Sie mögen denken, dass alle Aktenschränke gleich sind, aber das stimmt einfach nicht. Gehen Sie nicht einfach davon aus, dass das Speichersystem, das Sie haben, nicht verbessert werden kann. Sie haben Optionen zu prüfen. Bewegliche Regale, farbcodierte offene Regalsysteme und sogar Strichkodierung sind in vielen Büros üblich geworden, die ein großes Volumen an Aufzeichnungen verarbeiten. Der alte Standard-Aktenschrank mit vertikaler Schublade kam erstmals Ende des 19.Jahrhunderts zum Einsatz, und viele Aktenmanager halten diese Schränke für die meisten modernen Büroanwendungen für funktional veraltet. “ ist die teuerste aller Aktengeräte, da sie mehr Platz und mehr physische Zeit und Mühe erfordert, um auf die Ordner zuzugreifen. Es bietet auch nicht den vollen Nutzen visueller Abrufhilfen wie spezielle Beschriftungen und Farbcodierungen.“Wenn Sie wissen, dass Ihr Ablagesystem ineffizient ist, sollten Sie in modernere Geräte einchecken. Obwohl es anfangs Geld kostet, kann es auf lange Sicht Geld sparen, indem es Platz in Ihrem Büro spart, wodurch die Notwendigkeit einer Erweiterung oder eines Umzugs verschoben wird, und indem die Personalzeit reduziert wird, die für ein ineffizientes Ablagesystem mit umständlichen Speichereinheiten verschwendet wird.
Die tägliche Verwaltung von Aufzeichnungen und Informationen Ein Leitfaden für lokale Regierungen, herausgegeben von der National Association of Government Archives and Records Administrators, S. 8.