Der Saldo des Debitoren-Ledgers eines Unternehmens, einschließlich gealterter Schulden und ausstehender Tage (DSO), kann Einblicke in Ineffizienzen im O2C-Prozess geben, die zur Verbesserung des Cashflows angegangen werden können.
Diese Ineffizienzen sind in der Regel auf manuelle Prozesse zurückzuführen, die sich auf die Fähigkeit des Debitoren-Teams auswirken, Rechnungen zu erstellen, zu präsentieren und zu verteilen. Infolgedessen wirkt sich ein ineffizienter O2C-Prozess negativ auf die Zahlungszeiträume aus, was möglicherweise die DSO in die Höhe treibt und den Cashflow hemmt.
Die gute Nachricht ist, dass es Lösungen gibt. Durch die Automatisierung des gesamten Debitorenprozesses, vom Kreditmanagement bis zur Rechnungsstellung und Zahlungsabstimmung, können Unternehmen jeden Schritt des O2C-Prozesses optimieren, um den Cashflow zu verbessern, indem sie schneller Geld in Ihr Unternehmen bringen.
Was ist Order-to-Cash und wo passt das in den Cash-Zyklus?
Der Order-to-Cash-Prozess umfasst alle Schritte von der Bestellung eines Kunden bis zur Bezahlung des Geschäfts (Bargeld). Diese Schritte umfassen das Auftragsmanagement und die Auftragsabwicklung über das Kreditmanagement, die Rechnungsstellung und schließlich den Zahlungseinzug.
O2C hat eine implizite Verbindung zur Lieferung von Waren und zur Auftragserfüllung und erfordert daher gute Supply-Chain-Management-Prozesse.
Vorteile durch Optimierung des Order-to-Cash-Prozesses
Die größte Hürde für die Produktivität von Debitoren ist die Tatsache, dass AR-Prozesse oft zu komplex sind, mit zu vielen unterschiedlichen Finanzsystemen, zu wenig Standardisierung und zu vielen manuellen Schritten. Diese Prozesse werden häufig durch Unterbrechungen verstärkt, die auf Probleme zurückzuführen sind, die eine schnelle Lösung erfordern.
Wie jeder Unternehmensleiter weiß, ist der freie Cashflow die wichtigste Metrik, um die Gesundheit seines Unternehmens zu bestimmen. Die AR-Abteilung hat eine einzigartige einflussreiche Rolle bei der Erleichterung des Cashflows. Durch die Verkürzung der Zeit vom Kauf bis zur Bestellung und Rechnungslieferung sowie die Vereinfachung des Zahlungsprozesses fließen die Cashflows leichter. Daher ist die Bewertung und Anpassung des O2C-Prozesses der naheliegendste Ort, um Cashflow-Herausforderungen anzugehen.
Zu den wichtigsten Vorteilen der Optimierung des Order-to-Cash-Prozesses zählen neben Cashflow-Verbesserungen Folgende:
- Umsatzgenerierung ─ Ein optimierter Kauf- und Erfüllungsprozess, eine schnelle, genaue Rechnungsstellung und eine einfache Zahlung verbessern die Kundenzufriedenheit und fördern den wiederholten Einkauf sowie die Kundenvertretung. Diese Faktoren können sich positiv auf das Umsatzwachstum auswirken.
- Kundenerfahrung ─ Kundenbeziehungen können durch die Erfahrung von Auftragserfüllung, Rechnungsstellung und Zahlungen gewonnen oder verloren werden. Ein zuverlässiges O2C-System zur Verwaltung von Rechnungsstellung und Fulfillment sowie von Streitigkeiten und Inkasso fördert die Genauigkeit und Aktualität und trägt zu einem verbesserten Kundenerlebnis bei.
- Kosteneinsparungen ─ Stärkere interne Kontrollen durch einen automatisierten O2C-Prozess reduzieren oder eliminieren Fehler erheblich und erleichtern die Unterstützung von Skonti. Mit der Verbesserung von Geschäftsprozessen kann jedes Unternehmen die Gemeinkosten senken, was zu niedrigeren Betriebskosten und einer Unterstützung der operativen Hebelwirkung führt.
