Die Bedrohung durch das Coronavirus hat ein strengeres Compliance-Programm für Unternehmen gefordert. Die Verbesserung der Regulierungsstandards und die Erneuerung der Durchsetzungsbemühungen sind daher wichtiger denn je.
In diesem Blogbeitrag befassen wir uns daher mit den häufigsten Fragen im Zusammenhang mit Corporate Compliance und allem, was Sie über den Aufbau des besten Compliance-Programms für Ihr Unternehmen wissen müssen.
Was ist Compliance?
In unserem letzten Beitrag über Business Compliance haben wir Compliance sowohl als Aktion als auch als Standard definiert. Compliance als Maßnahme impliziert die Notwendigkeit, die festgelegten Vorschriften und Richtlinien einzuhalten. Es spricht auch über die Pflichten und Verantwortlichkeiten eines Unternehmens gegenüber seinen Mitarbeitern und der Gesellschaft. Wenn ein Unternehmen seine Verpflichtungen versteht, muss es die erforderlichen Maßnahmen und Maßnahmen ergreifen, um gesetzliche und / oder behördliche Anforderungen zu erfüllen und als Organisation konform zu bleiben.
Andererseits wird Compliance zum Standard, wenn ein Unternehmen darüber hinausgeht und Compliance nicht als bloße Anforderung, sondern als Verhaltenskodex oder ethischen Kompass für Mitarbeiter behandelt.
Alles in allem ist Corporate Compliance also eine Maßnahme, die rechtliche und sicherheitstechnische Risiken reduziert. Aber es ist auch ein Standard, der Menschen zu angemessenem Verhalten führt.
Um ein tieferes Verständnis der Bedeutung von Business Compliance zu erlangen, muss man es sowohl als Aktion als auch als Standard betrachten. Wenn es nur als Aktion gesehen wird, kann es auf ein Regelwerk reduziert werden. Ebenso kann es nur als Branding-Dekoration dienen, wenn es nur als Standard betrachtet wird.
Benötigen alle Unternehmen ein Corporate Compliance Programm?
Alle Unternehmen benötigen ein Corporate Compliance Programm. Unabhängig von Größe, Reichweite oder Branche muss ein Unternehmen über ein definiertes oder strukturiertes Compliance-Programm verfügen, das seine Richtlinien, Verfahren und Maßnahmen festlegt.
Laut einer Studie aus dem Jahr 2017 lohnt es sich, in Compliance zu investieren, wenn man die Kosten für mehr Compliance-Aktivitäten (z., Audits, Schulungen und Fachpersonal) ist niedriger als die Kosten von Unternehmen, die Industriestandards nicht einhalten.
Dieselbe Studie ergab auch, dass die Kosten für die Nichteinhaltung das 2,71-fache der Kosten für die Einhaltung betragen. Hier sind nur einige Auswirkungen der Nichteinhaltung:
- Betriebsstörungen
- Produktivitätsverluste
- Umsatzeinbußen
- Bußgelder, Strafen und Abwicklungsgebühren
Wenn Sie vorbeugende Maßnahmen zur Einhaltung der Compliance-Anforderungen ergreifen, können Sie Probleme vermeiden und erhebliche Organisationskosten einsparen.
Welche Elemente sollten Compliance-Programme für Unternehmen enthalten?
Viele Unternehmen sind sich nicht sicher, was ein Compliance-Schulungsprogramm für Unternehmen abdecken soll. Und nun, es hängt alles von den Regeln ab, die Sie erlassen möchten, und von den Problemen, die Sie angehen möchten. Im Allgemeinen konzentriert sich Corporate Compliance jedoch auf diese Hauptanliegen:
Korruption
Der Aufbau einer starken Compliance-Kultur beginnt mit der Verpflichtung, Geschäfte auf ehrliche, ethische und rechtliche Weise zu tätigen. Aber verschiedene Formen der Korruption wie Bestechung, Angebotsabsprachen und andere rechtswidrige Geschäftspraktiken ruinieren manchmal die moralische Faser einiger Mitarbeiter. Daher minimiert die Erstellung von Compliance-Richtlinien, die sich auf die Entwicklung hoher Integritätsstandards konzentrieren, das Auftreten dieses Problems.
Mitarbeiterverhalten
Das Verhalten der Mitarbeiter steht in direktem Zusammenhang mit der Produktivität, dem Engagement und der Effizienz am Arbeitsplatz. Und jede Handlung, die als unprofessionell oder unethisch angesehen wird, stört den ordnungsgemäßen Ablauf der Unternehmensprozesse. Um diese Probleme zu vermeiden, sollten Compliance-Programme wie Anti-Belästigungs- und Antidiskriminierungsrichtlinien einbezogen werden.
Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz
Arbeitgeber haben die rechtliche Pflicht und moralische Verantwortung, die Sicherheit und den Schutz ihrer Arbeitnehmer bei der Arbeit zu gewährleisten. Daher müssen Unternehmen über eine Reihe von Richtlinien, Plänen und Verfahren verfügen, die bei der Verwaltung der Gesundheit und Sicherheit am Arbeitsplatz helfen. Sein Zweck ist es, das Verletzungs- oder Krankheitsrisiko der Mitarbeiter zu minimieren und ist daher ebenso wichtig einzubeziehen.
Die Occupational Safety and Health Administration oder OSHA ist eine der weltweit führenden Regulierungsbehörden, die Standardrichtlinien für das Gesundheits- und Sicherheitsmanagement am Arbeitsplatz bereitstellt.
Einhaltung der Umweltvorschriften
Einige Unternehmen betrachten die Einhaltung der Umweltvorschriften als optional. Da sich ökologische Probleme wie Klimawandel und Umweltverschmutzung jedoch negativ auf Unternehmen auswirken, sollte die Einhaltung der Umweltvorschriften bei jedem Compliance-Programm ernsthaft in Betracht gezogen werden.
Datenmanagement
Jeder, der mit Ihrem Unternehmen in Kontakt kommt, bringt Tonnen von persönlich identifizierbaren Informationen mit. Und es ist die Pflicht Ihres Unternehmens, alle sensiblen Informationen zu schützen, die zu Datenschutzproblemen führen können. Um in diesem Bereich konform zu sein, müssen Richtlinien und Prozesse festgelegt werden, die den Datenschutz gewährleisten. Dieser Prozess kann die Implementierung eines Informationssicherheitsmanagementsystems oder ISMS umfassen.
Produktkonformität
Es ist zwingend erforderlich, dass Geschäftsprodukte die wesentlichen gesetzlichen Anforderungen erfüllen. Die Konformität sollte daher den Nachweis erbringen, dass ein Produkt diese regulatorischen Anforderungen erfüllt. Denken Sie daran, Verantwortung für Ihre Produkte und Dienstleistungen zu übernehmen, ist ein intelligentes Geschäft.
Fünf Kernelemente eines effektiven Corporate Compliance-Programms
Jetzt kennen Sie die Grundelemente eines Corporate Compliance-Programms. Aber eine Sache ist, über den Inhalt zu entscheiden. Eine andere Sache ist, wie Sie Ihr Programm erstellen und sicherstellen, dass es von Anfang an effektiv ist.
Je komplexer Compliance Management ist, desto schwieriger ist es zu vermitteln. Ein erfolgreiches Compliance-Programm ist daher fokussiert, klar definiert und einfach. Um dies zu erreichen, stellen Sie sicher, dass Sie diese fünf Kernelemente haben:
Standards und Verfahren
Ihr Compliance-Programm sollte über klare Richtlinien und Verfahren verfügen, um den Rahmen zu definieren, in dem Ihr Unternehmen tätig ist. Die Gesetze oder Richtlinien müssen konkret, praktisch und vor allem zugänglich sein. Wenn wir barrierefrei sagen, meinen wir, dass Ihre Compliance–Richtlinien regelmäßig übermittelt werden sollten – insbesondere bei Änderungen.
Behörde
Die Initiative oder Unterstützung für ein vollständiges und umfassendes Compliance-Programm muss vom Top-Management ausgehen. Wenn Manager oder Vorgesetzte die Compliance-Planung und -Implementierung nicht autorisieren, erscheint das Programm wie ein nutzloses und zahnloses Regelwerk.
Darüber hinaus muss das Unternehmen einen offiziellen Chief Compliance Officer haben, der alle Compliance-Aktivitäten überwachen kann.
Schulung und Schulung
Um Ihre Mitarbeiter über branchen- oder regierungsspezifische Gesetze und Richtlinien zu informieren, sollten Sie über ein spezielles Compliance-Schulungsprogramm verfügen, um den Prozess zu vereinfachen.
Genau wie bei jeder anderen Aktivität zur Mitarbeiterentwicklung in Ihrer Learning Academy müssen die Ziele von Compliance-Schulungen INTELLIGENT sein. Mit INTELLIGENTEN Compliance-Zielen können Sie Ihre Lernaktivitäten optimieren. Es hilft Ihnen auch, die richtigen Tools und den besten Ansatz für den Erfolg Ihrer Schulungsinitiativen zu identifizieren.
