Der ultimative Leitfaden für Payroll Outsourcing

Payroll Outsourcing ist eine Option für die Bezahlung von Arbeitnehmern an einem inländischen oder ausländischen Standort durch die Verwendung eines externen Payroll-Anbieters. Wir haben diese Kurzanleitung zum Outsourcing der Gehaltsabrechnung zusammengestellt, um die Vor- und Nachteile sowie die Hauptgründe für die Auslagerung Ihrer Gehaltsabrechnung für Mitarbeiter im Einsatz zu erläutern.

Was ist Lohn-Outsourcing?

Lohn-Outsourcing ist einfach die Verwendung eines Dienstleisters, um die administrativen und Compliance-Funktionen der zahlenden Mitarbeiter zu behandeln. Es ist wichtig zu beachten, dass Lohnabrechnungsdienste nur das sind und keinen lokalen Arbeitgeber für das ausländische Unternehmen anbieten. Dies bedeutet, dass die lokale Eingliederung weiterhin erforderlich ist, und die anderen Aspekte der Beschäftigung von Arbeitnehmern müssen SELBST oder von anderen Experten behandelt werden.

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Wann Lohnabrechnung auslagern?

Die Frage, wann die Lohnabrechnung ausgelagert werden soll, hängt von mehreren Faktoren ab, z. B. der Anzahl der im Einsatz befindlichen Mitarbeiter, der Frage, ob ein Unternehmen über eine lokale Einheit verfügt, und der Komplexität der Gesetze des Gastlandes in Bezug auf Beschäftigung und Quellensteuer. In vielen Fällen können der Zeit- und Kostenaufwand für die Einrichtung und Verwaltung einer lokalen Lohn- und Gehaltsabrechnung nicht gerechtfertigt werden, sodass die Lohn- und Gehaltsabrechnungsfunktionen an eine andere Gastlandfirma ausgelagert werden.

Während viele kleine Unternehmen routinemäßig Lohn-Outsourcing nutzen, können auch größere Unternehmen von diesem Outsourcing der internationalen Lohn- und Gehaltsabrechnung profitieren, wenn sie Arbeitnehmer im internationalen Einsatz in einen neuen Markt entsenden. In diesem Fall kann ein Unternehmen entweder einen lokalen Gehaltsabrechnungsanbieter oder einen GEO-Service nutzen, der seinen Kunden umfassende Beschäftigungsunterstützung bietet, einschließlich einer konformen Gehaltsabrechnung für alle Mitarbeiter in diesem Land.

Je nach Bedarf kann ein Unternehmen die von ihm ausgelagerten Gehaltsabrechnungsdienste anpassen und gleichzeitig die Kontrolle über andere Aspekte behalten. Zu den Lohnabrechnungsfunktionen, die normalerweise an einen Drittanbieter ausgelagert werden, gehören:

  • Ausführen der Gehaltsabrechnung und Durchführen von Lohn- und Quellensteuerberechnungen für Mitarbeiter
  • Direkte Einzahlung von Geldern oder Ausgabe von Schecks an Mitarbeiter
  • Berechnung der staatlichen und bundesstaatlichen Lohnsteuern und Durchführen von Steuerabzugszahlungen
  • Einreichung erforderlicher Regierungsberichte
  • Verwaltung von Leistungen an Arbeitnehmer
  • Einbehalten von Sozialversicherungs- und Rentenbeiträgen

Warum Lohnbuchhaltung auslagern?

Das Führen einer internen Gehaltsabrechnung kann für kleinere Unternehmen oder ein Unternehmen ohne Personal- und Buchhaltungsfachleute eine Herausforderung sein. Outsourcing ist eine Methode, um die Einstellung zusätzlicher Mitarbeiter oder die Beauftragung von Spezialisten zu vermeiden.

Unternehmen entscheiden sich aus mehreren Hauptgründen für die Auslagerung der Gehaltsabrechnung:

  • Kosteneinsparungen durch Vermeidung der Notwendigkeit, interne Ressourcen zur Erfüllung komplexer Gehaltsabrechnungsanforderungen zu verwenden
  • Einfache laufende Verwaltung der Gehaltsabrechnung durch Personaländerungen, Reduzierung oder Erhöhung der Vergütungsstruktur und Einreichung von Berichten an Regierungsbehörden
  • Vermeidung von Fehlern und Strafen für die Einhaltung der Steuervorschriften
  • Bei Verwendung eines GEO-Dienstes im Ausland muss keine juristische Person gegründet werden, um eine konforme Gehaltsabrechnung durchzuführen

Welche Lohnabrechnungsfunktionen können ausgelagert werden?