Schritte in den Order-to-Cash-Prozessen
1. Order management
Alles beginnt mit einer Bestellung. Ein Kunde gibt eine Bestellung über E-Commerce, Direktverkaufsbestellprozesse oder andere Mittel auf. Sobald die Bestellung aufgegeben wurde, wird das Inventar vom Auftragsverarbeitungssystem überprüft, um zu bestätigen, dass die Waren versandt werden können. Einmal verifiziert, wird ein Lieferzeitrahmen ausgegeben. Die Kreditfazilität des Kunden wird überprüft, um festzustellen, ob die Bestellung zu bestehenden Kreditbedingungen angenommen wurde. Die Bestellung wird dann im Verkaufsbuch erfasst und die Ware versendet. Schließlich wird in der Lieferkette eine automatische Nachbestellung über das ERP-System ausgelöst, um sicherzustellen, dass der Bestand für zukünftige Verkäufe wieder aufgefüllt wird.
2. Kreditmanagement
Die überwiegende Mehrheit der B2B-Verkäufe wird auf Kredit getätigt, sodass Zeit für die Erstellung, den Versand und die Zahlung einer Rechnung bleibt, ohne die Erfüllung jeder Bestellung zu verlangsamen. Der Kredit muss jedoch auf der Grundlage einer Bewertung der Zahlungsfähigkeit jedes Käufers vergeben werden. Die sorgfältige Ermittlung des Kredits in diesem frühen Stadium verhindert Zahlungsrisiken bei Fälligkeit von Rechnungen.
3. Kundenrechnungssystem
Kunden werden für jede Bestellung in Rechnung gestellt, um innerhalb eines bestimmten Zeitraums die Zahlung für die von ihnen gekauften Waren anzufordern. Die besten Kundenrechnungssysteme generieren und liefern automatisch Rechnungen an Kunden, wenn sie kaufen. Die Automatisierung der Rechnungsstellung muss jedoch eine Vielzahl von Nuancen und Variablen berücksichtigen, darunter Rechnungsformat, Zustellmechanismus und -medien, Empfänger, Genehmigungsprozess, zugehörige Dokumentation und viele andere Faktoren.
4. Debitorenbuchhaltung
Sobald ein Verkauf getätigt und Waren versendet wurden, beginnt der Debitorenbuchhaltungsprozess. Dies umfasst die Rechnungserstellung und -zustellung, die Nachverfolgung und den Abgleich von Zahlungen mit dem Ledger.
Versierte Debitorenteams automatisieren den Versand von Zahlungserinnerungen oder Kontoauszügen, bevor Rechnungen fällig werden. Es liegt in der Verantwortung des Debitorenteams, Rechnungsfehler zu untersuchen und zu beheben und Rechnungen auf den richtigen Betrag neu auszustellen, wenn Fehler aufgetreten sind.
5. Zahlungseinzug
Der Prozess für Kundenzahlungen sollte zum Zeitpunkt des Kaufs und in der Rechnung (oder den Begleitdokumenten) klargestellt werden. Der Zahlungseinzug erfolgt dann entweder durch Kunden, die Online-Zahlungen, Banküberweisungen oder Zahlungen in einem anderen Format vornehmen. Eine Bestellnummer ist eine typische Tracking-Referenz, die sicherstellt, dass jede Zahlung korrekt mit der entsprechenden Bestellung abgeglichen wird. Ausstehende Rechnungen werden direkt bis zu einem vordefinierten Punkt verfolgt, Zu diesem Zeitpunkt werden sie entweder als Forderungsausfälle abgeschrieben oder an ein drittes Inkassobüro weitergeleitet.
6. Datenmanagement
Im gesamten O2C-Prozess ist ein gutes Datenmanagement von entscheidender Bedeutung. Das Auftragsmanagementsystem muss sich in Echtzeit über ein ERP-System (Enterprise Resource Planning) mit der Bestandsverwaltung verbinden. Auf diese Weise kann die Organisation systemübergreifend arbeiten, um Lagerbestände zu ermitteln und Aufträge zu erfüllen oder Nachbestellungen auszulösen.
