Änderung geschieht. Unabhängig davon, in welcher Branche Sie arbeiten, haben Sie sich wahrscheinlich mit Veränderungen in Ihrem Unternehmen befasst – ob es sich um etwas Wichtiges wie die Arbeit mit einer neuen Softwareanwendung oder um etwas Kleineres wie den Wechsel von Pappbechern zu Keramikbechern handelt.
Wie setzen Organisationen diese Änderungen um und überwachen sie? Sie haben vielleicht schon einmal die Ausdrücke „Change Management“ und „Change Control“ gehört – vielleicht synonym verwendet. Während Change Management und Change Control Ähnlichkeiten aufweisen, beziehen sie sich auf zwei verschiedene Prozesse. Während sich das Änderungsmanagement auf die gesamte Spanne eines bestimmten Änderungsprozesses bezieht, beschreibt das Änderungsmanagement den Beratungs- und Genehmigungsprozess, der bestimmt, ob eine bestimmte Änderung innerhalb einer bestimmten Organisation vorgenommen wird oder nicht.
Lassen Sie uns tiefer in die Definitionen dieser beiden Prozesse eintauchen und untersuchen, wie sie miteinander interagieren:
Change Management
Im Kern ist Change Management der logistische Prozess der Umsetzung und Verfolgung von Veränderungen innerhalb einer Organisation. Der Change-Management-Prozess ist ein wesentliches Element aller Organisationen; Es ist jedoch besonders wichtig in Branchen mit präzisen und regulierten Prozessen, wie Fertigung und Gesundheitswesen.
An der Oberfläche mag es einfach erscheinen, eine Änderung innerhalb einer Organisation vorzunehmen, Veränderung ist ein komplizierter Prozess, der Voraussicht, Forschung, Planung und Genehmigung erfordert. Es gibt Dutzende, wenn nicht Hunderte von beweglichen Teilen in jeder Organisation, und die Änderung nur eines Teils des Puzzles kann einen Dominoeffekt mit weitreichenden Auswirkungen auf die Abteilungen verursachen.
Jede Organisation sollte ihr eigenes Change-Management-Verfahren haben. Was dieser Prozess ist, hängt stark davon ab, in welcher Branche Sie arbeiten, welche Arten von Prozessen Ihre Organisation täglich durchführt und welchen Standards und Vorschriften Ihr Unternehmen verpflichtet ist. Unabhängig von der Branche gibt es jedoch einige Standardelemente für einen guten Change-Management-Prozess, darunter:
- Identifizieren des Problems an der Wurzel der Änderung
- Einreichen eines Änderungsantrags
- Zustimmung der Stakeholder einholen
- Entwicklung einer Strategie zur Umsetzung der Änderung
- Verfolgung des Erfolgs der Änderung nach deren Umsetzung
Dr. John Kotter, Autor und Vordenker im Bereich Unternehmensführung, skizziert eine praktische Änderung management-Modell in seinem Bestseller Leading Change; diese Gliederung ist ein guter Ausgangspunkt für Organisationen, die ihren eigenen Prozess etablieren möchten. Sobald der Prozess skizziert und abgeschlossen ist, kann eine gute Prozessmanagement-Softwarelösung wie Issuetrak von unschätzbarem Wert sein, um sicherzustellen, dass jeder Schritt schnell und in der richtigen Reihenfolge abgeschlossen wird.
Change Control
Change Control ist zwar eng mit dem Change Management verbunden, bezieht sich jedoch auf ein eigenständiges Konzept. änderungskontrolle ist der Prozess der Bewertung vorgeschlagener Änderungen und der Bestimmung, ob sie innerhalb der Organisation vorgenommen werden sollen oder nicht. Der Änderungskontrollprozess dient dazu, zu verhindern, dass Organisationen zu viele unnötige Änderungen vornehmen, und stellt sicher, dass jede genehmigte Änderung von Vorteil ist und den Integrationsaufwand wert ist.
In den meisten Fällen fällt die Änderungskontrolle in die Zuständigkeit einer Einzelperson oder einer Gruppe von Personen, die über das Wissen und die Befugnis verfügen, übergreifende Entscheidungen in einer Organisation zu treffen – in der Regel Personen in Management- oder Führungspositionen. Diese Personen erfüllen eine sehr wichtige Funktion, indem sie Änderungsvorschläge objektiv bewerten und zur Aufrechterhaltung der Ordnung im gesamten Unternehmen beitragen. Sie prüfen Änderungswünsche, stellen relevante Fragen, analysieren mögliche unternehmensweite Auswirkungen und treffen schließlich die endgültige Genehmigungsentscheidung.
Softwarelösungen wie Issuetrak bieten sowohl denjenigen, die Änderungen vorschlagen, als auch denjenigen, die über Genehmigungen nachdenken, Tools, die den gesamten Prozess rationalisieren und beschleunigen. Von automatischen Benachrichtigungen und Updates für Stakeholder bis hin zu einfach anpassbaren Formularen und Vorlagen für die schnelle Einreichung hilft Issuetrak, die Change Management- und Change Control-Prozesse zu standardisieren und zu vereinfachen.