Von Nai Kanell
Marketingdirektor
SpaceIQ
Wir alle wissen, dass die Kommunikation zwischen Teams für den Erfolg unerlässlich ist. Teams, die nicht gut kommunizieren können, funktionieren nicht als Einheit. Verantwortlichkeiten, Erwartungen und Informationen werden durcheinander gebracht, was zu einer Vielzahl von Fehlern führt. Umgekehrt entwickeln Gruppen mit einem starken Hang zur Kommunikation positive Synergien. Der Unterschiedmacher? Zugang zu hilfreichen Teamkommunikationstools.
Oft sind Kommunikationsprobleme nicht auf mangelnde Anstrengung zurückzuführen. Sie entstehen aufgrund von Lücken in den Kommunikationsmodi zwischen Teammitgliedern. John schickt eine E-Mail, die Suzie nicht sieht. Patty arbeitet an einer aktuellen Version eines Dokuments, während Jerry an einem früheren Entwurf arbeitet. Wenn Menschen nicht auf derselben Seite sind, können sie nicht effektiv zusammenarbeiten. Der Zugang zu den richtigen Teamkommunikationstools kann diese Lücken schließen und die Zusammenarbeit verbessern.
Hier sehen Sie fünf wesentliche Arten von Teamkommunikationstools und einige der besten Optionen für Teams, sowohl intern als auch dezentral.
Messaging- und Chat-Apps
Messaging-Plattformen ersetzen E-Mail schnell als De-facto-Kommunikationsform. Eine Teamkommunikations-App wie Slack, Microsoft Teams, Facebook for Work oder sogar ein Office-Gruppenchat bietet mehr Funktionen als E-Mail.
E-Mails werden in Ihrem Posteingang angezeigt und Sie können nicht viel anderes damit tun, als sie zu markieren oder in Ordner zu sortieren. Messenger- und Chat-Apps bieten eine Welt der Organisation und Interaktivität für Teams. Slack organisiert Konversationen in Threads für eine einfache Navigation. Microsoft Teams vereinfacht die Dateifreigabe in großen Gruppen. Facebook for Work macht die Kommunikation über GIFs und Emojis einfach.
Messaging-Apps gehen über E-Mails hinaus und bieten Teams ein Maß an zwischenmenschlicher Kommunikation, das an hochfunktionalen Arbeitsplätzen dringend benötigt wird. Schnell, prägnant, organisiert – genau das, was Kommunikation sein sollte.
Filesharing-Anwendungen
Das Verschieben von Daten und Assets zwischen Teammitgliedern ist mühsam. Cloud-basierte Filesharing-Apps geben jedem gleichzeitig Zugriff auf dieselben Informationen, sodass niemand ausgelassen oder zurückgelassen wird.
Heute, Dropbox, Box.com , Google Drive und Microsoft OneDrive regeln Business-Clouds. Sie speichern unendlich viele Gigabyte (sogar Terabyte) an Daten in einem zentralen Repository, auf das alle Teammitglieder zugreifen können. Jedes Mal, wenn Sie eine Datei aktualisieren, wird sie für alle aktualisiert.
Filesharing-Apps erleichtern die Organisation und Zusammenarbeit. Apps wie Dropbox und Google Drive ermöglichen die Zusammenarbeit in Echtzeit direkt in der Cloud. Dieselben Apps helfen auch dabei, riesige Dateien im Handumdrehen zu verteilen — solche, die zu groß sind, um sie per E-Mail zu senden. Sie müssen keine Dateien auf einem USB-Stick ablegen; Laden Sie sie einfach über eine Dateifreigabe-App in die Cloud hoch und senden Sie den Link.
Videokonferenztools
Dezentrale Teams sind selten in der Lage, sich persönlich zu treffen. Mark ist zu Hause, John im Coffee Shop und Nicole im Büro. Während sie alle über eine Vielzahl von Tools zusammenarbeiten können, gibt es manchmal keinen Ersatz für die persönliche Kommunikation. Geben Sie: Videokonferenz-Tools.
