Die Analyse der Qualifikationslücken – Ein vollständiger Leitfaden

In einer Zeit, in der Unternehmen einen schnell wachsenden Bedarf an Um- und Weiterbildung ihrer Mitarbeiter haben, wird die Analyse von Qualifikationslücken zu einem immer relevanteren Instrument. Aber wo fängst du an? In diesem Artikel werden wir erklären, was eine Qualifikationslückenanalyse ist, warum sie ein nützliches Werkzeug sein kann, und wir werden einen dreistufigen Ansatz für die Durchführung einer Qualifikationslückenanalyse vorstellen.

Inhalt
Was ist eine Qualifikationslückenanalyse?
Warum ist eine Qualifikationslückenanalyse sinnvoll?
Wie man eine Qualifikationslückenanalyse durchführt
Ein quantitativer Ansatz zur Durchführung einer Qualifikationslückenanalyse
Abschließend
FAQ

Was ist eine Qualifikationslückenanalyse? A Definition

Eine Qualifikationslückenanalyse ist ein Instrument zur Beurteilung der Differenz (oder Lücke) zwischen dem tatsächlichen Zustand und einem zukünftigen Zielzustand. Organisationen verwenden es, um die Fähigkeiten zu identifizieren, die ein einzelner Mitarbeiter benötigt, aber noch nicht unbedingt hat, um seine Arbeit auszuführen oder bestimmte Aufgaben effektiv auszuführen (Antonucci, Ovidio, 2012).

Für HR ist die Skills Gap Analyse eine Möglichkeit herauszufinden, welche Fähigkeiten und Kenntnisse bei den Mitarbeitern in der Organisation fehlen. Sobald sie über diese Informationen verfügen, kann die Personalabteilung die Qualifikationslücke in der Organisation schließen. Dies kann durch Weiterbildung, Umschulung, L& D Investitionsentscheidungen, Nachfolgeplanung usw. erfolgen. Wir werden die verschiedenen Optionen später in diesem Artikel besprechen.

Wenn Sie sich lieber ein Video zur Durchführung einer Qualifikationslückenanalyse ansehen möchten, lesen Sie unsere Lernvideos unten:

Warum ist eine Skills Gap Analyse sinnvoll?

In seinem Bericht The Future of Jobs 2018 gibt das Weltwirtschaftsforum an, dass bis 2022 nicht weniger als 54% aller Arbeitnehmer ihre Kompetenzen aktualisieren oder ersetzen müssen. Dies ist das Ergebnis rasanter technologischer Entwicklungen und einer zunehmenden Digitalisierung, die sowohl unser Privat- als auch unser Berufsleben betreffen.

Für Unternehmen aller Branchen bedeutet dies, dass bestimmte Jobs aufgrund der Automatisierung verschwinden werden, während sich andere in Bezug auf ihre Kernaufgaben und -verantwortlichkeiten ändern werden. Hier wird Job Redesign relevant; die Neuordnung dieser Aufgaben und Verantwortlichkeiten, um sie an die sich verändernde Realität der Arbeit anzupassen.

Bevor Sie jedoch mit der Neugestaltung von Jobs beginnen, ist es wichtig zu wissen, welche Fähigkeiten und Kenntnisse derzeit in Ihrer Belegschaft fehlen und welche dieser Fähigkeiten für die Leistung Ihres Unternehmens unerlässlich sind.

Dies bringt mich zu den Gründen, warum die Durchführung einer Qualifikationslückenanalyse nützlich ist:

Use 1: Es gibt Ihnen Einblicke in Ihre gesamte Belegschaft

Sie können feststellen, welche Mitarbeiter über die meisten Kenntnisse in bestimmten Aspekten des Unternehmens verfügen und welche Mitarbeiter (wichtige) Qualifikationslücken aufweisen.

So können Sie (Trainings-) Ressourcen besser auf die Fähigkeiten ausrichten, die die meiste Aufmerksamkeit erfordern. Dies wiederum führt zu einem optimalen Ressourceneinsatz im Hinblick auf die Verbesserung der Gesamtleistung des Teams.