Das Rechnungssystem muss einen Trigger akzeptieren, um eine Rechnung zu erstellen, wenn Bestellungen ausgeführt werden, das System zieht dann Daten über die Bestellung ein, überprüft die Kreditlimits des Kunden und die vereinbarten Zahlungsbedingungen, bevor eine Rechnung generiert und an den richtigen Kontakt geliefert wird.
Der Zahlungseinzugsprozess muss dann wieder mit dem Einkaufsbuch verknüpft werden, um sicherzustellen, dass Zahlungen mit der richtigen Reihenfolge abgeglichen werden. Jeder einzelne Schritt kann und sollte automatisiert werden, um die Effizienz und Genauigkeit zu verbessern.
Order-to-Cash mit Automatisierung optimieren
Ein umfassender Ansatz zur Optimierung des O2C-Prozesses kombiniert Technologie, Beratungsdienste und Finanzdienstleistungen. Viele Unternehmen nutzen Technologie, weil sie die Kreditentscheidung von Kunden oder AR- und Treasury-Prozesse innerhalb des O2C-Zyklus automatisieren kann. Automatisierung reduziert oder eliminiert manuelle und papierbasierte Prozesse. Die damit verbundenen Kosteneinsparungen und Fehlerreduzierungen führen in der Regel zu einem positiven ROI. Die Automatisierung des O2C-Prozesses bringt eine Fülle von Vorteilen mit sich, darunter:
Zeitersparnis: Rechnungserstellung und -zustellung können sehr manuelle Prozesse sein, die wertvolle Facharbeiterstunden in Anspruch nehmen. Durch die Automatisierung der Druck- und Postzustellung oder das Versenden von Rechnungen per E-Mail und die Zustellung von Folgekommunikationen zur Verfolgung von Zahlungen kann sich das AR-Team auf geschäftsorientiertere Themen konzentrieren. Die Automatisierung kann sogar Ausgaben aus einem ERP-System übernehmen und diese direkt mit den Kreditorenbuchhaltungsportalen der Käufer verbinden – ohne dass Rechnungen manuell neu eingegeben oder in diese kopiert werden müssen.
Verbesserter Cashflow: Die Automatisierung spart nicht nur Prozesszeit, sondern verhindert auch Engpässe bei der Rechnungszustellung, Zahlungsabwicklung und Abstimmung. Diese Faktoren reduzieren die Reibung beim Einbringen von Bargeld in das Geschäft und verbessern so den Cashflow.
Verbesserte Genauigkeit: Die Automatisierung wirkt sich positiv auf die Genauigkeit im gesamten O2C-Prozess aus. Wenn Maschinensysteme durch direkte Datenübertragung miteinander kommunizieren, besteht kein Risiko von Copy-Paste oder anderen menschlichen Fehlern.
Kostensenkung: Die Zeitersparnis durch die Prozessautomatisierung sowie die Reduzierung von Anfragen und Helpdesk-Anrufen können so erheblich sein, dass sich Investitionen in Aspekte der O2C-Automatisierung, wie z. B. AR-Automatisierung, häufig innerhalb weniger Monate amortisieren.
Verbesserung des Kundenerlebnisses: Die Kundenbeziehungen profitieren von den Verbesserungen, die die Automatisierung für Prozesskonsistenz, Erfüllungssicherheit, Markenwahrnehmung und einfache Zahlung bringt.
Sichtbarkeit in Echtzeit: Die Automatisierung von Order-to-Cash-Prozessen bedeutet, dass jeder Schritt digital abgewickelt wird und somit leicht nachvollziehbar und über Management-Informations-Dashboards oder andere Methoden auf einen Blick dargestellt werden kann.
Reporting und Audits vereinfachen: Durch die Automatisierung des O2C-Prozesses stehen alle Aktionen und Daten auf Knopfdruck zur Gruppierung und Analyse als Berichte oder als Audit Trails zur Verfügung.