Alles, was Sie über das zentrale Ablagesystem wissen müssen

Die Archivierungsfunktion sollte so organisiert sein, dass sie bei der ordnungsgemäßen Führung von Aufzeichnungen hilft. Es ist wichtig zu beachten, dass die Aufzeichnungen bei Bedarf zur Verfügung gestellt werden sollten. Der Büroleiter muss entscheiden, ob die Ablage zentralisiert oder dezentralisiert werden soll Die zentrale Ablage und die dezentrale Ablage haben beide ihre eigenen Vor- und Nachteile.

1. Zentrales Ablagesystem:

Es ist ein System, in dem alle Aufzeichnungen über die verschiedenen Abteilungen eines Unternehmens an einem Ort oder in der Zentrale abgelegt werden. Mit anderen Worten, einzelne Abteilungen oder Abschnitte einer Organisation führen keine Aufzeichnungen durch.

Vorteile des zentralen Ablagesystems

1. Es wird unter die Kontrolle von Spezialisten gestellt, was zu mehr Effizienz führt.

2. Der verfügbare Raum wird wirtschaftlich genutzt.

3. Es wird eine wirksame Kontrolle über sie geben.

4. Es wird keine Duplizierung der Ablage Ausrüstung und Arbeit (wie in dezentralen System) und als solche gibt es Wirtschaft in der Ablage.

5. Es gibt einen einheitlichen Standard, um die Papiere einzureichen und herauszunehmen. Dies ermöglicht eine schnelle Lokalisierung von Dokumenten.

6. Menschen, die immer wieder die gleiche Arbeit verrichten, werden zu Spezialisten in ihrer Arbeit. Dies trägt zu einer höheren Effizienz bei.

7. Die Papiere werden am selben Tag eingereicht.

8. Der Speicherort fehlender Dateien oder Papiere ist leicht bekannt (durch die richtige Verwendung des Indikators).

Nachteile des zentralen Ablagesystems

1. Wenn ein Abteilungsleiter dringend einen Brief benötigt, wird er ihn aufgrund des langen Verfahrens nicht rechtzeitig erreichen. Dies ist ein Hauptnachteil.

2. Fehler können sich einschleichen.

3. Viel Zeit wird verbraucht, wenn sich die Archivierungsabteilung in entfernten Räumen befindet.

4. Starre Regeln gibt es beim Geben und Zurückgeben von Dateien. Die Regeln werden wichtiger als die Geschäfte.

5. Geheimhaltung kann nicht aufrechterhalten werden.

2. Dezentrales Ablagesystem

Bei diesem System erfolgt die Ablage durch verschiedene Abteilungen unabhängig und nicht zentral an einem Ort. Jede Abteilung installiert separate Geräte und ernennt Mitarbeiter, die sich um die Archivierungsarbeiten kümmern. Dieses System wird auch als Abteilungssystem bezeichnet.

Vorteile des dezentralen Ablagesystems

1. Geeignete, einfache und einfache Methoden können entsprechend der Bequemlichkeit der Abteilung übernommen werden.

2. Die Dateien sind einfach und schnell verfügbar.

3. Schnelle Verfügbarkeit der Datei ermöglicht mehr Effizienz.

4. Geheimhaltung aufrechterhalten werden kann.

5. Der empfangende Sachbearbeiter wird die Briefe fehlerfrei einreichen, da er sich nur mit wenigen Briefen befassen muss.

Nachteile des dezentralen Ablagesystems

1. In einer Organisation, in verschiedenen Abteilungen, werden verschiedene Methoden der Einreichung befolgt. Als solches wird sich kein Standardsystem durchsetzen.

2. Der Sachbearbeiter hat viele andere Jobs; Er kann kein Spezialist für das Ablagesystem werden.

3. Die abteilungsübergreifende Übertragung von Sachbearbeitern wird das Ablagesystem anderer Abteilungen nicht verstehen.

4. Wenn sich ein Dokument auf zwei oder mehr Abteilungen bezieht, wird es schwierig sein, das Dokument einzureichen.

5. Die Einreichung erfolgt nach Belieben eines Sachbearbeiters, der neben der Einreichung noch viele andere Aufgaben zu erledigen hat. Als solcher kann er die Briefe verlegen oder in anderen Registern aufbewahren oder unbemerkt lassen.