Use 2: It boosts individual learning and development

Einzelne Mitarbeiter können herausfinden, welche Verbesserungen sie vornehmen müssen, um die Fähigkeiten und Kompetenzen zu erwerben oder zu verbessern, die sie benötigen, um in ihrer (zukünftigen) Rolle so gut wie möglich zu sein. Letztendlich wirkt sich dies auch positiv auf die Produktivität Ihrer Mitarbeiter aus.

Verwenden Sie 3: Es hilft Ihnen bei Ihrer strategischen Personalplanung

Bei der strategischen Personalplanung geht es unter anderem darum, sicherzustellen, dass Sie die richtige Anzahl von Mitarbeitern mit den richtigen Fähigkeiten am richtigen Ort haben. Es ist jedoch schwierig, mit der Planung für die Zukunft zu beginnen, wenn Sie aus Sicht der Fähigkeiten nicht genau wissen, wo Sie gerade stehen …

Verwenden Sie 4: Es kann Ihre Rekrutierungsbemühungen verbessern

Dies geht Hand in Hand mit dem vorherigen Absatz. Es ist viel einfacher, gute Leute zu rekrutieren, wenn Sie Kandidaten identifizieren können, deren Fähigkeiten besser zu denen passen, die benötigt werden, um in einer bestimmten Rolle effektiv zu funktionieren.

Verwenden Sie 5: Es schafft einen Wettbewerbsvorteil

Wenn Sie alle oben genannten kombinieren, können Sie einen Wettbewerbsvorteil schaffen und Ihrer Konkurrenz einen Schritt voraus sein. Sie kennen die Stärken und Schwächen Ihrer Belegschaft, können in Bezug auf Lernen, Entwicklung und Rekrutierung vorausplanen und so die Leistung Ihres Unternehmens optimieren.

Wie man eine Qualifikationslückenanalyse durchführt

Wenn es um die tatsächliche Durchführung einer Qualifikationslückenanalyse geht, schlagen wir zwei Methoden zur Analyse von Qualifikationslücken vor, eine qualitative Methode und eine quantitative Methode.

Der erste Ansatz ist qualitativ und basiert lose auf dem Organisationsentwicklungsprozess. Die zweite ist eine von Antonucci und Ovidio vorgeschlagene Methode, die einem quantitativen Ansatz folgt. Wir werden beide Methoden zur Analyse von Qualifikationslücken durchgehen, beginnend mit der qualitativen Methode.

Umfang und Diagnose

In dieser ersten Phase geht es um den Umfang der Herausforderung. Im Falle einer Qualifikationslückenanalyse bedeutet dies, die benötigten Fähigkeiten zu identifizieren.

Um die Fähigkeiten zu identifizieren, die die Organisation jetzt und in Zukunft benötigt, müssen Sie zuerst bestimmte Fragen stellen und beantworten. Zum Beispiel:

• Was ist die Mission der Organisation?
• Was sind die Geschäftsziele der Organisation?
• Welche kritischen Fähigkeiten sind erforderlich, um die Mission zu erfüllen und die Geschäftsziele zu erreichen?

Das Kriterium für die Bestimmung, ob eine Fertigkeit kritisch oder unkritisch ist, lautet wie folgt. Wenn einem Mitarbeiter eine bestimmte Fähigkeit fehlt, aber dennoch eine Aufgabe zufriedenstellend erledigt, ist die Fähigkeit unkritisch. Wenn ein Mitarbeiter hingegen eine bestimmte Aufgabe mit einem unbefriedigenden Ergebnis erledigt, ist die fehlende Fähigkeit entscheidend.

In Bezug auf zukünftige Fähigkeiten, die in Ihrer Organisation und Branche benötigt werden, müssen Sie unter anderem Folgendes wissen:

• Welche Jobs in Ihrer Organisation / Branche sind wahrscheinlich (teil-) automatisiert?
• Welche Kompetenzen sind in Ihrer Branche aktuell auf dem Vormarsch?
• Von welchen (nicht vorhandenen) Arbeitsplätzen wird Ihr Unternehmen mehr benötigen?

