Jetzt wissen Sie, wie Sie eine virtuelle Büroadresse erstellen.
Einrichten eines Bürotelefons
Ähnlich wie bei einer Adresse ist eine Telefonnummer ein Muss. Virtuelle Telefonsysteme verwenden die VoIP-Technologie (Voice over Internet Protocol), und die gesamte Kommunikation erfolgt über das Internet. Mit VoIP erhalten Sie eine reguläre Telefonnummer, ohne jedoch ein physisches Festnetz nutzen zu müssen.
Sie können VoIP-Systeme auf Ihren Android / iOS-Mobiltelefonen oder Laptops und Computern mit Windows oder Mac verwenden. Dies erspart Ihnen den Kauf zusätzlicher Hardware wie eines Tischtelefons.
Holen Sie sich die notwendigen Tools
Es ist wichtig, dass Sie gut ausgestattet und vorbereitet sind, um Ihr virtuelles Büro wie eine gut geölte Maschine zu betreiben. Zu diesem Zweck benötigen Sie einige Werkzeuge, die Ihnen helfen können, Ihre Arbeit reibungslos voranzutreiben. Dies können Produktivitätssoftware, Speicherdienste, Planungsplattformen und vieles mehr sein. Lassen Sie uns ein Beispiel diskutieren!
Cloud-Speicher ist etwas, das Sie benötigen, wenn Sie in einem virtuellen Büro arbeiten. Halten Sie Ihre Daten sicher und geschützt und sind Sie dennoch unternehmensweit leicht zugänglich. Tools wie Trello helfen, das Team auf dem Laufenden zu halten und viele Personalaufgaben effizient zu verwalten. Andere Dienste bieten auch Online-Rechnungstools und Produktivitäts-Tracker. Sie können Ihnen helfen, die Arbeitszeit und Freizeit der Mitarbeiter im Auge zu behalten.
Haben Sie einen virtuellen Assistenten
Ein virtueller Assistent hilft Ihnen, unkritische Aufgaben zu delegieren und Zeit für wichtige Angelegenheiten zu sparen. Diese Aufgaben können sich auf Personalressourcen, Aufgabenplanung oder andere organisatorische Aktivitäten beziehen. Virtuelle Assistenten können sich auf einen bestimmten Bereich spezialisieren oder alles unter ihren Schirm nehmen.
Was auch immer der Fall sein mag, sie können sich als unschätzbar erweisen, um Ihre Arbeitsbelastung zu reduzieren und sich auf das große Ganze zu konzentrieren.
Bleiben Sie in Verbindung
Die Arbeit in einem virtuellen Büro birgt neben den Vorteilen auch eine Reihe von Herausforderungen. Sie müssen mit Ihrem Team in Kontakt sein, wissen, was sie vorhaben, sich in dringenden Angelegenheiten koordinieren und im Allgemeinen auf derselben Seite sein. Dies kann schwierig sein, wenn Sie von mehreren Standorten aus arbeiten, und deshalb ist eine effektive Kommunikation von entscheidender Bedeutung.
Um mögliche Missverständnisse zu beseitigen, können Sie Tools wie Slack und Zoom für Ihr virtuelles Team verwenden. Sie ermöglichen es Ihnen, ständig mit Ihren Mitarbeitern in Kontakt zu bleiben.Sie können auch Produktivitätsmanagement-Tools verwenden, um die Arbeit in einem Team effizient zu koordinieren.
Einpacken!
Virtuelle Büros bieten Flexibilität, Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit. All diese Faktoren sind für ein aufstrebendes Unternehmen von Bedeutung und dienen als Wachstumstreiber. Es ist besser, mit den Anforderungen eines virtuellen Büros auf dem Laufenden zu bleiben und zu wissen, welche Tools zu verwenden sind. Sie können beruhigt sein und haben volles Vertrauen, dass Ihr virtuelles Büro effektiv sein wird.