Für das moderne Außendienstgeschäft führt kein Weg daran vorbei, dass elektronische Jobblätter der richtige Weg sind. Wenn Ihr Unternehmen immer noch veraltete Papierarbeitsblätter verwendet, ist es möglicherweise an der Zeit, über das Datenmanagement in Ihrem Unternehmen nachzudenken und darüber, wie Sie es in das 21. Die Zentralisierung von Informationen ist der Schlüssel zum Erfolg für Außendienstunternehmen im digitalen Zeitalter, und in diesem Beitrag werden wir uns ansehen, wie Jobsheet-Software Ihrem Unternehmen heute zahlreiche Vorteile bringen kann.
Was sind Job Sheets?
Aber beginnen wir zunächst mit den Grundlagen: Was genau sind Job Sheets? Einfach ausgedrückt handelt es sich um eine Seite, auf der ein Außendiensttechniker alle Informationen erhält, die er zum Abschließen eines Auftrags benötigt, und auf der er die abgeschlossenen Arbeiten aufzeichnen kann, wenn sie ausgeführt wurden. Sie enthalten wichtige Informationen wie die verwendeten Materialien, den Namen des Ingenieurs und den Standort des Standorts und sind für das Außendienstmanagement unverzichtbar, da sie jedem Anruf zugrunde liegen. Um die Dinge einfacher zu machen, verwenden viele Außendiensttechniker-Softwareoptionen jetzt Jobsheet-Software zum Erstellen von Jobsheets und verwenden Vorlagen, um die Dinge noch weiter zu beschleunigen.
Paper Job Sheets vs mobile Job Sheets
Paper Job Sheets sind genau das: ein Stück Papier mit den darauf geschriebenen Jobdetails. Ein mobiles oder digitales Jobsheet hat das Potenzial, so viel mehr zu sein. Wenn Sie in eine Field Service Management-Software wie Call2Field von RedZebra integriert werden, können Ihre Job Sheets nahtlos in Ihre Prozesse integriert werden, sodass Sie sie als Teil des Anrufplanungsprozesses erstellen und dann den Standort eines Ingenieurs verfolgen, den Jobstatus anzeigen und auf Kundeninformationen zugreifen können.
Die Nachteile von Papierauftragsblättern
Mobile oder digitale Auftragsblätter bieten eine Reihe klarer Vorteile gegenüber ihren Papiergegenstücken, und im Laufe der Jahre hat sich die Liste der Gründe für die Beseitigung von Papierauftragsblättern erweitert, da effizientere Lösungen verfügbar geworden sind. Werfen wir einen Blick auf einige der Nachteile der Verwendung veralteter Papierauftragsblätter.
Zeitaufwändig
Es ist zeitaufwändig, Informationen manuell in ein Papierauftragsblatt einzugeben, da jedes Mal dieselben Kundeninformationen eingegeben werden müssen. Diese Duplizierung wird vermieden, indem eine Software verwendet wird, die ein Jobsheet automatisch mit Kundeninformationen aus einer zentralen Datenbank füllt.
Fehlinformationen
Daran besteht kein Zweifel – Papierrechnungen sind natürlich anfälliger für menschliche Fehler, und es hat sich gezeigt, dass dies der Fall ist. Dies ist auf das Fehlen eines Systems zurückzuführen, das es dem Einzelnen überlässt, wie ein Jobsheet abgeschlossen wird. Dies führt dazu, dass Ingenieure möglicherweise mit den falschen Informationen in der Hand zu einem Job aufbrechen oder dass die falschen Informationen aufgezeichnet werden, wenn der Job beendet ist.
Mangelnde Konsistenz
Da Papierauftragsblätter anfällig für menschliche Fehler sind, ebnet dies auch den Weg für mangelnde Konsistenz. Es gibt wahrscheinlich mehr Diskrepanzen in den Informationen, die auf Papierauftragsblättern zur Verfügung gestellt werden, als es auf einem digitalisierten System geben würde, da ein Ingenieur Details wie den Kundennamen auf eine andere Art und Weise als ihre Kollegen ausfüllen kann, zum Beispiel.