Datenerfassung und -analyse

Der zweite Schritt ist die Datenerfassung und -analyse. Das Ziel dieser Phase ist dreifach: zu analysieren, welche Aufgaben jetzt erledigt werden, zu bewerten, wie wichtig diese Aufgaben sind, und sich nach den Fähigkeiten zu erkundigen, die erforderlich sind, um die Arbeit richtig auszuführen. Im Falle einer Qualifikationslückenanalyse können die Datenerhebungs- und Analyseaktivitäten Folgendes umfassen:

– Entwicklung von Jobprofilen und Identifizierung kritischer Fähigkeiten, die für jede Jobrolle benötigt werden

• Überprüfen Sie die aktuellen Positionsbeschreibungen für zukünftige Bedürfnisse
• Berücksichtigen Sie die Auswirkungen bevorstehender (regulatorischer) Änderungen sowie zukünftiger Arbeitstrends auf die Arbeit
• Nehmen Sie sich Zeit, um eine Liste von Kompetenzen zu entwickeln, die am klarsten und genauesten beschreiben, was für die Arbeit erforderlich ist

– Bestandsaufnahme der aktuellen Fähigkeiten Ihrer Mitarbeiter

• Stellenbeschreibungen
• Jobklassenspezifikationen
• Leistung evaluationen und Mitarbeiterbewertungen
• Interviews/Fokusgruppentreffen mit Vorgesetzten, Führungskräften und Mitarbeitern

– Identifizierung der Kompetenzen und Qualifikationsniveaus Ihrer Mitarbeiter

• Informationen aus Kompetenzbewertungen in einer einzigen durchsuchbaren Datenbank zusammenfassen
• Datenbank aller Mitarbeiter und ihrer vorhandenen Kompetenzen
• Crosswalk mit identifizierten notwendigen kritischen Fähigkeiten für jetzt und die Zukunft

HR-Technologie kann Ihnen dabei in mehreren Teilen helfen. Besonders wenn Ihre Organisation als mittelgroß oder groß eingestuft wird, wird es schnell unmöglich, jeden Mitarbeiter und seine Kompetenzen und Fähigkeiten manuell zu verfolgen.

Ein Talent-Management-System kann zum Beispiel die einzige, durchsuchbare Datenbank sein, die alle Informationen aus den Leistungsbewertungen und Kompetenzbewertungen Ihrer Mitarbeiter sammelt.

Interventionen entwerfen

In dieser Phase geht es darum, eine Intervention zu erstellen, die den Bedürfnissen der Organisation entspricht. In unserem Fall bedeutet dies, dass Sie, sobald Sie herausgefunden haben, wo die Qualifikationslücken in Ihrer Organisation liegen, eine Strategie erstellen können, um diese Lücken am besten zu schließen.

Potenzielle Qualifikationslücken können beispielsweise ein Mangel an digitalen Fähigkeiten sein – wie in einem Bericht in den Niederlanden festgestellt wurde, aus dem hervorgeht, dass 50% der Arbeitnehmer in digitalen Fähigkeiten ungelernt sein müssen.

Ein weiteres Beispiel ist der Mangel an Mitarbeitern, die über Soft Digital Skills verfügen (wie Kundenorientierung und Lernbegeisterung); Laut einem Bericht von Capgemini und LinkedIn erleben dies 59% der Arbeitgeber.

Und dann gibt es natürlich Beispiele für branchen- und berufsspezifische Fähigkeiten, die Unternehmen fehlen können. So haben Deloitte und das Manufacturing Institute in ihrer Skills Gap Study 2018 aufgezeigt, dass die Qualifikationslücke in der US-Fertigungsindustrie zwischen 2018 und 2028 rund 2,4 Millionen Stellen unbesetzt lassen könnte.

Die gleiche Studie zeigte, dass insbesondere Positionen in Bezug auf qualifizierte Produktion, digitale Talente und operative Manager schwer zu besetzen sind – bis zu dreimal so schwer.

Interventionen zur Analyse von Qualifikationslücken

Abhängig von den fehlenden Fähigkeiten und den Fähigkeiten Ihrer aktuellen Belegschaft können Sie verschiedene Interventionen durchführen:

• Schulung und Entwicklung bestehender Mitarbeiter
• Job Redesign
• Rekrutierung von Personen mit kritischen Fähigkeiten
• Eine Kombination aus einer oder mehreren der oben genannten

Lassen Sie uns jede dieser Optionen einzeln durchgehen.

