Sind Sie frustriert über komplizierte Prozesse, die sich umständlich, manuell und langsam anfühlen? Möchten Sie Ihren Return on Investment aus digitalen Initiativen beschleunigen?
Business Process Mapping ist ein wichtiger erster Schritt in Ihrem Unternehmen digitale Transformation Ziele.
Ich habe gesehen, wie Veränderungsinitiativen im Zusammenhang mit der digitalen Transformation erfolgreich waren und scheiterten. Lassen Sie uns darüber sprechen, warum die Prozesszuordnung ein wichtiger Schritt ist, um Fehler zu vermeiden, wie sie Budgets beeinflusst und wie Sie mit der Erstellung Ihrer ersten Prozesszuordnung beginnen.
In den USA gibt es ein Sprichwort: „Wenn es nicht kaputt ist, repariere es nicht.“ Die Wahrheit ist, dass Sie wahrscheinlich viele Prozesse in Ihrer Organisation haben, die nicht buchstäblich kaputt sind, sondern völlig ineffizient sind und Ihr Unternehmen von höheren Einnahmen, Gewinnen, Kundenzufriedenheit und Mitarbeiterzufriedenheit abhalten.
Was ist Business Process Mapping? Warum ist es wichtig?
Business Process Mapping beinhaltet die visuelle Gestaltung der Workflows Ihres Teams oder Ihrer Organisation, um einen Gesamtprozess zu rationalisieren und die Zykluszeiten drastisch zu reduzieren oder kleinere Effizienzsteigerungen und redundante Schritte zu beseitigen.
Die gängigsten Beispiele für die Abbildung von Geschäftsprozessen sind Flussdiagramme oder Workflow-Diagramme, in denen alles enthalten ist, von Eingaben und Ausgaben über Genehmigungspunkte und bedingte Entscheidungen bis hin zu eingeführten oder geänderten Dokumenten, Erinnerungen an Stakeholder und mehr.
(gefunden auf conceptdraw.kom)
Der Detaillierungsgrad, den Sie in eine Prozesslandkarte einfügen, hängt von der Ineffizienz und den Kosten ab, die Sie herausnehmen möchten.
Ein Grund, warum es wichtig ist, Ihre Prozesse abzubilden, bevor Sie Quick-Win-Änderungen implementieren, die für Sie offensichtlich sind, ist, dass der Prozess des Skizzierens Ihres Workflows mehrere Stakeholder zusammenbringt. Wenn Sie andere Teammitglieder in die Prozesszuordnung einbeziehen, stellen Sie mit größerer Wahrscheinlichkeit sicher, dass jeder Schritt abgedeckt, alle Kosten erfasst und jede Entscheidung skizziert wird. Alle sind an Bord.
Ein weiterer Grund, warum die Prozesszuordnung wichtig ist, besteht darin, dass Sie auf diese Weise alle Kosten Ihres aktuellen Zustands identifizieren können, sodass Sie die Kosten identifizieren können, die mit dem Erreichen Ihres gewünschten Zustands verbunden sind.
Auswirkungen der Prozesszuordnung auf Budgets
Mit der Ausführung von Arbeiten, wie Sie sie derzeit ausführen, können harte Kosten verbunden sein, z. B. Arbeitskosten, Druckkosten oder Versandkosten, und es sind immer weiche Kosten verbunden, z. B. Zeit für die Ausführung einzelner Aufgaben, Zeit für die erneute Eingabe von Daten aus abgeschlossenen Arbeiten, Zeit für die Auswertung von Daten und das Treffen von Entscheidungen und mehr. Schließlich gibt es Opportunitätskosten – zum Beispiel die Fähigkeit (oder mangelnde Fähigkeit), Entscheidungen in Echtzeit zu treffen, während auf die Meldung abgeschlossener Arbeiten gewartet wird.
ERP-Software (Enterprise Resource Planning) kann bei der Ermittlung harter Kosten in Produktions- und Fertigungsumgebungen helfen. Weiche Kosten sind auf diese Weise jedoch schwieriger zu identifizieren, und dennoch sind sie ein entscheidender Teil der Budgetmittel, die für Initiativen zur digitalen Transformation bereitgestellt werden, bei denen die Prozesse drastisch rationalisiert werden.
Stellen Sie sich vor, Sie teilen einem Abteilungsleiter oder Executive Sponsor mit, dass Sie jeden Schritt in einem Prozess identifiziert haben und die aktuellen Kosten für die einmalige Durchführung dieses gesamten Prozesses USD 17.000 kosten. Und nehmen wir an, dieser Prozess wird 100 Mal pro Jahr durchgeführt. Dieser Prozess kostet die Organisation jährlich 1.700.000 USD.
Stellen Sie sich nun vor, Sie könnten einen alternativen Ansatz präsentieren, dessen Implementierung möglicherweise 80.000 USD kostet, der jedoch bei jeder Ausführung 4.000 USD aus diesem Prozess entfernt. Das ist eine Investition von 80.000 USD, um 400.000 USD oder eine 5-fache Rendite zu sparen.
So beeinflusst Process Mapping Budgets.
So erstellen Sie Ihre erste Prozesslandkarte
- Identifizieren Sie einen bestimmten Workflow, der manuell, möglicherweise papierbasiert ist oder vor dem Abschluss zahlreiche Schritte umfasst (z. B. umfangreiche Arbeiten oder Dokumente, die überprüft und / oder genehmigt werden müssen). Geben Sie diesem Prozess einen einfachen Namen.
- Brainstormen Sie mit Ihrem Team jeden Schritt des Prozesses:
- Was leitet den Prozess ein? Wer ist in den Prozess involviert? Wer trifft eine Entscheidung? Wer bewertet Arbeit für Qualität? Wer gibt Daten aus der Arbeit ein? Wer markiert das Werk als abgeschlossen? Wer archiviert oder bearbeitet Dokumente im Zusammenhang mit der Arbeit?
- Umfassen wertschöpfende und nicht wertschöpfende Schritte, die Zeit und / oder eine Entscheidung erfordern.
- Platzieren Sie jeden Schritt in der richtigen Reihenfolge.
- Markieren Sie „Haltepunkte“ oder Engpässe im Prozess:
- Schritte, bei denen der Prozess angehalten wird, weil andere darauf warten, dass der Prozess als abgeschlossen gemeldet wird oder ein Dokument abgeschlossen ist.
- Schritte, bei denen der Prozess ins Stocken gerät, weil eine Person die Qualität der geleisteten Arbeit überprüfen muss.
- Schritte, bei denen doppelte Arbeit auftritt – Daten werden erneut eingegeben, Dokumente werden erneut gescannt.
- Berechnen Sie die Kosten für jeden Schritt in harten Kosten oder weichen / Arbeitskosten.
- Projizieren Sie die jährlichen Kosten basierend auf der Häufigkeit des Prozesses im Laufe eines Geschäftsjahres.
Process Mapping ist ein wichtiger erster Schritt in der digitalen Transformation. Es erfordert keine teure Software oder verpflichtet Sie, einen Prozess zu überarbeiten, aber es kann entscheidende finanzielle Einblicke bieten. Sie müssen Team-Engagement gewinnen, Budget-Dollar sichern, Executive Sponsoring, und um Ihre Ziele für die Umwandlung von manuellen Prozessen in digitale Prozesse für ein schlankeres, effizienteres Geschäft zu erreichen.