Doppelte Dateneingabe
Das Ausfüllen von Papierauftragsblättern ist nicht nur zeitaufwendiger, sondern kann auch dazu führen, dass Informationen für andere Mitarbeiter im Unternehmen, z. B. Führungskräfte und Management, dupliziert werden, da jede Abteilung möglicherweise eine Kopie benötigt. Diese Arbeit kann ein Unternehmen Stunden wertvolle Zeit kosten, die anderswo verbracht werden könnte.
Die Vorteile der mobilen Jobsheet-Software
Wie wir bereits angesprochen haben, gibt es klare Vorteile der Umstellung auf mobile Jobsheet-Software, und sie gehen über die Ausfälle von Papier-Jobsheets hinaus. Die Umstellung auf elektronische Jobsheets hat zwei wesentliche Vorteile: Sie sind mit der Mobilität der Mitarbeiter verbunden – besonders wichtig für das Field Service Management, wo dies seit einiger Zeit ein Teil der Branche ist.
Customer Relationship Management (CRM) verbessern
In erster Linie kann Ihnen ein digitalisiertes System zur Jobsheet-Erstellung helfen, die Kundenbeziehungen zu verbessern. Anstatt Tage oder sogar Wochen auf herkömmliche Rechnungen zu warten, wie dies bei Papierauftragsblättern der Fall ist, können Kunden ihre Rechnungen mit einem digitalisierten System fast sofort erhalten. Ein mobiles Jobsheet-System durchschneidet ineffiziente interne Prozesse und externe Faktoren wie die Postzustellung und ermöglicht einen reibungslosen und effizienten Umgang mit Ihren Kunden von Anfang bis Ende – eine gute Möglichkeit, einen guten Eindruck zu hinterlassen.
Verbesserung des Mitarbeiterengagements
Wenn veraltete Systeme noch verwendet werden, können Ingenieure im Laufe der Zeit weniger motiviert werden, was dazu führt, dass sie am Ende des Tages durch das Ausfüllen von Jobsheets eilen. Dies kann zu unnötigem Stress und Konflikten innerhalb von Organisationen führen und dazu führen, dass Jobsheets nicht ordnungsgemäß ausgefüllt werden.
Durch Modernisierung ist es oft möglich, das Engagement der Mitarbeiter zu verbessern, da sie die Bemühungen ihres Arbeitgebers anerkennen, sie in die Lage zu versetzen, ihre Arbeit nach besten Kräften zu erledigen. Und die Vorteile einer kompletten Modernisierung im Außendienst gehen weit darüber hinaus, wie wir in unserem aktuellen Beitrag zur digitalen Transformation diskutiert haben.
Redzebras Job Invoicing Software
Mit der Call2Field Job Invoicing Software können Sie Ihre Job Sheets digitalisieren und automatisch Rechnungen erstellen, wenn die Arbeit abgeschlossen ist. Dies rationalisiert Ihre Prozesse und spart wertvolle Zeit und letztendlich Geld. Es handelt sich um eine äußerst anpassungsfähige Lösung, die an die spezifischen Anforderungen Ihres Unternehmens angepasst werden kann.
Kontaktieren Sie uns
Jobsheets sind ein wesentlicher Bestandteil jedes Außendienstunternehmens, und eine solide Online-Datenbank ist ein guter Ausgangspunkt, wenn Sie den Rechnungsstellungsprozess optimieren möchten. Warum probieren Sie die Software nicht aus und sehen Sie selbst, wie sie Ihrem Unternehmen zugute kommen kann? Buchen Sie noch heute ein Beratungsgespräch mit einem RedZebra-Experten und wir geben Ihnen eine Online-Demo, um Ihnen zu zeigen, was unsere Job Invoicing-Software für Sie tun kann. Alternativ senden Sie Ihre Fragen per E-Mail an [email protected] oder rufen Sie 01296 350350.