Schulung und Entwicklung bestehender Mitarbeiter

Die Ergebnisse Ihrer Qualifikationslückenanalyse können zur Entwicklung von Lern- und Entwicklungsprogrammen führen, die Ihre Mitarbeiter in die neu erforderlichen oder fehlenden Fähigkeiten umschulen.

Job Redesign

Fragen nach der Mission des Unternehmens, den Geschäftszielen und den Fähigkeiten, die zur Erreichung dieser Ziele – jetzt und in Zukunft – erforderlich sind, können zu dem Schluss führen, dass die Aufgaben und Verantwortlichkeiten bestimmter Jobs neu geordnet werden müssen. Dies nennen wir Job Redesign und dies kann auch dazu führen, dass Mitarbeiter in neu erforderlichen Fähigkeiten umqualifiziert werden.

Rekrutierung von Personen mit kritischen Fähigkeiten

Die Ergebnisse Ihrer Qualifikationslückenanalyse werden wahrscheinlich auch die Kriterien ändern, nach denen Personen eingestellt werden. Denn selbst wenn Sie in der Lage sind, Ihre derzeitigen Mitarbeiter umzuschulen oder weiterzubilden, müssen Sie irgendwann neue Mitarbeiter einstellen (aufgrund von Mitarbeitern, die gehen, in den Ruhestand gehen usw.).

Wenn Sie jemanden mit kritischen Fähigkeiten direkt einstellen, sparen Sie Zeit, um ihn in diesen Fähigkeiten zu schulen. Es wird ihnen auch helfen, schneller betriebsbereit und produktiv zu werden. Wenn Sie nicht schnell genug Leute finden können, können Sie die Kontingentbelegschaft nutzen und einen Freiberufler oder Auftragnehmer einstellen, der Ihnen hilft, (vorübergehend) eine Qualifikationslücke zu schließen.

Ein quantitativer Ansatz zur Durchführung einer Qualifikationslückenanalyse

Eine andere Methode zur Messung von Qualifikationslücken wird von Antonucci und Ovidio vorgeschlagen. Ihr quantitativer Ansatz misst die Lücke jeder Kompetenz für jedes untersuchte Fach. Der von ihnen entworfene Algorithmus berücksichtigt nur die Situation, in der eine sogenannte negative Lücke gefunden wurde. Dies bedeutet, dass die Kompetenzen des Mitarbeiters geringer sind als die benötigten.

Je nachdem, ob die Lücke klein oder groß ist, können Unternehmen Selbsttrainingsaktivitäten organisieren oder müssen sich an ein Trainingsprogramm wenden. Eine weitere Unterscheidung, die hier getroffen werden muss, ist die zwischen einer Qualifikationslücke von häufig verwendeten Kompetenzen und einer Lücke von Kompetenzen, die selten verwendet werden.

Genau wie bei der vorherigen Methode, die wir beschrieben haben, ist der Ausgangspunkt die Abbildung der Fähigkeiten, die für jedes Arbeitsprofil benötigt werden. Die Benchmark für jede erforderliche Kompetenz kann entweder mit einem Top-Down-Prozess (von Führungskräften zu Mitarbeitern) oder einem Bottom-Up-Prozess (von Mitarbeitern zu Führungskräften) ermittelt werden.

Vorteile des Benchmarking auf diese Weise sind:

• das Verfahren ändert sich nicht, wenn der Top-Down- oder Bottom-Up-Ansatz verwendet wird
• Sie erhalten quantitative Schätzungen der Qualifikationslücke unter Berücksichtigung von Wichtigkeit und Häufigkeit der Nutzung
• Es ermöglicht einen flexiblen, halbautomatischen Prozess zur Planung von Schulungen

Daraus ergibt sich der folgende Skill Gap Indicator:

In dieser Formel wird der Indikator G der Lücke in der j-ten Fertigkeit berechnet. Die anderen Variablen in der Formel stehen für:

• N – gibt die Punktzahl der Notwendigkeit an, die dem
• i-ten Befragten für die
• j-te Fertigkeit zugewiesen wurde
• P – gibt die Punktzahl an, die dem Niveau der Fertigkeit des Mitarbeiters zugeschrieben wird
• F gibt die Häufigkeit der Nutzung der Fertigkeit durch denselben Mitarbeiter an
• c – ist eine Konstante, um den Effekt niedriger oder negativer Lücken (z. null oder eins)
• F gibt die Häufigkeit der Nutzung an, die im idealen Benchmark des Unternehmens die Schwelle darstellt, ab der der Fachkräftemangel ein zu lösendes Problem darstellt (unter Berücksichtigung der Ausbildungskosten).
• K erlaubt es, nur positive Lücken zu berücksichtigen (wenn eine bestimmte, relativ häufig verwendete Fähigkeit nicht ausreichend besessen ist)