Mit SMART Objectives finden Sie Möglichkeiten, den Lernprozess für Mitarbeiter ansprechender und geeigneter zu gestalten. Mit der richtigen Denkweise und Einsicht können Sie verschiedene Strategien erkunden, z. B. die Verwendung eines Lernmanagementsystems für E-Learning oder Online-Compliance-Schulungen.
Auditierung und Überwachung
Eine Möglichkeit für Unternehmen, die Kontrolle über ihr Compliance-Programm nie zu verlieren, ist die ständige Überwachung und Prüfung. Ein gutes Compliance-Überwachungs- und Audit-System bietet Unternehmen einen konsistenten Satz von Protokollen und erleichtert den Prozess der regelmäßigen Überprüfung und Erkennung von Problemen.
Wenn Diskrepanzen bei der Einhaltung festgestellt werden, erleichtern Überwachung und Auditierung die sofortige Analyse und eine angemessene Reaktion, um Fehler zu vermeiden.
Die Überwachung der Compliance-Richtlinien umfasst die Aufzeichnung aktueller Regulierungsänderungen, die Entwicklung interner Kontrollverfahren zur Einhaltung dieser Änderungen und die Information der gesamten Organisation über wichtige Aktualisierungen.
Andererseits beinhaltet die Prüfung der Compliance die Überprüfung und Überprüfung der Wirksamkeit der laufenden Überwachungsprozesse. Eine Aktion im Zusammenhang mit Compliance-Audits beinhaltet die Validierung, ob das bestehende Überwachungssystem die gewünschten Ergebnisse erzielt.
In jedem Fall sollte der Chief Compliance Officer sicherstellen, dass sowohl die Revisions- als auch die Überwachungsabteilung Hand in Hand arbeiten, um mögliche Compliance-Risiken zu mindern.
Korrekturmaßnahmen
Compliance ist sowohl eine proaktive als auch eine reaktive Reaktion. Daher muss Ihr Compliance Management System nicht nur konkrete Richtlinien, sondern auch klare Korrekturmaßnahmen beinhalten. Dies bedeutet, dass Sie immer dann, wenn ein Problem der Nichteinhaltung oder Unangemessenheit auftritt, wissen, wie Sie mit geeigneten Gegenmaßnahmen reagieren müssen.
Aber denken Sie daran, dass Korrekturmaßnahmen nicht in einem Vakuum existieren. Keine Gegenreaktion sollte von relevanten Bereichen der Compliance-Gesetze oder -Vorschriften getrennt werden. Mit anderen Worten, die Maßnahmen, die zur Lösung von Problemen mit der Nichteinhaltung der Vorschriften erforderlich sind, sollten mit geeigneten Quellen verknüpft werden, z:
- Prüfungsergebnisse
- Tatsächliche Vorfälle oder menschliches Versagen
- Kundenbeschwerden
- Nichtkonforme Agenten
Normalerweise folgt ein Korrekturverfahren diesen sechs Phasen: identifizierung, Bewertung, Ursachenanalyse, Korrekturreaktion und Follow-up.
Digitalisieren Sie Ihr Corporate Compliance Programm
Die digitale Transformation ist fast unausweichlich, wenn es um Unternehmensprozesse geht – auch in Compliance. Leider sehen Unternehmen die digitale Transformation nur als Chance, die Kundenbeziehungen zu stärken, den Betrieb zu rationalisieren und ihr Geschäft zu verbessern. Infolgedessen wird Corporate Compliance zu einem nachträglichen Gedanken.
Die digitale Technologie veranlasst Unternehmen jedoch, ihre Compliance-Systeme neu zu überdenken. Und der erste Schritt zur Modernisierung von Business-Compliance-Programmen besteht darin, die Barrieren zu identifizieren, die die digitale Transformation behindern.
Und wir möchten Ihnen helfen, diese Barrieren zu überwinden! Erfahren Sie mehr über unsere Dienstleistungen und lassen Sie uns Ihnen helfen, Ihre digitale Transformation zu beginnen. Klicken Sie auf diesen Link, um zu erfahren, wie Sie Ihr Compliance-Programm digitalisieren können. Oder kontaktieren Sie uns, um eine Vorstellung davon zu bekommen, wie Sie Ihre eigene Compliance-Schulungslösung erstellen können.