Je nach Bedarf kann ein Unternehmen die von ihm ausgelagerten Gehaltsabrechnungsdienste anpassen und gleichzeitig die Kontrolle über andere Aspekte behalten. Zu den Lohnabrechnungsfunktionen, die normalerweise an einen Drittanbieter ausgelagert werden, gehören:

  • Ausführen der Gehaltsabrechnung und Durchführen von Lohn- und Quellensteuerberechnungen für Mitarbeiter
  • Direkte Einzahlung von Geldern oder Ausgabe von Schecks an Mitarbeiter
  • Berechnung der staatlichen und bundesstaatlichen Lohnsteuern und Durchführen von Steuerabzugszahlungen
  • Einreichung erforderlicher Regierungsberichte
  • Verwaltung von Leistungen an Arbeitnehmer
  • Einbehalten von Sozialversicherungs- und Rentenbeiträgen

Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung

Die Vorteile des Outsourcings der Gehaltsabrechnung für kleine und große Unternehmen sind zahlreich, und ein großer Prozentsatz der Unternehmen nutzt dies art der Dienstleistung im Ausland. Die Vorteile der Kosten- und Zeitersparnis, der Einreichung von Berichten und der Vermeidung von Compliance-Problemen machen das Outsourcing der internationalen Gehaltsabrechnung zu einem beliebten Service. Diese Vorteile vervielfachen sich in ausländischen Märkten, in denen Lohnabrechnungsregeln und Steuergesetze einem neuen Unternehmen unbekannt sind und ein lokaler Lohnabrechnungsanbieter ein wertvoller Partner sein kann.

Nachteile von Outsourcing Payroll

Outsourcing Payroll ist eine begrenzte, administrative ausländische Beschäftigungslösung und garantiert nicht die Einhaltung der Steuer-, Einwanderungs- oder Arbeitsgesetze im Gastland. Der internationale Gehaltsabrechnungsanbieter bietet dem ausländischen Unternehmen keine lokale Beschäftigungsgesellschaft an, daher ist die Gründung zusammen mit der Registrierung und anderen Compliance-Maßnahmen weiterhin erforderlich.

Weitere praktische Nachteile sind der Verlust der Kontrolle über Vergütungs- und Mitarbeiterdaten, Sicherheitsprobleme und mangelnde Servicequalität oder zeitnahe Berichterstattung. Diese können durch gründliche Recherche der Gehaltsabrechnungsanbieter im Land und Auswahl der besten verfügbaren Firma ausgeglichen werden.

Was ist beim Outsourcing der Gehaltsabrechnung zu beachten?

Es gibt einige wichtige Fragen, die Sie jedem Gehaltsabrechnungsanbieter vor dem Outsourcing stellen sollten, um Probleme mit der Servicequalität zu minimieren:

Was sind die angebotenen Basis- und / oder Zusatzdienste?

Wie sichern sie vertrauliche Mitarbeiter- und Lohndaten?

Wie viele Kunden haben sie und wie lange?

Berechnen Sie die Quellensteuer für jeden Mitarbeiter?

Welche Tarife berechnen Sie für die Gehaltsabrechnung pro Mitarbeiter, und gibt es unterschiedliche Preise für höhere Volumina?

Unterstützen Sie bei der Erstellung von Steuerformularen für lokale Steuererklärungszwecke?

Ein Schritt über das Outsourcing der Gehaltsabrechnung hinaus: Employer of Record-Lösung

Es gibt eine umfassendere Lösung für die Durchführung einer ausländischen Gehaltsabrechnung über einen GEO Employer of Record. Der ‚Arbeitgeber der Aufzeichnung‘ (EOR), manchmal bekannt als der lokale Arbeitgeber der Aufzeichnung, ist eine Drittpartei, die beauftragt wird, Verantwortung für alle formalen Beschäftigungsaufgaben, nicht nur Gehaltsabrechnung zu übernehmen. Die EOR ist mit der Durchführung der gesetzlichen und regulatorischen Anforderungen der Einwanderung belastet, Beschäftigung und Gehaltsabrechnung, aber nicht in der täglichen Arbeitstätigkeit des Arbeitnehmers teilnehmen.

Insbesondere ist der eingetragene Arbeitgeber die juristische Person, die:

  • Arrangiert alle Visa und Arbeitserlaubnisse für den Mitarbeiter, um Verzögerungen oder Ablehnungen zu vermeiden
  • Bietet eine registrierte Einheit für die Durchführung einer lokalen, konformen Gehaltsabrechnung innerhalb des Landes
  • Erfüllt alle Arbeitsgesetze des Gastlandes in Bezug auf lokale Verträge und Arbeitnehmerschutz
  • Berät den Kunden über erforderliche Kündigungsfristen, Kündigungsregeln und Abfindungen
  • Ist die Schnittstelle des Gastlandes zwischen dem und Behörden

Die Vorteile einer umfassenden EOR-Lösung, wie sie Shield GEO bietet, liegen auf der Hand, da der Kunde das Unternehmen muss keine lokale Unternehmenseinheit gründen oder sich um die zahlreichen Compliance-Anforderungen im Gastland kümmern. Ein EOR tut alles, was ein Payroll-Anbieter kann, aber auch viel mehr, so dass ein multinationales Unternehmen eine echte End-to-End-Beschäftigungslösung in einem oder mehreren ausländischen Märkten hat.

Outsourcing Payroll könnte seinen Platz für Unternehmen haben, die ein Engagement für ein Land haben, reichlich Ressourcen und haben bereits eine lokale Einheit etabliert. Aber für andere Unternehmen, die gerade erst in einen Markt eintreten oder nur über begrenzte HR-Ressourcen verfügen, ist die EOR-Lösung ideal, um die Einhaltung von Vollbeschäftigung und Gehaltsabrechnung sicherzustellen.

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