Nun, Dies wirft mehrere Fragen auf, beginnend mit, Wie werden die relevanten Daten gesammelt? Im Allgemeinen kann dies entweder mit papierbasierten Assessments und unterstützenden Interviews oder mit Skill-Management-Software erfolgen. Besonders wenn Sie eine Qualifikationslückenanalyse unter einer großen Anzahl von Mitarbeitern durchführen, wird letzteres die naheliegendere Option.

Unternehmen wie Skills Base, AG5 und Avilar bieten Skills-Management-Software, mit der Sie (zukünftige) Qualifikationsbedürfnisse einfach identifizieren und die Fähigkeiten und Interessen Ihrer gesamten Belegschaft erfassen können.

Eine weitere Frage, die mir in den Sinn kommt, ist, welche Art von Bewertung Sie verwenden können, um die erforderlichen Informationen zu erhalten? Über Selbsteinschätzungsumfragen oder über 360-Grad-Assessments können beispielsweise Informationen über den Bedarf des Unternehmens an Fähigkeiten, die Häufigkeit der Nutzung bestimmter Fähigkeiten und die rollenspezifischen Kompetenzen gesammelt werden. Letzteres sind Auswertungen zwischen Kollegen und Vorgesetzten.

Auch hier kann HR-Technologie übrigens helfen. Sie können Feedback-Tools wie die von Impraise, 15Five und Reflektierende verwenden, um Feedback von und über Ihre Mitarbeiter zu sammeln und zu analysieren.

Eine dritte Frage betrifft das Rating selbst, wie funktioniert das Scoring? In dem von Antonucci und Ovidio genannten Beispiel werden die Fähigkeitsbewertungen auf einer Skala von 1 o 5 ausgedrückt, wobei 1 die niedrigste und 5 die höchste Stufe ist. Für jedes Level gibt jeder Befragte eine Punktzahl für das tatsächlich besessene Qualifikationsniveau und das Qualifikationsniveau, das er für notwendig hält. Dieselbe Bewertungsmethode wird verwendet, um anzuzeigen, wie intensiv ein Produkt im Unternehmen verwendet wird.

Sobald Sie alle relevanten Daten gesammelt haben, können Sie die Abweichungen zwischen dem Niveau der Fähigkeiten, die einzelne Mitarbeiter besitzen und benötigen, sowie der Häufigkeit, mit der sie im Unternehmen eingesetzt werden, untersuchen. Auf diese Weise können Sie Maßnahmen ergreifen, die zu einer oder mehreren der oben beschriebenen Maßnahmen zur Beseitigung von Qualifikationslücken führen.

Abschließend

In einer Zeit, in der Unternehmen ihre Mitarbeiter zunehmend auf die Zukunft vorbereiten wollen, ist es wichtig zu wissen, über welche Fähigkeiten und Kompetenzen Ihre Belegschaft derzeit verfügt. Eine Qualifikationslückenanalyse kann ein gutes Werkzeug dafür sein; Wenn sie gut durchgeführt wird, gibt sie Ihnen wertvolle Einblicke in Ihre gesamte Belegschaft, kann Ihnen bei der strategischen Personalplanung helfen und Ihre Rekrutierungsbemühungen verbessern. Eine effektive Analyse der Qualifikationslücken ermöglicht es Ihnen auch, Ihre Lern- und Entwicklungsprogramme zu optimieren, um Ihre Mitarbeiter bei Bedarf weiterzubilden.

An der Academy to Innovate HR (AIHR) helfen wir HR–Profis mit ihren Fähigkeiten – damit sie nicht selbst mit einer Qualifikationslücke konfrontiert werden. Daher kann jeder HR-Profi, der sich für lebenslanges Lernen einsetzt, seine Fähigkeiten mit relevanten und gefragten Fähigkeiten erweitern.

FAQ