Der A3-Prozess umfasst neun (also zehn) Schritte.
0: Identifizieren Sie das Problem
Da der Zweck des A3-Prozesses darin besteht, Probleme zu lösen oder Anforderungen zu erfüllen, besteht der erste, etwas ungeschriebene Schritt darin, ein Problem oder einen Bedarf zu identifizieren.
1: Erfassen Sie den aktuellen Stand der Situation
Sobald Sie sich auf das Problem oder die Notwendigkeit eingestellt haben, die Sie ansprechen möchten, ist es an der Zeit, den aktuellen Stand der Situation zu erfassen und zu analysieren. Toyota schlägt vor, dass Problemlöser:
- Beobachten Sie die Arbeitsabläufe aus erster Hand und dokumentieren Sie Ihre Beobachtungen.
- Versammeln Sie sich um ein Whiteboard und gehen Sie durch jeden Schritt in Ihrem Prozess. Sie können dazu ausgefallene Prozessdiagrammwerkzeuge verwenden, aber Strichmännchen und Pfeile erledigen die Arbeit genauso gut.
- Quantifizieren Sie nach Möglichkeit die Größe des Problems (z. B. % der Tickets mit langen Zykluszeiten, # der verspäteten Kundenlieferungen, # der pro Quartal gemeldeten Fehler). Zeichnen Sie Ihre Daten nach Möglichkeit grafisch auf; Visualisierungen sind sehr hilfreich.
2: Führen Sie eine Ursachenanalyse durch
Nachdem Sie nun Ihren Prozess sehen, versuchen Sie, die Ursache für die Effizienzsteigerungen herauszufinden. Sie können Fragen stellen wie:
- Wo leiden wir unter Kommunikationsausfällen?
- Wo sehen wir lange Verzögerungen ohne Aktivität?
- Welche Informationen benötigen wir, um effektiver/reibungsloser zusammenzuarbeiten?
Dokumentieren Sie diese Schmerzpunkte und graben Sie dann tiefer. Die 5 whys ist ein hilfreiches Werkzeug für die Durchführung einer gründlichen Ursachenanalyse. Die Grundidee ist, dass Sie mit einer Problemstellung beginnen und dann fragen: „Warum?“ bis Sie den wahren Grund für das Problem entdecken. Sie können oder müssen nicht fragen, warum genau fünf Mal – das ist einfach eine Schätzung.
3: Gegenmaßnahmen entwickeln, um die Ursachen anzugehen
Gegenmaßnahmen sind Ihre Ideen zur Bewältigung der Situation; die Änderungen, die an Ihren Prozessen vorgenommen werden müssen, um die Organisation durch die Bekämpfung der Ursachen dem Ideal näher zu bringen. Gegenmaßnahmen sollten darauf abzielen:
- Geben Sie das beabsichtigte Ergebnis und den Plan zu dessen Erreichung an.
- Schaffen Sie klare, direkte Verbindungen zwischen den Personen, die für die Schritte im Prozess verantwortlich sind.
- Reduzieren oder eliminieren Sie Schleifen, Problemumgehungen und Verzögerungen.
4: Definieren Sie Ihren Zielzustand
Sobald Sie Ihre Gegenmaßnahmen ausgewählt haben, können Sie Ihren Zielzustand klar definieren. Im A3-Prozess kommunizieren Sie unseren Sollzustand über eine Prozesslandkarte. Stellen Sie sicher, dass Sie notieren, wo die Änderungen im Prozess auftreten, damit sie beobachtet werden können.
5: Entwickeln Sie einen Plan für die Implementierung
Nachdem Sie Ihren Zielzustand definiert haben, können Sie einen Plan entwickeln, wie Sie ihn erreichen können. Die Umsetzungspläne sollten Folgendes umfassen:
- Eine Aufgabenliste, um die Gegenmaßnahmen zu ergreifen
- Wer ist für was verantwortlich
- Fälligkeitstermine für zeitkritische Arbeitselemente
Die meisten Teams dokumentieren ihren Implementierungsplan in ihrem A3.
6: Entwickeln Sie einen Follow-up-Plan mit vorhergesagten Ergebnissen
Ein Follow-up-Plan ermöglicht es Lean-Teams, ihre Arbeit zu überprüfen; Es ermöglicht ihnen zu überprüfen, ob sie den aktuellen Zustand tatsächlich gut genug verstanden haben, um ihn zu verbessern. Ein Follow-up-Plan ist ein kritischer Schritt bei der Prozessverbesserung, da er Teams dabei helfen kann, sicherzustellen, dass:
- Implementierungsplan wurde ausgeführt
- Zielzustand wurde realisiert
- erwartete Ergebnisse wurden erreicht
Diese ersten sechs Schritte sind im A3-Bericht festgehalten. Die meisten Teams verwenden eine Vorlage für ihre A3.
7: Alle an Bord holen
Das Ziel jeder systemischen Verbesserung ist es, jeden Teil des Systems zu verbessern. Aus diesem Grund ist es wichtig, alle, die von der Implementierung oder dem Zielzustand betroffen sein könnten, in das Gespräch einzubeziehen, bevor Änderungen vorgenommen werden.
Die Konsensbildung während des gesamten Prozesses ist normalerweise der effektivste Ansatz, weshalb sich viele Teams dafür entscheiden, dies an jedem kritischen Wendepunkt im A3-Prozess einzubeziehen. Je nach Umfang der Arbeit kann es auch wichtig sein, Führungskräfte und andere Stakeholder zu informieren, die von der Arbeit betroffen sein könnten.
8: Implementieren!
Jetzt ist es Zeit für die Implementierung. Verfolgen Sie die Implementierung wie besprochen und beobachten Sie dabei Verbesserungsmöglichkeiten.
9: Ergebnisse auswerten
In viel zu vielen Situationen endet der A3-Prozess mit der Implementierung. Es ist wichtig, die tatsächlichen Ergebnisse zu messen und sie mit Ihren Vorhersagen zu vergleichen, um zu lernen.
Wenn Ihre tatsächlichen Ergebnisse stark von den erwarteten Ergebnissen abweichen, recherchieren Sie, um herauszufinden, warum. Ändern Sie den Prozess nach Bedarf und wiederholen Sie die Implementierung und das Follow-up, bis das Ziel erreicht ist.