Zoom ist das marktführende Teamkommunikationstool für Videokonferenzen, aber bei weitem nicht das einzige. GoToMeeting, Join.me , und Skype bieten alle ihre eigene Iteration auf dem Videochatten an. Mit Funktionen wie persönlichen Chats, Gruppenchats, Bildschirmfreigabe und sogar privaten Chat-Bildschirmen können sich Gruppen genauso treffen wie persönlich. Video-Chat füllt die Lücke der visuellen Kommunikation, die von einer zunehmend mobilen Belegschaft ausgeht.
Dokumentbearbeitungssoftware
Die Zusammenarbeit an einem einzigen Dokument ist ohne cloudbasierte Dokumentbearbeitungssoftware schwierig. Gruppen benötigen eine aktuelle Version des Dokuments, das sie verbessern, in Echtzeit. Moderne Collaboration-Software gibt es ihnen. Vergessen Sie das Drucken mehrerer Versionen für die Gruppe zum Bearbeiten oder den Versuch, einer endlosen E-Mail-Kette von Entwürfen zu folgen. Die heutigen Teams setzen ihre Aktien in der Google Apps Suite, Microsoft 360 Online, Evernote, DocuSign, und viele andere.
Das Schöne an Dokumentbearbeitungssoftware als Kommunikationsmittel ist das kontextbezogene Feedback. Das Markieren eines Dokuments ist viel einfacher, als es in einer E-Mail zu erklären oder sogar zu versuchen, jemanden am Telefon durchzusprechen. Teams können auch externe Mitarbeiter (wie Kunden) einladen, Notizen direkt in einem Dokument anzuzeigen und zu erstellen. Mit historischen Iterationen erfasst und archiviert, ist es einfach zu sehen, wer was ändert und sogar zurück zu gehen, wenn es einen Fehler gibt. Es ist ein weiteres Beispiel dafür, wie wertvoll Cloud-basierte Plattformen für die Gruppenkommunikation sind.
Projektmanagement-Plattformen
Projektmanagement-Plattformen sind die unbestritten wertvollsten Kommunikationstools für Business-Teams. In diesen Anwendungen kommen Kommunikation, Zusammenarbeit, Rechenschaftspflicht und Verantwortung zusammen. Sie sind das Herz eines funktionierenden Teams — die Basis für jede Arbeit.
Projektmanagement-Software hat viele Formen. Sie können sich für Unternehmenslösungen wie Basecamp oder ZoHo entscheiden, Wrike oder Asana mit vollem Funktionsumfang nutzen oder Minimalist mit Trello ausprobieren. Monday.com. Die Liste geht fast ewig weiter, mit Plattformen für alle Teamgrößen, Budgets oder Komplexitäten. Unabhängig von der Software ist die Stimmung dieselbe: Organisation führt zum Erfolg. Projektmanagement-Plattformen sind die ultimative Show der Kommunikation und bringen die gesamte Sichtbarkeit der Bemühungen der Gruppe.
Eine vollständige Palette von Kommunikationsmöglichkeiten
Jede Facette der Kommunikation spielt eine wichtige Rolle für den Teamerfolg. Es gibt keine Silberkugel. Für diese Aufgabe ist möglicherweise eine einfache Messaging-App erforderlich. Wichtig ist, dass Teams die gleichen Tools verwenden und verstehen, welche Rolle jedes einzelne bei der Zusammenarbeit spielt.
Es sollte niemals Unsicherheit in der Teamumgebung geben, und niemand sollte über irgendetwas raten müssen, was sich auf seine Kollegen bezieht. Stattdessen sollten sie in der Lage sein, jede der Kommunikationsressourcen in ihrem Toolkit zu verwenden, um Antworten und Informationen zu erhalten. Jede Interaktion ist eine Gelegenheit, die Teamdynamik zu stärken und die natürliche Synergie der Gruppe zu verbessern.
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